Die Jahresabrechnung: von der ersten Buchung bis zum Beschluss

Die Jahresabrechnung ist die Arbeit, an der eine WEG-Verwaltung gemessen wird. Ein Fehler darin fällt auch am spätesten auf und kostet am meisten, nämlich dann, wenn dreißig Eigentümer ihre Abrechnung in der Hand halten und einer davon nachrechnet.

Dieser Artikel geht den Weg von der einzelnen Buchung bis zum Beschluss durch. Besonders genau schaut er auf die Stelle, die seit der WEG-Reform am häufigsten falsch gemacht wird.

Der Weg in vier Schritten

1. Buchungen. Das ganze Jahr über werden Einnahmen und Ausgaben gebucht, und jeder Beleg wird einer Kostenart zugeordnet. Das ist die Grundlage, und hier entsteht die Qualität der Abrechnung, oder sie entsteht eben nicht. Eine Abrechnung ist nie besser als die Zuordnung ihrer Belege.

2. Kostenarten und Verteilerschlüssel. Jede Kostenart hat einen Schlüssel, nach dem sie auf die Einheiten verteilt wird: nach Miteigentumsanteilen, nach Einheiten zu gleichen Teilen, nach Verbrauch oder nach einem abweichend beschlossenen Schlüssel. Weil der Schlüssel entscheidet, wer zahlt, ist er die wichtigste Einstellung im ganzen System.

3. Verteilung. Die Kosten des Jahres werden je Kostenart nach ihrem Schlüssel auf die Einheiten verteilt. Das muss cent-genau aufgehen, die Summe der Einzelanteile muss also exakt der verteilten Summe entsprechen. Gerade Rundungsdifferenzen findet ein aufmerksamer Eigentümer.

4. Gegenüberstellung. Den verteilten Kosten werden die geleisteten Vorschüsse gegenübergestellt. Die Differenz je Einheit, die Abrechnungsspitze, ergibt eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Der Punkt, den seit dem WEMoG viele falsch machen

Bis zur Reform 2020 beschlossen die Eigentümer über die Jahresabrechnung als Ganzes. Heute beschließen die Wohnungseigentümer nach § 28 Abs. 2 WEG über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse, also über die Abrechnungsspitze und nicht über das Zahlenwerk dahinter.

Das hat praktische Folgen:

• Der Beschlussgegenstand ist ein anderer. Ein Beschluss „Die Jahresabrechnung 2025 wird genehmigt" trifft nicht mehr das, worüber zu beschließen ist. Angreifbar ist er deshalb auch dann, wenn alle Zahlen stimmen, weil über die falsche Sache abgestimmt wurde.
• Die Tagesordnung muss es hergeben. Was in der Einladung angekündigt wird, muss zum Beschluss passen.
• Die Abrechnung selbst bleibt Rechenschaftslegung. Sie wird den Eigentümern vorgelegt und erläutert; beschlossen werden die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse.

Formulieren Sie den Beschlussantrag entsprechend. Weil hier viel an der konkreten Fassung hängt, rechnet sich an dieser Stelle der Blick eines Fachanwalts wirklich. Dieser Artikel ersetzt ihn nicht.

Der Vermögensbericht

Seit der Reform gehört ein zweiter Punkt dazu, der in der Praxis gern untergeht: § 28 Abs. 4 WEG verlangt vom Verwalter nach Ende des Kalenderjahres einen Vermögensbericht, der den Stand der Erhaltungsrücklage und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens ausweist. Er ist den Eigentümern zur Verfügung zu stellen.

Der Bericht ist weder Teil der Abrechnung noch Gegenstand des Nachschussbeschlusses. Pflicht ist er trotzdem, und wenn er fehlt, kommt das bei einer Anfechtung mit Sicherheit zur Sprache.

Warum Freigabe einfrieren muss

Nach dem Beschluss darf sich eine Abrechnung nicht mehr ändern. Was dabei schiefgehen kann, ist banal und passiert ständig: Die Abrechnung ist beschlossen, und drei Wochen später wird eine Buchung des Vorjahres korrigiert, etwa ein falsch zugeordneter Beleg oder eine nachgereichte Gutschrift. Reagiert die Abrechnung darauf, weichen die Zahlen in Ihrem System von denen ab, die die Eigentümer erhalten haben. Das merkt niemand, bis jemand zwei Ausdrucke nebeneinanderlegt.

Deshalb muss die Freigabe die Abrechnung einfrieren und mit ihr die Buchungen, auf denen sie beruht. Wird danach noch eine Korrektur nötig, gehört sie ins laufende Jahr und nicht rückwirkend in das abgeschlossene.

In Condomana ist das so gebaut: Die Freigabe friert die Jahresabrechnung und ihre Buchungen ein, sodass sich die Zahlen, die Eigentümer erhalten haben, nie stillschweigend ändern können. Nach demselben Prinzip stehen auch der Wirtschaftsplan und Sonderumlagen fest, sobald sie beschlossen sind.

Die häufigsten Fehler in der Abrechnung selbst

Kosten im falschen Jahr. Es gilt das Abflussprinzip: Maßgeblich ist, wann gezahlt wurde, und nicht, wann die Leistung erbracht oder die Rechnung gestellt wurde. Die Dezemberrechnung, die im Januar bezahlt wird, gehört deshalb ins Folgejahr.

Rücklage nicht sauber getrennt. Zuführungen zur Erhaltungsrücklage und Entnahmen daraus müssen erkennbar sein. Eine Instandsetzung, die aus der Rücklage bezahlt wurde, darf nicht zusätzlich als laufende Kosten verteilt werden.

Eigentümerwechsel im Abrechnungsjahr. Wurde eine Einheit im Lauf des Jahres verkauft, muss die Abrechnung sagen, wer welchen Teil trägt. Dafür muss im System stehen, seit wann jemand Eigentümer ist, und genau dieser Datensatz fehlt bei Datenübernahmen am häufigsten. Mehr dazu steht in Ihre Daten aus der alten Software mitnehmen.

Rundung, die nicht aufgeht. Bei dreißig Einheiten und zwanzig Kostenarten entstehen sechshundert Divisionen. Ohne ein Verfahren, das den Rundungsrest gezielt verteilt, fehlen am Ende ein paar Cent, und die stehen dann in der Abrechnung.

Verbrauchsabhängige Kosten. Wo Heizkosten nach Verbrauch abzurechnen sind, kommen die Werte vom Messdienst, und ihre Aufteilung folgt eigenen Regeln. Die Werte aus dem Messdienstprotokoll übernehmen Sie, ohne sie neu zu berechnen.

Ein Zeitplan, der funktioniert

Wirklich Zeit sparen lässt sich nur beim ersten Punkt. Wer Belege laufend erfasst, hat im Januar eine Abrechnung; wer sie sammelt, hat im Januar einen Karton.

Kurzcheck vor dem Versand

Die letzte der sechs Fragen macht am wenigsten Arbeit und fehlt trotzdem am häufigsten.

1. Summe der verteilten Kosten = Summe der Einzelanteile, cent-genau?
2. Jede Kostenart mit dem Schlüssel verteilt, der für sie beschlossen ist?
3. Rücklage getrennt ausgewiesen, Entnahmen nicht doppelt verteilt?
4. Eigentümerwechsel im Jahr korrekt zeitanteilig?
5. Vermögensbericht erstellt und beigefügt?
6. Beschlussantrag auf Nachschüsse und Anpassung der Vorschüsse formuliert und nicht auf „Genehmigung der Abrechnung"?