„Dafür fehlt gerade die Kapazität“: ein Satz, der sich jedes Jahr selbst verlängert

Fast jede Verwaltung, die über einen Softwarewechsel nachdenkt, sagt irgendwann sinngemäß denselben Satz: Man sei gerade stark eingespannt, das Tagesgeschäft lasse keinen Raum, und für eine ernsthafte Beschäftigung mit einem neuen System fehle derzeit schlicht die Kapazität. Man melde sich, wenn es ruhiger werde.

Der Satz ist ehrlich gemeint, und vernünftig ist er auch. Wer eine volle Woche vor sich hat, hat keine zwei freien Tage. Fängt man in dieser Lage einen Softwarewechsel an, macht man beides nur halb und gefährdet damit beides. Schwierig wird es erst mit dem Zeitpunkt, auf den der Satz verweist.

„Wenn es ruhiger wird“ ist kein Termin

Rechnen Sie das Verwaltungsjahr einmal durch, so wie es tatsächlich läuft:

In dieser Aufstellung gibt es keine Lücke, und in den Jahren davor gab es auch keine. „Wenn es ruhiger wird“ ist eine Hoffnung ohne Datum im Kalender, und sie wird jedes Jahr an derselben Stelle enttäuscht. Mit schlechter Organisation hat das wenig zu tun. So sieht das Jahr einer Verwaltung aus, deren Bestand wächst.

Welche Arbeit die Kapazität tatsächlich bindet

Schaut man genauer hin, was den Tag füllt, sind es vor allem kleine Aufgaben, die sich wiederholen:

• Dieselbe Zahl mehrfach pflegen, einmal in der Tabelle, einmal in der Ablage und einmal im Schreiben an den Beirat.
• Dokumente auf Zuruf heraussuchen und einzeln per Mail verschicken, oft dasselbe Dokument nacheinander an mehrere Eigentümer.
• Stammdaten abtippen, wenn ein Eigentümerwechsel eingeht oder ein Objekt dazukommt.
• Belege Position für Position von Hand erfassen, aus Unterlagen, in denen die Angaben bereits stehen.
• Denselben Sachstand mehrmals erklären: einem Eigentümer am Telefon, dem Beirat per Mail, der Kollegin im Vorbeigehen.

Jede dieser Tätigkeiten ist für sich schnell erledigt. Zusammen fressen sie den Terminkalender auf, weil sie linear mit dem Bestand wachsen und jedes Jahr wieder in voller Höhe anfallen. Ein Betrieb, der wächst, kauft sich diesen Posten mit jedem neuen Objekt noch einmal ein. Und gerade diese Arbeit, die keine Zeit für die Umstellung lässt, wird durch eine Umstellung kleiner.

Pflicht und Gewohnheit auseinanderhalten

Bevor Sie irgendetwas umstellen, sollten Sie sich fragen, wie viel von dem, was gerade Ihre Woche füllt, Sie überhaupt jemandem schulden. Die Antwort senkt den Aufwand oft spürbar.

Einen Teil schulden Sie ganz sicher: Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach § 28 WEG, die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG, die Einladungsfristen und die Fristen gegenüber Behörden und Versicherern. Daran gibt es nichts zu verhandeln.

Wie Sie diese Pflichten erfüllen, steht dagegen nicht fest, und dort sammelt sich der Überhang. Typisch sind zum Beispiel:

• eine Liste, die neben dem eigentlichen Bestand herläuft, weil sie schon immer geführt wurde, und die deshalb bei jeder Änderung ein zweites Mal angefasst werden muss;
• Unterlagen, die einzeln verschickt werden, obwohl ein Ablageort mit Zugriff für die Berechtigten dieselbe Frage ein für alle Mal beantwortet;
• historische Daten, die rekonstruiert werden, obwohl weder ein Beschluss noch ein Eigentümer sie je verlangt hat;
• Zwischenstände, die jemand aufbereitet, obwohl niemand sie angefordert hat und niemand sie liest.

Erfahrungsgemäß steckt ein nennenswerter Teil einer überlasteten Woche in Tätigkeiten, für die sich bei genauerem Hinsehen kein Adressat findet. Das gilt mit jeder Software und auch ganz ohne, und es kostet schlicht Geld.

Was Sie jetzt wirklich nicht tun sollten

Eine Umstellung ist kein Notfallprojekt. Mitten in einer vollen Phase wären drei Dinge falsch:

• Den ganzen Bestand jetzt umziehen. Wer in einer ohnehin ausgelasteten Phase den gesamten Bestand migriert, macht genau den Fehler, vor dem die Zurückhaltung aus dem ersten Absatz zu Recht warnt.
• Mitten im Wirtschaftsjahr auf ein anderes System buchen. Ein halbes Jahr in zwei Systemen ergibt eine Abrechnung, die niemand mehr nachvollziehen kann.
• Ausgerechnet die Arbeit mit Frist zum Testfall machen. Was unter Termindruck steht, ist der falsche Ort für den ersten Lauf.

Wer Ihnen rät, mitten in der Saison komplett zu wechseln, will Ihnen etwas verkaufen. Wie ein realistischer Fahrplan aussieht, steht in WEG-Verwaltung digitalisieren: ein Fahrplan in fünf Schritten.

Was in die Lücke passt

Auch in einer vollen Phase ist ein Schritt möglich, der sich noch innerhalb derselben Saison bezahlt macht. Drei kommen dafür in Frage, und jeder davon ist in Stunden erledigt.

Der erste ist ein Testimport für ein einziges Objekt. Er ist weder produktiv noch verbindlich, nur ein Probelauf mit den Daten, die Sie gerade ohnehin in der Hand haben. In zwei Stunden erfahren Sie dabei, was Sie sonst erst im nächsten Jahr erfahren würden: wo Ihre Altdaten Lücken haben, wie lange ein Objekt tatsächlich braucht und ob der Import den Abgleich sauber ausweist, bevor irgendetwas übernommen wird. Danach planen Sie mit einer Zahl und müssen nicht mehr schätzen.

Der zweite sind die Belege, die ohnehin auf dem Tisch liegen. Die Belegerfassung greift nicht in Ihre Buchhaltung ein. Sie liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum aus und legt Ihnen die Angaben zur Kontrolle vor, gebucht wird nichts von allein. Weil der Stapel schon da ist, fällt der Nutzen hier sofort an, was selten vorkommt. Was dabei funktioniert und was nicht, steht in Belegerfassung mit KI.

Der dritte Schritt wird am häufigsten unterschätzt: die Dokumente, nach denen am meisten gefragt wird. Rückfragen kommen gebündelt, und zwar in genau den Wochen, in denen Sie am wenigsten Spielraum haben. Liegen Teilungserklärung, Protokolle, Versicherungsscheine und die letzte Abrechnung an einer Stelle, an der die Eigentümer sie im Portal selbst einsehen können, nimmt Ihnen das schon in der Saison Arbeit ab, in der Sie die Dokumente ablegen.

Machen Sie die volle Phase zur Messung

Noch ein Vorschlag, der nichts kostet: Notieren Sie in den nächsten Wochen für jedes Objekt zwei Zahlen, nämlich wie viele Stunden die Arbeit insgesamt gebraucht hat und wie viele davon auf Suchen, Abtippen und wiederholte Rückfragen entfielen.

Damit haben Sie am Ende eine Rechnung in der Hand. Ist die Summe klein, war das Verschieben richtig, und Sie können das jedem Anbieter mit einer Zahl belegen. Ist sie groß, kennen Sie den Betrag, den Sie die nächste Saison wieder kostet, und die Entscheidung fällt Ihnen nicht mehr schwer. In beiden Fällen stehen Sie besser da als mit dem Satz vom Anfang, der sich beliebig oft wiederholen lässt und dabei jedes Jahr ein Stück teurer wird.

Den Plan für Ihren eigenen Bestand

Wenn Sie die Reihenfolge auf Ihren eigenen Bestand angewendet sehen möchten, beantworten Sie vier Fragen: wie viele Objekte Sie haben, womit Sie heute arbeiten, wohin die Stunden gehen und wann Sie anfangen wollen. Den Plan bekommen Sie dann als PDF. Er enthält die Schritte in der Reihenfolge, die zu Ihren Antworten passt, und nennt, was Sie sich sparen können.

Umstellungsplan anfordern

Das Wesentliche in vier Sätzen

• Auf die ruhige Woche können Sie lange warten, denn das Verwaltungsjahr hat keine Lücke.
• Teuer sind die kleinen Wiederholungen, weil sie manuelle Doppelarbeit sind und mit jedem Objekt mitwachsen.
• Was das Gesetz verlangt, steht fest; wie Sie es erledigen, meist nicht, und dazwischen lohnt ein prüfender Blick.
• Der erste Schritt dauert zwei Stunden und keine zwei Wochen: ein Objekt testweise importieren, mit den Daten, die ohnehin vor Ihnen liegen.