Todo aquello en lo que un administrador es evaluado

Comunidades y viviendas

Cada edificio y cada vivienda, con sus coeficientes de participación — registrados una vez y mantenidos al día, para que el resto de Condomana trabaje siempre con la misma imagen.

Propietarios

Quién posee qué vivienda, y desde cuándo. Los cambios de titularidad se registran a lo largo del tiempo, de modo que un edificio conoce siempre a sus copropietarios actuales — y a los anteriores.

Invitaciones

Invite a colegas para gestionar junto a usted, y a propietarios a su portal — con un enlace de un solo uso y con caducidad. Los administradores y propietarios invitados son siempre gratuitos.

Importación de migración

Traspaso de datos

Traiga una cartera existente desde un CSV canónico — fincas, viviendas, propietarios, coeficientes de participación, saldos iniciales y liquidaciones históricas. Ejecútelo primero como simulación, revise la conciliación y luego confirme. Volver a importar nunca crea duplicados.

Importar desde su software anterior (Beta)

Migración desde su software anterior (Beta)

Un mapeador guiado lee una exportación de su software anterior directamente en el importador de migración, de modo que nunca tenga que crear el CSV a mano. Los nuevos mapeadores llegan como Beta: revise siempre el informe de conciliación antes de confirmar.

Exportación completa, cuando quiera

Exportación completa

Sus datos le pertenecen. Exporte toda la organización cuando lo desee: comunidades, unidades, propietarios, historial de titularidad, arrendamientos, saldos iniciales y liquidaciones en CSV, además de cada documento y justificante subido en su formato original y un manifiesto que detalla exactamente el contenido del archivo. Exportación fiel y reimportable, nunca bloqueada por su suscripción.

Al darse de baja: qué se lleva consigo

Cambio de proveedor

La baja está recogida en nuestras condiciones, no depende de nuestra buena voluntad: el § 12 enumera doce categorías que entregamos en formato estructurado y legible por máquina, incluido el registro de acuerdos en CSV y PDF, sus documentos en sus formatos originales y el registro de actividad. Sin comisión de salida, sin coste de exportación, sin penalización, y cualquier importe pagado por adelantado para el período posterior a la baja se devuelve de forma proporcional.

Plan económico

Presupueste cada tipo de coste para el año y Condomana lo convierte en los anticipos de cada vivienda. Apruébelo y el plan del año queda fijado.

Liquidación anual

Redacte la liquidación anual a partir de los asientos del año, repartida por la clave de reparto de cada tipo de coste. La aprobación la congela junto con sus asientos — las cifras que reciben los propietarios nunca pueden cambiar en silencio.

Claves de reparto y tipos de coste

Reparta por coeficiente de copropiedad, a partes iguales o mediante una clave personalizada por vivienda. Redondeo por el método del resto mayor exacto al céntimo, para que cada reparto cuadre hasta el último céntimo.

Derramas extraordinarias

Cree una derrama, repártala por cualquier clave y apruébela para congelar la parte de cada propietario.

Asientos y saldos iniciales

Un diario de asientos por edificio, con los saldos iniciales incorporados en el traspaso — para que una liquidación se sostenga sobre cifras reales desde el primer día.

Registro de facturas

Registro de justificantes

Suba una factura y la IA extraerá el proveedor, el número de factura, el importe y la fecha para que usted los revise. Corrija lo que sea necesario y contabilícela usted mismo: la IA nunca contabiliza por su cuenta.

La liquidación individual de cada propietario

Liquidación individual

Al aprobar una liquidación, cada propietario recibe su propia liquidación —su parte de cada tipo de gasto, los anticipos que pagó y el saldo resultante— en su portal y en PDF. Solo de sus propias unidades, y nunca antes de la aprobación.

Fondo de reserva

Fondo de reserva para conservación

Gestione el fondo de reserva para conservación —y cualquier otra reserva— como un saldo propio. Una aportación es un tipo de gasto que lo nutre y se reparte entre los propietarios como cualquier otro gasto; un gasto pagado con cargo a la reserva la reduce y nunca se reparte una segunda vez. Las disposiciones pueden indicar el acuerdo que las autorizó, y la evolución de la reserva aparece en la liquidación anual y en el portal de cada propietario.

Estado patrimonial

Informe patrimonial

El informe patrimonial que reciben los propietarios tras cada año natural — en Alemania, el informe que exige el § 28 (4) WEG: el estado de cada reserva con los movimientos que lo respaldan, calculado a partir de los asientos del año y congelado en el momento en que se elabora. Al aprobarlo, se archiva como PDF que cada propietario puede abrir. También indica lo que no cubre: Condomana no tiene conexión bancaria, por lo que los saldos de cuenta y las cuotas de comunidad impagadas proceden de su contabilidad.

Exportación para auditoría fiscal

Inspección fiscal

Entregue a un inspector fiscal el diario de asientos y el índice de justificantes del período, con tipos de gasto, claves de reparto, liquidaciones y planes económicos, en CSV con el archivo índice y la descripción que espera una herramienta de auditoría — en Alemania, la entrega de datos GDPdU conforme al § 147 (6) AO.

Juntas y votaciones

Junta de propietarios y votaciones

Construya el orden del día como reglas de votación — base (por cabezas o por coeficiente) y mayoría (simple o unánime). Registre la asistencia y las representaciones, emita votos ponderados, y al cerrar un punto se calcula la mayoría por usted.

Acuerdos por escrito

Decida entre juntas. Un acuerdo por escrito pasa por el mismo motor y aterriza en el mismo libro que todo lo demás.

El acta, y su firma

Acta y firma

El acta se compone a partir de lo que realmente se registró en la reunión —quién asistió y quién actuó por representación, la base legal de cada punto, su mayoría y su resultado— en lugar de transcribirse de un cuaderno de notas. Envíela para firmar y los firmantes firman desde el navegador; el PDF firmado se cifra con hash, se archiva junto a la junta y se comparte como cualquier otro documento.

Libro de acuerdos

Un libro de acuerdos sin lagunas y de numeración continua por edificio (en Alemania, el registro que exige el § 24 (7) WEG). Los asientos solo admiten adiciones — las impugnaciones, las resoluciones judiciales y las correcciones se anotan, nunca se sobrescriben — y se exporta para la entrega.

Lista de incidencias

Notifique una incidencia sobre un edificio y hágala avanzar — abierta, en curso, resuelta. La lista de un edificio es comunitaria: cada propietario actual puede verla y comentarla.

Mantenimiento recurrente

Mantenimiento

Programe el mantenimiento recurrente — el ascensor, la calefacción, la revisión de incendios — y Condomana genera el ticket cada vez que vence, para que nada se escape.

Profesionales y subtareas

Mantenga un directorio de profesionales y asígnelos a una incidencia, dividiendo un trabajo mayor en subtareas que puede seguir hasta su resolución.

Fotos y adjuntos

Adjunte fotos y archivos a una incidencia, de modo que tanto lo que fallaba como lo que se hizo queden registrados.

Seguir una incidencia

Suscribirse a incidencias

Siga cualquier incidencia para recibir sus actualizaciones — con una baja persistente, de modo que una vez que se desvincula, así permanece.

Un registro que se sostiene

Trazable

La cronología de una incidencia solo avanza, de modo que cuándo empezaron los trabajos y cuándo se resolvió nunca se reescribe en silencio — el registro de su deber de diligencia se sostiene.

Distribución de documentos

Archive cada documento junto al edificio y la vivienda correctos, y compártalo exactamente con los propietarios que tienen derecho a verlo. Encuentre de nuevo cualquier archivo mediante búsqueda de texto completo, y cada archivo subido se analiza en busca de virus antes de que nadie pueda descargarlo.

Anuncios

Publique un aviso para el edificio en el que está trabajando —el tablón digital—, fije lo importante y llegue a los propietarios tanto en su portal como mediante notificación. Un único muro abarca todos los edificios que gestiona.

Notificaciones y resúmenes

Notificaciones

Cada persona elige con qué frecuencia tiene noticias de Condomana — en el momento en que algo ocurre, o en un resumen diario, semanal o mensual. La campana dentro de la app se actualiza en vivo.

Portal del propietario

Un área de autoservicio, separada de la app del administrador, donde los propietarios ven los documentos, incidencias y novedades de su edificio, comentan y gestionan su propio perfil.

Portal del inquilino

Los inquilinos inician sesión para ver lo que comparte su arrendador y plantear una cuestión — tras su propio acceso, separado del de los propietarios.

Gestión de alquileres

Un propietario que alquila registra y finaliza arrendamientos en sus propias viviendas e invita a su inquilino — todo ello sin tocar nunca la vivienda de un copropietario.

Cadena de escalado

Una cuestión de un inquilino empieza con el arrendador. Si el arrendador la respalda, esa misma cuestión asciende hasta el administrador — sin volver a teclear, sin perder el hilo.

Sugerencias de documentos

Para un documento subido, la IA propone un título, un breve resumen y metadatos — usted acepta o descarta. No archiva nada por sí sola.

Asistente del propietario

Los propietarios pueden hacer una pregunta y obtener una respuesta basada únicamente en los documentos que tienen permitido ver — con la fuente citada, y un honesto «no lo sé» cuando no puede.

Automatización basada en reglas

Automatización

Mantenimiento discreto: avisos sobre incidencias estancadas, recordatorios sobre invitaciones no aceptadas y propuestas para archivar lo que hace tiempo que se resolvió.

Clasificación de incidencias

Cuando se recibe una incidencia, la IA sugiere una categoría, una urgencia y posibles duplicados, y redacta una primera respuesta, mostrados como chips que usted acepta o descarta. Nada cambia hasta que usted lo decida.

Redacción

Un botón «redactar» en los hilos de incidencias y avisos: la IA propone el texto en un tono formal adecuado, usted lo edita y lo envía. Nada se envía nunca por sí solo.

Resúmenes periódicos

Su resumen de notificaciones comienza con un breve resumen en lenguaje sencillo de lo ocurrido —incidencias notificadas y resueltas, documentos compartidos— antes de la lista completa, no en lugar de ella.

Contrato de encargo de tratamiento firmado

Contrato de encargo de tratamiento

Un contrato de encargo de tratamiento (DPA) versionado conforme al art. 28 que firma una sola vez — la app permanece cerrada a los datos de los propietarios hasta que esté firmado.

Su organización, aislada

Separación de organizaciones

Todo lo que usted crea reside en su propia organización, tabicado frente a cualquier otra, con acceso interno controlado por rol.

Una cuenta, muchas organizaciones

Varias organizaciones

Gestione varias empresas con un único acceso y un rol por organización — cambie entre ellas sin cerrar nunca la sesión.

Derechos de los interesados, integrados

Derechos de los interesados

Una exportación de datos con un solo clic (art. 15/20) y una supresión regulada que respeta los plazos legales de conservación — la maquinaria que el RGPD espera, ya incluida.

Aplicación móvil

Instale Condomana en la pantalla de inicio de su teléfono y registre una incidencia incluso sin cobertura — se sincroniza en cuanto vuelve a estar en línea. Notificaciones push opcionales, solo si usted las permite.

Alojado en la UE y multilingüe

Alojamiento en la UE

Alojado en la UE. La app y el sitio hablan siete idiomas — inglés, alemán, francés, italiano, español, polaco y portugués —, cada uno con los términos de comunidades de propietarios propios de ese idioma. La ayuda de la app y los vídeos del producto están en inglés y alemán.