Tout ce sur quoi un syndic est jugé
Du Wirtschaftsplan et de la Jahresabrechnung à l’Eigentümerversammlung, la Mängelliste et le portail copropriétaire — tout le cycle de gestion d’une WEG, en un seul endroit. Conçu pour la WEG allemande.
Copropriétés, lots et copropriétaires
Le socle auquel se rattache toute autre fonctionnalité — qui possède quoi, dans quel immeuble, et depuis quand.
Copropriétés & lots
Copropriétés & lots
Chaque immeuble et chaque lot, avec ses quotes-parts (Miteigentumsanteile) — saisis une seule fois et tenus à jour, afin que le reste de Condomana travaille toujours sur la même base.
Copropriétaires
Copropriétaires
Qui possède quel lot, et depuis quand. Les changements de propriété sont suivis dans le temps, de sorte qu'un immeuble connaît toujours ses copropriétaires actuels — et ses anciens.
Invitations
Invitations
Invitez des collègues à gérer à vos côtés, et des copropriétaires sur leur portail — au moyen d'un lien à usage unique et à durée limitée. Les syndics et copropriétaires invités sont toujours gratuits.
Importez votre portefeuille, ressortez-le
Une entrée propre depuis votre ancien système, et une sortie honnête — vos données ne sont jamais prises en otage.
Import de migration
Reprise des données
Importez un portefeuille existant depuis un CSV canonique — copropriétés, lots, copropriétaires, quotes-parts, soldes d’ouverture et décomptes historiques. Lancez d’abord une simulation, examinez le rapprochement, puis validez. Un nouvel import ne crée jamais de doublons.
Import depuis votre ancien logiciel (Bêta)
Reprise depuis votre ancien logiciel (Bêta)
Un outil de mappage guidé lit un export de votre ancien logiciel directement dans l’importateur de migration, pour que vous n’ayez jamais à construire le CSV à la main. Les nouveaux outils de mappage arrivent en bêta — vérifiez toujours le rapport de rapprochement avant de valider.
Export CSV complet
Export CSV
Vos données vous appartiennent. Exportez toute l’organisation vers le même format canonique à tout moment — aller-retour exact, et jamais verrouillé derrière votre abonnement.
La comptabilité de la WEG, faite correctement
Au centime près, réparti selon les clés que vous définissez, et immuable une fois approuvé.
Budget prévisionnel
Wirtschaftsplan
Budgétez chaque nature de charge pour l’année et Condomana la transforme en avances (Hausgeld) de chaque lot. Approuvez-le et l’échéancier de l’année est figé.
Décompte annuel
Jahresabrechnung
Établissez la Jahresabrechnung à partir des écritures de l’année, réparties selon la clé de répartition de chaque nature de charge. L’approbation la fige, elle et ses écritures — les chiffres que reçoivent les copropriétaires ne peuvent jamais changer en douce.
Clés de répartition & natures de charges
Clés de répartition & natures de charges
Répartissez selon la quote-part (MEA), à parts égales, ou selon une clé personnalisée par lot. Arrondi au centime près par la méthode du plus fort reste, pour que chaque répartition tombe juste jusqu’au dernier centime.
Appels de fonds exceptionnels
Sonderumlagen
Lancez une Sonderumlage, répartissez-la selon n’importe quelle clé, et approuvez-la pour figer la part de chaque copropriétaire.
Écritures & soldes d’ouverture
Écritures & soldes d’ouverture
Un journal des écritures par immeuble, avec les soldes d’ouverture repris au moment de la bascule — pour qu’un décompte repose sur des chiffres réels dès le premier jour.
Saisie des factures
Saisie des justificatifs
Déposez une facture et l’IA en extrait le fournisseur, le montant, la TVA et la date pour que vous les vérifiiez. Vous corrigez ce qu’il faut et vous la comptabilisez — l’IA ne comptabilise jamais d’elle-même.
Du vote au registre
La prise de décision d’une WEG, avec la traçabilité documentaire sans lacune qu’exige le §24(7).
Assemblées générales & votes
Assemblée générale & votes
Construisez l’ordre du jour sous forme de règles de vote — base (par tête ou MEA) et majorité (simple ou unanimité). Enregistrez la présence et les pouvoirs, exprimez des votes pondérés, et la clôture d’un point calcule la majorité pour vous.
Résolutions par voie écrite
Résolution par voie écrite
Décidez entre deux assemblées. Une résolution par voie écrite passe par le même moteur et atterrit dans le même registre que tout le reste.
Registre des résolutions
Beschlusssammlung
Une Beschlusssammlung sans lacune, à numérotation continue, par immeuble. Les entrées ne peuvent qu’être complétées — recours, décisions de justice et corrections sont annotés, jamais écrasés — et elle s’exporte pour la transmission.
Chaque désordre, du signalement au traitement
La liste partagée que les copropriétaires peuvent consulter eux-mêmes, et l’entretien qui suit son calendrier.
Liste des désordres
Liste des désordres
Signalez un désordre sur un immeuble et faites-le avancer — ouvert, en cours, traité. La liste d’un immeuble est commune : chaque copropriétaire actuel peut la consulter et la commenter.
Entretien récurrent
Entretien
Planifiez l’entretien récurrent — l’ascenseur, le chauffage, le contrôle incendie — et Condomana génère le ticket à chaque échéance, pour que rien ne passe à la trappe.
Artisans & sous-tâches
Artisans & sous-tâches
Tenez un répertoire d’artisans et attribuez-les à un désordre, en décomposant un chantier plus important en sous-tâches que vous pouvez suivre jusqu’à leur traitement.
Photos & pièces jointes
Photos & pièces jointes
Joignez photos et fichiers à un désordre, pour que le problème constaté comme les travaux réalisés restent consignés.
Suivre un désordre
S’abonner aux désordres
Suivez n’importe quel désordre pour en recevoir les mises à jour — avec un désabonnement persistant, de sorte qu’une fois que vous vous retirez, cela le reste.
Un registre qui tient
Traçable
L'historique d'un désordre n'avance que dans un sens : le moment où les travaux ont commencé et celui où il a été traité ne sont jamais réécrits en douce — la preuve de votre obligation de vigilance tient.
Une vue à jour, pour tous
Ce pour quoi les copropriétaires vous sollicitent — où se trouve un document, ce qui a été annoncé — à une connexion près.
Diffusion des documents
Diffusion des documents
Classez chaque document auprès du bon immeuble et du bon lot, et partagez-le exactement avec les copropriétaires habilités à le consulter. Retrouvez n’importe quel fichier par recherche en texte intégral, et chaque téléversement est analysé contre les virus avant que quiconque puisse le télécharger.
Annonces
Annonces
Publiez un avis pour un ou plusieurs immeubles — l’Aushang numérique — épinglez l’essentiel, et touchez les copropriétaires à la fois sur leur portail et par notification.
Notifications & récapitulatifs
Notifications
Chaque personne choisit à quelle fréquence Condomana la contacte — dès qu’un événement survient, ou dans un récapitulatif quotidien, hebdomadaire ou mensuel. La cloche intégrée à l’application se met à jour en direct.
Portail copropriétaire
Portail copropriétaire
Un espace en libre-service, distinct de l’application du syndic, où les copropriétaires consultent les documents, les désordres et les actualités de leur immeuble, les commentent et gèrent leur propre profil.
Pour le copropriétaire bailleur — et son locataire
Le lot loué dispose lui aussi d’un portail, et un problème remonte la chaîne lorsqu’il le faut.
Portail locataire
Portail locataire
Les locataires se connectent pour voir ce que partage leur bailleur et pour signaler un problème — derrière leur propre accès, distinct de celui des copropriétaires.
Gestion locative
Gestion locative
Un copropriétaire bailleur enregistre et met fin aux locations de ses propres lots et y invite son locataire — le tout sans jamais toucher au lot d’un autre copropriétaire.
Chaîne d’escalade
Chaîne d’escalade
Un problème de locataire commence chez le bailleur. Si le bailleur l’appuie, ce même problème remonte au syndic — sans double saisie, sans fil perdu.
Une IA qui assiste — désactivée jusqu’à ce que vous l’activiez
Chaque fonction d’IA est activée au choix par organisation, journalisée et hébergée dans l’UE. Rien ne se comptabilise ni ne s’envoie tout seul.
Suggestions de documents
Suggestions de documents
Pour un document téléversé, l’IA propose un titre, un court résumé et des métadonnées — vous acceptez ou rejetez. Elle ne classe rien d’elle-même.
Assistant copropriétaire
Assistant copropriétaire
Les copropriétaires peuvent poser une question et obtenir une réponse fondée uniquement sur les documents qu’ils sont autorisés à consulter — avec la source citée, et un honnête « je ne sais pas » lorsqu’elle ne le peut pas.
Automatisation fondée sur des règles
Automatisation
Un entretien discret : des rappels sur les désordres en souffrance, des relances sur les invitations non acceptées, et des propositions d’archivage de ce qui est réglé depuis longtemps.
La conformité est le produit, pas une case à cocher
Conçu pour le RGPD et pour les exigences allemandes en matière de protection des données — inscrit dans le système, et non relégué à une note de bas de page.
Contrat de sous-traitance signé
Contrat de sous-traitance
Un contrat de sous-traitance (DPA) au titre de l'art. 28 du RGPD, versionné et signé une seule fois — l'application reste fermée aux données des copropriétaires tant qu'il n'est pas signé.
Votre organisation, isolée
Cloisonnement des clients
Tout ce que vous créez réside dans votre propre organisation, cloisonnée de toutes les autres, avec un accès interne régi par les rôles.
Un compte, plusieurs organisations
Plusieurs organisations
Gérez plusieurs cabinets avec une seule connexion et un rôle par organisation — passez de l’un à l’autre sans jamais vous déconnecter.
Droits des personnes concernées, intégrés
Droits des personnes concernées
Un export de données en un clic (art. 15/20) et un effacement encadré qui respecte les durées de conservation légales — la mécanique attendue par le RGPD, déjà intégrée.
Application mobile
Application mobile
Installez Condomana sur l’écran d’accueil de votre téléphone et saisissez un désordre même sans réseau — il se synchronise dès que vous êtes de nouveau en ligne. Notifications push facultatives, uniquement si vous les autorisez.
Hébergé dans l’UE et multilingue
Hébergement dans l’UE
Hébergé dans l’UE. L’application fonctionne en allemand et en anglais avec la terminologie WEG appropriée partout, et le site lui-même parle sept langues.
La façon honnête d'évaluer un logiciel, c'est de l'utiliser
Sept jours, accès complet, sans carte ni appel. Forgez-vous votre propre opinion.