Tutto ciò su cui un amministratore viene valutato

Condomìni e unità immobiliari

Ogni edificio e ogni unità con le relative quote millesimali, registrati una volta sola e tenuti aggiornati, così il resto di Condomana lavora sempre sugli stessi dati.

Proprietari

Chi possiede quale unità, e da quando. I cambi di proprietà sono datati, così un edificio conosce sia i condomini attuali sia quelli precedenti.

Inviti

Invita colleghi a gestire insieme a te, e proprietari nel loro portale, con un link che funziona una sola volta e poi scade. Gli amministratori e i proprietari invitati sono sempre gratuiti.

Importazione di migrazione

Ripresa dei dati

Importa un portafoglio esistente da CSV o Excel: condomìni, unità, proprietari e millesimi, inquilini, saldi di apertura, rendiconti storici, chiavi di ripartizione, acconti pianificati, fondi di riserva e i tuoi fornitori. Esegui prima una simulazione, verifica la riconciliazione, poi conferma. La reimportazione non crea mai duplicati.

Importa dal software precedente (Beta)

Migrazione dal software precedente (Beta)

Carica l'esportazione del tuo precedente software, oppure i tuoi fogli di calcolo, così come sono. L'IA suggerisce quale file contiene cosa e a quale colonna corrisponde cosa, e un elenco proprietari o un elenco locazioni con unità e persona sulla stessa riga viene suddiviso automaticamente. Tu controlli e correggi ogni mappatura; solo le intestazioni e alcune righe di esempio mascherate vengono inviate all'IA, e una mappatura confermata viene riutilizzata senza di essa la volta successiva.

Esportazione completa, quando vuoi

Esportazione completa

I tuoi dati sono tuoi. Esporta l'intera organizzazione in qualsiasi momento: condomìni, unità, proprietari, storico delle proprietà, locazioni, saldi iniziali, rendiconti, criteri di ripartizione, acconti, fondi di riserva e fornitori in formato CSV, oltre a ogni documento e ricevuta caricati nel formato originale e un manifesto che indica esattamente cosa contiene l'archivio. L'esportazione si reimporta esattamente e non è mai vincolata al tuo abbonamento.

L'uscita, e cosa porti con te

Cambio di fornitore

L'uscita è scritta nei nostri termini contrattuali: il § 12 elenca dodici categorie che consegniamo in forma strutturata e leggibile da computer, incluso il registro delle delibere in CSV e PDF, i tuoi documenti nei formati originali e il registro delle attività. Non ci sono costi di uscita, costi di esportazione né penali, e quanto pagato in anticipo per il periodo successivo alla cessazione viene rimborsato pro rata.

Bilancio preventivo

Stima ogni voce di spesa per l'anno e Condomana la trasforma negli acconti di ogni unità. Approvalo e il piano rate dell'anno è fissato.

Rendiconto annuale

Genera il rendiconto annuale dalle registrazioni dell'anno, ripartito secondo la chiave di riparto di ciascuna voce di spesa. L'approvazione blocca il rendiconto e le relative registrazioni, cosicché gli importi ricevuti dai proprietari non possano più cambiare.

Chiavi di riparto e voci di spesa

Chiavi di riparto e voci di costo

Ripartisca per quota millesimale, in parti uguali o con una chiave personalizzata per unità. Arrotondamento al centesimo con il metodo del resto più forte, così ogni ripartizione torna fino all'ultimo centesimo.

Contributi straordinari

Deliberi un contributo straordinario, lo ripartisca con qualsiasi chiave e lo approvi per congelare la quota di ogni condòmino.

Registrazioni e saldi iniziali

Un libro giornale per ogni condominio, con i saldi di apertura riportati al momento del passaggio, affinché il rendiconto si basi su cifre reali fin dal primo giorno.

Registrazione delle fatture

Registrazione dei giustificativi

Carica una fattura e l'IA estrae fornitore, numero fattura, importo e data da verificare. Correggi ciò che serve e registri tu stesso la scrittura; l'IA non effettua mai registrazioni autonomamente.

Il rendiconto personale di ogni proprietario

Rendiconto individuale

Approvando un rendiconto, ogni proprietario riceve il proprio prospetto, nel portale e in PDF: la propria quota di ogni voce di spesa, gli acconti versati e il saldo risultante. I proprietari vedono solo le proprie unità, e nulla prima dell'approvazione.

Fondo di riserva

Fondo di riserva per la manutenzione

Gestisci il fondo di riserva, ed eventuali altri fondi di riserva, come saldo a sé stante. Un accantonamento è una voce di spesa che lo alimenta e viene ripartita tra i proprietari come qualsiasi altro costo; una spesa pagata dal fondo di riserva lo riduce e non viene mai ripartita una seconda volta. I prelievi possono indicare la delibera che li ha autorizzati, e l'andamento del fondo di riserva compare nel rendiconto annuale e nel portale di ogni proprietario.

Verifica dei giustificativi

Il consiglio di condominio esamina le registrazioni di spesa dell'anno nel portale dei proprietari, ciascuna con il relativo giustificativo a fianco, senza bisogno di venire nel tuo ufficio. I membri contrassegnano una registrazione come verificata o la segnalano con una domanda a cui rispondi direttamente sulla registrazione, e chiudono la revisione con una nota di verifica archiviata in PDF. Accesso in sola lettura alla contabilità: nulla di ciò che fa il consiglio modifica una registrazione.

Assemblee e votazioni

Assemblea dei condòmini e votazioni

Costruisci l'ordine del giorno come regole di voto, ciascuna con una base (per teste o per quote millesimali) e una maggioranza (semplice o unanime). Registra presenze e deleghe, esprimi voti ponderati, e chiudendo un punto il risultato viene calcolato secondo la regola scelta; la doppia maggioranza dell'art. 1136 c.c. (teste e millesimi) va verificata dall'amministratore.

Sondaggi

Chiedi al condominio cosa ne pensa prima che si arrivi a una votazione. Scelta singola, scelta multipla o testo libero, anonimo o nominativo, con una scadenza; proprietari, e inquilini se lo desideri, rispondono nel loro portale. Il tasso di risposta e i risultati sono disponibili subito ed esportabili in CSV. Un sondaggio è una consultazione d'opinione, non una delibera: nulla di ciò che restituisce vincola il condominio o viene inserito nel registro.

Delibere per circolare

Delibera per circolare

Decidi tra un'assemblea e l'altra. I proprietari ricevono una notifica e rispondono nel loro portale entro la scadenza, punto per punto, con sì, no o astenuto. Una risposta arrivata via email la registri tu stesso. Una delibera per via circolare passa attraverso lo stesso motore e confluisce nello stesso registro di tutto il resto.

Assemblee online e ibride

Dove la legge del paese lo consente e il condominio l'ha deliberato, i proprietari partecipano online, a un'assemblea ibrida o interamente virtuale. Si collegano dal portale, risultano presenti e votano sul punto aperto dal presidente, per se stessi e per ogni proprietario di cui detengono la delega, mentre il conteggio si aggiorna in tempo reale. Ogni accesso, uscita e voto viene registrato nel log dell'assemblea, allegato al verbale. La videochiamata resta nello strumento che già utilizzi.

Il verbale, e la sua firma

Verbale e firma

Il verbale viene costruito da quanto registrato durante l'assemblea: chi era presente e chi deteneva una delega, la base giuridica di ogni punto, la sua maggioranza e il suo esito. Nessuno deve ricopiarlo da un blocco appunti. Invialo per la firma e i firmatari firmano nel browser; il PDF firmato viene sottoposto a hash, archiviato in relazione all'assemblea e condiviso come qualsiasi altro documento.

Registro delle delibere

Un registro delle delibere a numerazione progressiva e senza lacune per ogni condominio. Le voci possono solo essere aggiunte: impugnazioni, sentenze e correzioni vengono annotate, mai sovrascritte. Il registro è esportabile per una consegna.

Elenco delle segnalazioni

Registra una segnalazione relativa a un edificio e portala dalle fasi aperta, in lavorazione e gestita. L'elenco di un edificio è condiviso: ogni proprietario attuale può visualizzarlo e aggiungere un commento.

Manutenzione ricorrente

Manutenzione

Pianifica manutenzioni ricorrenti come l'ascensore, il riscaldamento o la verifica antincendio, e Condomana apre il ticket ogni volta che è in scadenza, così nulla viene dimenticato.

Sopralluoghi

Effettua un sopralluogo dell'edificio con una checklist, personalizzata o basata su una copia del nostro sopralluogo di sicurezza come semplice punto di partenza, e registra ogni voce dal telefono come OK, anomalia o non applicabile, con nota e foto. Un'anomalia diventa una segnalazione con un solo tocco, foto incluse. Terminato il giro, viene archiviato un report in PDF tra i documenti del condominio, visibile solo allo staff, al consiglio di condominio o a tutti i proprietari, a tua scelta.

Fornitori e sottoattività

Tieni un elenco di fornitori e assegnali a una segnalazione, scomponendo un lavoro più grande in sottoattività che puoi seguire fino alla chiusura.

Preventivi e incarichi tramite link

Chiedi un preventivo a più fornitori, o affida il lavoro a uno, direttamente dalla segnalazione. Ognuno riceve un link personale e non serve un account: indica il prezzo, accetta o rifiuta, propone un appuntamento, aggiorna sullo stato con foto e segna il lavoro come concluso. Assegna un preventivo e gli altri ricevono un cortese diniego. Il fornitore vede solo il tuo testo, l’indirizzo, l’unità e i file che scegli; ciò che invia arriva sulla segnalazione come nota interna, così i condòmini non vedono mai la trattativa.

Foto e allegati

Alleghi foto e file a una segnalazione, così sia il problema sia l'intervento restano agli atti.

Segui una segnalazione

Segui le segnalazioni

Segui una segnalazione per riceverne gli aggiornamenti. Se smetti di seguirla, non la segui più finché non lo decidi tu.

Una documentazione che regge

Tracciabile

La cronologia di una segnalazione avanza solo in avanti, così nessuno può riscrivere quando i lavori sono iniziati e quando sono stati gestiti, e la documentazione della tua diligenza regge.

Distribuzione dei documenti

Archivia ogni documento presso l'edificio e l'unità corretti e condividilo esattamente con i condòmini che hanno diritto di vederlo. Ritrova qualsiasi file con la ricerca full-text; ogni caricamento viene sottoposto a controllo antivirus prima che chiunque possa scaricarlo.

Annunci

Pubblica un avviso per l'edificio su cui stai lavorando come bacheca digitale, fissa ciò che conta e raggiungi i proprietari nel loro portale e tramite notifica. Un unico flusso copre tutti gli edifici che gestisci.

Notifiche e riepiloghi

Notifiche

Ogni persona sceglie con quale frequenza ricevere notizie da Condomana: nel momento in cui qualcosa accade, oppure in un riepilogo giornaliero, settimanale o mensile. La campanella nell'app si aggiorna in tempo reale.

Lettere per posta

Invio postale

Non tutti i proprietari usano il portale. Ogni persona ha un canale di consegna (portale, email o posta), e una sola spunta su un avviso o una comunicazione collettiva raggiunge tutti: l'anteprima conta chi la riceve in che modo, e chi non è raggiungibile. Le lettere vengono prodotte come un unico PDF pronto per la stampa con l'indirizzo nella finestra della busta, oppure, in Germania, un servizio di stampa e spedizione che colleghi le stampa e le spedisce per te. Ogni lettera mostra il proprio stato.

Portale dei condòmini

Un’area self-service, separata dall’app dell’amministratore, dove i condòmini vedono documenti, segnalazioni e novità del proprio edificio, commentano, rispondono alle delibere per circolare, votano nelle assemblee tenute online e gestiscono il proprio profilo.

Cronistoria dell’edificio

La storia di un edificio in un'unica pagina: segnalazioni e riparazioni, manutenzioni, incarichi ai fornitori, sopralluoghi, assemblee, delibere e avvisi, letti in tempo reale da dove sono stati registrati. Aggiungi le tue voci per ciò che nessun'altra schermata conosce, come la caldaia sostituita prima del tuo incarico. Filtrala e cercala, ed esporta esattamente ciò che vedi in PDF per un passaggio di consegne o una vendita. I proprietari la leggono nel loro portale, ciascuno solo ciò che è destinato a lui.

Prenotazione spazi

I residenti prenotano la sala comune, l'appartamento ospiti o la lavanderia nel loro portale, gratuitamente. Tu imposti le regole di ogni spazio: chi può prenotare, con quali intervalli, con quanto anticipo, gli orari di apertura, e se una richiesta necessita della tua approvazione. Le doppie prenotazioni non possono verificarsi, i residenti vedono che un orario è occupato ma mai da chi, e ogni prenotazione confermata arriva via email con un evento di calendario.

Portale inquilini

Gli inquilini accedono per vedere ciò che il loro locatore condivide e per segnalare un problema. Dispongono di un proprio accesso, tenuto separato da quello dei proprietari.

Gestione delle locazioni

Un proprietario che affitta registra e chiude i contratti di locazione sulle proprie unità e invita il proprio inquilino, senza mai toccare l'unità di un altro proprietario.

Catena di escalation

Una segnalazione di un inquilino parte dal locatore. Se il locatore la approva, la stessa segnalazione viene inoltrata all'amministratore, senza nulla da ricopiare e con l'intero scambio intatto.

Suggerimenti sui documenti

Per un documento caricato, l'IA propone un titolo, un breve riepilogo e dei metadati, che puoi accettare o scartare. Non archivia nulla da sola.

Assistente per i condòmini

I proprietari possono porre una domanda e ricevere una risposta basata esclusivamente sui documenti che sono autorizzati a vedere. La risposta cita la propria fonte, e quando non ce n'è una, dice "Non lo so".

Automazione basata su regole

Automazione

Manutenzione ordinaria in background: solleciti sulle segnalazioni rimaste ferme, promemoria sugli inviti non accettati, e proposte di archiviazione per ciò che è ormai da tempo risolto.

Smistamento segnalazioni

Quando arriva una segnalazione, l'IA suggerisce una categoria, un livello di urgenza ed eventuali duplicati, e redige una prima risposta, il tutto come suggerimenti che puoi accettare o scartare. Nulla cambia finché non lo decidi tu.

Bozze

Un pulsante "bozza" nelle segnalazioni e nelle comunicazioni: l'IA propone il testo con il giusto tono formale, tu lo modifichi e lo invii. Nulla viene inviato automaticamente.

Riepiloghi periodici

Il tuo riepilogo delle notifiche si apre con una breve sintesi in linguaggio semplice di quanto accaduto, come segnalazioni inviate e gestite o documenti condivisi. L'elenco completo segue più sotto.

Contratto sul trattamento dei dati firmato

Contratto sul trattamento dei dati

Un accordo sul trattamento dei dati ex art. 28 GDPR, con versione, firmato nell'app al più tardi prima dell'upgrade.

La tua organizzazione, isolata

Separazione dei dati

Tutto ciò che crei risiede nella tua organizzazione, separata da tutte le altre, con l'accesso al suo interno regolato in base al ruolo.

Un unico account, più organizzazioni

Più organizzazioni

Lavora per più società con un unico accesso e un ruolo in ciascuna organizzazione, e passa dall'una all'altra senza disconnetterti.

Diritti degli interessati, integrati

Diritti degli interessati

Un'esportazione dei dati con un clic (artt. 15/20) e una cancellazione controllata che rispetta i periodi di conservazione previsti dalla legge, come richiesto dal GDPR.

App mobile

Installa Condomana sulla schermata Home del telefono e registra una segnalazione anche senza segnale: la sincronizzazione avviene non appena torni online. Le notifiche push sono opzionali e arrivano solo se le autorizzi.

Ospitato nell'UE e multilingue

Hosting nell'UE

Hosting nell'UE. L'app e il sito sono disponibili in sette lingue (inglese, tedesco, francese, italiano, spagnolo, polacco e portoghese), ciascuna con la terminologia condominiale propria di quella lingua. La guida in-app e i video del prodotto sono in inglese e tedesco.