Der Jahresabschluss einer WEG: vom Belegstapel bis zur Einzelabrechnung im Portal

Anja Petersen macht in einer Kieler Hausverwaltung die Buchhaltung für elf Gemeinschaften. Die größte ist die WEG Förde-Blick mit vierundzwanzig Einheiten. Ihr Jahreswechsel sah bisher so aus: Im Januar liegen zwei Ordner Belege auf dem Tisch, im März steht die Abrechnung in einer Tabelle, im April werden vierundzwanzig Einzelabrechnungen gedruckt, kuvertiert und verschickt, und im Mai ruft ein Eigentümer an, weil er seine verlegt hat.

Dieser Artikel geht denselben Jahresabschluss in Condomana durch — von der ersten Rechnung bis zu dem Moment, in dem der Eigentümer seine Abrechnung selbst im Portal öffnet.

Vorweg, damit keine falsche Erwartung entsteht: Condomana hat keine Bankanbindung und führt kein Forderungskonto. Kontostände, offene Hausgelder und Mahnungen bleiben in Ihrer Bank und Ihrer Buchhaltung. Condomana führt das Buchungsjournal je Objekt und rechnet daraus ab.

Januar und Februar: die Belege

Rechnungen kommen auf drei Wegen, und für jeden gibt es eine Abkürzung:

• Per Mail an die Organisationsadresse. Im Nachrichtenfaden legt Als Buchung erfassen die Rechnung als Dokument ab und öffnet die Buchungsmaske mit dem PDF daneben.
• Als PDF auf dem Rechner. Auf der Seite Buchungen zieht Frau Petersen die Datei in die Maske.
• Auf Papier. Einscannen, dann wie oben.

Mit eingeschalteten KI-Funktionen liest Condomana Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum aus und schlägt eine Kostenart aus dem Kostenplan des Objekts vor. Zwei Prüfungen laufen ohne KI daneben: ein Hinweis, wenn dieselbe Rechnung schon einmal erfasst wurde — auch unter einem anderen Objekt —, und einer, wenn der Betrag weit über dem liegt, was für diese Kostenart üblich war. Die Hinweise blockieren nichts. Gebucht wird erst, wenn Frau Petersen prüft, korrigiert und speichert.

Die Kostenart ist dabei die Stelle, an der sie genau hinsieht. Sie bestimmt den Verteilerschlüssel, und der bestimmt, wer zahlt. Warum die KI sie vorschlagen, aber nie festlegen darf, steht in Belegerfassung mit KI.

Gebucht wird nach dem Zahlungsdatum. Die Zahlungen selbst entnimmt sie dem Kontoauszug und erfasst sie im Journal. Wo eine Rechnung zu einem Mangel gehört, etwa die Reparatur der Umwälzpumpe, verknüpft der Verwalter die Buchung im Mangel. Dann steht am Vorgang, was er gekostet hat.

Die Rücklage

Die Erhaltungsrücklage führt Condomana als eigenen Bestand. Eine Zuführung ist eine Kostenart, die die Rücklage speist und wie jede andere Kostenart auf die Eigentümer verteilt wird. Die Umwälzpumpe wurde per Beschluss aus der Rücklage bezahlt: Diese Ausgabe mindert die Rücklage und wird kein zweites Mal verteilt. Die Entnahme verweist auf den Beschluss, der sie erlaubt hat.

März: aufräumen, dann rechnen

Bevor sie den ersten Entwurf berechnet, öffnet Frau Petersen Einstellungen → Datenqualität. Eine Einheit ohne Eigentümer oder Miteigentumsanteile, die nicht aufgehen, würden die Abrechnung sonst an einer ungünstigeren Stelle aufhalten. Förde-Blick steht auf 100.

Unter Jahresabrechnungen wählt sie das Jahr und klickt Entwurf berechnen. Condomana verteilt die tatsächlichen Kosten je Einheit nach dem Schlüssel der jeweiligen Kostenart — Miteigentumsanteile, gleich pro Einheit, Wohnfläche oder ein eigener Schlüssel — und stellt ihnen die Soll-Vorschüsse aus dem Vorauszahlungsplan gegenüber. Gerundet wird centgenau nach dem Verfahren des größten Rests, sodass jede Verteilung auf den letzten Cent aufgeht.

Die Seite zeigt zusätzlich die Differenz zwischen Soll-Vorschüssen und tatsächlich gebuchten Einnahmen. Das sind Rückstände, Vorauszahlungen oder Einnahmen anderer Art. Die Abrechnung selbst rechnet mit dem Soll; die Rückstände verfolgen Sie in Ihrer Buchhaltung.

Den Entwurf prüft sie je Einheit unter Details und geht ihn mit dem Verwaltungsbeirat durch, bevor er in die Versammlung geht.

April: Beschluss und Genehmigung

In Deutschland beschließen die Eigentümer seit der Reform nicht mehr über die Abrechnung als Ganzes, sondern über die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Was das für die Beschlussformulierung bedeutet, steht in Jahresabrechnung: von der Buchung zur beschlussfähigen Abrechnung.

Nach der Versammlung klickt Frau Petersen Genehmigen und gibt die Nummer des Beschlusses aus der Beschluss-Sammlung an. Ab diesem Klick sind die Abrechnung, ihre Zeilen und jede Buchung des Zeitraums unveränderlich. Was die Eigentümer bekommen, kann sich danach nicht mehr still ändern — auch nicht durch eine versehentlich nachgetragene Buchung im Juni.

Die Einzelabrechnung im Portal

Mit der Genehmigung erscheint im Portal jedes Eigentümers unter Jahresabrechnungen seine eigene Einzelabrechnung: sein Anteil an jeder Kostenart, die Vorauszahlungen und der Saldo, der sich daraus ergibt, auch als PDF. Er sieht nur seine eigenen Einheiten, und er sieht nichts vor der Genehmigung. Eine Ankündigung sagt der Gemeinschaft, dass die Abrechnungen bereitstehen.

Den Eigentümer, der im Mai anruft, weil er seine Abrechnung verlegt hat, gibt es damit nicht mehr. Den, der eine Zeile nicht versteht, gibt es weiterhin. Hat die Organisation die KI-Funktionen eingeschaltet, kann er den Assistenten im Portal fragen; der antwortet aus den Dokumenten, die der Eigentümer sehen darf, und aus seinen eigenen genehmigten Abrechnungszahlen — nie aus denen eines Nachbarn.

Werden die Einzelabrechnungen noch in einem anderen Programm erstellt, gehen sie über den Serienversand: ein PDF pro Eigentümer, Condomana schlägt den Empfänger anhand des Inhalts vor, und zugestellt wird erst nach Ihrer Bestätigung.

Vermögensbericht

Nach jedem Kalenderjahr bekommen die Eigentümer den Vermögensbericht — in Deutschland der Bericht nach § 28 Abs. 4 WEG. Condomana errechnet ihn aus den Rücklagen und den Buchungen des Jahres: Bestand zu Beginn, Zuführungen, Entnahmen, Bestand am Ende, mit jedem Vorgang. Mit der Freigabe wird er eingefroren und als PDF bei den Dokumenten abgelegt, das jeder Eigentümer öffnen kann.

Er sagt auch, was er nicht abdeckt: Kontostände und offene Hausgelder kommen aus Ihrer Buchhaltung, weil Condomana keine Bankanbindung hat.

Wenn der Betriebsprüfer kommt

Der Betriebsprüfungsexport erzeugt für einen Zeitraum ein Archiv aus Buchungsjournal, Belegverzeichnis, Kostenarten, Verteilerschlüsseln, Abrechnungen und Wirtschaftsplänen als CSV-Dateien mit der beschreibenden Indexdatei, die ein Prüfprogramm erwartet — für deutsche Objekte im Format der Datenüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO.

Und schon das nächste Jahr

Im selben Zug budgetiert Frau Petersen unter Wirtschaftspläne das Folgejahr je Kostenart. Genehmigt die Versammlung den Plan, schreibt die Genehmigung den Vorauszahlungsplan je Einheit. Eine einmalige Maßnahme wie die Dachrinnen läuft als Sonderumlage, verteilt nach einem Schlüssel ihrer Wahl.

Was Condomana hier nicht tut

Keine Bankanbindung, kein Zahlungsabgleich, keine Mahnungen. Und keine Betriebskostenabrechnung für vermietende Eigentümer: Die Einzelabrechnung ist die Abrechnung des Eigentümers gegenüber der Gemeinschaft, nicht die gegenüber seinem Mieter.

Das Wesentliche

• Belege werden ausgelesen, nicht gebucht. Die Kostenart entscheiden Sie, weil sie entscheidet, wer zahlt.
• Die Rücklage ist ein eigener Bestand; eine Ausgabe daraus wird nicht ein zweites Mal verteilt.
• Genehmigt heißt eingefroren. Abrechnung und Buchungen des Zeitraums ändern sich danach nicht mehr.
• Jeder Eigentümer holt sich seine Abrechnung selbst — nach der Genehmigung, nur seine eigene.