In rechtlichen Angelegenheiten ist ausschließlich die deutsche Fassung dieser Hinweise verbindlich.

Datenschutzhinweise für Mieter

Information nach Art. 13 DSGVO für Mieterinnen und Mieter, die ihr Vermieter zum Mieterportal von Condomana eingeladen hat. Ihr Vermieter lässt Ihnen diese Hinweise mit der Einladung zukommen.

Stand: 20. Oktober 2026.

1. Wer für Ihre Daten verantwortlich ist

Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Ihr Vermieter, also die Person, die Sie zum Mieterportal eingeladen hat. Sein Name steht in der Einladungs-E-Mail; seinen Namen und seine Kontaktdaten sehen Sie außerdem im Mieterportal. Ihr Vermieter hat vor der Einladung bestätigt, dass er Ihre Daten zur Erfüllung des Mietverhältnisses verarbeitet und nur die dafür nötigen Angaben erfasst.

Condomana wird von der nelo digitalagentur GmbH & Co KG, Magirus-Deutz-Straße 14, 89077 Ulm, betrieben (siehe Impressum). nelo verarbeitet Ihre Daten im Auftrag und nach Weisung Ihres Vermieters (Art. 28 DSGVO) und nutzt sie nicht für eigene Zwecke. Kontakt: info@condomana.com.

2. Welche Daten verarbeitet werden

Bei der Einladung: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, die gemietete Einheit und das Datum, ab dem das Mietverhältnis gilt (später auch das Enddatum).
Ihr Portalzugang: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als verschlüsselter Hashwert), Sprache, Ihre Einstellungen für Benachrichtigungen und der Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung. Wenn Sie die Nutzungsbedingungen des Portals bestätigen, speichern wir Zeitpunkt, Name, Sprache, IP-Adresse und Browserkennung als Nachweis dieser Bestätigung.
Was Sie im Portal tun: Ihre Anliegen (Titel, Beschreibung, bis zu fünf Fotos) und die Kommentare dazu, Ihre Buchungen von Gemeinschaftsräumen oder anderen Einrichtungen (Zeitraum und optionale Notiz), Ihre Antworten auf Umfragen (Umfragen sind in der Regel anonym; dann wird nur festgehalten, dass Sie teilgenommen haben, nicht wie Sie geantwortet haben) und die Benachrichtigungen, die Sie erhalten.
Telefonnummer und WhatsApp: nur, wenn sie erfasst ist und Sie Benachrichtigungen per WhatsApp ausdrücklich zugestimmt haben.

Bitte geben Sie in Anliegen und Kommentaren keine Gesundheitsdaten oder andere besonders schützenswerte Angaben an, die für die Sache nicht nötig sind.

3. Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

Kommunikation im Rahmen Ihres Mietverhältnisses: Mitteilungen und Dokumente Ihres Vermieters, Ihre Anliegen zur Wohnung, Buchungen und Benachrichtigungen darüber. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Mietvertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Nachweis, dass Sie die Nutzungsbedingungen bestätigt haben, und Schutz vor Missbrauch des Portals: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachweisbaren Betrieb).
Benachrichtigungen per WhatsApp: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit in Ihrem Profil widerrufen.

4. Wer Ihre Daten sieht

Ihr Vermieter sieht Ihre Angaben, Ihre Anliegen und Ihre Kommentare.
Die Hausverwaltung der Eigentümergemeinschaft, die Condomana für das Haus nutzt, sieht Ihren Namen, Ihre Einheit und den Zeitraum des Mietverhältnisses in ihrem Mieterverzeichnis. Ihre Anliegen sieht sie erst, wenn Ihr Vermieter ein Anliegen an sie weitergibt, oder von Anfang an, wenn für Ihre Wohnung kein Vermieter im Portal erreichbar ist. Ab dann ist die Hausverwaltung für diese Angaben selbst verantwortlich. Mitteilungen und Dokumente, die die Hausverwaltung für das ganze Haus veröffentlicht, erhalten Sie, wenn sie sich auch an Mieter richten.
Andere Bewohner sehen bei Buchungen nur, dass ein Zeitraum belegt ist, nicht wer gebucht hat. Ihre Anliegen sehen andere Mieter nicht, auch nicht in einer gemeinsamen Wohnung.
Mitarbeitende von nelo greifen nur zu, soweit es für Betrieb, Sicherheit oder Support des Portals nötig ist.

5. Dienstleister und Speicherort

Condomana läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland; dort liegen auch Dateien und Sicherungen, und darüber werden E-Mails versendet. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt. Die vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.

KI-Funktionen sind ausgeschaltet, solange die Hausverwaltung sie nicht einschaltet. Sind sie eingeschaltet, werden Texte und Fotos eines Anliegens, das an die Hausverwaltung geht, über die EU-Schnittstelle der Langdock GmbH (Berlin) von einem Sprachmodell vorsortiert; nutzt Ihr Vermieter die Entwurfsfunktion für Antworten, werden Ihr Name, das Anliegen und der bisherige Verlauf dafür übermittelt; Zusammenfassungen von Benachrichtigungen werden ebenfalls so erstellt. Das Sprachmodell trifft keine Entscheidungen über Sie; Vorschläge prüft immer ein Mensch.

6. Wie lange die Daten gespeichert werden

Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Mietverhältnis und Ihr Portalzugang bestehen. Endet das Mietverhältnis, endet auch Ihr Zugang zum Portal. Die Angaben zum Mietverhältnis und Ihre Anliegen bleiben danach erhalten, soweit Ihr Vermieter sie für Ansprüche aus dem Mietverhältnis oder wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten noch benötigt; Ihre Kontaktdaten und Ihren Portalzugang löschen wir auf Ihr Verlangen (siehe Abschnitt 7). Protokolle darüber, wer auf personenbezogene Daten zugegriffen hat, werden nach drei Jahren gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an Ihren Vermieter. Sie können sich auch an info@condomana.com wenden; wir leiten Ihr Anliegen an Ihren Vermieter weiter und unterstützen ihn bei der Antwort. Sprache, Passwort und Benachrichtigungen ändern Sie selbst in Ihrem Profil im Mieterportal.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Bundesland, in dem Sie wohnen.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die Nutzung des Mieterportals ist freiwillig. Wenn Sie die Einladung nicht annehmen, erreichen Sie Ihren Vermieter weiterhin auf den bisherigen Wegen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.