Raus aus der alten Software: so nehmen Sie Ihre Daten mit

Über jeden Softwarewechsel in der WEG-Verwaltung entscheidet am Ende eine Frage: Bekomme ich meine Daten aus dem System heraus, in dem sie jetzt liegen?

Gestellt wird diese Frage fast immer zu spät, nämlich wenn der Vertrag mit dem neuen Anbieter schon unterschrieben ist. Es lohnt sich, die Reihenfolge umzudrehen.

Fragen Sie den Export an, bevor Sie irgendetwas anderes tun

Mehr als eine E-Mail kostet Sie das nicht. Bevor Sie Demos ansehen, Alternativen vergleichen oder sich für irgendetwas entscheiden, fordern Sie bei Ihrem jetzigen Anbieter einen vollständigen Datenexport an.

Verstehen Sie die Anfrage als Test. Was zurückkommt, sagt Ihnen drei Dinge:

1. Ob es überhaupt geht. Manche Systeme haben keinen Export, der diesen Namen verdient. Sie liefern nur Berichte als PDF, und die sind für eine Übernahme wertlos.
2. Wie lange es dauert. Ob es zwei Tage sind oder sechs Wochen, verändert Ihre ganze Planung.
3. Was fehlt. Darauf kommt es am meisten an.

Ein Anbieter, der schon beim Export bremst, wird Ihnen auch sonst wenig Freude machen. Auf diesem Weg erfahren Sie das, solange Sie noch nichts unterschrieben haben.

Was ein vollständiger Export enthalten muss

Prüfen Sie den Export gegen diese Liste. Alles, was fehlt, müssen Sie später von Hand erfassen, und an dieser Handarbeit werden Umstellungen abgebrochen.

Die Stammdaten

• Objekte mit Adresse und Bezeichnung
• Einheiten je Objekt, mit Nummer und Lage
• Miteigentumsanteile je Einheit; ohne sie lässt sich nichts berechnen
• Eigentümer mit Kontaktdaten
• seit wann ein Eigentümer eine Einheit besitzt, und bei Wechseln: bis wann

Der letzte Punkt fehlt am häufigsten. Viele Systeme speichern nur den aktuellen Eigentümer. Ohne den Zeitpunkt des Wechsels können Sie die Abrechnung für ein Jahr, in dem verkauft wurde, nicht korrekt aufteilen. Und gerade in diesen Fällen rechnet jemand nach.

Die Zahlen

• Anfangsbestände je Objekt und je Einheit, zum Stichtag der Übernahme
• Kostenarten mit ihrem jeweiligen Verteilerschlüssel
• Die beschlossenen Vorschüsse (Hausgeld) je Einheit
• Offene Posten je Eigentümer
• Rücklagen, getrennt ausgewiesen

Die Historie

• Die letzten Jahresabrechnungen, mindestens als Dokument
• Die Beschluss-Sammlung, vollständig und mit ihrer Nummerierung
• Verträge, Versicherungsscheine, Teilungserklärungen

Der Unterschied zwischen „exportiert" und „übernehmbar"

Ein Export kann formal vollständig und trotzdem unbrauchbar sein. Drei Fälle kommen immer wieder vor.

PDF statt Daten. Eine Jahresabrechnung als PDF ist ein Dokument und keine Datenquelle. Für die Ablage reicht das, für die Übernahme der Salden nicht. Fragen Sie ausdrücklich nach CSV, XML oder einem Datenbankauszug.

Salden ohne Herkunft. „Einheit 12: 1.847,32 €" ist eine Zahl, keine Buchung. Als Anfangsbestand ist das völlig in Ordnung, Sie müssen nur wissen, dass Sie damit keine Vorjahre mehr nachvollziehen können. Wer das erst nach der Umstellung merkt, muss es den Eigentümern erklären.

Nummernkreise, die nur intern gelten. Beschlussnummern, Belegnummern und Objektschlüssel hängen oft am alten System. Beim Import müssen sie erhalten bleiben, sonst stimmt keine Verweisung in Ihren Protokollen mehr.

Der Weg hinein: erst Testlauf, dann bestätigen

Für den Import selbst gilt eine Regel, von der Sie nicht abweichen sollten: Jeder Import läuft zuerst als Testlauf.

Ein Import, den Sie vorher nicht ansehen können, ist ein Sprung ins Ungewisse. Der Testlauf liest dieselbe Datei und rechnet dasselbe, schreibt aber nichts. Sie bekommen einen Abgleich, den Sie lesen können, bevor irgendetwas passiert.

Darauf achten Sie in diesem Abgleich:

• Summe der Miteigentumsanteile. Sie muss die Gesamtsumme der Teilungserklärung ergeben, meist 1.000 oder 10.000. Weicht sie ab, fehlt eine Einheit oder eine ist doppelt.
• Anzahl der Einheiten je Objekt. Prüfen Sie sie gegen die Teilungserklärung und nicht aus dem Gedächtnis.
• Summe der Anfangsbestände. Sie muss dem Kontostand zum Stichtag entsprechen.
• Eigentümer ohne Einheit und Einheiten ohne Eigentümer. Beides kommt vor, und in beiden Fällen sollten Sie von einem Datenfehler ausgehen, nicht von einem Sonderfall.

Bestätigen Sie erst, wenn dieser Abgleich stimmt. In Condomana ist der Ablauf so gebaut: Testlauf, Abgleich lesen, dann übernehmen. Ein erneuter Import erzeugt keine Dubletten, weil er erkennt, was schon da ist. Das ist wichtiger, als es klingt, denn Sie werden zweimal importieren. Beim ersten Mal fehlt immer etwas.

Wenn Sie die CSV nicht selbst bauen wollen

Der Weg über eine kanonische CSV ist der zuverlässigste, weil er nichts errät. Jede Spalte bedeutet genau eine Sache, und was nicht hineinpasst, fällt auf.

Nur will kaum jemand eine solche Datei von Hand bauen. Dafür gibt es geführte Zuordnungsassistenten, die einen Export aus einer bestimmten Vorsoftware direkt einlesen: Sie ordnen die Spalten einmal zu, den Rest erledigt der Importer.

Solche Zuordnungen erscheinen bei uns zunächst als Beta. Das hat einen praktischen Grund: Jeder Export einer Vorsoftware sieht anders aus, und erst beim ersten Durchlauf mit einem neuen Format zeigt sich, was der Anbieter anders macht als erwartet. Sichtbar wird das im Abgleichbericht, und dafür ist er da.

Was Sie nicht mitnehmen müssen

Genauso wichtig wie die Liste oben ist die Liste dessen, was Sie getrost zurücklassen können:

• Buchungshistorie älterer Jahre. Anfangsbestände genügen. Die alten Abrechnungen bleiben gültig, auch wenn sie in einem anderen System entstanden sind, und niemand verlangt, dass Sie sie nachbuchen.
• Interne Notizen und Wiedervorlagen. Sie hängen an Arbeitsweisen, die Sie gerade ändern.
• Alte Dokumentversionen. Die aktuelle Fassung reicht, außer bei Beschlüssen und Verträgen.

Am häufigsten verläuft eine Umstellung im Sand, weil jemand versucht, fünf Jahre Buchhaltung nachzuerfassen. Wer das tut, führt am Ende eine Zweitbuchhaltung.

Und der Weg wieder hinaus

Ein letzter Punkt geht beim Wechsel gern unter, weil man froh ist, überhaupt angekommen zu sein: Fragen Sie den neuen Anbieter dasselbe, was Sie den alten gefragt haben.

Wie komme ich hier wieder raus? In welchem Format? Kostet es etwas? Ist es an das Abo gebunden?

Gibt ein Anbieter den Export nur gegen Aufpreis heraus, nur auf Anfrage oder nur, solange das Abo läuft, dann sagt das etwas über das Verhältnis, das er sich mit Ihnen vorstellt. Ein vollständiger Export, jederzeit und im selben Format wie der Import, sollte selbstverständlich sein, denn es sind Ihre Daten.

Wie das Ganze in eine sinnvolle Reihenfolge passt, steht im Fahrplan zur Digitalisierung in fünf Schritten.