Begehungen und Verkehrssicherungspflicht: prüfen, festhalten, belegen

Im März kommt Post von der Haftpflichtversicherung eines Paketdienstes. Ihr Fahrer sei im Januar auf der Kellertreppe der WEG Am Mühlgraben 4 gestürzt, der Handlauf habe nachgegeben. Ob der Verwaltung bekannt gewesen sei, dass er locker war.

Um diese Frage zu beantworten, brauchen Sie drei Dinge: das Datum der letzten Begehung, das Ergebnis am Punkt „Handlauf" und das, was danach geschah. Liegen die in einem Ordner im Büro, einem Fotoordner auf dem Diensthandy und einer Mail an den Hausmeister, dauert die Antwort einen Nachmittag, und sie überzeugt niemanden.

Woher die Pflicht kommt

Die Verkehrssicherungspflicht hat die Rechtsprechung aus § 823 Abs. 1 BGB entwickelt. Wer eine Gefahrenquelle schafft oder unterhält, muss die Vorkehrungen treffen, die nötig und zumutbar sind, damit andere nicht zu Schaden kommen. Für ein Wohnhaus heißt das: sichere Wege und Treppen, funktionierende Beleuchtung, kein loses Dachmaterial, Winterdienst.

Für das gemeinschaftliche Eigentum trägt diese Pflicht seit der Reform 2020 die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, der nach § 18 Abs. 1 WEG die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt. Organisiert wird sie in aller Regel von Ihnen als Verwalter. Wer Aufgaben weitergibt, etwa an einen Hausmeister oder eine Winterdienstfirma, muss sorgfältig auswählen und weiter kontrollieren, ob die Arbeit gemacht wird.

Ein festes Intervall für Begehungen schreibt kein Gesetz vor. Wie oft und wie gründlich Sie hinsehen, hängt vom Gebäude ab: Alter, Bäume auf dem Grundstück, ein Spielplatz, eine Tiefgarage. Einzelne Anlagen haben eigene Regeln, der Aufzug etwa die Betriebssicherheitsverordnung, die Trinkwasseranlage die Trinkwasserverordnung. Diese Prüfungen machen Fachleute, und Sie sorgen dafür, dass sie rechtzeitig stattfinden.

Wiederkehrende Termine anlegen

In Condomana stehen solche Termine je Liegenschaft unter Wartung. Ein Wartungsplan hat einen Titel („TÜV Aufzug", „Begehung Frühjahr"), ein Intervall in Monaten, die nächste Fälligkeit und einen Vorlauf in Tagen. Dazu können Sie den Betrieb hinterlegen, der die Prüfung üblicherweise macht, und eine Checkliste für Begehungen.

Condomana schlägt keine Intervalle vor. Welche Pflichten Ihr Haus hat und in welchem Abstand, tragen Sie selbst ein, weil ein falscher Standardwert hier schlimmer wäre als gar keiner.

Ist der Vorlauf erreicht, legt Condomana einen Vorgang in der Mängelliste an, Kategorie Wartung, mit dem hinterlegten Betrieb, und benachrichtigt die Verwaltung. Die nächste Fälligkeit rückt um das Intervall weiter, gerechnet vom alten Fälligkeitsdatum. Findet die Frühjahrsbegehung erst Mitte Mai statt, bleibt der nächste Termin trotzdem im April. Einen Plan, der eine Zeit lang ruhen soll, können Sie pausieren.

Die Checkliste

Für den Anfang gibt es eine eingebaute Liste, Verkehrssicherung Wohngebäude, die Sie in Ihre eigenen Checklisten kopieren. Sie ist nach Bereichen gegliedert: Zugänge und Wege, Treppenhaus und Beleuchtung, Keller und Haustechnik, Spielplatz, Dach und Fassade, Brandschutz und Fluchtwege, Außenanlagen und Winterdienst. Jeder Punkt ist als Aussage formuliert, die stimmen soll, etwa „Handläufe an Stufen und Rampen sind fest" oder „Brandschutztüren schließen selbsttätig und sind nicht verkeilt". Manche tragen einen Hinweis; beim Spielplatz steht: „Ersetzt nicht die Prüfung durch eine sachkundige Person."

Condomana nennt die Liste selbst einen schlichten Ausgangspunkt und keine rechtliche Prüfliste. Passen Sie sie an: Das Haus mit Tiefgarage bekommt einen Punkt für das Rolltor, das ohne Spielplatz verliert die ganze Gruppe. Änderungen gelten für Begehungen, die Sie danach starten. Laufende und abgeschlossene Begehungen behalten die Punkte, mit denen sie begonnen haben, sodass ein alter Bericht nicht nachträglich eine andere Liste zeigt.

Vor Ort

Hat der Wartungsplan eine Checkliste, bietet der erzeugte Vorgang Begehung starten an. Sie können eine Begehung auch direkt unter Begehungen beginnen. Sie tragen ein, wer prüft, und auf Wunsch das Wetter. Bei der Winterbegehung ist „Raureif, −2 °C" später eine nützliche Angabe.

Dann gehen Sie mit dem Telefon durchs Haus. Jeder Punkt bekommt OK, Mangel oder entfällt, dazu eine Notiz und Fotos. Jeder Tipp wird sofort gespeichert. Dafür braucht das Telefon allerdings Netz; im Keller ohne Empfang notieren Sie kurz und tragen oben nach.

Ist der Handlauf an der Kellertreppe locker, setzen Sie den Punkt auf Mangel, schreiben „Handlauf unten wackelt, zwei Dübel lose" dazu, fotografieren und tippen auf Mängelticket anlegen. Daraus entsteht ein gewöhnlicher Vorgang in der Mängelliste. Sein Titel nennt den Bereich und den Prüfpunkt, die Beschreibung das Datum der Begehung und Ihre Notiz, die Fotos werden mitkopiert. Am Vorgang steht der Verweis „Aus der Begehung vom …", und im Bericht steht später die Vorgangsnummer neben dem Punkt.

Ab da läuft der Mangel wie jeder andere: Betrieb zuweisen, Fotos vom reparierten Handlauf anhängen, erledigen. Der Status bewegt sich nur vorwärts, und wann die Arbeit begann und endete, lässt sich nachträglich nicht umschreiben.

Abschließen und ablegen

Abschließen können Sie erst, wenn jeder Punkt ein Ergebnis hat. Ein vergessener Punkt fällt also vor Ort auf und nicht erst, wenn jemand den Bericht liest.

Beim Abschluss entscheiden Sie, wer den Bericht sehen darf: Niemand (nur Verwaltung), Nur Verwaltungsbeirat oder Alle Eigentümer der Liegenschaft. Die Verwaltung sieht ihn immer, Mieter nie. Die Beirat-Option setzt voraus, dass Sie in der Eigentümerliste Beiratsmitglieder markiert haben.

Condomana erzeugt daraus ein PDF und legt es als Dokument der Liegenschaft ab. Es enthält Liegenschaft, Datum, Prüfer, Wetter und den Zeitpunkt des Abschlusses, jeden Punkt mit Ergebnis, Notiz und Fotos, eine Liste der festgestellten Mängel mit ihren Vorgangsnummern und am Ende Zeilen für Ort, Datum und Unterschrift. Wer die Unterschrift auf Papier braucht, druckt aus und unterschreibt.

Die Begehung ist danach schreibgeschützt. Haben Sie etwas falsch erfasst, gehört die Korrektur in eine neue Begehung. In der Objektchronik der Liegenschaft erscheinen abgeschlossene Begehungen neben Mängeln, Wartung und Beschlüssen, für Eigentümer jeweils nur das, was für sie freigegeben ist.

Den Wartungsvorgang, der die Begehung angestoßen hat, schließen Sie selbst, wenn alles erledigt ist. Der Abschluss der Begehung ändert ihn nicht.

Was die Unterlagen hergeben

Zurück zur Kellertreppe. Mit dieser Kette können Sie zeigen, dass die Begehung im Oktober fällig war und stattgefunden hat, wer sie gemacht hat, dass der Handlauf damals mit „OK" bewertet wurde und wie er auf dem Foto aussah. Oder Sie zeigen, dass er als Mangel erfasst, am selben Tag an den Schlosser gegangen und zwei Wochen später erledigt war.

Ob das im Einzelfall reicht, entscheiden andere. Ohne diese Unterlagen haben Sie aber nur Ihre Erinnerung, und die eines Hausmeisters, der vielleicht nicht mehr für Sie arbeitet.

Was Condomana hier nicht tut

Condomana legt nicht fest, welche Prüfungen Ihr Haus braucht und in welchen Abständen. Die eingebaute Checkliste deckt nicht alles ab, was die Verkehrssicherung eines bestimmten Gebäudes verlangt. Sie ersetzt keine Prüfung durch Sachverständige, weder am Aufzug noch an Spielgeräten. Und ob ein Bauteil zum Gemeinschafts- oder Sondereigentum gehört, steht in der Teilungserklärung.

Das Wesentliche

• Die Pflicht leitet die Rechtsprechung aus § 823 Abs. 1 BGB ab; für das Gemeinschaftseigentum trägt sie die Gemeinschaft, organisiert wird sie von der Verwaltung.
• Wiederkehrende Prüfungen tragen Sie als Wartungsplan ein, mit Ihren eigenen Intervallen. Fällige Termine erscheinen als Vorgang in der Mängelliste.
• Die Begehung läuft am Telefon nach Ihrer Checkliste; aus jedem Mangel wird mit einem Tipp ein Vorgang mit Fotos.
• Der Abschluss erzeugt einen unveränderlichen PDF-Bericht, den Sie gezielt der Verwaltung, dem Beirat oder allen Eigentümern zeigen.
• Für die Abwicklung eines Schadens danach: Wasserschaden: von der Meldung der Mieterin bis zum erledigten Vorgang.