Der Jahresabschluss einer WEG: vom Belegstapel bis zur Einzelabrechnung im Portal

Anja Petersen macht in einer Kieler Hausverwaltung die Buchhaltung für elf Gemeinschaften, die größte davon ist die WEG Förde-Blick mit vierundzwanzig Einheiten. Bisher lief ihr Jahreswechsel so: Im Januar liegen zwei Ordner Belege auf dem Tisch, im März steht die Abrechnung in einer Tabelle, und im April werden vierundzwanzig Einzelabrechnungen gedruckt, kuvertiert und verschickt. Im Mai ruft dann ein Eigentümer an, weil er seine verlegt hat.

Hier geht es um denselben Jahresabschluss in Condomana, von der ersten Rechnung bis zu dem Tag, an dem der Eigentümer seine Abrechnung selbst im Portal öffnet.

Eine Einschränkung gleich zu Beginn: Condomana hat keine Bankanbindung und führt kein Forderungskonto. Kontostände, offene Hausgelder und Mahnungen bleiben in Ihrer Bank und Ihrer Buchhaltung. Condomana führt je Objekt das Buchungsjournal und rechnet daraus ab.

Januar und Februar: die Belege

Rechnungen kommen auf drei Wegen herein, und für jeden gibt es eine Abkürzung:

• Kommt die Rechnung per Mail an die Organisationsadresse, legt Als Buchung erfassen sie im Nachrichtenfaden als Dokument ab und öffnet die Buchungsmaske mit dem PDF daneben.
• Liegt sie als PDF auf dem Rechner, zieht Frau Petersen die Datei auf der Seite Buchungen in die Maske.
• Eine Rechnung auf Papier scannt sie ein und verfährt dann genauso.

Sind die KI-Funktionen eingeschaltet, liest Condomana Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum aus und schlägt eine Kostenart aus dem Kostenplan des Objekts vor. Daneben laufen zwei Prüfungen, die ohne KI auskommen. Die eine meldet sich, wenn dieselbe Rechnung schon einmal erfasst wurde, auch wenn das unter einem anderen Objekt war. Die andere schlägt an, wenn der Betrag weit über dem liegt, was für diese Kostenart bisher üblich war. Beide Hinweise blockieren nichts. Gebucht wird erst, wenn Frau Petersen geprüft, korrigiert und gespeichert hat.

Bei der Kostenart sieht sie genau hin, denn davon hängt der Verteilerschlüssel ab und vom Schlüssel, wer zahlt. Warum die KI die Kostenart vorschlagen, aber nie festlegen darf, steht in Belegerfassung mit KI.

Gebucht wird nach dem Zahlungsdatum. Die Zahlungen selbst nimmt sie aus dem Kontoauszug und erfasst sie im Journal. Gehört eine Rechnung zu einem Mangel, etwa die Reparatur der Umwälzpumpe, verknüpft der Verwalter die Buchung im Mangel. So steht am Vorgang, was er gekostet hat.

Die Rücklage

Condomana führt die Erhaltungsrücklage als eigenen Bestand. Eine Zuführung ist eine Kostenart, die in die Rücklage fließt und wie jede andere Kostenart auf die Eigentümer verteilt wird. Die Umwälzpumpe wurde per Beschluss aus der Rücklage bezahlt. Diese Ausgabe mindert die Rücklage und wird kein zweites Mal verteilt, und die Entnahme verweist auf den Beschluss, der sie erlaubt hat.

März: aufräumen, dann rechnen

Bevor sie den ersten Entwurf berechnet, öffnet Frau Petersen Einstellungen → Datenqualität. Eine Einheit ohne Eigentümer oder Miteigentumsanteile, die in der Summe nicht aufgehen, würden die Abrechnung sonst später aufhalten, und zwar an einer ungünstigeren Stelle. Förde-Blick steht auf 100.

Unter Jahresabrechnungen wählt sie das Jahr und klickt Entwurf berechnen. Condomana verteilt die tatsächlichen Kosten je Einheit nach dem Schlüssel der jeweiligen Kostenart (Miteigentumsanteile, gleich pro Einheit, Wohnfläche oder ein eigener Schlüssel) und stellt ihnen die Soll-Vorschüsse aus dem Vorauszahlungsplan gegenüber. Gerundet wird centgenau nach dem Verfahren des größten Rests, sodass jede Verteilung auf den letzten Cent aufgeht.

Außerdem zeigt die Seite, wie weit die Soll-Vorschüsse von den tatsächlich gebuchten Einnahmen abweichen. Dahinter stecken Rückstände, Vorauszahlungen oder Einnahmen anderer Art. Die Abrechnung selbst rechnet mit dem Soll, und die Rückstände verfolgen Sie in Ihrer Buchhaltung.

Unter Details prüft sie den Entwurf Einheit für Einheit und bespricht ihn mit dem Verwaltungsbeirat, bevor er in die Versammlung geht.

April: Beschluss und Genehmigung

Seit der Reform beschließen die Eigentümer in Deutschland nicht mehr über die Abrechnung als Ganzes, sondern über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Was das für die Formulierung des Beschlusses heißt, steht in Jahresabrechnung: von der Buchung zur beschlussfähigen Abrechnung.

Nach der Versammlung klickt Frau Petersen Genehmigen und trägt die Nummer des Beschlusses aus der Beschluss-Sammlung ein. Von da an lassen sich die Abrechnung, ihre Zeilen und jede Buchung des Zeitraums nicht mehr ändern. Was die Eigentümer erhalten haben, kann sich also nicht unbemerkt verschieben, auch nicht durch eine Buchung, die im Juni versehentlich nachgetragen wird.

Die Einzelabrechnung im Portal

Mit der Genehmigung erscheint im Portal jedes Eigentümers unter Jahresabrechnungen seine Einzelabrechnung, auch als PDF. Darin stehen sein Anteil an jeder Kostenart, seine Vorauszahlungen und der Saldo, der sich daraus ergibt. Er sieht nur seine eigenen Einheiten, und vor der Genehmigung sieht er gar nichts. Über eine Ankündigung erfährt die Gemeinschaft, dass die Abrechnungen bereitstehen.

Der Anruf im Mai wegen der verlegten Abrechnung fällt damit weg. Fragen zu einzelnen Zeilen wird es weiter geben. Hat die Organisation die KI-Funktionen eingeschaltet, kann der Eigentümer dafür den Assistenten im Portal fragen. Der antwortet aus den Dokumenten, die dieser Eigentümer sehen darf, und aus dessen eigenen genehmigten Abrechnungszahlen; die Zahlen eines Nachbarn zieht er nie heran.

Entstehen die Einzelabrechnungen noch in einem anderen Programm, verschicken Sie sie über den Serienversand. Er nimmt ein PDF pro Eigentümer, Condomana schlägt anhand des Inhalts den Empfänger vor, und zugestellt wird erst, wenn Sie bestätigt haben.

Vermögensbericht

Nach jedem Kalenderjahr erhalten die Eigentümer den Vermögensbericht, in Deutschland ist das der Bericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Condomana errechnet ihn aus den Rücklagen und den Buchungen des Jahres: Bestand zu Beginn, Zuführungen, Entnahmen und Bestand am Ende, jeweils mit jedem einzelnen Vorgang. Mit der Freigabe wird er eingefroren und als PDF bei den Dokumenten abgelegt, wo jeder Eigentümer ihn öffnen kann.

Der Bericht sagt auch, was er nicht abdeckt. Kontostände und offene Hausgelder kommen aus Ihrer Buchhaltung, weil Condomana keine Bankanbindung hat.

Wenn der Betriebsprüfer kommt

Der Betriebsprüfungsexport erzeugt für einen Zeitraum ein Archiv mit Buchungsjournal, Belegverzeichnis, Kostenarten, Verteilerschlüsseln, Abrechnungen und Wirtschaftsplänen. Die Daten liegen als CSV-Dateien vor, zusammen mit der beschreibenden Indexdatei, die ein Prüfprogramm erwartet. Für deutsche Objekte entspricht das dem Format der Datenüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO.

Und schon das nächste Jahr

Im selben Zug plant Frau Petersen unter Wirtschaftspläne das Folgejahr je Kostenart. Sobald die Versammlung den Plan genehmigt, schreibt die Genehmigung den Vorauszahlungsplan für jede Einheit. Eine einmalige Maßnahme wie die Dachrinnen läuft als Sonderumlage und wird nach einem Schlüssel verteilt, den sie selbst wählt.

Was Condomana hier nicht tut

Condomana hat keine Bankanbindung, gleicht keine Zahlungen ab und verschickt keine Mahnungen. Auch eine Betriebskostenabrechnung für vermietende Eigentümer erstellt es nicht. Die Einzelabrechnung rechnet zwischen dem Eigentümer und der Gemeinschaft ab; die Abrechnung gegenüber seinem Mieter ist eine andere.

Das Wesentliche

• Condomana liest die Belege aus, gebucht wird erst, wenn Sie speichern. Die Kostenart legen Sie selbst fest, weil sie bestimmt, wer zahlt.
• Die Rücklage ist ein eigener Bestand. Was aus ihr bezahlt wird, verteilt Condomana nicht ein zweites Mal.
• Nach der Genehmigung bleiben Abrechnung und Buchungen des Zeitraums, wie sie sind.
• Jeder Eigentümer holt sich seine Abrechnung nach der Genehmigung selbst im Portal und sieht dabei nur seine eigene.