Tout ce sur quoi un syndic est jugé

Copropriétés & lots

Chaque immeuble et chaque lot avec ses tantièmes, enregistrés une fois et tenus à jour, afin que le reste de Condomana travaille toujours à partir des mêmes données.

Copropriétaires

Qui détient quel lot, et depuis quand. Les changements de détention sont datés, de sorte qu'un immeuble connaît ses copropriétaires actuels ainsi que ses anciens copropriétaires.

Invitations

Invitez des collègues à gérer avec vous, et des copropriétaires dans leur portail, grâce à un lien à usage unique qui expire ensuite. Les gestionnaires et copropriétaires invités sont toujours gratuits.

Import de migration

Reprise des données

Importez un portefeuille existant depuis un fichier CSV ou Excel : immeubles, lots, copropriétaires et tantièmes, locataires, soldes d'ouverture, régularisations historiques, clés de répartition, provisions prévisionnelles, réserves et vos prestataires. Lancez d'abord un essai à blanc, vérifiez le rapprochement, puis validez. Une réimportation ne crée jamais de doublons.

Import depuis votre ancien logiciel (Bêta)

Reprise depuis votre ancien logiciel (Bêta)

Importez l'export de votre ancien logiciel, ou vos propres tableurs, tels quels. L'IA suggère ce que contient chaque fichier et à quoi correspond chaque colonne ; une liste de copropriétaires ou un état locatif avec le lot et la personne sur une même ligne est automatiquement scindé pour vous. Vous vérifiez et corrigez chaque correspondance ; seuls les en-têtes et quelques lignes d'exemple masquées sont transmis à l'IA, et une correspondance confirmée est réutilisée sans elle la fois suivante.

Export complet, quand vous le souhaitez

Export complet

Vos données vous appartiennent. Exportez l'organisation entière à tout moment : immeubles, lots, copropriétaires, historique des détentions, locations, soldes initiaux, régularisations, clés de répartition, provisions, réserves et prestataires au format CSV, ainsi que chaque document et justificatif téléchargé dans son format d'origine, accompagnés d'un manifeste précisant exactement le contenu de l'archive. L'export se réimporte à l'identique et n'est jamais verrouillé par votre abonnement.

Partir, et ce que vous emportez avec vous

Changement de prestataire

La sortie est inscrite dans nos conditions générales : le § 12 énumère douze catégories que nous remettons sous forme structurée et exploitable par machine, y compris le registre des résolutions en CSV et PDF, vos documents dans leurs formats d'origine, et le journal d'activité. Il n'y a aucun frais de sortie, aucun frais d'export et aucune pénalité, et toute somme payée à l'avance pour une période postérieure à la fin est remboursée au prorata.

Budget prévisionnel

Budgétez chaque nature de charge pour l’année et Condomana la transforme en provisions de chaque lot. Approuvez le budget et l’échéancier de l’année est figé.

Régularisation annuelle

Établissez la régularisation annuelle à partir des écritures de l'année, réparties selon la clé de répartition de chaque type de charge. L'approbation fige la régularisation et ses écritures, afin que les chiffres communiqués aux copropriétaires ne puissent plus changer ensuite.

Clés de répartition & natures de charges

Répartissez aux tantièmes, à parts égales, ou selon une clé personnalisée par lot. Arrondi au centime près par la méthode du plus fort reste, pour que chaque répartition tombe juste jusqu’au dernier centime.

Appels de fonds exceptionnels

Lancez un appel de fonds exceptionnel, répartissez-le selon n’importe quelle clé, et approuvez-le pour figer la part de chaque copropriétaire.

Écritures & soldes d’ouverture

Un journal d'écritures par copropriété, avec des soldes d'ouverture repris à la bascule, afin qu'une régularisation repose sur des chiffres réels dès le premier jour.

Saisie des factures

Saisie des justificatifs

Déposez une facture et l'IA en extrait le fournisseur, le numéro de facture, le montant et la date à vérifier. Vous corrigez ce qui doit l'être et enregistrez l'écriture vous-même ; l'IA ne comptabilise jamais seule.

Le décompte propre à chaque copropriétaire

Décompte individuel

L'approbation d'une régularisation génère pour chaque copropriétaire son propre décompte, dans son portail et en PDF : sa part de chaque type de charge, les provisions versées et le solde qui en résulte. Les copropriétaires ne voient que leurs propres lots, et rien avant l'approbation.

Fonds de travaux

Fonds de réserve pour travaux

Gérez le fonds de travaux, et tout autre fonds de réserve, comme un solde distinct. Une contribution est un type de charge qui l'alimente et qui est réparti entre les copropriétaires comme toute autre charge ; une dépense prélevée sur le fonds le diminue et n'est jamais répartie une seconde fois. Les prélèvements peuvent mentionner la résolution qui les a autorisés, et l'évolution du fonds apparaît dans la régularisation annuelle et dans le portail de chaque copropriétaire.

Contrôle des pièces justificatives

Contrôle des pièces

Le conseil syndical contrôle les écritures de dépenses de l'année dans le portail copropriétaire, chacune accompagnée de son justificatif, sans avoir à se déplacer dans vos locaux. Les membres marquent une écriture comme vérifiée ou la signalent par une question à laquelle vous répondez directement sur l'écriture, et clôturent le contrôle par une note d'audit archivée en PDF. Lecture seule sur la comptabilité : aucune action du conseil ne modifie une écriture.

Assemblées générales & votes

Assemblée générale & votes

Construisez l'ordre du jour sous forme de règles de vote, chacune avec la base de calcul et la majorité que prévoit le droit du pays de la copropriété. Enregistrez les présences et les procurations, saisissez des votes pondérés, et la clôture d'un point calcule la majorité pour vous.

Sondages

Demandez l'avis de la copropriété avant tout vote. Choix unique, choix multiple ou texte libre, anonyme ou nominatif, avec une échéance ; les copropriétaires, et les locataires si vous le souhaitez, répondent dans leur portail. Le taux de réponse et les résultats sont disponibles immédiatement, et s'exportent en CSV. Un sondage est une consultation d'opinion, pas une résolution : rien de ce qu'il produit n'engage la copropriété ni ne figure au registre.

Consultations écrites

Consultation écrite

Décidez entre deux assemblées. Les copropriétaires sont notifiés et répondent dans leur portail jusqu'à l'échéance, point par point, par oui, non ou abstention. Une réponse reçue par e-mail, vous l'enregistrez vous-même. Une consultation écrite passe par le même moteur et figure dans le même registre que tout le reste.

Assemblées en ligne & hybrides

Là où le droit du pays le permet et où la copropriété l'a décidé, les copropriétaires participent en ligne, à une assemblée hybride ou entièrement virtuelle. Ils rejoignent la séance depuis le portail, comptent comme présents et votent sur le point ouvert par le président de séance, pour eux-mêmes et pour chaque copropriétaire dont ils détiennent la procuration, le décompte se mettant à jour en direct. Chaque connexion, déconnexion et vote est consigné dans le journal de l'assemblée, joint au procès-verbal. La visioconférence reste dans l'outil que vous utilisez déjà.

Le procès-verbal, et sa signature

Procès-verbal et signature

Le procès-verbal est construit à partir de ce que l'assemblée a enregistré : qui était présent et qui détenait une procuration, la base légale de chaque point, sa majorité et son résultat. Personne ne le retape à partir d'un bloc-notes. Envoyez-le pour signature et les signataires signent dans le navigateur ; le PDF signé est haché, archivé au dossier de l'assemblée et partagé comme tout autre document.

Registre des résolutions

Un registre des résolutions numéroté en continu, sans aucune lacune, par copropriété. Les entrées ne peuvent qu'être ajoutées : les contestations, décisions de justice et corrections sont annotées, jamais écrasées. Le registre s'exporte pour une transmission de dossier.

Liste des désordres

Signalez un désordre sur un immeuble et faites-le avancer entre ouvert, en cours et traité. La liste d'un immeuble est commune : chaque copropriétaire actuel peut la consulter et y ajouter un commentaire.

Entretien récurrent

Entretien

Planifiez les entretiens récurrents tels que l'ascenseur, le chauffage ou le contrôle incendie, et Condomana crée le ticket à chaque échéance, afin que rien ne passe à la trappe.

Visites d’inspection

Visitez un immeuble avec une checklist, la vôtre ou une copie de notre tournée de sécurité du bâtiment comme simple point de départ, et consignez chaque point sur votre téléphone comme OK, désordre ou non applicable, avec une note et des photos. Un désordre devient un ticket en un geste, photos incluses. La fin de la tournée archive un rapport PDF avec les documents de la copropriété, réservé au personnel, au conseil syndical ou à tous les copropriétaires, selon votre choix.

Artisans & sous-tâches

Tenez un répertoire d’artisans et attribuez-les à un désordre, en décomposant un chantier plus important en sous-tâches que vous pouvez suivre jusqu’à leur traitement.

Devis et ordres de travaux par lien

Demandez un devis à plusieurs artisans, ou confiez les travaux à l’un d’eux, directement depuis le désordre. Chacun reçoit un lien personnel, sans compte : il indique son prix, accepte ou refuse, propose un rendez-vous, rend compte avec photos et déclare les travaux terminés. Attribuez un devis et les autres reçoivent un refus courtois. L’artisan ne voit que votre texte, l’adresse, le lot et les fichiers que vous choisissez ; ce qu’il envoie arrive sur le désordre comme note interne – les copropriétaires ne voient jamais la négociation.

Photos & pièces jointes

Joignez photos et fichiers à un désordre, pour que le problème constaté comme les travaux réalisés restent consignés.

Suivre un désordre

S’abonner aux désordres

Suivez n'importe quel désordre pour recevoir ses mises à jour. Une fois le suivi arrêté, il reste arrêté.

Un registre qui tient

Traçable

La chronologie d'un désordre n'avance que dans un sens, de sorte que personne ne peut réécrire quand les travaux ont débuté ni quand ils ont été traités, et la preuve de votre devoir de diligence reste solide.

Diffusion des documents

Classez chaque document auprès du bon immeuble et du bon lot, et partagez-le exactement avec les copropriétaires habilités à le consulter. Retrouvez n’importe quel fichier par recherche en texte intégral, et chaque téléversement est analysé contre les virus avant que quiconque puisse le télécharger.

Annonces

Publiez une annonce pour l'immeuble sur lequel vous travaillez comme sur un panneau d'affichage numérique, épinglez ce qui compte, et touchez les copropriétaires dans leur portail et par notification. Un seul fil couvre tous les immeubles que vous gérez.

Notifications & récapitulatifs

Notifications

Chaque personne choisit la fréquence à laquelle elle reçoit des nouvelles de Condomana : dès qu'un événement survient, ou dans un résumé quotidien, hebdomadaire ou mensuel. La cloche dans l'application se met à jour en direct.

Courriers postaux

Envoi postal

Tous les copropriétaires n'utilisent pas le portail. Chaque personne dispose d'un canal de distribution (portail, e-mail ou courrier), et une seule case cochée sur une annonce ou une diffusion groupée atteint tout le monde : l'aperçu indique qui reçoit quoi et par quel moyen, ainsi que qui reste injoignable. Les courriers arrivent sous la forme d'un unique PDF prêt à imprimer avec l'adresse positionnée dans la fenêtre de l'enveloppe, ou, en Allemagne, un service d'impression et d'envoi que vous connectez les imprime et les poste pour vous. Chaque lettre affiche son statut.

Portail copropriétaire

Un espace en libre-service, distinct de l’application du syndic, où les copropriétaires consultent les documents, désordres et actualités de leur immeuble, commentent, répondent aux consultations écrites, votent aux assemblées tenues en ligne et gèrent leur propre profil.

Carnet de l’immeuble

L'historique d'un immeuble sur une seule page : désordres et réparations, entretiens, interventions de prestataires, tournées d'inspection, assemblées, résolutions et annonces, lus en direct depuis l'endroit où ils ont été enregistrés. Ajoutez vos propres entrées pour tout ce qu'aucun autre écran ne connaît, comme la chaudière remplacée avant votre prise de mandat. Filtrez-le, faites-y des recherches, et exportez exactement ce que vous voyez en PDF pour une transmission de dossier ou une vente. Les copropriétaires le consultent dans leur portail, chacun uniquement ce qui le concerne.

Réservations de salles

Les résidents réservent la salle des fêtes, le logement d'hôtes ou la buanderie dans leur portail, gratuitement. Vous définissez les règles de chaque local : qui peut réserver, par quels créneaux, avec quel délai d'anticipation, les horaires d'ouverture, et si une demande nécessite votre validation. Les doubles réservations sont impossibles, les résidents voient qu'un créneau est pris mais jamais par qui, et chaque réservation confirmée arrive par e-mail avec une entrée dans le calendrier.

Portail locataire

Les locataires se connectent pour voir ce que leur bailleur partage et pour signaler un problème. Ils disposent de leur propre identifiant, distinct de celui des copropriétaires.

Gestion locative

Un copropriétaire bailleur enregistre et met fin aux baux sur ses propres lots et invite son locataire, sans jamais toucher au lot d'un autre copropriétaire.

Chaîne de transmission

Un problème signalé par un locataire part du bailleur. Si celui-ci le valide, le même problème remonte au gestionnaire, sans rien retaper et avec l'intégralité du fil conservée.

Suggestions de documents

Pour un document téléversé, l'IA propose un titre, un court résumé et des métadonnées, que vous acceptez ou rejetez. Elle n'archive rien d'elle-même.

Assistant copropriétaire

Les copropriétaires peuvent poser une question et obtenir une réponse fondée uniquement sur les documents qu'ils sont autorisés à consulter. La réponse cite sa source, et à défaut, elle indique « Je ne sais pas ».

Automatisation fondée sur des règles

Automatisation

Un entretien en arrière-plan : des rappels sur les désordres en souffrance, des relances sur les invitations non acceptées, et des propositions d'archivage de ce qui est réglé depuis longtemps.

Tri des désordres

Lorsqu'un désordre est signalé, l'IA suggère une catégorie, une urgence et d'éventuels doublons, et rédige une première réponse, le tout sous forme de puces que vous acceptez ou rejetez. Rien ne change tant que vous ne l'avez pas validé.

Rédaction

Un bouton « rédiger » sur les fils de désordres et les annonces : l'IA propose un texte formel, vous le modifiez et l'envoyez. Rien n'est jamais envoyé automatiquement.

Résumés de synthèse

Votre résumé de notifications s'ouvre sur un court récapitulatif en langage clair de ce qui s'est passé, comme les désordres signalés et traités ou les documents partagés. La liste complète suit en dessous.

Contrat de sous-traitance signé

Contrat de sous-traitance

Un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD) versionné, signé dans l'application au plus tard avant la souscription.

Votre organisation, isolée

Cloisonnement des clients

Tout ce que vous créez réside dans votre propre organisation, cloisonnée de toutes les autres, avec un accès interne régi par les rôles.

Un compte, plusieurs organisations

Plusieurs organisations

Travaillez pour plusieurs cabinets avec un seul identifiant et un rôle dans chaque organisation, et passez de l'un à l'autre sans vous déconnecter.

Droits des personnes concernées, intégrés

Droits des personnes concernées

Un export de données en un clic (art. 15/20) et un effacement contrôlé qui respecte les délais légaux de conservation, comme l'exige le RGPD.

Application mobile

Installez Condomana sur l'écran d'accueil de votre téléphone et signalez un désordre même sans réseau ; la synchronisation se fait dès que vous retrouvez une connexion. Les notifications push sont facultatives et n'arrivent que si vous les autorisez.

Hébergé dans l’UE et multilingue

Hébergement dans l’UE

Hébergé dans l'UE. L'application et le site sont disponibles en sept langues (anglais, allemand, français, italien, espagnol, polonais et portugais), chacune avec le vocabulaire de copropriété employé dans cette langue. L'aide intégrée et les vidéos de présentation sont en anglais et en allemand.