Raus aus der alten Software: Ihre Daten mitnehmen

Die Frage, die jeden Softwarewechsel in der WEG-Verwaltung entscheidet, ist nicht „was kann das Neue". Sie lautet: komme ich mit meinen Daten da raus, wo ich jetzt bin?

Und sie wird fast immer zu spät gestellt — nämlich dann, wenn der Vertrag mit dem neuen Anbieter schon unterschrieben ist. Dieser Artikel dreht die Reihenfolge um.

Fragen Sie den Export an, bevor Sie irgendetwas anderes tun

Das ist der ganze Trick, und er kostet Sie eine E-Mail. Bevor Sie Demos ansehen, bevor Sie vergleichen, bevor Sie sich für irgendetwas entscheiden: Fordern Sie bei Ihrem jetzigen Anbieter einen vollständigen Datenexport an.

Nicht als Drohung, sondern als Test. Was Sie zurückbekommen, sagt Ihnen drei Dinge:

1. Ob es überhaupt geht. Manche Systeme haben keinen Export, der diesen Namen verdient — nur Berichte als PDF, was für eine Übernahme wertlos ist.
2. Wie lange es dauert. Zwei Tage oder sechs Wochen macht für Ihre Planung den ganzen Unterschied.
3. Was fehlt. Und das ist der eigentliche Punkt.

Ein Anbieter, der beim Export bremst, wird Ihnen auch beim Rest keine Freude machen. Und Sie erfahren es, solange Sie noch nichts unterschrieben haben.

Was ein vollständiger Export enthalten muss

Prüfen Sie den Export gegen diese Liste. Alles, was fehlt, müssen Sie später von Hand erfassen — und Handarbeit ist der Grund, warum Umstellungen abgebrochen werden.

Die Stammdaten

• Objekte mit Adresse und Bezeichnung
• Einheiten je Objekt, mit Nummer und Lage
• Miteigentumsanteile je Einheit — ohne die rechnet nichts
• Eigentümer mit Kontaktdaten
• Seit wann ein Eigentümer eine Einheit besitzt, und bei Wechseln: bis wann

Der letzte Punkt ist der, der am häufigsten fehlt. Viele Systeme speichern nur den aktuellen Eigentümer. Ohne den Zeitpunkt des Wechsels können Sie eine Abrechnung für ein Jahr, in dem verkauft wurde, nicht korrekt aufteilen — und genau diese Fälle sind die, bei denen jemand nachrechnet.

Die Zahlen

• Anfangsbestände je Objekt und je Einheit, zum Stichtag der Übernahme
• Kostenarten mit ihrem jeweiligen Verteilerschlüssel
• Die beschlossenen Vorschüsse (Hausgeld) je Einheit
• Offene Posten je Eigentümer
• Rücklagen, getrennt ausgewiesen

Die Historie

• Die letzten Jahresabrechnungen, mindestens als Dokument
• Die Beschluss-Sammlung, vollständig und mit ihrer Nummerierung
• Verträge, Versicherungsscheine, Teilungserklärungen

Der Unterschied zwischen „exportiert" und „übernehmbar"

Ein Export kann formal vollständig und trotzdem unbrauchbar sein. Die drei Klassiker:

PDF statt Daten. Eine Jahresabrechnung als PDF ist ein Dokument, keine Datenquelle. Für die Ablage reicht das; für die Übernahme der Salden nicht. Fragen Sie ausdrücklich nach CSV, XML oder einem Datenbankauszug.

Salden ohne Herkunft. „Einheit 12: 1.847,32 €" ist eine Zahl, keine Buchung. Für einen Anfangsbestand ist das völlig in Ordnung — man muss nur wissen, dass man damit keine Vorjahre mehr nachvollziehen kann. Wer das erst nach der Umstellung merkt, hat ein Erklärungsproblem gegenüber den Eigentümern.

Nummernkreise, die nur intern gelten. Beschlussnummern, Belegnummern und Objektschlüssel sind oft an das alte System gebunden. Beim Import müssen sie erhalten bleiben, sonst stimmt keine Verweisung in Ihren Protokollen mehr.

Der Weg hinein: erst Testlauf, dann bestätigen

Für den Import selbst gilt eine Regel, von der Sie nicht abweichen sollten: Jeder Import läuft zuerst als Testlauf.

Ein Import, den man nicht vorher ansehen kann, ist kein Import, sondern ein Sprung. Der Testlauf liest dieselbe Datei, rechnet dasselbe, schreibt aber nichts — und gibt Ihnen einen Abgleich, den Sie lesen können, bevor irgendetwas passiert.

Worauf Sie in diesem Abgleich achten:

• Summe der Miteigentumsanteile. Sie muss die Gesamtsumme der Teilungserklärung ergeben, meist 1.000 oder 10.000. Weicht sie ab, fehlt eine Einheit oder eine ist doppelt.
• Anzahl der Einheiten je Objekt. Gegen die Teilungserklärung geprüft, nicht gegen das Gefühl.
• Summe der Anfangsbestände. Muss dem Kontostand zum Stichtag entsprechen.
• Eigentümer ohne Einheit und Einheiten ohne Eigentümer. Beides kommt vor und beides ist ein Datenfehler, kein Sonderfall.

Erst wenn dieser Abgleich stimmt, bestätigen Sie. In Condomana ist das genau so gebaut: Testlauf, Abgleich lesen, dann übernehmen — und ein erneuter Import erzeugt keine Dubletten, sondern erkennt, was schon da ist. Das ist wichtiger, als es klingt, denn Sie werden zweimal importieren. Beim ersten Mal fehlt immer etwas.

Wenn Sie die CSV nicht selbst bauen wollen

Der Weg über eine kanonische CSV ist der zuverlässigste, weil er nichts errät: eine Spalte bedeutet genau eine Sache, und was nicht hineinpasst, fällt auf.

Nur will kaum jemand eine solche Datei von Hand bauen. Dafür gibt es geführte Zuordnungsassistenten, die einen Export aus einer bestimmten Vorsoftware direkt einlesen — Sie ordnen die Spalten einmal zu, den Rest macht der Importer.

Ein Hinweis dazu, den wir uns nicht sparen: Solche Zuordnungen erscheinen bei uns zunächst als Beta. Nicht aus Vorsicht als Floskel, sondern weil jeder Vorsoftware-Export anders aussieht und der erste Durchlauf mit einem neuen Format der ist, in dem sich zeigt, was der Anbieter anders macht als erwartet. Der Abgleichbericht ist deshalb keine Formalie — er ist der Punkt, an dem Sie das sehen.

Was Sie nicht mitnehmen müssen

Genauso wichtig wie die Liste oben ist die Liste dessen, was Sie getrost zurücklassen können:

• Buchungshistorie älterer Jahre. Anfangsbestände genügen. Die alten Abrechnungen bleiben gültig, auch wenn sie in einem anderen System entstanden sind, und niemand verlangt, dass Sie sie nachbuchen.
• Interne Notizen und Wiedervorlagen. Die sind an Arbeitsweisen gebunden, die Sie gerade ändern.
• Alte Dokumentversionen. Die aktuelle Fassung reicht, außer bei Beschlüssen und Verträgen.

Der häufigste Grund, warum eine Umstellung im Sand verläuft, ist der Versuch, fünf Jahre Buchhaltung nachzuerfassen. Das ist keine Übernahme, das ist eine Zweitbuchhaltung.

Und der Weg wieder hinaus

Ein letzter Punkt, der beim Wechsel gern vergessen wird, weil man gerade froh ist, überhaupt angekommen zu sein: Fragen Sie den neuen Anbieter dasselbe, was Sie den alten gefragt haben.

Wie komme ich hier wieder raus? In welchem Format? Kostet es etwas? Ist es an das Abo gebunden?

Wenn ein Anbieter den Export nur gegen Aufpreis, nur auf Anfrage oder nur solange das Abo läuft herausgibt, ist das eine Aussage über das Verhältnis, das er sich mit Ihnen vorstellt. Ein vollständiger Export, jederzeit, im selben Format wie der Import, sollte selbstverständlich sein — Ihre Daten gehören Ihnen.

Wie das Ganze in eine sinnvolle Reihenfolge passt, steht im ehrlichen Fahrplan zur Digitalisierung.