Die Beschluss-Sammlung rechtssicher führen

Von allen Pflichten einer WEG-Verwaltung ist die Beschluss-Sammlung die undankbarste. Sie kostet laufend Zeit, sie fällt niemandem positiv auf, und ihr Fehlen bleibt jahrelang folgenlos — bis zu genau einem von drei Momenten: eine Anfechtung, ein Eigentümerwechsel mit gründlichem Käufer, oder ein Verwalterwechsel.

Dann ist sie plötzlich das wichtigste Dokument im Haus.

Was das Gesetz verlangt

§ 24 Abs. 7 WEG verlangt vom Verwalter eine Beschluss-Sammlung. Die tragenden Merkmale:

Fortlaufende Nummerierung. Die Einträge werden fortlaufend nummeriert. Lücken sind kein Schönheitsfehler, sondern der Grund, warum die Sammlung ihren Zweck verliert: Ein Dritter muss ihr ansehen können, dass sie vollständig ist. Eine Sammlung mit Löchern beweist genau das Gegenteil.

Mit Datum. Jeder Eintrag trägt den Zeitpunkt, zu dem der Beschluss gefasst wurde.

Unverzüglich geführt. Nicht am Jahresende, nicht vor der nächsten Versammlung. Der Beschluss wird eingetragen, nachdem er gefasst wurde.

Was hineingehört. Die in der Versammlung gefassten Beschlüsse, die außerhalb einer Versammlung im Umlaufverfahren gefassten Beschlüsse, sowie die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen, die diese Beschlüsse betreffen.

Vermerkt, nicht überschrieben. Wird ein Beschluss angefochten, aufgehoben oder durch einen späteren geändert, wird das vermerkt. Der ursprüngliche Eintrag bleibt stehen. Eine Sammlung, in der man Einträge korrigieren kann, dokumentiert nicht mehr, was beschlossen wurde, sondern nur noch, was heute gelten soll — und das ist eine völlig andere Auskunft.

Einsehbar. Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht verlangen. Praktisch heißt das: Sie müssen sie kurzfristig in vorzeigbarer Form herausgeben können, und zwar vollständig.

Die vier Fehler, die man immer wieder sieht

1. Sie wird nachgeführt statt geführt. Der häufigste Fall. Nach der Versammlung liegt das Protokoll vor, und die Sammlung wird „gemacht, wenn Zeit ist". Zwei Versammlungen später rekonstruiert jemand aus Protokollen, was eigentlich laufend hätte entstehen sollen. Das Ergebnis mag inhaltlich stimmen — nachvollziehbar entstanden ist es nicht.

2. Umlaufbeschlüsse fehlen. Beschlüsse aus der Versammlung landen zuverlässig in der Sammlung; die zwischendurch schriftlich gefassten oft nicht, weil sie in einem anderen Ordner entstehen. Sie gehören genauso hinein.

3. Die Nummerierung wird von Hand vergeben. Und damit doppelt vergeben, übersprungen oder nach einer Korrektur neu vergeben. Wenn ein Mensch die Nummer tippt, ist die Lücke nur eine Frage der Zeit.

4. Alte Einträge werden korrigiert. Ein Beschluss wird angefochten, jemand ändert den Eintrag, damit „nichts Falsches drinsteht". Damit ist die Sammlung als Beleg wertlos: Sie zeigt nicht mehr, was beschlossen wurde, sondern eine bereinigte Gegenwart.

Warum die Nummerierung der eigentliche Knackpunkt ist

Alle vier Fehler haben dieselbe Wurzel: Die Sammlung ist ein zweites Dokument, das jemand pflegen muss, parallel zu dem Ort, an dem die Beschlüsse tatsächlich entstehen.

Alles, was doppelt gepflegt wird, driftet auseinander. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Versammlungssaison zwei Wochen dauert und die Sammlung die Aufgabe ist, die man verschiebt.

Die Lösung ist nicht mehr Disziplin. Die Lösung ist, dass es kein zweites Dokument gibt.

Wenn die Beschlüsse dort entstehen, wo auch die Sammlung geführt wird, dann ist die Sammlung kein Arbeitsschritt mehr, sondern eine Ansicht. Die Nummer wird beim Fassen vergeben, nicht beim Nacherfassen. Sie kann dann weder doppelt noch übersprungen werden, weil niemand sie eintippt.

Genau so ist es in Condomana gebaut: Jeder Versammlungsbeschluss wird automatisch erfasst, sobald er gefasst ist; ein Umlaufbeschluss läuft durch dieselbe Engine und landet in derselben Sammlung. Eine vergebene Nummer wird nie erneut verwendet. Einträge sind nur ergänzbar — Anfechtungen, Gerichtsurteile und Korrekturen werden vermerkt, nie überschrieben. Und zur Übergabe lässt sie sich als Ganzes exportieren.

Der Verwalterwechsel

Das ist der Moment, in dem sich zeigt, ob die Sammlung geführt wurde.

Bei einer Übernahme ist die Beschluss-Sammlung des Vorverwalters das wichtigste Dokument, das Sie anfordern — wichtiger als die Buchhaltung, denn die Zahlen können Sie nachvollziehen, die Beschlusslage nicht. Ohne sie wissen Sie nicht, was in dieser Gemeinschaft gilt: welche Hausordnung beschlossen wurde, welche baulichen Veränderungen genehmigt sind, welche Kostenverteilung abweichend geregelt wurde.

Zwei praktische Hinweise:

• Fordern Sie sie schriftlich an und dokumentieren Sie das. Eine unvollständige Sammlung wird sonst später Ihr Problem, obwohl sie nie Ihres war.
• Prüfen Sie die Nummerierung auf Lücken, bevor Sie übernehmen. Fünf Minuten Arbeit, und Sie wissen, was Sie erben.

Und in die andere Richtung: Wenn Sie ein Objekt abgeben, ist eine exportierbare, vollständige Sammlung der schnellste Weg, eine Übergabe sauber abzuschließen. Auch das ist ein Argument für ein System, das sie ohnehin führt.

Wenn die Sammlung Lücken hat

Der realistische Fall, weil er häufig ist: Sie übernehmen eine Sammlung, die unvollständig ist, oder Sie stellen fest, dass die eigene es ist.

Es gibt dafür keine elegante Lösung, aber es gibt eine ehrliche:

1. Rekonstruieren Sie aus den Protokollen, so weit sie reichen. Versammlungsprotokolle sind die primäre Quelle.
2. Kennzeichnen Sie den rekonstruierten Teil als solchen. Ein nachträglich erstellter Eintrag ist etwas anderes als ein laufend geführter, und diese Unterscheidung soll man der Sammlung ansehen.
3. Führen Sie sie ab dem Stichtag sauber weiter. Ein sauberer Neuanfang mit dokumentierter Vorgeschichte ist deutlich mehr wert als der Versuch, eine lückenlose Historie zu behaupten, die es nicht gibt.

Was Sie nicht tun sollten: Nummern erfinden, um Lücken zu schließen. Eine Sammlung, die vollständig aussieht und es nicht ist, ist schlechter als eine, die ihre Lücken zeigt.

Kurzcheck

Fünf Fragen an Ihre eigene Sammlung. Für jedes Objekt, das Sie verwalten:

1. Ist der letzte Beschluss der letzten Versammlung eingetragen — und wann wurde er eingetragen?
2. Sind die Umlaufbeschlüsse der letzten zwölf Monate darin?
3. Gibt es Lücken in der Nummerierung?
4. Ist bei angefochtenen Beschlüssen ein Vermerk vorhanden — und der ursprüngliche Eintrag noch lesbar?
5. Könnten Sie sie morgen früh vollständig herausgeben, wenn ein Eigentümer es verlangt?

Wenn Sie bei mehr als einer Frage zögern, ist das der Punkt, an dem sich Digitalisierung zuerst lohnt — nicht bei der Buchhaltung. Wie das in eine Reihenfolge passt, steht im ehrlichen Fahrplan.