Jahresabrechnung: von der Buchung zur beschlussfähigen Abrechnung

Die Jahresabrechnung ist die Arbeit, an der eine WEG-Verwaltung gemessen wird. Sie ist auch die, bei der ein Fehler am spätesten auffällt und am teuersten ist: Bemerkt wird er, wenn dreißig Eigentümer ihre Abrechnung in der Hand halten und einer davon nachrechnet.

Dieser Artikel geht den Weg von der einzelnen Buchung bis zum Beschluss durch — mit besonderem Augenmerk auf die Stelle, die seit der WEG-Reform am häufigsten falsch gemacht wird.

Der Weg in vier Schritten

1. Buchungen. Das ganze Jahr über: Einnahmen und Ausgaben, jeder Beleg einer Kostenart zugeordnet. Das ist die Grundlage, und es ist die Stelle, an der Qualität entsteht oder eben nicht. Eine Abrechnung ist nie besser als die Zuordnung ihrer Belege.

2. Kostenarten und Verteilerschlüssel. Jede Kostenart hat einen Schlüssel, nach dem sie auf die Einheiten verteilt wird: nach Miteigentumsanteilen, nach Einheiten zu gleichen Teilen, nach Verbrauch oder nach einem abweichend beschlossenen Schlüssel. Der Schlüssel entscheidet, wer zahlt — er ist die wichtigste Einstellung im ganzen System.

3. Verteilung. Die Kosten des Jahres werden je Kostenart nach ihrem Schlüssel auf die Einheiten verteilt. Hier muss es cent-genau aufgehen: Die Summe der Einzelanteile muss exakt der verteilten Summe entsprechen. Rundungsdifferenzen sind kein Detail, sondern genau das, was ein aufmerksamer Eigentümer findet.

4. Gegenüberstellung. Den verteilten Kosten werden die geleisteten Vorschüsse gegenübergestellt. Die Differenz je Einheit — die Abrechnungsspitze — ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Der Punkt, den seit dem WEMoG viele falsch machen

Bis zur Reform 2020 beschlossen die Eigentümer über die Jahresabrechnung als Ganzes. Das ist nicht mehr so.

Nach § 28 Abs. 2 WEG beschließen die Wohnungseigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse — also über die Abrechnungsspitze, nicht über das Zahlenwerk dahinter.

Das ist keine Formalie:

• Der Beschlussgegenstand ist ein anderer. Ein Beschluss „Die Jahresabrechnung 2025 wird genehmigt" trifft nicht mehr das, worüber zu beschließen ist. Er ist damit angreifbar — nicht weil die Zahlen falsch wären, sondern weil über die falsche Sache abgestimmt wurde.
• Die Tagesordnung muss es hergeben. Was in der Einladung angekündigt wird, muss zum Beschluss passen.
• Die Abrechnung selbst bleibt Rechenschaftslegung. Sie wird den Eigentümern vorgelegt und erläutert; beschlossen werden die Nachschüsse und die Anpassung der Vorschüsse.

Formulieren Sie den Beschlussantrag entsprechend. Und weil hier viel an der konkreten Fassung hängt, ist das eine der Stellen, an denen sich der Blick eines Fachanwalts wirklich rechnet — dieser Artikel ersetzt ihn nicht.

Der Vermögensbericht

Der zweite Punkt, der seit der Reform dazugehört und in der Praxis gern untergeht: § 28 Abs. 4 WEG verlangt vom Verwalter nach Ende des Kalenderjahres einen Vermögensbericht, der den Stand der Erhaltungsrücklage und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens ausweist. Er ist den Eigentümern zur Verfügung zu stellen.

Er ist nicht Teil der Abrechnung und nicht Gegenstand des Nachschussbeschlusses — aber er ist Pflicht, und sein Fehlen ist einer der Punkte, die bei einer Anfechtung sicher zur Sprache kommen.

Warum Freigabe einfrieren muss

Eine Abrechnung, die sich nach dem Beschluss noch ändern kann, ist keine.

Der Fall ist banal und passiert ständig: Die Abrechnung ist beschlossen, drei Wochen später wird eine Buchung des Vorjahres korrigiert — ein falsch zugeordneter Beleg, eine nachgereichte Gutschrift. Wenn die Abrechnung darauf reagiert, weichen die Zahlen in Ihrem System von denen ab, die die Eigentümer erhalten haben. Niemand merkt es, bis jemand zwei Ausdrucke nebeneinanderlegt.

Deshalb muss die Freigabe die Abrechnung und ihre zugrundeliegenden Buchungen einfrieren. Eine Korrektur, die danach nötig wird, gehört ins laufende Jahr, nicht rückwirkend in das abgeschlossene.

In Condomana ist das so gebaut: Die Freigabe friert die Jahresabrechnung und ihre Buchungen ein. Die Zahlen, die Eigentümer erhalten haben, können sich nie stillschweigend ändern. Dasselbe Prinzip gilt für den Wirtschaftsplan und für Sonderumlagen — was beschlossen ist, steht fest.

Die häufigsten Fehler in der Abrechnung selbst

Kosten im falschen Jahr. Es gilt das Abflussprinzip: Maßgeblich ist, wann gezahlt wurde, nicht wann die Leistung erbracht oder die Rechnung gestellt wurde. Die Dezemberrechnung, die im Januar bezahlt wird, gehört ins Folgejahr.

Rücklage nicht sauber getrennt. Zuführungen zur Erhaltungsrücklage und Entnahmen daraus müssen erkennbar sein. Eine Instandsetzung, die aus der Rücklage bezahlt wurde, darf nicht zusätzlich als laufende Kosten verteilt werden.

Eigentümerwechsel im Abrechnungsjahr. Wurde eine Einheit im Jahr verkauft, muss die Abrechnung sagen, wer welchen Teil trägt. Das setzt voraus, dass im System steht, seit wann jemand Eigentümer ist — der Datensatz, der bei Datenübernahmen am häufigsten fehlt. Mehr dazu: Ihre Daten aus der alten Software mitnehmen.

Rundung, die nicht aufgeht. Bei dreißig Einheiten und zwanzig Kostenarten entstehen sechshundert Divisionen. Ohne ein Verfahren, das den Rundungsrest gezielt verteilt, fehlen am Ende ein paar Cent — und die stehen dann in der Abrechnung.

Verbrauchsabhängige Kosten. Wo Heizkosten nach Verbrauch abzurechnen sind, kommen die Werte vom Messdienst, und deren Aufteilung folgt eigenen Regeln. Was aus dem Messdienstprotokoll kommt, wird übernommen, nicht neu berechnet.

Der Zeitplan, der funktioniert

Der einzige Punkt, an dem sich wirklich etwas sparen lässt, ist der erste. Wer Belege laufend erfasst, hat im Januar eine Abrechnung; wer sie sammelt, hat im Januar einen Karton.

Kurzcheck vor dem Versand

1. Summe der verteilten Kosten = Summe der Einzelanteile, cent-genau?
2. Jede Kostenart mit dem Schlüssel verteilt, der für sie beschlossen ist?
3. Rücklage getrennt ausgewiesen, Entnahmen nicht doppelt verteilt?
4. Eigentümerwechsel im Jahr korrekt zeitanteilig?
5. Vermögensbericht erstellt und beigefügt?
6. Beschlussantrag auf Nachschüsse und Anpassung der Vorschüsse formuliert — nicht auf „Genehmigung der Abrechnung"?

Punkt 6 ist der, der am wenigsten Arbeit macht und am häufigsten fehlt.