Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : août 2026

La protection de vos données à caractère personnel nous tient à cœur. Nous vous informons ci-après des données à caractère personnel que nous traitons dans le cadre de la mise à disposition et de l'utilisation de notre application « Condomana » (ci-après le « Service »), des finalités et de la base juridique de ce traitement, ainsi que des droits dont vous disposez. Les données à caractère personnel sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (Art. 4 Nr. 1 DSGVO — le Règlement général sur la protection des données de l'UE, RGPD).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens de l'Art. 4 Nr. 7 DSGVO (Règlement général sur la protection des données, RGPD) est :

nelo digitalagentur GmbH & Co KG
Magirus-Deutz-Straße 14
89077 Ulm
Allemagne
Téléphone : +49 151 64403159
E-mail : info@condomana.com

2. Délégué à la protection des données

Nous ne sommes pas légalement tenus de désigner un délégué à la protection des données et n'en avons pas désigné. Pour toute question relative à la protection des données et à l'exercice de vos droits, veuillez utiliser les coordonnées indiquées au point 1.

3. Traitement lors de la visite du site web (fichiers journaux du serveur)

Lors d'une utilisation purement informative de notre site web – c'est-à-dire si vous ne vous inscrivez pas et ne nous transmettez pas d'informations d'une autre manière – nous ne collectons que les données à caractère personnel que votre navigateur transmet à notre serveur et qui sont techniquement nécessaires pour vous afficher le site web et en garantir la stabilité et la sécurité :

• adresse IP
• date et heure de la requête
• page ou fichier demandé
• statut d'accès/code de statut HTTP et volume de données transféré
• le site web précédemment visité (référent)
• le navigateur, le système d'exploitation et le paramètre de langue utilisés

La base juridique est l'Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Notre intérêt légitime réside dans la présentation techniquement irréprochable et la sécurité de notre Service. Ces données ne sont pas fusionnées avec d'autres sources de données et sont supprimées au plus tard après trois mois.

4. Cookies et stockage local

Nous utilisons des cookies et des techniques comparables de stockage local (p. ex. Local Storage) pour fournir le Service. Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre terminal.

• Cookies techniquement nécessaires : Ceux-ci sont indispensables au fonctionnement du Service, en particulier le cookie de session qui vous maintient connecté, un cookie de protection contre la falsification de requête intersites (CSRF) ainsi que l'enregistrement de vos paramètres de langue et d'affichage. La base juridique pour leur dépôt est le § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques, TDDDG) ; le traitement ultérieur repose sur l'Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (intérêt légitime à un Service fonctionnel et sécurisé) ou sur l'Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO dans le cadre de l'exécution du contrat.
• Cookies/services optionnels : Les cookies qui ne sont pas techniquement nécessaires (p. ex. à des fins d'analyse ou de mesure d'audience) ne sont déposés qu'avec votre consentement conformément au § 25 Abs. 1 TDDDG et à l'Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir dans les paramètres du Service.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser ou supprimer les cookies. Dans ce cas, certaines fonctionnalités du Service pourraient ne pas être disponibles.

5. Inscription et compte utilisateur

Un compte utilisateur est nécessaire pour utiliser le Service. Lors de l'inscription et pendant l'exploitation courante, nous traitons notamment votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe (stocké sous forme chiffrée), la langue que vous avez choisie ainsi que l'organisation et le rôle attribués à votre compte. La base juridique est l'Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (exécution du contrat d'utilisation). Nous conservons ces données pendant la durée de la relation contractuelle.

Dans le cadre du Service, nous envoyons par e-mail des notifications relatives au système et au contrat (p. ex. identifiants d'accès, factures, informations sur des documents, des désordres ou des annonces). Vous pouvez régler la nature et la fréquence de ces notifications dans les paramètres du Service ; les messages requis par la loi ou par le contrat en sont exclus. La base juridique est l'Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Traitement des paiements et facturation

Pour les abonnements payants, nous établissons des factures et traitons à cette fin les données contractuelles et de facturation nécessaires (nom, adresse, adresse e-mail, numéro d'identification à la TVA, historique de facturation et de paiement). La base juridique est l'Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (exécution du contrat) ainsi que l'Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO en liaison avec les obligations de conservation prévues par le droit commercial et fiscal (§ 257 HGB — Code de commerce allemand ; § 147 AO — Code des impôts allemand).

Le paiement s'effectue exclusivement par virement bancaire sur le compte indiqué sur la facture. Nous ne faisons appel à aucun prestataire de services de paiement ni à aucun processeur de cartes, et nous ne collectons à aucun moment de données de carte. Nous traitons uniquement les données de virement qui nous parviennent via notre banque afin d'affecter le paiement entrant (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Traitement des données dans le cadre de l'activité de gestion

Condomana est une application de gestion de biens immobiliers, de lots d'habitation, de copropriétaires et de résidents. Dans la mesure où vous, en tant que client (syndic ou entité similaire), saisissez et traitez dans le Service des données à caractère personnel de tiers (p. ex. de copropriétaires, de locataires ou de membres du conseil syndical), nous traitons ces données exclusivement pour votre compte et selon vos instructions.

Pour ce traitement, vous êtes le responsable du traitement au sens du droit de la protection des données ; nous intervenons pour vous en qualité de sous-traitant au sens de l'Art. 28 DSGVO. Nous concluons avec vous un contrat de sous-traitance distinct (DPA) qui en précise les modalités. Les personnes concernées sont priées de s'adresser à la gestion responsable concernée pour exercer leurs droits.

Les photos que les gestionnaires saisissent au titre d'un désordre via la vue mobile du service sont ré-encodées sur l'appareil lui-même. L'ensemble des métadonnées intégrées par l'appareil photo — en particulier les données de localisation GPS et les numéros d'appareil ou de série — est supprimé avant la transmission de l'image. Ces données n'atteignent donc jamais nos systèmes.

8. Hébergement et sous-traitants

Nous exploitons notre Service auprès d'un prestataire qui met à notre disposition l'infrastructure (serveurs, stockage, base de données). Le prestataire traite les données exclusivement pour fournir la prestation d'hébergement et de manière liée à nos instructions, sur la base d'un contrat de sous-traitance conformément à l'Art. 28 DSGVO. La base juridique est l'Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (intérêt légitime à une exploitation sûre et efficace).

Le prestataire de l'infrastructure d'hébergement est :

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Allemagne

Les serveurs se trouvent dans des centres de données situés au sein de l'Union européenne. Nous avons conclu avec le prestataire un contrat de sous-traitance conformément à l'Art. 28 DSGVO. L'envoi de nos e-mails système s'effectue également via l'infrastructure de ce prestataire.

Si le syndic responsable a activé les fonctions optionnelles d'IA du service, nous faisons appel à un sous-traitant supplémentaire pour le traitement de textes (p. ex. signalements de désordres, documents, questions posées dans le portail des copropriétaires) :

Langdock GmbH
Allemagne

Le traitement s'effectue exclusivement sur des serveurs situés dans l'Union européenne, sur la base d'un contrat de sous-traitance conforme à l'art. 28 du RGPD. Les contenus ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'IA. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point f du RGPD (intérêt légitime à un traitement efficace) ; l'activation relève de la seule décision du syndic concerné.

9. Prise de contact

Si vous nous contactez par e-mail ou via un formulaire de contact, nous traitons les données que vous nous communiquez (p. ex. adresse e-mail, nom, contenu du message) afin de répondre à votre demande. La base juridique est l'Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO lorsque la demande vise l'établissement ou l'exécution d'un contrat, et sinon l'Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (intérêt légitime à répondre aux demandes). Nous supprimons ces données dès que leur conservation n'est plus nécessaire, sauf si des obligations légales de conservation s'y opposent.

10. Actualités produit par e-mail

Dans la mesure où vous y avez expressément consenti, nous vous informons par e-mail des actualités produit et des mises à jour de notre Service. La base juridique est votre consentement conformément à l'Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO en liaison avec le § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG (loi allemande contre la concurrence déloyale, UWG). Afin de prouver le consentement, nous enregistrons le moment auquel il a été donné ainsi que l'adresse IP et l'identifiant de navigateur utilisés (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir — directement dans les paramètres du Service sous « Consentements » ou par message aux coordonnées indiquées au point 1. La licéité du traitement effectué jusqu'au retrait n'en est pas affectée.

11. Nos présences sur les réseaux sociaux

Nous entretenons des profils accessibles au public sur les réseaux sociaux afin d'informer sur le Service, sur les actualités produit et sur notre entreprise, ainsi que pour entrer en contact avec les personnes intéressées. Il s'agit de :

• X (anciennement Twitter) : x.com/condomana — pour les utilisatrices et utilisateurs de l'Espace économique européen, le fournisseur est Twitter International Unlimited Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Irlande. Informations sur la protection des données : x.com/fr/privacy.
• Instagram : instagram.com/condomana_com — pour les utilisatrices et utilisateurs de l'Espace économique européen, le fournisseur est Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlande. Informations sur la protection des données : privacycenter.instagram.com/policy.

Aucun plugin de réseau social n'est intégré à notre site web. Nous n'utilisons ni les boutons « j'aime », « partager » ou « s'abonner » des réseaux, ni leurs pixels de suivi, ni de suivi publicitaire ou de conversion (tel que le pixel Meta). La consultation de condomana.com ne transmet donc aucune donnée à X ou à Meta, et aucun cookie de ces fournisseurs n'est déposé à cette fin. Les renvois vers nos profils, lorsqu'ils existent, sont de simples hyperliens : une transmission de données au réseau concerné n'a lieu qu'à partir du moment où vous cliquez sur un tel lien et ouvrez la page du réseau.

L'entité mentionnée au point 1 est responsable de l'exploitation de nos profils. Dans les profils eux-mêmes, nous renvoyons à nos mentions légales et à la présente politique de confidentialité.

La consultation de ces profils n'est pas nécessaire pour utiliser le Service. Lorsque vous ouvrez un profil, interagissez avec une publication (p. ex. « j'aime », commentaire, partage, abonnement) ou nous adressez un message privé, le fournisseur concerné traite vos données à caractère personnel — en particulier données d'utilisation, adresse IP, informations sur l'appareil et le navigateur, ainsi que cookies et identifiants comparables — également à ses propres fins, par exemple pour mesurer l'audience, établir des profils d'utilisation et diffuser de la publicité personnalisée. Ce traitement échappe à notre sphère d'influence ; nous n'avons aucun accès aux données brutes sous-jacentes. Il peut également concerner des personnes qui ne sont pas connectées au réseau concerné ou qui n'y sont pas inscrites. Pour les détails, veuillez consulter les informations sur la protection des données des fournisseurs, dont les liens figurent ci-dessus.

Les fournisseurs nous transmettent des analyses statistiques agrégées sur l'utilisation de nos profils (p. ex. nombre de consultations, portée et interactions, ainsi que des indications approximatives sur le pays d'origine, la langue et les tranches d'âge des personnes atteintes). Nous ne pouvons rattacher ces analyses à aucune personne déterminée, ni désactiver leur collecte. Dans la mesure où, s'agissant de la collecte et de la transmission de ces données statistiques, nous sommes responsables conjoints avec le fournisseur au sens de l'Art. 26 DSGVO — ce qui est le cas pour Instagram —, nous avons conclu avec lui un accord correspondant. Meta le met à disposition à l'adresse facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum et y assume la responsabilité principale de l'information des personnes concernées et de l'exercice de leurs droits à l'égard de ces données.

La base juridique de l'exploitation de nos profils et du traitement des données statistiques mises à notre disposition est l'Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Notre intérêt légitime réside dans les relations publiques, dans la présentation de notre entreprise et dans une conception de nos contenus adaptée aux besoins. Dans la mesure où le fournisseur concerné vous demande votre consentement (p. ex. pour les cookies ou le suivi publicitaire), la base juridique est l'Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ; dans ce cas, vous donnez et retirez votre consentement auprès du fournisseur. Nous traitons les commentaires et messages privés que vous nous adressez afin de répondre à votre demande (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO et, pour les demandes liées à un contrat, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) ; le point 9 s'applique par analogie.

Les deux fournisseurs peuvent également transférer des données à caractère personnel vers les États-Unis et vers d'autres pays tiers et les y traiter. Selon leurs propres indications, ils fondent ces transferts sur leur certification au titre de l'EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) ou sur les clauses contractuelles types de l'UE (Art. 46 DSGVO). Un niveau de protection correspondant à tous égards aux standards européens ne peut être garanti ; en particulier, un accès des autorités étatiques du pays tiers ne peut être exclu.

Publication de nos contenus via un prestataire

Pour planifier, programmer et publier nos contenus, nous utilisons un outil éditorial. Le fournisseur est Buffer, Inc., 2443 Fillmore Street #380-7163, San Francisco, CA 94115, États-Unis. Sont traités à cette occasion les contenus de nos publications ainsi que les fichiers image et vidéo associés ; au moyen d'une autorisation que nous lui avons accordée, le fournisseur accède en outre à nos profils et reçoit ainsi les données d'interaction et de portée que les réseaux mettent à disposition à leur sujet, y compris les commentaires publics sur nos publications. Aucune donnée à caractère personnel issue du service Condomana — c'est-à-dire les données des syndics, des copropriétaires ou des locataires — n'est transmise à ce fournisseur.

La base juridique est l'Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ; notre intérêt légitime réside dans des relations publiques efficaces et cohérentes. Nous avons conclu avec le fournisseur un contrat de sous-traitance au sens de l'Art. 28 DSGVO. Le traitement a également lieu aux États-Unis ; selon ses propres indications, le fournisseur fonde ce transfert sur sa certification au titre de l'EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) ou sur les clauses contractuelles types de l'UE (Art. 46 DSGVO). Politique de confidentialité du fournisseur : buffer.com/privacy.

Vous pouvez faire valoir vos droits en tant que personne concernée (point 15) aussi bien auprès de nous qu'auprès du fournisseur concerné. Les fournisseurs disposant de l'accès direct aux données, que nous ne détenons pas dans leur intégralité, nous vous prions d'adresser vos demandes d'accès et d'effacement en priorité directement à eux ; nous vous assistons dans la mesure de nos moyens. Si vous souhaitez éviter un traitement par les réseaux, consultez nos contenus via notre site web plutôt que via les profils.

12. Transfert de données vers des pays tiers

En principe, vos données à caractère personnel ne sont pas transférées vers des pays situés en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen. Les présences sur les réseaux sociaux décrites au point 11 constituent la seule exception. Si, dans un cas particulier, un transfert supplémentaire devenait nécessaire, celui-ci n'aurait lieu que dans le respect des conditions des Art. 44 ff. DSGVO, en particulier sur la base d'une décision d'adéquation ou de garanties appropriées (p. ex. clauses contractuelles types de l'UE).

13. Durée de conservation

Nous conservons les données à caractère personnel uniquement aussi longtemps que nécessaire aux finalités respectives ou que l'exigent des délais légaux de conservation (p. ex. obligations relevant du droit commercial et fiscal pouvant aller jusqu'à dix ans en vertu des § 257 HGB, § 147 AO). Ensuite, les données sont supprimées ou, lorsqu'une obligation de conservation existe, leur traitement est restreint (blocage).

14. Sécurité des données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données contre la perte, la destruction, la manipulation et l'accès non autorisé. La transmission est chiffrée via une connexion TLS (HTTPS). Les mots de passe sont stockés exclusivement sous forme de hachage cryptographique. Nos mesures sont continuellement améliorées en fonction de l'évolution technologique.

15. Vos droits en tant que personne concernée

En vertu du DSGVO, vous disposez à notre égard des droits suivants concernant les données à caractère personnel vous concernant :

• le droit d'accès (Art. 15 DSGVO),
• le droit de rectification (Art. 16 DSGVO),
• le droit à l'effacement (Art. 17 DSGVO),
• le droit à la limitation du traitement (Art. 18 DSGVO),
• le droit à la portabilité des données (Art. 20 DSGVO),
• le droit d'opposition au traitement (Art. 21 DSGVO).

Lorsque le traitement repose sur votre consentement (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), vous avez le droit de le retirer à tout moment avec effet pour l'avenir. La licéité du traitement effectué jusqu'au retrait n'en est pas affectée.

Droit d'opposition

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base d'intérêts légitimes conformément à l'Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, vous avez le droit, conformément à l'Art. 21 DSGVO, de vous opposer au traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Droit de réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Sans préjudice de tout autre recours, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle en matière de protection des données si vous estimez que le traitement de vos données enfreint le DSGVO. L'autorité de contrôle compétente pour nous est :

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

16. Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous adaptons la présente politique de confidentialité dès que des modifications du traitement des données que nous effectuons le rendent nécessaire ou que la situation juridique évolue. La version actuelle publiée sur cette page fait foi dans chaque cas.