Tout ce sur quoi un syndic est jugé

Copropriétés & lots

Chaque immeuble et chaque lot, avec ses quotes-parts — saisis une seule fois et tenus à jour, afin que le reste de Condomana travaille toujours sur la même base.

Copropriétaires

Qui possède quel lot, et depuis quand. Les changements de propriété sont suivis dans le temps, de sorte qu'un immeuble connaît toujours ses copropriétaires actuels — et ses anciens.

Invitations

Invitez des collègues à gérer à vos côtés, et des copropriétaires sur leur portail — au moyen d'un lien à usage unique et à durée limitée. Les syndics et copropriétaires invités sont toujours gratuits.

Import de migration

Reprise des données

Importez un portefeuille existant depuis un CSV canonique — copropriétés, lots, copropriétaires, quotes-parts, soldes d’ouverture et décomptes historiques. Lancez d’abord une simulation, examinez le rapprochement, puis validez. Un nouvel import ne crée jamais de doublons.

Import depuis votre ancien logiciel (Bêta)

Reprise depuis votre ancien logiciel (Bêta)

Un outil de mappage guidé lit un export de votre ancien logiciel directement dans l’importateur de migration, pour que vous n’ayez jamais à construire le CSV à la main. Les nouveaux outils de mappage arrivent en bêta — vérifiez toujours le rapport de rapprochement avant de valider.

Export complet, quand vous le souhaitez

Export complet

Vos données vous appartiennent. Exportez l'ensemble de votre organisation à tout moment — immeubles, lots, copropriétaires, historique de propriété, locations, soldes d'ouverture et décomptes au format CSV, ainsi que chaque document et justificatif téléchargé dans son format d'origine, accompagnés d'un manifeste précisant exactement le contenu de l'archive. Fidèle à l'original, et jamais verrouillé par votre abonnement.

Partir, et ce que vous emportez avec vous

Changement de prestataire

Le départ est inscrit dans nos conditions générales, et non laissé à notre bonne volonté : l'article 12 énumère douze catégories que nous remettons sous forme structurée et exploitable — dont le registre des résolutions au format CSV et PDF, vos documents dans leur format d'origine, et le journal d'activité. Aucuns frais de sortie, aucuns frais d'export, aucune pénalité, et tout montant payé d'avance pour une période postérieure à la fin du contrat est remboursé au prorata.

Budget prévisionnel

Budgétez chaque nature de charge pour l’année et Condomana la transforme en avances de chaque lot. Approuvez-le et l’échéancier de l’année est figé.

Décompte annuel

Établissez le décompte annuel à partir des écritures de l’année, réparti selon la clé de répartition de chaque nature de charge. L’approbation le fige, lui et ses écritures — les chiffres que reçoivent les copropriétaires ne peuvent jamais changer en douce.

Clés de répartition & natures de charges

Répartissez selon la quote-part, à parts égales, ou selon une clé personnalisée par lot. Arrondi au centime près par la méthode du plus fort reste, pour que chaque répartition tombe juste jusqu’au dernier centime.

Appels de fonds exceptionnels

Lancez un appel de fonds exceptionnel, répartissez-le selon n’importe quelle clé, et approuvez-le pour figer la part de chaque copropriétaire.

Écritures & soldes d’ouverture

Un journal des écritures par immeuble, avec les soldes d’ouverture repris au moment de la bascule — pour qu’un décompte repose sur des chiffres réels dès le premier jour.

Saisie des factures

Saisie des justificatifs

Déposez une facture et l'IA en extrait le fournisseur, le numéro de facture, le montant et la date pour que vous puissiez les vérifier. Vous corrigez si nécessaire puis validez la comptabilisation — l'IA ne comptabilise jamais d'elle-même.

Le décompte propre à chaque copropriétaire

Décompte individuel

Approuver un décompte donne à chaque copropriétaire son propre relevé — sa quote-part de chaque type de charge, les provisions qu'il a versées, et le solde de régularisation qui en résulte — accessible dans son espace personnel et en PDF. Uniquement ses propres lots, et jamais avant l'approbation.

Fonds de travaux

Fonds de réserve pour travaux

Gérez le fonds de réserve pour travaux — et toute autre réserve — comme un solde distinct. Une contribution est un type de charge qui l'alimente et qui est répartie entre les copropriétaires comme toute autre charge ; une dépense prélevée sur la réserve la diminue et n'est jamais répartie une seconde fois. Les prélèvements peuvent être rattachés à la résolution qui les a autorisés, et l'évolution de la réserve apparaît dans le décompte annuel ainsi que dans l'espace de chaque copropriétaire.

État du patrimoine

L'état du patrimoine que reçoivent les copropriétaires après chaque exercice civil — en Allemagne, le rapport qu'impose le § 28 (4) WEG : l'état de chaque réserve avec les mouvements sous-jacents, calculé à partir des écritures de l'année et figé au moment de son établissement. Une fois approuvé, il est archivé en PDF et chaque copropriétaire peut le consulter. Il précise également ce qu'il ne couvre pas — Condomana n'ayant pas de connexion bancaire, les soldes de compte et les charges impayées proviennent de votre comptabilité.

Export pour contrôle fiscal

Contrôle fiscal

Remettez à un contrôleur fiscal le journal des écritures et l'index des pièces justificatives de la période, avec les types de charges, les clés de répartition, les décomptes et les budgets prévisionnels, au format CSV accompagné du fichier d'index et de la description qu'attend un outil d'audit — en Allemagne, la remise de données GDPdU prévue au § 147 (6) AO.

Assemblées générales & votes

Assemblée générale & votes

Construisez l’ordre du jour sous forme de règles de vote — base (par tête ou aux tantièmes) et majorité (simple ou unanimité). Enregistrez la présence et les pouvoirs, exprimez des votes pondérés, et la clôture d’un point calcule la majorité pour vous.

Résolutions par voie écrite

Résolution par voie écrite

Décidez entre deux assemblées. Une résolution par voie écrite passe par le même moteur et atterrit dans le même registre que tout le reste.

Le procès-verbal, et sa signature

Procès-verbal et signature

Le procès-verbal est composé à partir de ce qui a été effectivement enregistré lors de l'assemblée — qui était présent, qui détenait une procuration, la base légale de chaque point, sa majorité et son résultat — plutôt que retranscrit depuis un bloc-notes. Envoyez-le pour signature : les signataires signent directement dans le navigateur ; le PDF signé est haché, archivé sous l'assemblée correspondante et partagé comme tout autre document.

Registre des résolutions

Un registre des résolutions sans lacune, à numérotation continue, par immeuble (en Allemagne, le registre qu’impose le § 24 (7) WEG). Les entrées ne peuvent qu’être complétées — recours, décisions de justice et corrections sont annotés, jamais écrasés — et il s’exporte pour la transmission.

Liste des désordres

Signalez un désordre sur un immeuble et faites-le avancer — ouvert, en cours, traité. La liste d’un immeuble est commune : chaque copropriétaire actuel peut la consulter et la commenter.

Entretien récurrent

Entretien

Planifiez l’entretien récurrent — l’ascenseur, le chauffage, le contrôle incendie — et Condomana génère le ticket à chaque échéance, pour que rien ne passe à la trappe.

Artisans & sous-tâches

Tenez un répertoire d’artisans et attribuez-les à un désordre, en décomposant un chantier plus important en sous-tâches que vous pouvez suivre jusqu’à leur traitement.

Photos & pièces jointes

Joignez photos et fichiers à un désordre, pour que le problème constaté comme les travaux réalisés restent consignés.

Suivre un désordre

S’abonner aux désordres

Suivez n’importe quel désordre pour en recevoir les mises à jour — avec un désabonnement persistant, de sorte qu’une fois que vous vous retirez, cela le reste.

Un registre qui tient

Traçable

L'historique d'un désordre n'avance que dans un sens : le moment où les travaux ont commencé et celui où il a été traité ne sont jamais réécrits en douce — la preuve de votre obligation de vigilance tient.

Diffusion des documents

Classez chaque document auprès du bon immeuble et du bon lot, et partagez-le exactement avec les copropriétaires habilités à le consulter. Retrouvez n’importe quel fichier par recherche en texte intégral, et chaque téléversement est analysé contre les virus avant que quiconque puisse le télécharger.

Annonces

Publiez une annonce pour l'immeuble sur lequel vous travaillez — l'affichage numérique — épinglez ce qui compte, et touchez les copropriétaires à la fois sur leur portail et par notification. Un seul fil couvre tous les immeubles que vous gérez.

Notifications & récapitulatifs

Notifications

Chaque personne choisit à quelle fréquence Condomana la contacte — dès qu’un événement survient, ou dans un récapitulatif quotidien, hebdomadaire ou mensuel. La cloche intégrée à l’application se met à jour en direct.

Portail copropriétaire

Un espace en libre-service, distinct de l’application du syndic, où les copropriétaires consultent les documents, les désordres et les actualités de leur immeuble, les commentent et gèrent leur propre profil.

Portail locataire

Les locataires se connectent pour voir ce que partage leur bailleur et pour signaler un problème — derrière leur propre accès, distinct de celui des copropriétaires.

Gestion locative

Un copropriétaire bailleur enregistre et met fin aux locations de ses propres lots et y invite son locataire — le tout sans jamais toucher au lot d’un autre copropriétaire.

Chaîne d’escalade

Un problème de locataire commence chez le bailleur. Si le bailleur l’appuie, ce même problème remonte au syndic — sans double saisie, sans fil perdu.

Suggestions de documents

Pour un document téléversé, l’IA propose un titre, un court résumé et des métadonnées — vous acceptez ou rejetez. Elle ne classe rien d’elle-même.

Assistant copropriétaire

Les copropriétaires peuvent poser une question et obtenir une réponse fondée uniquement sur les documents qu’ils sont autorisés à consulter — avec la source citée, et un honnête « je ne sais pas » lorsqu’elle ne le peut pas.

Automatisation fondée sur des règles

Automatisation

Un entretien discret : des rappels sur les désordres en souffrance, des relances sur les invitations non acceptées, et des propositions d’archivage de ce qui est réglé depuis longtemps.

Tri des désordres

Lorsqu'un désordre est signalé, l'IA suggère une catégorie, un niveau d'urgence et d'éventuels doublons, et rédige une première réponse — sous forme de suggestions que vous acceptez ou rejetez. Rien n'est modifié tant que vous ne l'avez pas validé.

Rédaction

Un bouton « rédiger » sur les fils de désordres et les annonces : l'IA propose un texte formel, vous le modifiez et l'envoyez. Rien n'est jamais envoyé automatiquement.

Résumés de synthèse

Votre synthèse de notifications commence par un bref résumé en langage clair de ce qui s'est passé — désordres signalés et traités, documents partagés — au-dessus de la liste complète, sans la remplacer.

Contrat de sous-traitance signé

Contrat de sous-traitance

Un contrat de sous-traitance (DPA) au titre de l'art. 28 du RGPD, versionné et signé une seule fois — l'application reste fermée aux données des copropriétaires tant qu'il n'est pas signé.

Votre organisation, isolée

Cloisonnement des clients

Tout ce que vous créez réside dans votre propre organisation, cloisonnée de toutes les autres, avec un accès interne régi par les rôles.

Un compte, plusieurs organisations

Plusieurs organisations

Gérez plusieurs cabinets avec une seule connexion et un rôle par organisation — passez de l’un à l’autre sans jamais vous déconnecter.

Droits des personnes concernées, intégrés

Droits des personnes concernées

Un export de données en un clic (art. 15/20) et un effacement encadré qui respecte les durées de conservation légales — la mécanique attendue par le RGPD, déjà intégrée.

Application mobile

Installez Condomana sur l’écran d’accueil de votre téléphone et saisissez un désordre même sans réseau — il se synchronise dès que vous êtes de nouveau en ligne. Notifications push facultatives, uniquement si vous les autorisez.

Hébergé dans l’UE et multilingue

Hébergement dans l’UE

Hébergé dans l’UE. L’application et le site parlent sept langues — anglais, allemand, français, italien, espagnol, polonais et portugais — chacune avec le vocabulaire de la copropriété propre à cette langue. L’aide intégrée et les vidéos produit sont en anglais et en allemand.