WEG-Verwaltung digitalisieren: ein Fahrplan in fünf Schritten

Sie kennen den Zustand: ein Aktenschrank pro Objekt, eine Excel-Datei mit den Miteigentumsanteilen, eine zweite mit den Hausgeldern, ein Ordner „Beschlüsse" auf dem Netzlaufwerk, und die eigentliche Wahrheit steckt im Kopf der Kollegin, die seit vierzehn Jahren dabei ist. Das funktioniert, oft sogar erstaunlich gut. Schwierig wird es erst, wenn jemand krank wird, wenn ein Eigentümer die Abrechnung von 2019 sehen will oder wenn Sie ein Objekt übernehmen und feststellen, dass der Vorverwalter genauso gearbeitet hat.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie da Schritt für Schritt herauskommen, in einer Reihenfolge, die auch dann noch trägt, wenn mittendrin eine Versammlungssaison anfängt.

Warum die meisten Anläufe scheitern

Der übliche Fehler ist, die Umstellung als Projekt mit Anfang und Ende zu behandeln. Man kauft eine Software, plant ein Wochenende ein, und am Montag soll alles neu sein. Das geht zuverlässig schief, und dafür gibt es drei Gründe.

Die Altdaten sind schlechter, als Sie denken. Gemeint sind vor allem Lücken. Die MEA stimmen, aber bei drei Einheiten fehlt das Datum des Eigentümerwechsels. Die Anfangsbestände gibt es, aber nur als Saldo und nicht als einzelne Buchungen. Das fällt erst beim Import auf, und dann steht das Projekt.

Der laufende Betrieb hört nicht auf. Während Sie umstellen, kommen weiter Mängelmeldungen, Rechnungen und Anfragen herein. Solange die neue Software noch nicht trägt und die alte schon halb verlassen ist, arbeiten Sie in beiden Systemen. In dieser Phase werden Projekte abgebrochen.

Es gibt keinen Punkt, an dem es sich gelohnt hat. Wer alles auf einmal umstellt, hat monatelang nur Aufwand und keinen Nutzen. Wer klein anfängt, hat nach zwei Wochen etwas, das er nicht mehr hergeben will.

Stellen Sie ein einzelnes Objekt um, und lassen Sie den Rest der Verwaltung so lange weiterlaufen wie bisher.

Schritt 1: Ein Objekt, vollständig

Nehmen Sie ein einziges Objekt, und zwar eines, das Sie gut kennen und dessen Zahlen sauber sind. Das größte oder komplizierteste eignet sich dafür schlecht. Zwölf bis dreißig Einheiten sind eine gute Größe: groß genug, dass es echt ist, und klein genug, dass ein Fehler Sie nicht den ganzen Tag kostet.

Dieses Objekt bringen Sie vollständig ein, mit Einheiten, Eigentümern samt Miteigentumsanteilen, Anfangsbeständen und der letzten Jahresabrechnung. Ein halb gepflegtes Objekt kann Ihnen die Frage, um die es in diesem Schritt geht, nicht beantworten, nämlich ob das Ganze trägt.

Was Sie dabei lernen, gilt für Ihren gesamten Bestand: wie lange die Erfassung pro Einheit dauert, wo Ihre Altdaten Lücken haben und ob die Software so arbeitet, wie Sie arbeiten.

Schritt 2: Die Dokumente, nicht die Buchhaltung

Den zweiten Schritt überspringen fast alle, obwohl er pro Stunde Aufwand am meisten bringt: die Dokumente.

Wer die Buchhaltung digitalisiert, hat erst spät etwas davon, denn ob es sich gelohnt hat, zeigt sich bei der nächsten Abrechnung. Bei den Dokumenten ist es umgekehrt. Sobald Teilungserklärung, Protokolle, Versicherungsscheine und Verträge eines Objekts durchsuchbar an einer Stelle liegen, hört eine bestimmte Sorte Anruf auf: „Können Sie mir nochmal schicken …".

Außerdem erreicht dieser Schritt die Eigentümer. In einem Eigentümerportal sieht jeder Miteigentümer die Dokumente seines Objekts selbst, und das nimmt Ihnen genau die Arbeit ab, die Sie nie in Rechnung stellen konnten. Hier macht die Digitalisierung die Verwaltung zum ersten Mal billiger, und ordentlicher wird sie obendrein.

Fangen Sie mit dem an, was heute gebraucht wird, also mit den letzten drei Jahren. Die ältere Historie können Sie später nachziehen oder auch ganz liegen lassen; nach Papier von 2011 fragt selten jemand.

Schritt 3: Die Beschlüsse

Ist ein Objekt digital und liegen die Dokumente bereit, kommt als Nächstes die Beschluss-Sammlung. Sie macht wenig Freude, ist aber eine Pflicht, an der bei jeder Übergabe alles hängt. § 24 Abs. 7 WEG verlangt eine fortlaufend nummerierte Sammlung, und wer sie nicht führt, merkt das erst, wenn ein Eigentümer klagt oder ein Nachfolger sie herausverlangt.

Digital geführt, nimmt sie Ihnen vor allem die Nummerierung ab. Eine Sammlung, die aus den Beschlüssen selbst entsteht, hat weder Lücken noch doppelt vergebene Nummern, weil niemand die Nummern vergeben muss.

Wie das im Einzelnen läuft, mit Anfechtungen, Korrekturen und Übergabe, steht in einem eigenen Artikel: Die Beschluss-Sammlung rechtssicher führen.

Schritt 4: Erst jetzt die Buchhaltung

Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung kommen bewusst zuletzt. Hier sind die Anforderungen am härtesten, und ein Fehler kostet hier am meisten: Eine falsch verteilte Kostenart fällt erst auf, wenn dreißig Eigentümer ihre Abrechnung in der Hand halten.

Steigen Sie zum Beginn eines Wirtschaftsjahres um, nie mittendrin. Ein Rumpfjahr in zwei Systemen ergibt eine Abrechnung, die niemand nachvollziehen kann, Sie eingeschlossen.

Übernehmen Sie außerdem die Anfangsbestände als das, was sie sind, nämlich als Anfangsbestände. Der Versuch, die Buchungshistorie der letzten fünf Jahre nachzuerfassen, ist der häufigste Grund dafür, dass Umstellungen im Sand verlaufen. Die alte Abrechnung bleibt gültig, auch wenn sie in einem anderen System entstanden ist.

Schritt 5: Der Rest des Bestands

Erst jetzt kommt die Fläche, und die ist inzwischen langweilig, was genau so sein soll. Sie wissen, wie lange ein Objekt dauert und welche Daten Ihnen fehlen, und Sie haben eine Reihenfolge, die funktioniert hat.

Zwei Empfehlungen dazu:

• Nach Verwaltungsvertrag sortieren statt nach Größe. Objekte, deren Vertrag ohnehin zur Verlängerung ansteht, sind die naheliegenden nächsten Kandidaten.
• Ein Objekt pro Woche ist schnell genug. Bei vierzig Objekten sind Sie in einem Jahr durch, ohne dass jemand Überstunden macht. Wer schneller sein will, sollte einen guten Grund dafür haben.

Was das mit den Altdaten macht

Konkret wird es beim Export aus der bisherigen Software. Manche Anbieter machen ihn leicht, manche machen ihn absichtlich schwer, und bei manchen gibt es ihn technisch, nur ist er unvollständig.

Das Thema hat eigene Fallstricke, deshalb haben wir es gesondert aufgeschrieben: Raus aus der alten Software: Ihre Daten mitnehmen.

Ein Grundsatz gilt schon vorab: Führen Sie jeden Import zuerst als Testlauf aus. Ein Import, den man vorher nicht ansehen kann, ist ein Sprung ins Blaue. Und prüfen Sie den Abgleich, bevor Sie bestätigen.

Die KI kommt zum Schluss

KI hilft in der Verwaltung genau dort, wo strukturierte Daten schon vorliegen: beim Auslesen von Belegen, beim Vorschlagen von Dokumenten und beim Schreiben von Entwürfen. Auf einen Aktenschrank angewendet, kann sie nichts.

Die Schritte 1 bis 4 sind also die Voraussetzung dafür, dass der KI-Teil überhaupt etwas bringt. Wer andersherum anfängt, kauft ein Feature, das auf seinen Daten nicht laufen kann.

Was heute wirklich geht und was Verkaufsprosa ist, steht hier: Was KI in der Hausverwaltung heute wirklich kann.

Aufwand und Zeitplan

Mit diesen Größenordnungen steigen Verwaltungen tatsächlich um. Wer Ihnen ein Wochenende verspricht, hat entweder Ihren Bestand nicht gesehen oder rechnet die Datenpflege nicht mit.

Was Sie nicht tun müssen

Einiges wird als Pflicht verkauft und ist keine:

• Sie müssen nicht alles digitalisieren. Papier von vor zehn Jahren darf Papier bleiben.
• Sie müssen nicht alle Objekte gleich behandeln. Eine kleine WEG mit drei Einheiten braucht kein Portal.
• Sie müssen die Historie nicht nachbuchen. Anfangsbestände genügen.
• Sie müssen nicht auf ein perfektes System warten. Das Objekt, das heute digital ist, ist mehr wert als das Konzept, das nächstes Jahr fertig wird.

Am schwersten fällt der erste Schritt, und der ist kleiner, als er aussieht: ein Objekt, vollständig, in zwei Stunden. Danach planen Sie den Rest mit den Erfahrungen aus Ihrem eigenen Bestand.