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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO

Versione 1.3, in vigore dal 18 ottobre 2026

Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern gemäß Artikel 28 Absatz 7 der Verordnung (EU) 2016/679, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021

Zwischen dem Kunden, für den dieser Vertrag in Condomana angenommen wird (Verantwortlicher), und der nelo digitalagentur GmbH & Co KG, Magirus-Deutz-Straße 14, 89077 Ulm (Auftragsverarbeiter). Die Angaben zu den Vertragspartnern stehen im Anhang „Vertragspartner“.

Klausel 1 - Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die Vertragspartner haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang "Gegenstand der Auftragsverarbeitung".

d) Die Anhänge "Vertragspartner", "Gegenstand der Auftragsverarbeitung", "Subunternehmer" und "Technisch-Organisatorische Maßnahmen" sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2 - Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3 - Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4 - Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5 – fakultativ - Kopplungsklausel

Entfällt

Klausel 6 - Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang "Gegenstand der Auftragsverarbeitung" aufgeführt.

Klausel 7 - Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang "Gegenstand der Auftragsverarbeitung" genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang "Gegenstand der Auftragsverarbeitung" angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang "Technisch-Organisatorische Maßnahmen" aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens zwei Wochen im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche – im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist – das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8 - Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1) Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2) Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3) Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4) Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang "Technisch-Organisatorische Maßnahmen" die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9 - Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1) die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2) die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3) die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Die Parteien legen in Anhang "Gegenstand der Auftragsverarbeitung" alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

Klausel 10 - Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche – unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 – den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1) der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2) der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3) der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

Dieser Vertrag wird elektronisch geschlossen und ist ohne Unterschrift gültig. Er kommt zustande, wenn eine für den Verantwortlichen handelnde Person ihn in Condomana annimmt; Organisation, Person, Zeitpunkt und Fassung der Annahme werden protokolliert.

Anhang: Vertragspartner

Auftragsverarbeiter

nelo digitalagentur GmbH & Co KG
Magirus-Deutz-Straße 14
89077 Ulm
Deutschland
Amtsgericht Ulm, HRA 725183
Vertreten durch die persönlich haftende Gesellschafterin milori GmbH, Geschäftsführer: Andreas Hartmann
Telefon: +49 151 64403159
E-Mail: info@condomana.com

Verantwortlicher

Die Organisation, für die dieser Vertrag in Condomana angenommen wird, mit den dort hinterlegten Angaben. Verwaltet sie Gemeinschaften der Wohnungseigentümer, schließt sie diesen Vertrag im eigenen Namen und zugleich als deren Verwalter (§ 9b WEG) im Namen jeder in Condomana geführten Gemeinschaft; die in Condomana geführte Liegenschaftsliste gilt als jeweils aktuelle Liste dieser Gemeinschaften. Für jede dieser Gemeinschaften gilt dieser Vertrag mit gleichem Inhalt.

Weisungsberechtigte Personen des Verantwortlichen

Die Nutzer, denen der Verantwortliche in Condomana Verwaltungsrechte eingeräumt hat. Weisungen werden über die Anwendung oder in Textform an info@condomana.com erteilt.

Kontaktstelle des Auftragsverarbeiters für Datenschutzfragen, Weisungen und Meldungen nach Klausel 9.2
nelo digitalagentur GmbH & Co KG, Datenschutz, Magirus-Deutz-Straße 14, 89077 Ulm, E-Mail: info@condomana.com

Anhang: Gegenstand der Auftragsverarbeitung

Art und Zweck der Datenverarbeitung

Bereitstellung und Betrieb der Software Condomana für Zwecke der Wohnungseigentums- und Mietverwaltung sowie die damit verbundenen Support- und Nebenleistungen, insbesondere:

Verwaltung von Liegenschaften, Einheiten, Eigentümern, Eigentumsanteilen, Eigentümerwechseln und Mietverhältnissen;
Dokumenten- und Belegverwaltung;
Unterstützung der Buchhaltung sowie der Erstellung von Wirtschaftsplänen, Jahresabrechnungen und Vermögensberichten;
Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Eigentümerversammlungen einschließlich der Beschluss-Sammlung;
Mängel-, Anliegen- und Ticketverwaltung;
Betrieb eines Eigentümer- und Mieterportals einschließlich Einladungen, Dokumentenfreigaben und Benachrichtigungen;
Import und Export von Bestandsdaten;
nur nach ausdrücklicher Aktivierung durch den Verantwortlichen: KI-gestützte Assistenzfunktionen.

Die Verarbeitung umfasst das Erheben, Erfassen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern, Auslesen, Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung an vom Verantwortlichen berechtigte Empfänger, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen und die Vernichtung personenbezogener Daten, jeweils mittels automatisierter Verfahren. Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken des Auftragsverarbeiters findet nicht statt.

Ort der Verarbeitung

Die Verarbeitung findet ausschließlich in Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums statt; der produktive Betrieb einschließlich Datenhaltung und Sicherungen erfolgt in Rechenzentren in Deutschland.

Dauer

Die Verarbeitung beginnt mit der Freischaltung des Zugangs und endet mit der Beendigung des Vertrags über die Nutzung von Condomana (AGB). Klausel 10 Buchstabe d und der Datenexport nach § 12 der AGB wirken über das Vertragsende hinaus.

Kategorien betroffener Personen

Wohnungs- und Teileigentümer sowie deren Bevollmächtigte, Erben und gesetzliche Vertreter;
Mieter und Nutzer von Einheiten sowie deren Haushaltsangehörige, soweit vom Verantwortlichen erfasst;
Mitglieder des Verwaltungsbeirats;
Beschäftigte und sonstige Nutzer des Verantwortlichen;
Ansprechpartner von Dienstleistern, Handwerkern, Versorgern, Versicherern und Behörden;
Teilnehmer von Eigentümerversammlungen;
sonstige Personen, die vom Verantwortlichen in Freitextfeldern, Dokumenten oder Belegen erfasst werden.

Art der Daten

Stamm- und Kontaktdaten: Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern;
Vertrags- und Objektdaten: Zuordnung zu Liegenschaft und Einheit, Miteigentumsanteile, Beginn und Ende des Eigentums bzw. des Mietverhältnisses, Stimmrechte;
Zahlungs- und Bankdaten, soweit vom Verantwortlichen erfasst: Bankverbindung, Kontoinhaber, Zahlungs- und Forderungsstände;
Abrechnungs- und Buchhaltungsdaten: Wirtschaftspläne, Einzel- und Gesamtabrechnungen, Kostenpositionen, Hausgeldzahlungen, Rücklagen, Vermögensberichte;
Kommunikations- und Vorgangsdaten: Mängelmeldungen, Anliegen, Kommentare, Mitteilungen, Aushänge, Benachrichtigungen;
Versammlungs- und Beschlussdaten: Einladungen, Teilnahme, Vollmachten, Abstimmungsverhalten, Beschlusstexte, Protokolle, Unterschriften, Beschluss-Sammlung;
Dokumente und Belege mit den darin enthaltenen personenbezogenen Daten, etwa Rechnungen, Verträge, Gutachten, Schriftverkehr, Fotos von Mängeln;
Nutzungs- und Protokolldaten: Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen, Zeitpunkte von Anmeldungen und Vorgängen, Aktivitätsprotokolle, Protokolle über Zugriffe auf personenbezogene Daten, Zustimmungsnachweise einschließlich IP-Adresse und Browserkennung;
Freitextangaben, deren Inhalt allein der Verantwortliche bestimmt.

Sensible Daten (Klausel 7.5)
Condomana ist nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO) bestimmt. Solche Daten können gleichwohl in Freitextfeldern oder hochgeladenen Dokumenten enthalten sein, etwa Gesundheitsangaben in einem Anliegen oder einem Antrag auf barrierefreien Umbau. Der Verantwortliche vermeidet solche Angaben, soweit sie nicht erforderlich sind. Der Auftragsverarbeiter schützt sie mit den im Anhang „Technisch-Organisatorische Maßnahmen“ beschriebenen Maßnahmen, insbesondere der Zugriffskontrolle nach Rollen und der Protokollierung von Zugriffen; darüber hinausgehende, speziell auf Art. 9 DSGVO zugeschnittene Maßnahmen sind nicht getroffen.

Angaben bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten (Klausel 9)
Meldungen nach Klausel 9.2 erfolgen an die in Condomana hinterlegte E-Mail-Adresse der Organisation und an die Nutzer mit Verwaltungsrechten. Anlaufstelle für weitere Informationen ist die Kontaktstelle des Auftragsverarbeiters im Anhang „Vertragspartner“.

Anhang: Subunternehmer

Der Verantwortliche genehmigt den Einsatz der folgenden Unterauftragsverarbeiter (Klausel 7.7).

Hetzner Online GmbH

Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland
Leistung: Bereitstellung und Betrieb der Serverinfrastruktur (Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland), auf der Anwendung, Datenbank, Dateiablage und Sicherungen betrieben werden; Versand der ausgehenden E-Mails über den SMTP-Relay; Empfang eingehender E-Mails im Postfach für die E-Mail-Ablage. Betroffen sind sämtliche in Condomana verarbeiteten Daten. Keine Übermittlung in ein Drittland.

Langdock GmbH

Greifswalder Straße 212
10405 Berlin
Deutschland
Leistung: Zugang zu großen Sprachmodellen für die optionalen KI-Assistenzfunktionen, etwa Zusammenfassung und Verschlagwortung von Dokumenten, Vorschläge zur Belegerfassung, Entwürfe von Texten und Protokollen, Beantwortung von Fragen im Eigentümerportal. Die Sprachmodelle werden über die EU-Schnittstelle von Langdock auf Cloud-Infrastruktur in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben; die Weiterverarbeiter der Langdock GmbH ergeben sich aus deren Auftragsverarbeitungsvertrag. Übermittelt werden nur die für die jeweilige Funktion benötigten Inhalte, keine Zugangsdaten und keine vollständigen Datenbankauszüge. Die KI-Funktionen sind standardmäßig deaktiviert; eine Übermittlung findet nur statt, wenn ein Nutzer mit Verwaltungsrechten sie für seine Organisation aktiviert hat.

Dienste, die der Verantwortliche selbst anbindet

Verbindet der Verantwortliche sein eigenes Konto bei einem Drittanbieter mit Condomana, etwa für den Briefversand über LetterXpress oder für WhatsApp Business, übermittelt Condomana die dafür erforderlichen Daten auf Weisung des Verantwortlichen an diesen Anbieter. Der Anbieter ist in diesem Fall kein Unterauftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters; Vertrag und Auftragsverarbeitung bestehen unmittelbar zwischen dem Verantwortlichen und dem Anbieter.

Anhang: Technisch-Organisatorische Maßnahmen

Verantwortlich für die Umsetzung: nelo digitalagentur GmbH & Co KG, Magirus-Deutz-Straße 14, 89077 Ulm. Systembezeichnung: Condomana (SaaS), Betrieb auf gemieteter Serverinfrastruktur der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Beschrieben sind ausschließlich umgesetzte Maßnahmen.

1. Überblick über die Verarbeitungsumgebung

Komponente: Anwendungsserver, Datenbank, Dateiablage, Warteschlangen; Umsetzung: Ein von der Auftragsverarbeiterin allein genutzter Server der Hetzner Online GmbH; Standort: Nürnberg, Deutschland
Komponente: Dateiablage; Umsetzung: Lokales Dateisystem des Anwendungsservers, außerhalb des Webverzeichnisses; Standort: Nürnberg, Deutschland
Komponente: Echtzeit-Benachrichtigungen; Umsetzung: Selbst betriebener WebSocket-Dienst (Laravel Reverb) auf demselben Server; Standort: Nürnberg, Deutschland
Komponente: E-Mail-Versand; Umsetzung: SMTP-Relay der Hetzner Online GmbH, Submission-Port 587; Standort: Deutschland
Komponente: KI-Assistenzfunktionen (optional, standardmäßig deaktiviert); Umsetzung: EU-Schnittstelle der Langdock GmbH; Standort: Europäische Union
Komponente: Objektspeicher, CDN, externe Analyse-, Fehler- oder Monitoring-Dienste, externe Schriftarten; Umsetzung: Nicht eingesetzt; Standort: –

2. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

2.1 Zutrittskontrolle (physischer Zugang)

Die Verarbeitung findet ausschließlich im Rechenzentrum Nürnberg der Hetzner Online GmbH statt. Eigene Serverräume werden nicht betrieben; die Auftragsverarbeiterin hat keinen physischen Zugang zur Hardware.

Nach der Sicherheitsbeschreibung des Rechenzentrumsbetreibers bestehen:

Umfriedung des Geländes, Videoüberwachung der Außenhaut und der Zugangswege;
Zutritt nur für autorisiertes Personal über elektronische Zutrittskontrolle mit Vereinzelung, mit Protokollierung der Zutritte;
Besucherzutritt nur nach Anmeldung und in Begleitung;
24/7-Besetzung bzw. Alarmaufschaltung;
Brandfrüherkennung und Löschanlage, unterbrechungsfreie Stromversorgung und Netzersatzanlage, redundante Klimatisierung.

Arbeitsplätze der Beschäftigten befinden sich in verschlossenen Geschäftsräumen bzw. – bei Telearbeit – in einer nach den Vorgaben unter Ziffer 6.2 gesicherten Umgebung.

2.2 Zugangskontrolle (Zugang zu Systemen)

Zugang der Nutzer zur Anwendung

Anmeldung mit persönlicher, individueller Benutzerkennung (E-Mail-Adresse) und Passwort. Sammelkonten sind nicht vorgesehen.
Passwortrichtlinie im Produktivbetrieb: mindestens 12 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie mindestens eine Ziffer, zusätzlich ein Abgleich gegen bekannte Datenlecks über den k-Anonymitäts-Dienst „Have I Been Pwned"; ein in einem Leck enthaltenes Passwort wird zurückgewiesen. Übertragen wird dabei nur ein fünfstelliges Präfix des SHA-1-Hashwerts; das Passwort selbst verlässt das System nicht.
Speicherung der Passwörter ausschließlich als bcrypt-Hashwert mit Kostenfaktor 12. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, protokolliert oder versandt.
Anmeldeversuchsbegrenzung: höchstens fünf Fehlversuche je Kombination aus E-Mail-Adresse und IP-Adresse, danach zeitlich gestaffelte Sperre. Die Fehlermeldung ist generisch, um Rückschlüsse auf die Existenz eines Kontos zu verhindern.
Sitzungsverwaltung: serverseitige Sitzungen in der Datenbank, Leerlauf-Zeitüberschreitung von 120 Minuten, Erneuerung der Sitzungskennung nach der Anmeldung, Sitzungscookies mit den Attributen HttpOnly, Secure und SameSite=Lax.
Getrennte Anmeldebereiche: für Beschäftigte der Verwaltung („Verwaltungszugang") und für Eigentümer bzw. Mieter („Portalzugang") bestehen zwei technisch vollständig getrennte Authentifizierungsbereiche mit eigenen Benutzertabellen. Ein Portalzugang kann den Verwaltungsbereich nicht erreichen und umgekehrt.
Passwort-Zurücksetzung nur über einen an die hinterlegte, verifizierte E-Mail-Adresse versandten, auf 60 Minuten befristeten Einmal-Link. Dabei wird zugleich das Merkmal für die dauerhafte Anmeldung erneuert, sodass bestehende „Angemeldet bleiben"-Sitzungen ungültig werden.
E-Mail-Verifikation über signierte Links; eine Anmeldung ohne verifizierte Adresse ist nicht möglich.

Administrativer Zugang

Der Kreis der zugangsberechtigten Personen ist auf das technisch notwendige Minimum beschränkt und dokumentiert; die Berechtigung wird bei Ausscheiden oder Aufgabenwechsel unverzüglich entzogen.
Zugangsdaten und Schlüssel werden nicht im Quellcode gehalten, sondern ausschließlich über Umgebungsvariablen bereitgestellt, die beim Ausrollen aus einem gesonderten Geheimnisspeicher eingesetzt werden.

2.3 Zugriffskontrolle (Berechtigungen innerhalb der Anwendung)

Rollenmodell. Zwei Berechtigungsebenen: 1. Kontoart: ADMIN (Beschäftigte der Auftragsverarbeiterin, mandantenübergreifend – siehe Ziffer 2.6), MANAGER (Verwaltung), OWNER und TENANT (Portal). 2. Rolle innerhalb einer Organisation: MANAGER (Vollzugriff) und VIEWER (ausschließlich lesender Zugriff). Sämtliche verändernden Vorgänge sind für die Rolle VIEWER gesperrt.
Durchsetzung. Verändernde Vorgänge werden vor der Ausführung gegen die Rolle geprüft und bei fehlender Berechtigung mit HTTP 403 abgewiesen. Die Prüfung ist durch eine automatisierte Testreihe abgesichert. Neue verändernde Funktionen unterliegen einer verbindlichen Prüfung im Code-Review.
Portalzugriff. Für Eigentümer und Mieter greift zusätzlich eine Zugriffsmatrix: ein Portalnutzer sieht ausschließlich Dokumente, Vorgänge und Abrechnungen, die seiner Einheit bzw. seinem Eigentums- oder Mietverhältnis zugeordnet und ausdrücklich freigegeben sind.
Trennung privater Mietangelegenheiten. Anliegen, die eine Mieterin oder ein Mieter gegenüber der eigenen Vermieterin bzw. dem eigenen Vermieter erhebt, sind ausschließlich diesen beiden Beteiligten zugänglich. Weder die Verwaltung noch andere Eigentümer desselben Gebäudes können sie einsehen, solange die Vermieterseite sie nicht ausdrücklich an die Verwaltung weitergibt. Die Beschränkung ist in der Datenzugriffsschicht verankert und durch eine Testreihe abgesichert.
Dokumenten- und Anlagen-Download erfolgt nicht über frei aufrufbare Verweise, sondern über eine authentifizierte Programmroutine, die vor der Auslieferung die Zugehörigkeit zur Organisation bzw. die Portal-Zugriffsmatrix prüft. Die Dateien liegen außerhalb des Webverzeichnisses und sind nicht über eine öffentliche Adresse erreichbar.
Grundsatz der geringsten Rechte bei der Vergabe administrativer Berechtigungen; Berechtigungen werden dokumentiert und mindestens jährlich überprüft.

2.4 Trennungskontrolle (Mandantentrennung)

Condomana ist eine mandantenfähige Anwendung mit gemeinsamer Datenbank und logischer Trennung:

Jeder Datensatz mandantenbezogener Tabellen trägt eine Organisationskennung (organization_id).
Auf jede Web-Anfrage wird der Organisationskontext des angemeldeten Nutzers gebunden. Ein globaler Abfragefilter ergänzt anschließend jede Datenbankabfrage der betroffenen Modelle automatisch um die Bedingung „nur Datensätze dieser Organisation". Die Kennung wird beim Anlegen automatisch gesetzt und kann nicht durch Nutzereingaben überschrieben werden.
Bei jeder Anfrage wird zusätzlich geprüft, ob die im Nutzerkonto hinterlegte Organisationszuordnung einer tatsächlich bestehenden, gültigen Mitgliedschaft entspricht; eine veraltete oder manipulierte Zuordnung wird verworfen und korrigiert.
Programmroutinen, die Datensätze anhand einer Kennung aus der Adresszeile laden, prüfen die Organisationszugehörigkeit zusätzlich ausdrücklich und antworten andernfalls mit HTTP 404.
Hintergrundprozesse (Warteschlangenaufträge, zeitgesteuerte Kommandos) filtern die Organisationskennung ausdrücklich selbst; dies ist dokumentiert und Gegenstand des Code-Reviews.
Produktiv-, Test- und Entwicklungsumgebungen sind getrennt. In Test- und Entwicklungsumgebungen werden keine echten Kundendaten verwendet.

2.5 Pseudonymisierung und Datenminimierung (Art. 32 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)

Auskunfts- und Übertragbarkeitsarchive geben die IBAN nur maskiert aus (Form DE12••••••••1234).
Die Löschung von Kontaktdaten auf Verlangen einer betroffenen Person entfernt E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, IBAN und Freitextnotizen und belässt lediglich Vor- und Nachnamen, soweit diese zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
Protokolldaten enthalten keine Inhaltsdaten, sondern Kennungen, Vorgangsbezeichnungen und Zeitstempel.
Die Anwendung erhebt keine Nutzungsanalyse-, Tracking- oder Werbedaten. Es werden keine externen Analysedienste, Fehlerberichtsdienste, Netzwerke zur Auslieferung von Inhalten (CDN) oder extern geladene Schriftarten eingesetzt.
Es werden ausschließlich technisch erforderliche Cookies gesetzt.

2.6 Zugriff durch Beschäftigte der Auftragsverarbeiterin

Beschäftigte mit der Kontoart ADMIN können auf einen mandantenübergreifenden Verwaltungsbereich zugreifen. Dieser Zugriff dient ausschließlich dem Betrieb, der Störungsbeseitigung, der Abrechnung und der Unterstützung des Verantwortlichen.
Sitzungsübernahme („Impersonation"). Zur Störungsbeseitigung kann ein Administrator die Ansicht eines Nutzerkontos einnehmen. Jede Übernahme und jede Beendigung wird doppelt protokolliert: im Aktivitätsprotokoll und im gesonderten Protokoll über Zugriffe auf personenbezogene Daten. Administratoren können keine anderen Administratoren übernehmen.
Fernwartungszugänge Dritter bestehen nicht.

3. Integrität (Art. 32 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

3.1 Verschlüsselung

Während der Übertragung

Der gesamte Zugriff auf die Anwendung und auf das Portal erfolgt ausschließlich über HTTPS/TLS. Aufrufe über HTTP werden auf HTTPS umgeleitet.
Der WebSocket-Dienst wird im Produktivbetrieb über TLS betrieben (wss://).
Der Aufruf der KI-Schnittstelle erfolgt über HTTPS.

Im Ruhezustand

Das Feld IBAN in den Personendatensätzen ist anwendungsseitig verschlüsselt (AES-256-CBC mit HMAC-Authentifizierung). Der Schlüssel wird als Umgebungsvariable außerhalb der Datenbank gehalten.
Passwörter werden als Einweg-Hashwert gespeichert (bcrypt, Kostenfaktor 12).
Die übrigen Personen-, Abrechnungs- und Vorgangsdaten sowie die hochgeladenen Dateien werden durch die Zugangs- und Zugriffskontrolle nach den Ziffern 2.2 und 2.3 sowie durch die Mandantentrennung nach Ziffer 2.4 geschützt. Die Dateien liegen außerhalb des Webverzeichnisses ohne öffentliche Adresse und sind nur über die authentifizierte Programmroutine nach Ziffer 2.3 erreichbar.

3.2 Weitergabekontrolle

Eine Übermittlung an Dritte findet nur statt (a) an die im Anhang „Subunternehmer“ genannten Unterauftragsverarbeiter, (b) an vom Verantwortlichen freigegebene Portalnutzer, und (c) im Rahmen des vom Verantwortlichen ausgelösten E-Mail-Versands.
Datenexporte werden ausschließlich durch berechtigte Nutzer ausgelöst und jeweils im Protokoll über Zugriffe auf personenbezogene Daten vermerkt (Vorgang, handelnde Person, Zeitpunkt, Organisation).
Der vom Kunden auslösbare Gesamtexport (Migrationsexport) enthält die IBAN im Klartext, da er der Übernahme in ein anderes System dient. Der Export ist auf Nutzer mit Verwaltungsrechten beschränkt und wird protokolliert; der Verantwortliche hat die exportierte Datei entsprechend zu schützen.
Uploadbeschränkungen: Höchstgröße je Datei 10 MB (Sammelimport abweichend), Beschränkung auf freigegebene Dateiformate.
Datenträger werden nicht versandt; eine Herausgabe auf physischen Datenträgern findet nicht statt.

3.3 Eingabekontrolle (Nachvollziehbarkeit)

Es bestehen drei getrennte Nachweise:

(a) Aktivitätsprotokoll (fachliche Nachvollziehbarkeit)

Erfasste Angaben: Zeitpunkt, handelnde Person, Vorgangsart, betroffener Datensatz, geänderte Attribute (Vorher-/Nachher-Werte) sowie Organisationskennung.
Erfasste Vorgänge: Anlage, Änderung und Löschung von Liegenschaften und Einheiten, Eigentümerwechsel, Aushänge, Buchhaltungsvorgänge, Dokumenten- und Importvorgänge, Datenschutzvorgänge, Nutzung der KI-Funktionen, Sitzungsübernahmen sowie Datenexporte.
Das Aktivitätsprotokoll ist mandantenbezogen und für den Verantwortlichen in der Anwendung einsehbar.

(b) Protokoll über Zugriffe auf personenbezogene Daten (Datenschutznachweis)

Erfasste Angaben: Zeitpunkt, handelnde Person, betroffene Person (bzw. Kennzeichnung als Sammelvorgang), Vorgangsart, Kontextangabe, Organisationskennung.
Erfasste Vorgänge: Erzeugung eines Auskunftsarchivs, Einsicht in ein Auskunftsarchiv, Vorschau einer Löschung, Ausführung einer Löschung, Sammelexport, Aufruf der Mieterliste, Beginn und Ende einer Sitzungsübernahme.
Das Protokoll ist technisch unveränderlich: Änderungs- und Löschversuche auf Anwendungsebene werden abgewiesen (Anfüge-Betrieb).
Aufbewahrung drei Jahre; die Bereinigung läuft zeitgesteuert täglich um 03:30 Uhr (Zeitzone Europe/Berlin).

Zustimmungen zu AGB, Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutzhinweisen werden mit Zeitpunkt, Nutzerkennung, Fassung des Dokuments, Sprachfassung, Prüfsumme des Dokumententextes, IP-Adresse und Browserkennung protokolliert. Der Nachweis ist unveränderlich und wird auch bei Löschung der betroffenen Person oder der Organisation aufbewahrt; er trägt hierfür eine eingefrorene Kopie der Kennzeichnungsdaten (Klausel 10 Buchstabe d).

3.4 Schutz der Anwendung gegen unbefugte Manipulation

Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery für alle verändernden Anfragen.
Ausgabe der Sicherheitskopfzeilen X-Frame-Options: SAMEORIGIN, Content-Security-Policy: frame-ancestors 'self', X-Content-Type-Options: nosniff und Referrer-Policy: strict-origin-when-cross-origin.
Datenbankzugriffe ausschließlich über parametrisierte Abfragen eines etablierten Frameworks; kein dynamisch zusammengesetztes SQL mit Nutzereingaben.
Ausgaben werden kontextgerecht maskiert (Schutz vor Cross-Site-Scripting).
Schutz vor Formelinjektion in CSV-Exporten: Zellen, die mit =, +, - oder @ beginnen, werden beim Export neutralisiert.
Der Buchungsbestand wird nach Freigabe gegen nachträgliche Änderung gesperrt; für Dokumente wird ein Inhalts-Hashwert geführt (Nachweis der Unverändertheit im Sinne der GoBD auf Anwendungsebene).
Inhalte, die an die KI-Schnittstelle übergeben werden, werden als Daten gekennzeichnet und von den Anweisungen an das Modell getrennt, um eine Beeinflussung des Modells durch eingeschleuste Anweisungen zu erschweren.
Änderungen am Quellcode durchlaufen ein Review und eine automatisierte Testreihe vor der Veröffentlichung; sicherheitsrelevante Aktualisierungen der Abhängigkeiten werden zeitnah eingespielt.

4. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO)

4.1 Verfügbarkeit im laufenden Betrieb

Betrieb in einem professionellen Rechenzentrum mit unterbrechungsfreier Stromversorgung, Netzersatzanlage, redundanter Klimatisierung und redundanter Netzanbindung.
Brandfrüherkennung und Löschanlage im Rechenzentrum.
Firewall sowie Schutzmaßnahmen gegen Überlastangriffe (DDoS-Schutz des Rechenzentrumsbetreibers).
Wartungsfenster nach § 6.4 der AGB.
Vereinbarte Verfügbarkeit: 99 % im Kalendermonat (§ 6 der AGB; bei Verträgen nach AGB-Fassung 1.1: 99,5 %).

4.2 Belastbarkeit

Warteschlangenbasierte Verarbeitung aufwändiger Vorgänge (Textauswertung, Massenversand, KI-Aufrufe), damit einzelne Vorgänge die Erreichbarkeit der Anwendung nicht beeinträchtigen.
Wiederholungsmechanismen mit Wartezeiten für fehlgeschlagene Hintergrundvorgänge.
Der Echtzeit-Benachrichtigungsdienst ist nicht betriebskritisch: bei seinem Ausfall arbeitet die Anwendung mit periodischem Abruf weiter.
Begrenzung der Anzahl der Anfragen an die KI-Schnittstelle je Portalkonto und Tag.

4.3 Eigene Datensicherung des Verantwortlichen

Der Verantwortliche kann seine Daten jederzeit und beliebig oft über die Exportfunktion der Anwendung selbst sichern (§ 12.4 der AGB); der Export steht auch während einer Sperre und nach Ablauf der Testphase zur Verfügung.

5. Löschung, Aufbewahrung und Datenschutz durch Technikgestaltung

5.1 Löschroutinen der Auftragsverarbeiterin

Vorgang: Rotation des Protokolls über Zugriffe auf personenbezogene Daten; Auslöser: zeitgesteuert, täglich 03:30 Uhr; Wirkung: Löschung von Einträgen, die älter als drei Jahre sind
Vorgang: Sperrung nach Ablauf der Testphase; Auslöser: zeitgesteuert, täglich 02:45 Uhr; Wirkung: Zugang gesperrt, Daten bleiben zunächst erhalten
Vorgang: Endgültige Löschung nicht in Zahlung übergegangener Testzugänge; Auslöser: zeitgesteuert, täglich 03:15 Uhr, 30 Tage nach Ende der Testphase; Wirkung: Vollständige Löschung aller Datensätze und Dateien der Organisation. Vor der Löschung wird erneut geprüft, ob zwischenzeitlich eine Rechnung oder ein Abonnement entstanden ist; in diesem Fall unterbleibt die Löschung. Ausgenommen bleiben die Nachweise der Zustimmung zu Vertragsdokumenten.
Vorgang: Löschung nach Vertragsende; Auslöser: Vertragsbeendigung; Wirkung: Klausel 10 Buchstabe d, § 12 der AGB
Vorgang: Löschung auf Verlangen einer betroffenen Person; Auslöser: Weisung des Verantwortlichen über die Anwendung; Wirkung: Ziffer 5.2

5.2 Unterstützung der Löschpflichten des Verantwortlichen

Die Anwendung führt eine Fallakte für Betroffenenanfragen mit Fristenberechnung (ein Monat, Verlängerung um bis zu zwei Monate mit Begründung), Statusverfolgung und Dokumentation des Ergebnisses.
Eine Löschvorschau zeigt vor der Ausführung an, welche Felder gelöscht und welche wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten beibehalten werden. Die Zuordnung erfolgt anhand hinterlegter Regeln je Land und Datengruppe; die jeweils herangezogene Vorschrift wird im Antwortschreiben an die betroffene Person genannt.
Die Ausführung der Löschung erfolgt in einer Transaktion und umfasst das Leeren der Kontaktfelder, die Löschung des Portalkontos einschließlich seiner Benachrichtigungen, den Widerruf und die Anonymisierung offener Einladungen, die Entfernung personenbezogener Dokumentenzuordnungen und die Beendigung offener Mietverhältnisse. Sie wird doppelt protokolliert (Ziffer 3.3).
Aufbewahrungsfristen für Dokumente werden erfasst und fällige Datensätze zur Prüfung angezeigt; die Löschentscheidung trifft der Verantwortliche. Dies ist bewusst so gestaltet, weil eine automatische Löschung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen kollidieren könnte.

5.3 Datenschutz durch Technikgestaltung und Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO)

KI-Assistenzfunktionen sind standardmäßig deaktiviert und erfordern eine ausdrückliche, protokollierte Aktivierung durch den Verantwortlichen.
Portalzugänge werden nur auf ausdrückliche Einladung eingerichtet; Dokumente sind nur nach ausdrücklicher Freigabe sichtbar.
Private Mietangelegenheiten sind ohne ausdrückliche Weitergabe durch die Vermieterseite für die Verwaltung nicht sichtbar (Ziffer 2.3).
Bevor eine Vermieterin oder ein Vermieter Daten einer Mieterin oder eines Mieters erfassen kann, ist eine dokumentierte Erklärung zur eigenen datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit und zur Rechtsgrundlage abzugeben; die Erklärung wird je Einheit und Fassung nachgewiesen.
Es werden keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken gesetzt.

6. Organisatorische Maßnahmen

6.1 Auftragskontrolle

Auswahl der Unterauftragsverarbeiter nach dokumentierten Kriterien (Sitz in der EU/EWR, Nachweis geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages).
Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO mit allen im Anhang „Subunternehmer“ genannten Stellen.
Vorabinformation und Widerspruchsrecht des Verantwortlichen bei Änderungen (Klausel 7.7).
Regelmäßige Überprüfung der Unterauftragsverarbeiter, mindestens jährlich, anhand ihrer veröffentlichten Sicherheitsnachweise.

6.2 Verpflichtung und Schulung der Beschäftigten

Alle Beschäftigten und eingesetzten Freien werden vor Aufnahme der Tätigkeit in Textform auf die Vertraulichkeit und auf das Datengeheimnis verpflichtet; die Verpflichtung gilt über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus fort.
Schulung zu Datenschutz und Informationssicherheit vor Tätigkeitsbeginn und danach mindestens jährlich; die Teilnahme wird dokumentiert.
Verbindliche Vorgaben für Telearbeit: Sperren des Arbeitsplatzes, Festplattenverschlüsselung des Endgeräts, aktueller Betriebssystem- und Virenschutzstand, keine Nutzung privater Datenspeicher, kein Zugriff aus unsicheren Netzen ohne verschlüsselte Verbindung.
Verfahren zum Entzug sämtlicher Berechtigungen und zur Rückgabe von Betriebsmitteln bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

6.3 Datenschutzmanagement

Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO.
Dokumentiertes Verfahren zur Behandlung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten mit Meldung an den Verantwortlichen innerhalb von 24 Stunden (Klausel 9.2).
Dokumentiertes Verfahren zur Bearbeitung von Weisungen und zur Prüfung ihrer Rechtmäßigkeit (Klausel 7.1).

6.4 Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 Buchst. d DSGVO)

Überprüfung der Wirksamkeit dieser Maßnahmen mindestens jährlich sowie anlassbezogen nach wesentlichen Änderungen der Verarbeitung; die Überprüfung wird dokumentiert.
Sicherheitsprüfung des Quellcodes und der Anwendung bei wesentlichen Änderungen; automatisierte Testreihen mit gezielten Prüfungen der Berechtigungs- und Trennungslogik.