Alles, woran ein Verwalter gemessen wird

Objekte & Einheiten

Jedes Objekt und jede Einheit mit ihren Miteigentumsanteilen, einmal erfasst und laufend aktuell, damit der Rest von Condomana immer vom selben Stand ausgeht.

Eigentümer

Wem welche Einheit gehört, und seit wann. Eigentümerwechsel werden mit Datum erfasst, sodass ein Objekt seine aktuellen und seine früheren Miteigentümer kennt.

Einladungen

Laden Sie Kollegen ein, die mit Ihnen verwalten, und Eigentümer in ihr Portal, jeweils mit einem Link, der nur einmal gilt und dann abläuft. Eingeladene Verwalter und Eigentümer sind immer kostenlos.

Migrationsimport

Datenübernahme

Übernehmen Sie einen bestehenden Bestand aus CSV oder Excel: Liegenschaften, Einheiten, Eigentümer und Miteigentumsanteile, Mieter, Anfangsbestände, frühere Abrechnungen, Verteilerschlüssel, Hausgeld-Vorschüsse, Rücklagen und Ihre Handwerker. Erst als Probelauf, dann den Abgleich prüfen, dann übernehmen. Ein erneuter Import legt nie etwas doppelt an.

Import aus Ihrer bisherigen Software (Beta)

Umzug aus der Vorsoftware (Beta)

Laden Sie den Export Ihrer bisherigen Software oder Ihre eigenen Tabellen so hoch, wie sie sind. Die KI schlägt vor, welche Datei was enthält und welche Spalte wohin gehört, und eine Eigentümer- oder Mieterliste mit Einheit und Person in einer Zeile wird für Sie aufgeteilt. Sie prüfen und korrigieren jede Zuordnung; an die KI gehen nur Überschriften und einige maskierte Beispielzeilen, und eine bestätigte Zuordnung wird beim nächsten Mal ohne KI wiederverwendet.

Vollständiger Export, jederzeit

Vollständiger Export

Ihre Daten gehören Ihnen. Exportieren Sie die gesamte Organisation jederzeit: Liegenschaften, Einheiten, Eigentümer, Eigentumsverhältnisse samt Historie, Mietverhältnisse, Anfangsbestände, Abrechnungen, Verteilerschlüssel, Vorauszahlungen, Rücklagen und Handwerker als CSV, dazu jedes hochgeladene Dokument und jeden Beleg im Originalformat und ein Verzeichnis, das genau benennt, was im Archiv liegt. Der Export lässt sich verlustfrei wieder einlesen und hängt nie an Ihrem Abonnement.

Der Ausstieg und was Sie mitnehmen

Anbieterwechsel

Der Ausstieg ist in unseren AGB geregelt: § 12 benennt zwölf Kategorien, die wir strukturiert und maschinenlesbar herausgeben, darunter die Beschluss-Sammlung als CSV und PDF, Ihre Dokumente in ihren Originalformaten und die Protokolldaten. Es gibt keine Ausstiegsgebühr, keine Exportgebühr und keine Vertragsstrafe, und im Voraus gezahlte Entgelte für die Zeit nach dem Ende erstatten wir zeitanteilig.

Wirtschaftsplan

Planen Sie jede Kostenart für das Jahr, und Condomana macht daraus das Hausgeld jeder Einheit. Geben Sie ihn frei, und der Plan für das Jahr steht fest.

Jahresabrechnung

Erstellen Sie die Jahresabrechnung aus den Buchungen des Jahres, verteilt nach dem Verteilerschlüssel jeder Kostenart. Die Freigabe friert die Abrechnung und ihre Buchungen ein, sodass sich die Zahlen, die Eigentümer erhalten, danach nicht mehr ändern können.

Verteilerschlüssel & Kostenarten

Verteilen Sie nach Miteigentumsanteil (MEA), zu gleichen Teilen oder nach einem eigenen Schlüssel je Einheit. Auf den Cent genaue Rundung nach dem größten Rest, sodass jede Verteilung bis auf den letzten Cent aufgeht.

Sonderumlagen

Legen Sie eine Sonderumlage an, verteilen Sie sie nach einem beliebigen Schlüssel und geben Sie sie frei, um den Anteil jedes Eigentümers einzufrieren.

Buchungen & Anfangsbestände

Ein Buchungsjournal je Objekt, mit den bei der Umstellung übernommenen Anfangsbeständen, damit eine Abrechnung vom ersten Tag an auf echten Zahlen steht.

Belegerfassung

Legen Sie eine Rechnung ab, und die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum zur Prüfung für Sie aus. Sie korrigieren, was nötig ist, und buchen selbst. Die KI bucht nie eigenständig.

Die eigene Einzelabrechnung

Einzelabrechnung

Mit der Genehmigung einer Abrechnung erhält jeder Eigentümer seine Einzelabrechnung, im Portal und als PDF: seinen Anteil an jeder Kostenart, seine geleisteten Vorschüsse und die daraus folgende Abrechnungsspitze. Er sieht nur seine eigenen Einheiten und nichts vor der Genehmigung.

Erhaltungsrücklage

Führen Sie die Erhaltungsrücklage und jede weitere Rücklage als eigenen Bestand. Eine Zuführung ist eine Kostenart, die sie speist, und wird den Eigentümern wie jede andere Kostenart umgelegt; eine aus der Rücklage bezahlte Ausgabe mindert sie und wird nie ein zweites Mal umgelegt. Entnahmen können den Beschluss nennen, der sie trägt, und die Entwicklung der Rücklage steht in der Jahresabrechnung und im Portal jedes Eigentümers.

Vermögensbericht

Der Vermögensbericht, den die Eigentümer nach jedem Kalenderjahr erhalten, in Deutschland der Bericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Er zeigt den Stand jeder Rücklage samt der Vorgänge dahinter, errechnet aus den Buchungen des Jahres und mit der Erstellung festgeschrieben. Nach der Freigabe liegt er als PDF für jeden Eigentümer bereit. Er sagt auch, was er nicht abdeckt: Condomana hat keine Bankanbindung, Kontostände und offene Hausgelder kommen deshalb aus Ihrer Buchhaltung.

Betriebsprüfungsexport

Betriebsprüfung

Übergeben Sie dem Prüfer das Buchungsjournal und das Belegverzeichnis des Zeitraums, dazu Kostenarten, Verteilerschlüssel, Abrechnungen und Wirtschaftspläne, als CSV mit der Indexdatei und der Beschreibung, die eine Prüfsoftware erwartet. Das ist die Datenträgerüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO im GDPdU-Format.

Belegprüfung

Der Verwaltungsbeirat prüft die Ausgabenbuchungen des Jahres im Eigentümerportal, jede mit ihrem Beleg daneben, ohne Termin in Ihrem Büro. Die Mitglieder haken eine Buchung als geprüft ab oder markieren sie mit einer Frage, die Sie direkt an der Buchung beantworten, und schließen die Prüfung mit einem Prüfvermerk ab, der als PDF abgelegt wird. Die Buchhaltung bleibt unberührt: Nichts, was der Beirat tut, ändert eine Buchung.

Versammlungen & Abstimmungen

Eigentümerversammlung & Abstimmungen

Bauen Sie die Tagesordnung als Abstimmungsregeln auf, jeweils mit Grundlage (Köpfe oder MEA) und Mehrheit (einfach oder einstimmig). Erfassen Sie Anwesenheit und Vollmachten, geben Sie gewichtete Stimmen ab, und das Schließen eines Punkts berechnet die Mehrheit für Sie.

Umfragen

Fragen Sie die Gemeinschaft nach ihrer Meinung, bevor etwas zur Abstimmung kommt. Einfach- oder Mehrfachauswahl oder Freitext, anonym oder namentlich, mit Frist; Eigentümer und auf Wunsch auch Mieter antworten im Portal. Rücklaufquote und Ergebnis sehen Sie sofort, als CSV auch zum Weitergeben. Eine Umfrage ist ein Stimmungsbild, kein Beschluss: Nichts davon bindet die Gemeinschaft oder landet in der Beschlusssammlung.

Umlaufbeschlüsse

Umlaufbeschluss

Entscheiden Sie zwischen den Versammlungen. Die Eigentümer werden benachrichtigt und antworten bis zur Frist im Portal, Punkt für Punkt mit Ja, Nein oder Enthaltung. Eine Antwort, die per E-Mail eintrifft, tragen Sie selbst ein. Ein Umlaufbeschluss läuft durch dieselbe Auszählung und landet in derselben Beschluss-Sammlung wie alles andere.

Online- & Hybridversammlung

In Deutschland nehmen Eigentümer auch online teil: an einer hybriden Versammlung, sobald die Gemeinschaft das beschlossen hat (§ 23 Abs. 1 S. 2 WEG), oder an einer rein virtuellen mit Drei-Viertel-Beschluss (§ 23 Abs. 1a WEG). Sie treten im Portal bei, gelten als anwesend und stimmen über den Punkt ab, den die Versammlungsleitung öffnet, für sich und für alle, deren Vollmacht sie halten. Die Auszählung aktualisiert sich dabei live. Jeder Beitritt, jedes Verlassen und jede Stimme steht im Versammlungsverlauf, der dem Protokoll beiliegt. Die Videokonferenz bleibt in dem Werkzeug, das Sie schon nutzen.

Protokoll und Unterzeichnung

Protokoll & Unterzeichnung

Das Protokoll entsteht aus dem, was in der Versammlung erfasst wurde: wer anwesend war und wer eine Vollmacht hielt, die Rechtsgrundlage jedes TOP, seine Mehrheit und sein Ergebnis. Niemand tippt es von einem Block ab. Schicken Sie es zur Unterschrift, und die Unterzeichnenden unterschreiben im Browser; das unterschriebene PDF wird gehasht, der Versammlung zugeordnet und wie jedes andere Dokument geteilt.

Beschlusssammlung

Eine lückenlose, fortlaufend nummerierte Beschlusssammlung je Objekt, wie § 24 Abs. 7 WEG sie verlangt. Einträge lassen sich nur ergänzen: Anfechtungen, Gerichtsurteile und Korrekturen werden vermerkt, nie überschrieben. Für eine Übergabe lässt sich die Sammlung exportieren.

Mängelliste

Melden Sie einen Mangel zu einem Gebäude und führen Sie ihn von offen über in Bearbeitung bis erledigt. Die Liste eines Gebäudes ist gemeinschaftlich: Jeder aktuelle Eigentümer kann sie sehen und kommentieren.

Wiederkehrende Wartung

Wartung

Planen Sie wiederkehrende Wartung wie Aufzug, Heizung oder Brandschau, und Condomana erzeugt bei jeder Fälligkeit den Vorgang, sodass nichts vergessen wird.

Begehungen

Gehen Sie ein Objekt mit einer Checkliste ab, mit Ihrer eigenen oder einer Kopie unserer Vorlage zur Verkehrssicherung als schlichtem Ausgangspunkt, und erfassen Sie jeden Punkt am Handy als in Ordnung, Mangel oder entfällt, mit Notiz und Fotos. Ein Mangel wird mit einem Tippen zum Vorgang, die Fotos inklusive. Zum Abschluss liegt der Bericht als PDF bei den Dokumenten des Objekts, nur für die Verwaltung, für den Beirat oder für alle Eigentümer, wie Sie es wählen.

Handwerker & Teilaufgaben

Handwerker & Unteraufgaben

Führen Sie ein Verzeichnis von Handwerksbetrieben, weisen Sie sie einem Mangel zu und zerlegen Sie größere Aufträge in Teilaufgaben, die Sie bis zur Erledigung verfolgen.

Angebote & Aufträge per Link

Holen Sie direkt aus dem Mangel Angebote bei mehreren Handwerkern ein oder schicken Sie einem den Auftrag. Jeder bekommt einen persönlichen Link und braucht kein Konto: Er nennt seinen Preis, nimmt an oder lehnt ab, schlägt einen Termin vor, meldet den Stand mit Fotos und meldet den Auftrag als erledigt. Vergeben Sie ein Angebot, bekommen die anderen eine freundliche Absage. Der Handwerker sieht nur Ihren Text, die Adresse, die Einheit und die Dateien, die Sie auswählen; was er schickt, landet als interne Notiz am Mangel, das Verhandeln sehen die Eigentümer also nie.

Fotos & Anhänge

Hängen Sie einem Mangel Fotos und Dateien an, sodass sowohl der Schaden als auch die Behebung dokumentiert bleiben.

Einem Mangel folgen

Mängel abonnieren

Folgen Sie einem beliebigen Mangel, um seine Aktualisierungen zu erhalten. Wenn Sie sich abmelden, bleiben Sie abgemeldet.

Ein Nachweis, der standhält

Nachvollziehbar

Die Chronik eines Mangels läuft nur vorwärts. Wann die Arbeit begann und wann er erledigt wurde, kann niemand nachträglich umschreiben, und Ihr Nachweis der Verkehrssicherungspflicht hält.

Dokumentenverteilung

Legen Sie jedes Dokument beim richtigen Gebäude und der richtigen Einheit ab und teilen Sie es genau mit den berechtigten Eigentümern. Finden Sie jede Datei per Volltextsuche wieder, und jeder Upload wird virengeprüft, bevor ihn jemand herunterladen kann.

Ankündigungen

Veröffentlichen Sie eine Mitteilung für das Gebäude, an dem Sie gerade arbeiten, als digitalen Aushang, heben Sie Wichtiges hervor und erreichen Sie Eigentümer im Portal und per Benachrichtigung. Ein Feed umfasst alle Gebäude, die Sie verwalten.

Benachrichtigungen & Zusammenfassungen

Benachrichtigungen

Jede Person wählt, wie oft sie von Condomana hört: sofort, wenn etwas passiert, oder als tägliche, wöchentliche oder monatliche Zusammenfassung. Die Glocke in der App aktualisiert sich live.

Briefversand

Nicht jeder Eigentümer nutzt das Portal. Für jede Person steht ein Zustellweg fest (Portal, E-Mail oder Post), und ein Haken bei einer Ankündigung oder einer Serienverteilung erreicht alle: Die Vorschau zählt, wer auf welchem Weg erreicht wird und wer gar nicht. Die Briefe kommen als ein druckfertiges PDF mit der Anschrift im Sichtfenster, oder in Deutschland druckt und verschickt sie ein angebundener Druck- und Versanddienst für Sie. Bei jedem Brief steht sein Status.

Eigentümerportal

Ein Self-Service-Bereich, getrennt von der Verwalter-App, in dem Eigentümer die Dokumente, Mängel und Neuigkeiten ihres Objekts sehen, kommentieren, Umlaufbeschlüsse beantworten, in Online-Versammlungen abstimmen und ihr eigenes Profil verwalten.

Objektchronik

Die Geschichte eines Objekts auf einer Seite: Mängel und Reparaturen, Wartungen, Handwerkeraufträge, Begehungen, Versammlungen, Beschlüsse und Ankündigungen, live dort gelesen, wo sie erfasst wurden. Dazu kommen Ihre eigenen Einträge für das, was sonst nirgends steht, etwa die Heizung, die vor Ihrer Übernahme getauscht wurde. Filtern und durchsuchen Sie die Chronik und exportieren Sie genau das Gezeigte als PDF, für eine Übergabe oder einen Verkauf. Eigentümer lesen sie im Portal, jeder nur, was für ihn bestimmt ist.

Raumbuchung

Bewohner buchen Gemeinschaftsraum, Gästewohnung oder Waschküche im Portal, kostenlos. Sie legen für jeden Raum die Regeln fest: wer buchen darf, in welchen Schritten, wie weit im Voraus, die Öffnungszeiten und ob eine Anfrage Ihre Freigabe braucht. Doppelbuchungen gibt es nicht, Bewohner sehen, dass eine Zeit belegt ist, aber nie von wem, und jede bestätigte Buchung kommt per E-Mail mit Kalendereintrag.

Mieterportal

Mieter melden sich an, um zu sehen, was ihr Vermieter teilt, und um ein Anliegen zu melden. Sie haben einen eigenen Login, getrennt von den Eigentümern.

Mietverwaltung

Ein vermietender Eigentümer erfasst und beendet Mietverhältnisse an seinen eigenen Einheiten und lädt seinen Mieter ein, ohne je die Einheit eines Miteigentümers zu berühren.

Eskalationskette

Ein Mieteranliegen beginnt beim Vermieter. Befürwortet der Vermieter es, geht dasselbe Anliegen an die Verwaltung weiter, ohne erneutes Erfassen und mit dem ganzen Verlauf.

Dokument-Vorschläge

Zu einem hochgeladenen Dokument schlägt die KI Titel, kurze Zusammenfassung und Metadaten vor, die Sie übernehmen oder verwerfen. Sie ordnet nichts von selbst zu.

Eigentümer-Assistent

Eigentümer können eine Frage stellen und erhalten eine Antwort, die sich nur auf die Dokumente stützt, die sie sehen dürfen. Die Antwort nennt ihre Quelle, und wenn es keine gibt, sagt sie „Ich weiß es nicht“.

Regelbasierte Automatisierung

Automatik

Aufräumen im Hintergrund: Hinweise auf liegengebliebene Mängel, Erinnerungen an nicht angenommene Einladungen und Vorschläge, längst Erledigtes zu archivieren.

Mängel-Triage

Wenn ein Mangel gemeldet wird, schlägt die KI Kategorie, Dringlichkeit und mögliche Duplikate vor und entwirft eine erste Antwort, jeweils als Vorschlag, den Sie annehmen oder ablehnen. Es ändert sich nichts, bis Sie es bestätigen.

Entwürfe

Eine Schaltfläche „Entwurf“ bei Mängel-Verläufen und Mitteilungen: Die KI schlägt den Text in korrekter Sie-Form vor, Sie bearbeiten und senden ihn. Es wird nie etwas von selbst verschickt.

Zusammenfassungen

Ihre Benachrichtigungsübersicht beginnt mit einer kurzen, verständlichen Zusammenfassung, etwa welche Mängel gemeldet und erledigt und welche Dokumente geteilt wurden. Darunter folgt die vollständige Liste.

Unterzeichneter Auftragsverarbeitungsvertrag

Auftragsverarbeitungsvertrag

Ein versionierter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, in der App unterschrieben, spätestens vor dem Upgrade.

Ihre Organisation, isoliert

Mandantentrennung

Alles, was Sie anlegen, liegt in Ihrer eigenen Organisation, abgeschottet von allen anderen, mit rollenbasiertem Zugriff.

Ein Konto, viele Organisationen

Mehrere Organisationen

Arbeiten Sie für mehrere Firmen mit einem Login und einer Rolle je Organisation, und wechseln Sie zwischen ihnen, ohne sich abzumelden.

Betroffenenrechte, eingebaut

Betroffenenrechte

Ein Datenexport per Klick (Art. 15/20) und eine geregelte Löschung, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen wahrt, wie es die DSGVO verlangt.

Mobile App

Installieren Sie Condomana auf dem Home-Bildschirm Ihres Telefons und erfassen Sie einen Mangel auch ohne Empfang. Er wird synchronisiert, sobald Sie wieder online sind. Push-Benachrichtigungen sind optional und kommen nur, wenn Sie sie erlauben.

In der EU gehostet und mehrsprachig

EU-Hosting

Gehostet in der EU. App und Website gibt es in sieben Sprachen (Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch und Portugiesisch), jeweils mit den Fachbegriffen, die in dieser Sprache üblich sind. Die Hilfe in der App und die Produktvideos gibt es auf Deutsch und Englisch.