Alles, woran ein Verwalter gemessen wird

Objekte & Einheiten

Jedes Objekt und jede Einheit mit ihren Miteigentumsanteilen – einmal erfasst und stets aktuell, damit der Rest von Condomana immer vom selben Stand ausgeht.

Eigentümer

Wem welche Einheit gehört, und seit wann. Eigentümerwechsel werden im Zeitverlauf erfasst, sodass ein Objekt stets seine aktuellen Miteigentümer kennt – und seine früheren.

Einladungen

Laden Sie Kollegen ein, gemeinsam mit Ihnen zu verwalten, und Eigentümer in ihr Portal – mit einem einmalig gültigen, ablaufenden Link. Eingeladene Verwalter und Eigentümer sind immer kostenlos.

Migrationsimport

Datenübernahme

Bringen Sie einen bestehenden Bestand aus einer kanonischen CSV ein – Objekte, Einheiten, Eigentümer, Miteigentumsanteile, Anfangsbestände und historische Abrechnungen. Führen Sie ihn zunächst als Testlauf aus, prüfen Sie den Abgleich und bestätigen Sie dann. Ein erneuter Import erzeugt nie Dubletten.

Import aus Ihrer bisherigen Software (Beta)

Umzug aus der Vorsoftware (Beta)

Ein geführter Zuordnungsassistent liest einen Export aus Ihrer bisherigen Software direkt in den Migrationsimporter ein, sodass Sie die CSV nie von Hand erstellen. Neue Zuordnungsassistenten erscheinen zunächst als Beta – prüfen Sie stets den Abgleichbericht, bevor Sie bestätigen.

Vollständiger Export, jederzeit

Vollständiger Export

Ihre Daten gehören Ihnen. Exportieren Sie die gesamte Organisation jederzeit – Liegenschaften, Einheiten, Eigentümer, Eigentumsverhältnisse samt Historie, Mietverhältnisse, Anfangsbestände und Abrechnungen als CSV, dazu jedes hochgeladene Dokument und jeden Beleg im Originalformat und ein Verzeichnis, das genau benennt, was im Archiv liegt. Exakt hin und zurück und nie hinter Ihrem Abonnement eingesperrt.

Der Ausstieg – und was Sie mitnehmen

Anbieterwechsel

Der Ausstieg steht in unseren AGB, nicht im Ermessen: § 12 benennt zwölf Kategorien, die wir strukturiert und maschinenlesbar herausgeben – darunter die Beschluss-Sammlung als CSV und PDF, Ihre Dokumente in ihren Originalformaten und die Protokolldaten. Keine Ausstiegsgebühr, keine Exportgebühr, keine Vertragsstrafe, und im Voraus gezahlte Entgelte für die Zeit nach dem Ende erstatten wir zeitanteilig.

Wirtschaftsplan

Planen Sie jede Kostenart für das Jahr, und Condomana macht daraus das Hausgeld jeder Einheit. Geben Sie ihn frei, und der Plan für das Jahr steht fest.

Jahresabrechnung

Erstellen Sie die Jahresabrechnung aus den Buchungen des Jahres, verteilt nach dem Verteilerschlüssel jeder Kostenart. Die Freigabe friert sie und ihre Buchungen ein – die Zahlen, die Eigentümer erhalten, können sich nie stillschweigend ändern.

Verteilerschlüssel & Kostenarten

Verteilen Sie nach Miteigentumsanteil (MEA), zu gleichen Teilen oder nach einem eigenen Schlüssel je Einheit. Auf den Cent genaue Rundung nach dem größten Rest, sodass jede Verteilung bis auf den letzten Cent aufgeht.

Sonderumlagen

Legen Sie eine Sonderumlage an, verteilen Sie sie nach einem beliebigen Schlüssel und geben Sie sie frei, um den Anteil jedes Eigentümers einzufrieren.

Buchungen & Anfangsbestände

Ein Buchungsjournal je Objekt, mit bei der Umstellung übernommenen Anfangsbeständen – damit eine Abrechnung vom ersten Tag an auf echten Zahlen steht.

Belegerfassung

Legen Sie eine Rechnung ab, und die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum zur Prüfung für Sie aus. Sie korrigieren bei Bedarf und buchen selbst — die KI bucht nie eigenständig.

Die eigene Einzelabrechnung

Einzelabrechnung

Mit der Genehmigung einer Abrechnung erhält jeder Eigentümer seine eigene Einzelabrechnung – seinen Anteil an jeder Kostenart, seine geleisteten Vorschüsse und die daraus folgende Abrechnungsspitze – im Portal und als PDF. Nur die eigenen Einheiten, und nie vor der Genehmigung.

Erhaltungsrücklage

Führen Sie die Erhaltungsrücklage – und jede weitere Rücklage – als eigenen Bestand. Eine Zuführung ist eine Kostenart, die sie speist, und wird den Eigentümern wie jede andere Kostenart umgelegt; eine aus der Rücklage bezahlte Ausgabe mindert sie und wird nie ein zweites Mal umgelegt. Entnahmen können den Beschluss nennen, der sie trägt, und die Entwicklung der Rücklage steht in der Jahresabrechnung und im Portal jedes Eigentümers.

Vermögensbericht

Der Vermögensbericht, den die Eigentümer nach jedem Kalenderjahr erhalten – in Deutschland der Bericht nach § 28 Abs. 4 WEG: der Stand jeder Rücklage samt der Vorgänge dahinter, errechnet aus den Buchungen des Jahres und mit der Erstellung festgeschrieben. Nach der Freigabe liegt er als PDF für jeden Eigentümer bereit. Er sagt auch, was er nicht abdeckt – Condomana hat keine Bankanbindung, Kontostände und offene Hausgelder kommen aus Ihrer Buchhaltung.

Betriebsprüfungsexport

Betriebsprüfung

Übergeben Sie dem Prüfer das Buchungsjournal und das Belegverzeichnis des Zeitraums, dazu Kostenarten, Verteilerschlüssel, Abrechnungen und Wirtschaftspläne – als CSV mit der Indexdatei und der Beschreibung, die eine Prüfsoftware erwartet: die Datenträgerüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO im GDPdU-Format.

Versammlungen & Abstimmungen

Eigentümerversammlung & Abstimmungen

Bauen Sie die Tagesordnung als Abstimmungsregeln auf – Grundlage (Köpfe oder MEA) und Mehrheit (einfach oder einstimmig). Erfassen Sie Anwesenheit und Vollmachten, geben Sie gewichtete Stimmen ab, und das Schließen eines Punkts berechnet die Mehrheit für Sie.

Umlaufbeschlüsse

Umlaufbeschluss

Entscheiden Sie zwischen den Versammlungen. Ein Umlaufbeschluss läuft durch dieselbe Engine und landet in derselben Beschlusssammlung wie alles andere.

Protokoll und Unterzeichnung

Protokoll & Unterzeichnung

Das Protokoll entsteht aus dem, was die Versammlung tatsächlich festgehalten hat – wer anwesend war und wer eine Vollmacht hielt, die Rechtsgrundlage jedes TOP, seine Mehrheit und sein Ergebnis – statt aus einem Block abgetippt zu werden. Schicken Sie es zur Unterschrift, und die Unterzeichnenden unterschreiben im Browser; das unterschriebene PDF wird gehasht, der Versammlung zugeordnet und wie jedes andere Dokument geteilt.

Beschlusssammlung

Eine lückenlose, fortlaufend nummerierte Beschlusssammlung je Objekt, wie § 24 Abs. 7 WEG sie verlangt. Einträge sind nur ergänzbar – Anfechtungen, Gerichtsurteile und Korrekturen werden vermerkt, nie überschrieben – und sie lässt sich zur Übergabe exportieren.

Mängelliste

Melden Sie einen Mangel zu einem Gebäude und bringen Sie ihn voran – offen, in Bearbeitung, erledigt. Die Liste eines Gebäudes ist gemeinschaftlich: Jeder aktuelle Eigentümer kann sie sehen und kommentieren.

Wiederkehrende Wartung

Wartung

Planen Sie wiederkehrende Wartung – den Aufzug, die Heizung, die Brandschau – und Condomana erzeugt bei jeder Fälligkeit den Vorgang, sodass nichts durchrutscht.

Handwerker & Teilaufgaben

Handwerker & Unteraufgaben

Führen Sie ein Verzeichnis von Handwerksbetrieben und weisen Sie sie einem Mangel zu, indem Sie einen größeren Auftrag in Teilaufgaben zerlegen, die Sie bis zur Erledigung verfolgen können.

Fotos & Anhänge

Hängen Sie einem Mangel Fotos und Dateien an, sodass sowohl der Schaden als auch die Behebung dokumentiert bleiben.

Einem Mangel folgen

Mängel abonnieren

Folgen Sie einem beliebigen Mangel, um seine Aktualisierungen zu erhalten – mit dauerhafter Abmeldung, sodass es dabei bleibt, sobald Sie sich abmelden.

Ein Nachweis, der standhält

Nachvollziehbar

Die Chronik eines Mangels läuft nur vorwärts – wann die Arbeit begann und wann er erledigt wurde, wird nie stillschweigend umgeschrieben. So hält der Nachweis Ihrer Verkehrssicherungspflicht stand.

Dokumentenverteilung

Legen Sie jedes Dokument beim richtigen Gebäude und der richtigen Einheit ab und teilen Sie es genau mit den berechtigten Eigentümern. Finden Sie jede Datei per Volltextsuche wieder, und jeder Upload wird virengeprüft, bevor ihn jemand herunterladen kann.

Ankündigungen

Veröffentlichen Sie eine Mitteilung für das Gebäude, an dem Sie gerade arbeiten – den digitalen Aushang – heben Sie Wichtiges hervor und erreichen Sie Eigentümer sowohl im Portal als auch per Benachrichtigung. Ein Feed umfasst alle von Ihnen verwalteten Gebäude.

Benachrichtigungen & Zusammenfassungen

Benachrichtigungen

Jeder wählt, wie oft er von Condomana hört – im Moment des Geschehens oder als tägliche, wöchentliche oder monatliche Zusammenfassung. Die Glocke in der App aktualisiert sich live.

Eigentümerportal

Ein Self-Service-Bereich, getrennt von der Verwalter-App, in dem Eigentümer die Dokumente, Mängel und Neuigkeiten ihres Objekts sehen, kommentieren und ihr eigenes Profil verwalten.

Mieterportal

Mieter melden sich an, um zu sehen, was ihr Vermieter teilt, und um ein Anliegen zu melden – hinter ihrem eigenen Login, getrennt von den Eigentümern.

Mietverwaltung

Ein vermietender Eigentümer erfasst und beendet Mietverhältnisse an seinen eigenen Einheiten und lädt seinen Mieter ein – alles, ohne je die Einheit eines Miteigentümers zu berühren.

Eskalationskette

Ein Mieteranliegen beginnt beim Vermieter. Befürwortet der Vermieter es, steigt genau dasselbe Anliegen zur Verwaltung auf – ohne erneutes Erfassen, ohne verlorenen Faden.

Dokument-Vorschläge

Zu einem hochgeladenen Dokument schlägt die KI einen Titel, eine kurze Zusammenfassung und Metadaten vor – Sie übernehmen oder verwerfen. Sie ordnet nichts von selbst zu.

Eigentümer-Assistent

Eigentümer können eine Frage stellen und erhalten eine Antwort, die sich ausschließlich auf die Dokumente stützt, die sie sehen dürfen – mit Quellenangabe und einem ehrlichen „Ich weiß es nicht“, wenn es nicht möglich ist.

Regelbasierte Automatisierung

Automatik

Stille Pflege im Hintergrund: Hinweise auf liegengebliebene Mängel, Erinnerungen an nicht angenommene Einladungen und Vorschläge, längst Erledigtes zu archivieren.

Mängel-Triage

Wenn ein Mangel gemeldet wird, schlägt die KI eine Kategorie, eine Dringlichkeit und mögliche Duplikate vor und entwirft eine erste Antwort — als Vorschläge, die Sie annehmen oder ablehnen können. Es ändert sich nichts, bis Sie es bestätigen.

Entwürfe

Eine Schaltfläche „Entwurf“ bei Mängel-Verläufen und Mitteilungen: Die KI schlägt den Text in korrekter Sie-Form vor, Sie bearbeiten und senden ihn. Es wird nie etwas von selbst verschickt.

Zusammenfassungen

Ihre Benachrichtigungsübersicht beginnt mit einer kurzen, verständlichen Zusammenfassung des Geschehens — gemeldete und bearbeitete Mängel, geteilte Dokumente — oberhalb der vollständigen Liste, nicht anstelle davon.

Unterzeichneter Auftragsverarbeitungsvertrag

Auftragsverarbeitungsvertrag

Ein versionierter Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 (AVV), einmal unterschrieben – ohne Unterschrift bleibt die App für Eigentümerdaten geschlossen.

Ihre Organisation, isoliert

Mandantentrennung

Alles, was Sie anlegen, liegt in Ihrer eigenen Organisation, abgeschottet von allen anderen, mit rollenbasiertem Zugriff.

Ein Konto, viele Organisationen

Mehrere Organisationen

Verwalten Sie über mehrere Firmen hinweg mit einem einzigen Login und einer Rolle je Organisation – wechseln Sie zwischen ihnen, ohne sich je abzumelden.

Betroffenenrechte, eingebaut

Betroffenenrechte

Ein Datenexport per Klick (Art. 15/20) und eine geregelte Löschung, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen wahrt – die Mechanik, die die DSGVO erwartet, schon eingebaut.

Mobile App

Installieren Sie Condomana auf dem Home-Bildschirm Ihres Telefons und erfassen Sie einen Mangel selbst ohne Empfang – er synchronisiert sich, sobald Sie wieder online sind. Optionale Push-Benachrichtigungen, nur wenn Sie sie erlauben.

In der EU gehostet und mehrsprachig

EU-Hosting

Gehostet in der EU. App und Website sprechen sieben Sprachen – Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch und Portugiesisch – jeweils mit den Fachbegriffen, die in dieser Sprache üblich sind. Die Hilfe in der App und die Produktvideos gibt es auf Deutsch und Englisch.