Wie eine Hausverwaltung vom Papier wegkommt
Weg vom Papier
Womit Sie anfangen, was zuerst umzieht und wie Sie Ihre Daten aus der vorhandenen Software herausbekommen.
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„Dafür fehlt gerade die Kapazität“: ein Satz, der sich jedes Jahr selbst verlängert
Die meisten Verwaltungen verschieben die Umstellung, weil zu viel Arbeit auf dem Tisch liegt. Ein guter Teil dieser Arbeit entsteht gerade dadurch, dass die Umstellung noch aussteht.
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Raus aus der alten Software: so nehmen Sie Ihre Daten mit
Wenn ein Softwarewechsel scheitert, dann meistens am Export aus dem alten System und daran, dass ihn niemand geprüft hat, solange noch Zeit dafür war.
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Alltag in der Verwaltung
Echte Wochen in einer Verwaltung: ein Montagmorgen, ein Wasserschaden, die Versammlungssaison, der Jahresabschluss, eine Objektübernahme und wie das alles aus Sicht der Eigentümer aussieht.
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Sonderumlage: beschließen, verteilen, Zahlungen nachhalten
Die Rücklage reicht nicht, das Dach muss trotzdem gemacht werden. Die Verteilung ist dabei die kleinste Arbeit; Ärger macht meist ein Beschluss, der Schlüssel oder Fälligkeit offenlässt.
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Erst fragen, dann beschließen: Umfragen vor der Eigentümerversammlung
Ein Tagesordnungspunkt, der in der Versammlung scheitert, kommt meist erst ein Jahr später wieder auf den Tisch. Eine Umfrage vorher zeigt, welcher Vorschlag Aussicht auf eine Mehrheit hat und welche Fragen die Eigentümer noch haben.
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Die Geschichte des Hauses: eine Objektchronik führen und beim Verwalterwechsel übergeben
Bei einer Übergabe weiß oft nur der Hausmeister, wann das Dach zuletzt gemacht wurde. Eine Objektchronik hält die Geschichte des Hauses dort fest, wo auch der nächste Verwalter sie findet.
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Gemeinschaftsraum, Gästewohnung, Waschküche: Buchungen ohne Zettel an der Tür
An der Waschküchentür hängt eine Liste mit durchgestrichenen Namen, der Kalender der Gästewohnung liegt beim Beirat, und für den Gemeinschaftsraum schreiben die Bewohner der Verwaltung. Drei Räume, drei Verfahren, und an Weihnachten ist die Gästewohnung doppelt vergeben.
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Montagmorgen in der Verwaltung: vom vollen Postfach zum sortierten Tag
Am Montag drängt sich zuerst auf, was am lautesten ist, auch wenn es nicht das Wichtigste ist. Wie gut die Woche anfängt, hängt davon ab, wie schnell der Rest des Stapels an seinen Platz kommt.
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Wasserschaden: von der Meldung der Mieterin bis zum erledigten Vorgang
Bei einem Wasserschaden erfahren drei Parteien davon, zwei davon zu spät, und hinterher kann niemand genau sagen, wann was geschah. Das macht den Fall schwieriger als die Reparatur selbst.
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Online- und Hybridversammlung: wenn Eigentümer im Portal abstimmen
Seit 2020 dürfen Eigentümer online an der Versammlung teilnehmen, seit Oktober 2024 darf sie ganz virtuell stattfinden. Die Videokonferenz macht dabei selten Schwierigkeiten. Mühsam wird es, wenn hinterher jemand wissen will, wer wann dabei war und welche Stimme gezählt hat.
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Versammlungssaison: von der Tagesordnung bis zum Eintrag in der Beschluss-Sammlung
Der Versammlungsabend selbst macht selten Probleme. Mühsamer sind die zwei Wochen danach, in denen aus einem Notizblock ein Protokoll, eine Beschluss-Sammlung und ein Wirtschaftsplan werden sollen.
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Der Jahresabschluss einer WEG: vom Belegstapel bis zur Einzelabrechnung im Portal
Eine Jahresabrechnung ist das Ergebnis von dreihundert kleinen Arbeitsschritten über das ganze Jahr. Ob sie im Mai sauber dasteht, entscheidet sich schon im Februar.
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Ein Objekt vom Vorverwalter übernehmen: die ersten vier Wochen
Bei einer Übernahme bekommen Sie meist eine Tabelle, einen Export, zwölf Ordner und das Versprechen, dass alles vollständig ist. Ob das stimmt, zeigt sich erst, wenn Sie die Daten einspielen.
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Die andere Seite: ein Jahr als Wohnungseigentümerin im Portal
Ein Eigentümerportal lohnt sich, wenn die Eigentümerin um 22 Uhr eine Antwort findet und am nächsten Morgen nicht anrufen muss.
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KI im Tagesgeschäft
Was die KI aus einem Beleg ausliest, wo sie zuverlässig ist und warum sie nie selbst bucht.
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Was KI in der Hausverwaltung heute wirklich kann
Auf Messeständen wird KI als Revolution verkauft, in vielen Verwalterbüros gilt sie als Unfug. Tatsächlich spart sie ein paar Stunden im Monat, und zwar an Stellen, die sich genau benennen lassen.
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Belegerfassung mit KI: was sie Ihnen abnimmt und was bei Ihnen bleibt
Rechnungen auslesen kann eine KI heute gut, und das spart jeden Monat echte Zeit. Buchen sollte sie trotzdem nicht, denn für die Zuordnung einer Rechnung haften Sie.
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Die Pflichten, bei denen kein Fehler erlaubt ist
Beschluss-Sammlung und Jahresabrechnung und die Paragrafen, die in Deutschland dahinterstehen.
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Begehungen und Verkehrssicherungspflicht: prüfen, festhalten, belegen
Die Verkehrssicherungspflicht steht in keinem Gesetz ausdrücklich. Nach einem Sturz im Treppenhaus fragt trotzdem jeder zuerst nach Ihren Unterlagen.
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Eigentümer ohne E-Mail: Einladung, Protokoll und Rundschreiben per Post
In fast jeder Gemeinschaft gibt es zwei oder drei Eigentümer, die weder das Portal noch E-Mail nutzen. Für sie muss die Einladung trotzdem rechtzeitig und in Textform ankommen.
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Auskunft und Löschung: DSGVO-Anfragen in der WEG-Verwaltung beantworten
Ein ehemaliger Eigentümer will wissen, was die Verwaltung über ihn gespeichert hat, und danach soll alles gelöscht werden. Die Frist läuft ab dem Eingang der E-Mail, und vieles davon darf gar nicht gelöscht werden.
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Eine Verwaltung, mehrere Länder: was sich bei Versammlung, Anfechtung und Rücklage ändert
Wer Objekte in Deutschland, Österreich und Spanien verwaltet, hat es mit drei Einladungsfristen, unterschiedlich beginnenden Anfechtungsfristen und zwei Regeln für die Mindestrücklage zu tun. Welche gilt, hängt am Land des Objekts.
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Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat: von der Stichprobe zum Prüfvermerk
Der Beirat soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen, bevor die Versammlung beschließt. Meist bedeutet das einen Nachmittag im Büro der Verwaltung, drei Ordner und eine Frage, die niemand mitschreibt.
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Die Beschluss-Sammlung lückenlos führen
Eine lückenhafte Beschluss-Sammlung fällt oft jahrelang niemandem auf. Bei der Übergabe an die nächste Verwaltung ist sie dann das Erste, was verlangt wird.
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Die Jahresabrechnung: von der ersten Buchung bis zum Beschluss
Seit der Reform beschließen die Eigentümer über die Nachschüsse und nicht mehr über die Abrechnung als Ganzes. Wer den Beschluss noch auf die Abrechnung formuliert, macht ihn angreifbar.
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