Alles, woran ein Verwalter gemessen wird
Vom Wirtschaftsplan und der Jahresabrechnung über die Eigentümerversammlung und die Mängelliste bis zum Eigentümerportal – der gesamte Zyklus einer WEG-Verwaltung, an einem Ort. Gebaut für die deutsche WEG.
Objekte, Einheiten und Eigentümer
Der Datenbestand, an dem jede andere Funktion hängt – wem was gehört, in welchem Objekt und seit wann.
Objekte & Einheiten
Objekte & Einheiten
Jedes Objekt und jede Einheit mit ihren Miteigentumsanteilen – einmal erfasst und stets aktuell, damit der Rest von Condomana immer vom selben Stand ausgeht.
Eigentümer
Eigentümer
Wem welche Einheit gehört, und seit wann. Eigentümerwechsel werden im Zeitverlauf erfasst, sodass ein Objekt stets seine aktuellen Miteigentümer kennt – und seine früheren.
Einladungen
Einladungen
Laden Sie Kollegen ein, gemeinsam mit Ihnen zu verwalten, und Eigentümer in ihr Portal – mit einem einmalig gültigen, ablaufenden Link. Eingeladene Verwalter und Eigentümer sind immer kostenlos.
Bestand hineinbringen, wieder herausholen
Ein sauberer Weg hinein aus Ihrem alten System und ein ehrlicher Weg hinaus – Ihre Daten werden nie als Geisel gehalten.
Migrationsimport
Datenübernahme
Bringen Sie einen bestehenden Bestand aus einer kanonischen CSV ein – Objekte, Einheiten, Eigentümer, Miteigentumsanteile, Anfangsbestände und historische Abrechnungen. Führen Sie ihn zunächst als Testlauf aus, prüfen Sie den Abgleich und bestätigen Sie dann. Ein erneuter Import erzeugt nie Dubletten.
Import aus Ihrer bisherigen Software (Beta)
Umzug aus der Vorsoftware (Beta)
Ein geführter Zuordnungsassistent liest einen Export aus Ihrer bisherigen Software direkt in den Migrationsimporter ein, sodass Sie die CSV nie von Hand erstellen. Neue Zuordnungsassistenten erscheinen zunächst als Beta – prüfen Sie stets den Abgleichbericht, bevor Sie bestätigen.
Vollständiger CSV-Export
CSV-Export
Ihre Daten gehören Ihnen. Exportieren Sie die gesamte Organisation jederzeit zurück in dasselbe kanonische Format – exakt hin und zurück und nie hinter Ihrem Abonnement eingesperrt.
Die WEG-Buchhaltung, richtig gemacht
Auf den Cent genau, verteilt nach den von Ihnen festgelegten Schlüsseln und nach Freigabe unveränderlich.
Wirtschaftsplan
Wirtschaftsplan
Planen Sie jede Kostenart für das Jahr, und Condomana macht daraus die Vorauszahlungen (Hausgeld) jeder Einheit. Geben Sie ihn frei, und der Plan für das Jahr steht fest.
Jahresabrechnung
Jahresabrechnung
Erstellen Sie die Jahresabrechnung aus den Buchungen des Jahres, verteilt nach dem Verteilerschlüssel jeder Kostenart. Die Freigabe friert sie und ihre Buchungen ein – die Zahlen, die Eigentümer erhalten, können sich nie stillschweigend ändern.
Verteilerschlüssel & Kostenarten
Verteilerschlüssel & Kostenarten
Verteilen Sie nach Miteigentumsanteil (MEA), zu gleichen Teilen oder nach einem eigenen Schlüssel je Einheit. Auf den Cent genaue Rundung nach dem größten Rest, sodass jede Verteilung bis auf den letzten Cent aufgeht.
Sonderumlagen
Sonderumlagen
Legen Sie eine Sonderumlage an, verteilen Sie sie nach einem beliebigen Schlüssel und geben Sie sie frei, um den Anteil jedes Eigentümers einzufrieren.
Buchungen & Anfangsbestände
Buchungen & Anfangsbestände
Ein Buchungsjournal je Objekt, mit bei der Umstellung übernommenen Anfangsbeständen – damit eine Abrechnung vom ersten Tag an auf echten Zahlen steht.
Belegerfassung
Belegerfassung
Legen Sie eine Rechnung ab, und die KI liest Lieferant, Betrag, MwSt. und Datum zur Prüfung aus. Sie korrigieren, was nötig ist, und buchen – die KI bucht nie von selbst.
Von der Abstimmung bis zur Beschlusssammlung
Die Beschlussfassung einer WEG, mit der lückenlosen Aktenlage, die §24(7) verlangt.
Versammlungen & Abstimmungen
Eigentümerversammlung & Abstimmungen
Bauen Sie die Tagesordnung als Abstimmungsregeln auf – Grundlage (Köpfe oder MEA) und Mehrheit (einfach oder einstimmig). Erfassen Sie Anwesenheit und Vollmachten, geben Sie gewichtete Stimmen ab, und das Schließen eines Punkts berechnet die Mehrheit für Sie.
Umlaufbeschlüsse
Umlaufbeschluss
Entscheiden Sie zwischen den Versammlungen. Ein Umlaufbeschluss läuft durch dieselbe Engine und landet in derselben Beschlusssammlung wie alles andere.
Beschlusssammlung
Beschlusssammlung
Eine lückenlose, fortlaufend nummerierte Beschlusssammlung je Objekt. Einträge sind nur ergänzbar – Anfechtungen, Gerichtsurteile und Korrekturen werden vermerkt, nie überschrieben – und sie lässt sich zur Übergabe exportieren.
Jeder Mangel, von der Meldung bis zur Erledigung
Die gemeinsame Liste, die Eigentümer selbst einsehen können, und die Wartung, die planmäßig läuft.
Mängelliste
Mängelliste
Melden Sie einen Mangel zu einem Gebäude und bringen Sie ihn voran – offen, in Bearbeitung, erledigt. Die Liste eines Gebäudes ist gemeinschaftlich: Jeder aktuelle Eigentümer kann sie sehen und kommentieren.
Wiederkehrende Wartung
Wartung
Planen Sie wiederkehrende Wartung – den Aufzug, die Heizung, die Brandschau – und Condomana erzeugt bei jeder Fälligkeit den Vorgang, sodass nichts durchrutscht.
Handwerker & Teilaufgaben
Handwerker & Unteraufgaben
Führen Sie ein Verzeichnis von Handwerksbetrieben und weisen Sie sie einem Mangel zu, indem Sie einen größeren Auftrag in Teilaufgaben zerlegen, die Sie bis zur Erledigung verfolgen können.
Fotos & Anhänge
Fotos & Anhänge
Hängen Sie einem Mangel Fotos und Dateien an, sodass sowohl der Schaden als auch die Behebung dokumentiert bleiben.
Einem Mangel folgen
Mängel abonnieren
Folgen Sie einem beliebigen Mangel, um seine Aktualisierungen zu erhalten – mit dauerhafter Abmeldung, sodass es dabei bleibt, sobald Sie sich abmelden.
Ein Nachweis, der standhält
Nachvollziehbar
Die Chronik eines Mangels läuft nur vorwärts – wann die Arbeit begann und wann er erledigt wurde, wird nie stillschweigend umgeschrieben. So hält der Nachweis Ihrer Verkehrssicherungspflicht stand.
Ein aktuelles Bild, für alle
Wofür Eigentümer Sie bedrängen – wo ein Dokument ist, was angekündigt wurde – nur ein Login entfernt.
Dokumentenverteilung
Dokumentenverteilung
Legen Sie jedes Dokument beim richtigen Gebäude und der richtigen Einheit ab und teilen Sie es genau mit den berechtigten Eigentümern. Finden Sie jede Datei per Volltextsuche wieder, und jeder Upload wird virengeprüft, bevor ihn jemand herunterladen kann.
Ankündigungen
Ankündigungen
Veröffentlichen Sie eine Mitteilung für ein oder mehrere Gebäude – den digitalen Aushang –, heften Sie Wichtiges an und erreichen Sie Eigentümer sowohl in ihrem Portal als auch per Benachrichtigung.
Benachrichtigungen & Zusammenfassungen
Benachrichtigungen
Jeder wählt, wie oft er von Condomana hört – im Moment des Geschehens oder als tägliche, wöchentliche oder monatliche Zusammenfassung. Die Glocke in der App aktualisiert sich live.
Eigentümerportal
Eigentümerportal
Ein Self-Service-Bereich, getrennt von der Verwalter-App, in dem Eigentümer die Dokumente, Mängel und Neuigkeiten ihres Objekts sehen, kommentieren und ihr eigenes Profil verwalten.
Für den vermietenden Eigentümer – und seinen Mieter
Auch die vermietete Einheit erhält ein Portal, und ein Anliegen steigt die Kette hinauf, wenn es sein muss.
Mieterportal
Mieterportal
Mieter melden sich an, um zu sehen, was ihr Vermieter teilt, und um ein Anliegen zu melden – hinter ihrem eigenen Login, getrennt von den Eigentümern.
Mietverwaltung
Mietverwaltung
Ein vermietender Eigentümer erfasst und beendet Mietverhältnisse an seinen eigenen Einheiten und lädt seinen Mieter ein – alles, ohne je die Einheit eines Miteigentümers zu berühren.
Eskalationskette
Eskalationskette
Ein Mieteranliegen beginnt beim Vermieter. Befürwortet der Vermieter es, steigt genau dasselbe Anliegen zur Verwaltung auf – ohne erneutes Erfassen, ohne verlorenen Faden.
KI, die unterstützt – aus, bis Sie sie einschalten
Jede KI-Funktion ist pro Organisation zuschaltbar, wird protokolliert und in der EU gehostet. Nichts bucht oder versendet von selbst.
Dokument-Vorschläge
Dokument-Vorschläge
Zu einem hochgeladenen Dokument schlägt die KI einen Titel, eine kurze Zusammenfassung und Metadaten vor – Sie übernehmen oder verwerfen. Sie ordnet nichts von selbst zu.
Eigentümer-Assistent
Eigentümer-Assistent
Eigentümer können eine Frage stellen und erhalten eine Antwort, die sich ausschließlich auf die Dokumente stützt, die sie sehen dürfen – mit Quellenangabe und einem ehrlichen „Ich weiß es nicht“, wenn es nicht möglich ist.
Regelbasierte Automatisierung
Automatik
Stille Pflege im Hintergrund: Hinweise auf liegengebliebene Mängel, Erinnerungen an nicht angenommene Einladungen und Vorschläge, längst Erledigtes zu archivieren.
Compliance ist das Produkt, kein Häkchen
Gebaut für die DSGVO und die Erwartungen des deutschen Datenschutzes – im System verankert, nicht als Fußnote.
Unterzeichneter Auftragsverarbeitungsvertrag
Auftragsverarbeitungsvertrag
Ein versionierter Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 (AVV), einmal unterschrieben – ohne Unterschrift bleibt die App für Eigentümerdaten geschlossen.
Ihre Organisation, isoliert
Mandantentrennung
Alles, was Sie anlegen, liegt in Ihrer eigenen Organisation, abgeschottet von allen anderen, mit rollenbasiertem Zugriff.
Ein Konto, viele Organisationen
Mehrere Organisationen
Verwalten Sie über mehrere Firmen hinweg mit einem einzigen Login und einer Rolle je Organisation – wechseln Sie zwischen ihnen, ohne sich je abzumelden.
Betroffenenrechte, eingebaut
Betroffenenrechte
Ein Datenexport per Klick (Art. 15/20) und eine geregelte Löschung, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen wahrt – die Mechanik, die die DSGVO erwartet, schon eingebaut.
Mobile App
Mobile App
Installieren Sie Condomana auf dem Home-Bildschirm Ihres Telefons und erfassen Sie einen Mangel selbst ohne Empfang – er synchronisiert sich, sobald Sie wieder online sind. Optionale Push-Benachrichtigungen, nur wenn Sie sie erlauben.
In der EU gehostet und mehrsprachig
EU-Hosting
Gehostet in der EU. Die App funktioniert auf Deutsch und Englisch mit durchgängig korrekter WEG-Terminologie, und die Website selbst spricht sieben Sprachen.
Software beurteilt man am ehrlichsten, indem man sie nutzt
Sieben Tage, voller Zugriff, keine Karte und kein Anruf. Bilden Sie sich Ihr eigenes Urteil.