Die Beschluss-Sammlung lückenlos führen

Von allen Pflichten einer WEG-Verwaltung ist die Beschluss-Sammlung die undankbarste. Sie kostet laufend Zeit, niemand lobt sie, und wenn sie fehlt, hat das jahrelang keine Folgen. Das ändert sich in genau einem von drei Momenten: bei einer Anfechtung, bei einem Eigentümerwechsel mit gründlichem Käufer oder bei einem Verwalterwechsel. Dann ist sie auf einmal das wichtigste Dokument im Haus.

Was das Gesetz verlangt

§ 24 Abs. 7 WEG verpflichtet den Verwalter, eine Beschluss-Sammlung zu führen. Ihre tragenden Merkmale:

Fortlaufende Nummerierung. Die Einträge werden fortlaufend nummeriert. Lücken nehmen der Sammlung ihren Zweck, denn ein Dritter muss ihr ansehen können, dass sie vollständig ist. Eine Sammlung mit Löchern beweist genau das Gegenteil.

Mit Datum. Jeder Eintrag trägt den Zeitpunkt, zu dem der Beschluss gefasst wurde.

Unverzüglich geführt. Eingetragen wird, nachdem der Beschluss gefasst wurde, und nicht erst am Jahresende oder kurz vor der nächsten Versammlung.

Was hineingehört. Die in der Versammlung gefassten Beschlüsse, die außerhalb einer Versammlung im Umlaufverfahren gefassten Beschlüsse und die Urteilsformeln gerichtlicher Entscheidungen, die diese Beschlüsse betreffen.

Vermerkt, nicht überschrieben. Wird ein Beschluss angefochten, aufgehoben oder durch einen späteren geändert, wird das vermerkt. Der ursprüngliche Eintrag bleibt stehen. Lassen sich Einträge korrigieren, dokumentiert die Sammlung nur noch, was heute gelten soll, und nicht mehr, was beschlossen wurde. Das sind zwei völlig verschiedene Auskünfte.

Einsehbar. Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht verlangen. Praktisch heißt das, dass Sie die Sammlung kurzfristig herausgeben können müssen, vollständig und in vorzeigbarer Form.

Die vier Fehler, die man immer wieder sieht

1. Sie wird nachgeführt statt geführt. Das ist der häufigste Fall. Nach der Versammlung liegt das Protokoll vor, und die Sammlung wird „gemacht, wenn Zeit ist". Zwei Versammlungen später rekonstruiert jemand aus Protokollen, was eigentlich laufend hätte entstehen sollen. Inhaltlich mag das Ergebnis stimmen, aber wie es entstanden ist, lässt sich nicht mehr nachvollziehen.

2. Umlaufbeschlüsse fehlen. Beschlüsse aus der Versammlung landen zuverlässig in der Sammlung. Die zwischendurch schriftlich gefassten fehlen oft, weil sie in einem anderen Ordner entstehen, obwohl sie genauso hineingehören.

3. Die Nummerierung wird von Hand vergeben. Damit wird früher oder später eine Nummer doppelt vergeben, übersprungen oder nach einer Korrektur neu vergeben. Solange ein Mensch die Nummer tippt, ist die Lücke nur eine Frage der Zeit.

4. Alte Einträge werden korrigiert. Ein Beschluss wird angefochten, und jemand ändert den Eintrag, damit „nichts Falsches drinsteht". Als Beleg ist die Sammlung damit wertlos. Sie zeigt eine bereinigte Gegenwart, aus der nicht mehr hervorgeht, was beschlossen wurde.

Warum die Nummerierung der eigentliche Knackpunkt ist

Alle vier Fehler haben dieselbe Wurzel: Die Sammlung ist ein zweites Dokument, das jemand pflegen muss, neben dem Ort, an dem die Beschlüsse tatsächlich entstehen.

Was doppelt gepflegt wird, driftet auseinander. Mit Nachlässigkeit hat das wenig zu tun. Die Versammlungssaison dauert zwei Wochen, und in diesen Wochen ist die Sammlung die Aufgabe, die man verschiebt. Mehr Disziplin ändert daran wenig; das Problem verschwindet erst, wenn es das zweite Dokument gar nicht gibt.

Entstehen die Beschlüsse dort, wo auch die Sammlung geführt wird, braucht die Sammlung keinen eigenen Arbeitsschritt mehr und wird zu einer bloßen Ansicht. Die Nummer wird beim Fassen des Beschlusses vergeben und nicht erst beim Nacherfassen. Weil niemand sie eintippt, kann sie weder doppelt vergeben noch übersprungen werden.

So ist es in Condomana gebaut. Jeder Versammlungsbeschluss wird automatisch erfasst, sobald er gefasst ist; ein Umlaufbeschluss läuft durch dieselbe Engine und landet in derselben Sammlung. Eine vergebene Nummer wird nie erneut verwendet. Einträge lassen sich nur ergänzen: Anfechtungen, Gerichtsurteile und Korrekturen werden vermerkt und überschreiben nie, was vorher dastand. Zur Übergabe lässt sich die Sammlung als Ganzes exportieren.

Der Verwalterwechsel

Bei einer Übernahme ist die Beschluss-Sammlung des Vorverwalters das wichtigste Dokument, das Sie anfordern, wichtiger noch als die Buchhaltung. Die Zahlen können Sie nachvollziehen, die Beschlusslage nicht. Ohne die Sammlung wissen Sie nicht, was in dieser Gemeinschaft gilt: welche Hausordnung beschlossen wurde, welche baulichen Veränderungen genehmigt sind und wo die Kostenverteilung abweichend geregelt wurde. Spätestens hier zeigt sich, ob die Sammlung geführt wurde.

Zwei praktische Hinweise:

• Fordern Sie die Sammlung schriftlich an und dokumentieren Sie das. Sonst wird eine unvollständige Sammlung später Ihr Problem, obwohl Sie sie nie geführt haben.
• Prüfen Sie die Nummerierung auf Lücken, bevor Sie übernehmen. Das dauert fünf Minuten, und danach wissen Sie, was Sie erben.

Umgekehrt gilt dasselbe: Geben Sie ein Objekt ab, schließen Sie die Übergabe am schnellsten sauber ab, wenn Sie eine vollständige Sammlung exportieren können. Auch das spricht für ein System, das sie ohnehin führt.

Wenn die Sammlung Lücken hat

Dieser Fall ist häufig: Sie übernehmen eine Sammlung, die unvollständig ist, oder Sie stellen fest, dass Ihre eigene Lücken hat. Eine elegante Lösung gibt es dafür nicht, wohl aber einen ehrlichen Weg:

1. Rekonstruieren Sie aus den Protokollen, so weit sie reichen. Versammlungsprotokolle sind die primäre Quelle.
2. Kennzeichnen Sie den rekonstruierten Teil als solchen. Ein nachträglich erstellter Eintrag ist etwas anderes als ein laufend geführter, und diesen Unterschied soll man der Sammlung ansehen.
3. Führen Sie die Sammlung ab dem Stichtag sauber weiter. Ein sauberer Neuanfang mit dokumentierter Vorgeschichte ist deutlich mehr wert als eine lückenlose Historie, die es nicht gibt und die nur behauptet wird.

Erfinden Sie keine Nummern, um Lücken zu schließen. Eine Sammlung, die vollständig aussieht und es nicht ist, ist schlechter als eine, die ihre Lücken offen zeigt.

Kurzcheck

Stellen Sie Ihrer eigenen Sammlung fünf Fragen, und zwar für jedes Objekt, das Sie verwalten:

1. Ist der letzte Beschluss der letzten Versammlung eingetragen, und wann wurde er eingetragen?
2. Sind die Umlaufbeschlüsse der letzten zwölf Monate darin?
3. Gibt es Lücken in der Nummerierung?
4. Gibt es bei angefochtenen Beschlüssen einen Vermerk, und ist der ursprüngliche Eintrag noch lesbar?
5. Könnten Sie die Sammlung morgen früh vollständig herausgeben, wenn ein Eigentümer es verlangt?

Zögern Sie bei mehr als einer Frage, dann lohnt sich die Digitalisierung zuerst an dieser Stelle, noch vor der Buchhaltung. Wie sich das in eine sinnvolle Reihenfolge fügt, steht im ehrlichen Fahrplan.