Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Bereitstellung und Nutzung unserer Anwendung „Condomana“ (nachfolgend „Dienst“) verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

nelo digitalagentur GmbH & Co KG
Magirus-Deutz-Straße 14
89077 Ulm
Deutschland
Telefon: +49 151 64403159
E-Mail: info@condomana.com

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, und haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Bei allen Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

3. Verarbeitung beim Besuch der Website (Server-Logfiles)

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website – wenn Sie sich also nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln – erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt und die technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen sowie die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• angeforderte Seite bzw. Datei
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge
• die zuvor besuchte Website (Referrer)
• verwendeter Browser, Betriebssystem und Spracheinstellung

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit unseres Dienstes. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach spätestens drei Monaten gelöscht.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Techniken der lokalen Speicherung (z. B. Local Storage), um den Dienst bereitzustellen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

• Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb des Dienstes zwingend erforderlich, insbesondere das Session-Cookie zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung, ein Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF) sowie die Speicherung Ihrer Sprach- und Anzeigeeinstellungen. Rechtsgrundlage für das Setzen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen, sicheren Dienst) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Vertragserfüllung.
• Optionale Cookies/Dienste: Cookies, die nicht technisch notwendig sind (z. B. zu Analyse- oder Reichweitenmessungszwecken), setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in den Einstellungen des Dienstes widerrufen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Cookies abgelehnt oder gelöscht werden. In diesem Fall stehen Ihnen möglicherweise nicht alle Funktionen des Dienstes zur Verfügung.

5. Registrierung und Nutzerkonto

Um den Dienst zu nutzen, ist ein Nutzerkonto erforderlich. Bei der Registrierung und im laufenden Betrieb verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr verschlüsselt gespeichertes Passwort, die von Ihnen gewählte Sprache sowie die Ihrem Konto zugeordnete Organisation und Rolle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags). Wir speichern diese Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses.

Im Rahmen des Dienstes versenden wir system- und vertragsbezogene Benachrichtigungen per E-Mail (z. B. Zugangsdaten, Rechnungen, Hinweise zu Dokumenten, Mängeln oder Ankündigungen). Art und Häufigkeit dieser Benachrichtigungen können Sie in den Einstellungen des Dienstes steuern; rechtlich oder vertraglich erforderliche Nachrichten sind hiervon ausgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung

Für kostenpflichtige Abonnements erstellen wir Rechnungen und verarbeiten hierfür die erforderlichen Vertrags- und Rechnungsdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungs- und Zahlungshistorie). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).

Die Bezahlung erfolgt ausschließlich per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto. Wir setzen keinen Zahlungsdienstleister und keinen Kartenzahlungsanbieter ein und erheben zu keinem Zeitpunkt Kartendaten. Wir verarbeiten lediglich die uns über unsere Bank zugehenden Überweisungsdaten zur Zuordnung des Zahlungseingangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Verarbeitung von Daten im Rahmen der Verwaltungstätigkeit

Condomana ist eine Anwendung zur Verwaltung von Immobilien, Wohneinheiten, Eigentümerinnen und Eigentümern sowie Bewohnerinnen und Bewohnern. Soweit Sie als Kunde (Hausverwaltung o. Ä.) im Dienst personenbezogene Daten Dritter (z. B. von Eigentümern, Mietern oder Beiräten) erfassen und verarbeiten, verarbeiten wir diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen.

Für diese Verarbeitung sind Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir werden für Sie als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig. Über die Einzelheiten schließen wir mit Ihnen einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Die betroffenen Personen wenden sich für die Ausübung ihrer Rechte bitte an die jeweils verantwortliche Verwaltung.

Fotos, die Verwalterinnen und Verwalter mit der mobilen Ansicht des Dienstes zu einem Mangel erfassen, werden bereits auf dem Endgerät neu kodiert. Dabei werden sämtliche eingebetteten Metadaten der Kamera – insbesondere GPS-Standortdaten und Geräte-/Seriennummern – entfernt, bevor die Aufnahme an uns übertragen wird. Diese Daten erreichen unsere Systeme daher zu keinem Zeitpunkt.

8. Hosting und Auftragsverarbeiter

Wir betreiben unseren Dienst bei einem Dienstleister, der die Infrastruktur (Server, Speicher, Datenbank) für uns bereitstellt. Der Anbieter verarbeitet die Daten ausschließlich zur Erbringung der Hosting-Leistung und weisungsgebunden auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und effizienten Betrieb).

Anbieter der Hosting-Infrastruktur ist:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Die Server befinden sich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Mit dem Anbieter haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Auch der Versand unserer System-E-Mails erfolgt über die Infrastruktur dieses Anbieters.

Sofern die verantwortliche Verwaltung die optionalen KI-Funktionen des Dienstes aktiviert hat, setzen wir für die Verarbeitung von Texten (z. B. Mängelmeldungen, Dokumente, Anfragen im Eigentümerportal) einen weiteren Auftragsverarbeiter ein:

Langdock GmbH
Deutschland

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung); über die Aktivierung entscheidet allein die jeweilige Verwaltung.

9. Kontaktaufnahme

Wenn Sie mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular in Verbindung treten, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Diese Daten löschen wir, sobald die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Produktneuigkeiten per E-Mail

Sofern Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben, informieren wir Sie per E-Mail über Produktneuigkeiten und Aktualisierungen unseres Dienstes. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Zum Nachweis der Einwilligung protokollieren wir deren Zeitpunkt sowie die dabei verwendete IP-Adresse und Browser-Kennung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — direkt in den Einstellungen des Dienstes unter „Einwilligungen" oder per Nachricht an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

11. Unsere Präsenzen in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile in sozialen Netzwerken, um über den Dienst, Produktneuigkeiten und unser Unternehmen zu informieren und mit Interessentinnen und Interessenten in Kontakt zu treten. Es handelt sich um:

• X (vormals Twitter): x.com/condomana — Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Twitter International Unlimited Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Irland. Datenschutzhinweise: x.com/de/privacy.
• Instagram: instagram.com/condomana_com — Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Datenschutzhinweise: privacycenter.instagram.com/policy.

Auf unserer Website sind keine Social-Media-Plugins eingebunden. Wir verwenden weder „Gefällt mir“-, Teilen- oder Folgen-Schaltflächen der Netzwerke noch deren Zählpixel oder Werbe- und Conversion-Tracking (etwa das Meta-Pixel). Beim Aufruf von condomana.com werden deshalb keine Daten an X oder Meta übertragen, und es werden hierfür keine Cookies dieser Anbieter gesetzt. Verweise auf unsere Profile sind, soweit vorhanden, einfache Hyperlinks: Eine Datenübertragung an das jeweilige Netzwerk findet erst statt, wenn Sie einen solchen Link anklicken und die Seite des Netzwerks aufrufen.

Verantwortlich für den Betrieb unserer Profile ist die unter Ziffer 1 genannte Stelle. In den Profilen selbst verweisen wir auf unser Impressum und auf diese Datenschutzerklärung.

Der Besuch dieser Profile ist für die Nutzung des Dienstes nicht erforderlich. Wenn Sie ein Profil aufrufen, mit einem Beitrag interagieren (z. B. „Gefällt mir“, Kommentar, Teilen, Folgen) oder uns eine Direktnachricht schreiben, verarbeitet der jeweilige Anbieter Ihre personenbezogenen Daten – insbesondere Nutzungsdaten, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie Cookies und vergleichbare Kennungen – auch zu eigenen Zwecken, etwa zur Reichweitenmessung, zur Erstellung von Nutzungsprofilen und zur Ausspielung personalisierter Werbung. Diese Verarbeitung liegt außerhalb unseres Einflussbereichs; auf die zugrunde liegenden Rohdaten haben wir keinen Zugriff. Sie kann auch Personen betreffen, die bei dem jeweiligen Netzwerk nicht angemeldet oder nicht registriert sind. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den oben verlinkten Datenschutzhinweisen der Anbieter.

Von den Anbietern erhalten wir zusammengefasste, statistische Auswertungen über die Nutzung unserer Profile (z. B. Anzahl der Aufrufe, Reichweite und Interaktionen sowie grobe Angaben zu Herkunftsland, Sprache und Altersgruppen der erreichten Personen). Wir können diese Auswertungen keiner einzelnen Person zuordnen und ihre Erhebung nicht abschalten. Soweit wir hinsichtlich der Erhebung und Übermittlung dieser Statistikdaten mit dem Anbieter gemeinsam Verantwortliche im Sinne des Art. 26 DSGVO sind – dies ist bei Instagram der Fall –, haben wir mit dem Anbieter eine entsprechende Vereinbarung geschlossen. Meta stellt sie unter facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum bereit und übernimmt darin die vorrangige Verantwortung für die Information der betroffenen Personen und für die Erfüllung ihrer Rechte in Bezug auf diese Daten.

Rechtsgrundlage für den Betrieb unserer Profile und die Verarbeitung der uns bereitgestellten Statistikdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Öffentlichkeitsarbeit, der Außendarstellung unseres Unternehmens und einer bedarfsgerechten Gestaltung unserer Inhalte. Soweit der jeweilige Anbieter Sie um eine Einwilligung bittet (z. B. für Cookies oder Werbe-Tracking), ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage; Ihre Einwilligung erteilen und widerrufen Sie in diesem Fall gegenüber dem Anbieter. Kommentare und Direktnachrichten, die Sie an uns richten, verarbeiten wir zur Beantwortung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei vertragsbezogenen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Ziffer 9 gilt entsprechend.

Beide Anbieter können personenbezogene Daten auch in die USA und in weitere Drittländer übermitteln und dort verarbeiten. Nach Angaben der Anbieter stützen sie diese Übermittlungen auf die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Ein den europäischen Standards in jeder Hinsicht entsprechendes Schutzniveau kann dabei nicht garantiert werden; insbesondere lässt sich ein Zugriff staatlicher Stellen im Drittland nicht ausschließen.

Veröffentlichung unserer Beiträge über einen Dienstleister

Für die Planung, Terminierung und Veröffentlichung unserer Beiträge setzen wir ein Redaktionswerkzeug ein. Anbieter ist die Buffer, Inc., 2443 Fillmore Street #380-7163, San Francisco, CA 94115, USA. Verarbeitet werden dabei die Inhalte unserer Beiträge sowie die zugehörigen Bild- und Videodateien; über eine von uns erteilte Berechtigung greift der Anbieter zudem auf unsere Profile zu und erhält dabei auch die Interaktions- und Reichweitendaten, die die Netzwerke zu unseren Profilen bereitstellen — einschließlich der öffentlichen Kommentare zu unseren Beiträgen. Personenbezogene Daten aus dem Dienst Condomana — also Daten von Verwaltungen, Eigentümerinnen und Eigentümern oder Mieterinnen und Mietern — werden an diesen Anbieter nicht übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und einheitlichen Öffentlichkeitsarbeit. Mit dem Anbieter haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Verarbeitung findet auch in den USA statt; nach Angaben des Anbieters stützt er die Übermittlung auf die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) bzw. auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Datenschutzhinweise des Anbieters: buffer.com/privacy.

Ihre Rechte als betroffene Person (Ziffer 15) können Sie sowohl uns gegenüber als auch gegenüber dem jeweiligen Anbieter geltend machen. Da die Anbieter den unmittelbaren Zugriff auf die Daten haben und uns diese nicht vollständig vorliegen, wenden Sie sich für Auskunft und Löschung bitte vorrangig direkt an sie; wir unterstützen Sie im Rahmen unserer Möglichkeiten. Möchten Sie eine Verarbeitung durch die Netzwerke vermeiden, rufen Sie unsere Inhalte bitte über unsere Website statt über die Profile ab.

12. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums findet grundsätzlich nicht statt. Eine Ausnahme bilden die unter Ziffer 11 beschriebenen Präsenzen in sozialen Netzwerken. Sollte im Einzelfall eine weitere Übermittlung erforderlich werden, erfolgt diese nur unter Einhaltung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtliche Pflichten nach § 257 HGB, § 147 AO von bis zu zehn Jahren) dies vorsehen. Danach werden die Daten gelöscht oder, soweit eine Aufbewahrungspflicht besteht, in der Verarbeitung eingeschränkt (gesperrt).

14. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über eine TLS-Verbindung (HTTPS). Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert. Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

15. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), haben Sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Widerspruchsrecht

Werden Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitung dies erforderlich machen oder sich die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte, aktuelle Fassung.