Online- und Hybridversammlung: wenn Eigentümer im Portal abstimmen

Markus Engel verwaltet die WEG Am Stadtpark 3 in Nürnberg mit achtzehn Einheiten. Drei Eigentümer wohnen nicht in Nürnberg, einer davon in Lissabon. Im letzten Jahr kamen zwei Vollmachten erst am Morgen der Versammlung an, und eine davon war unleserlich. Auf der Frühjahrsversammlung hat die Gemeinschaft deshalb beschlossen, dass Eigentümer künftig auch online teilnehmen dürfen.

Im Folgenden geht es um die nächste Versammlung, die erste mit Online-Teilnahme. Das Beispiel gilt für Objekte in Deutschland; in anderen Ländern bietet Condomana diese Versammlungsformen nicht an.

Erst der Beschluss, dann die Versammlung

Online teilnehmen dürfen Eigentümer erst, wenn die Gemeinschaft es beschlossen hat. Das WEG kennt zwei Formen:

• Hybride Versammlung (§ 23 Abs. 1 S. 2 WEG): Es gibt einen Versammlungsort, und Eigentümer dürfen zusätzlich online teilnehmen und ihre Rechte elektronisch ausüben. Eine besondere Mehrheit oder eine Frist nennt das Gesetz dafür nicht; ein angenommener Beschluss genügt.
• Virtuelle Versammlung (§ 23 Abs. 1a WEG, seit 17. Oktober 2024): Die Versammlung findet ganz ohne Versammlungsort statt. Der Beschluss dafür braucht mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen und trägt höchstens drei Jahre ab Beschlussfassung.

Herr Engel öffnet die Objektseite und dort die Karte Online-Versammlungen. Unter Beschlüsse verknüpfen wählt er den Beschluss vom Frühjahr aus der Beschluss-Sammlung des Objekts. Erst danach bietet Condomana bei einer neuen Versammlung unter Teilnahme die Wahl Hybrid an (Eigentümer können auch online teilnehmen). Solange kein Beschluss verknüpft ist, bleibt die Option ausgegraut, und daneben steht der Grund.

Bei einer virtuellen Versammlung prüft Condomana mehr: ob der verknüpfte Beschluss angenommen ist, ob er die drei Viertel erreicht hat und ob die Versammlung in die drei Jahre fällt. Enthaltungen zählt Condomana bei den drei Vierteln als abgegebene Stimmen mit. Das ist die vorsichtigere Lesart, und sie ist hier angebracht, weil an diesem einen Beschluss die ganze Versammlungsform hängt. Wurde ein Beschluss von Hand und ohne Auszählung eingetragen, lässt sich seine Mehrheit nicht nachrechnen. Condomana akzeptiert ihn dann und vermerkt sichtbar, dass die Mehrheit nicht prüfbar ist.

Dazu kommt eine Übergangsregel in § 48 Abs. 6 WEG. Wer den Beschluss für die virtuelle Versammlung vor 2028 fasst, muss bis einschließlich 2028 trotzdem einmal im Jahr in Präsenz zusammenkommen, es sei denn, die Eigentümer haben einstimmig darauf verzichtet. Ein Verstoß macht die Beschlüsse nicht unwirksam. Condomana warnt deshalb, wenn in einem solchen Jahr eine virtuelle Versammlung ohne Präsenzversammlung einberufen wird, verhindert die Einberufung aber nicht.

Die Einberufung: ein Link, der nicht von Condomana kommt

Herr Engel legt die Versammlung an wie jede andere, Typ Präsenz, mit Tagesordnung und einer Abstimmungsregel je Punkt, und wählt unter Teilnahme die hybride Form. Hinzu kommt nur ein Feld, der Link zur Videokonferenz. Bild und Ton überträgt Condomana selbst nicht. Die Gemeinschaft nimmt dafür, was sie schon kennt; hier ist es ein Jitsi-Raum, Zoom oder Teams gingen genauso.

Die Einladung geht wie gewohnt hinaus. Im Portal finden die Eigentümer die Versammlung unter Abstimmungen, zusammen mit dem Hinweis, dass sie online teilnehmen können und auf welchen Beschluss sich das stützt.

Der Abend: wer beitritt, ist anwesend

Um 18:30 Uhr sitzen zwölf Eigentümer im Gemeinschaftsraum. Frau Albers öffnet in Lissabon das Portal und klickt zweimal: Videokonferenz öffnen für Bild und Ton, Versammlung beitreten für ihre Stimme. Mit dem Beitritt gilt sie als anwesend, und Herr Engel sieht sie in der Anwesenheitsliste mit dem Vermerk online seit 18:31.

Frau Albers hält auch die Vollmacht ihres Bruders, der die Nachbarwohnung geerbt hat. Die Vollmacht ist erfasst wie jede andere, und weil Frau Albers online anwesend ist, zählt sie mit. Das Portal zeigt ihr Sie stimmen außerdem als Bevollmächtigte(r) ab für: … und bei jedem Punkt eine zweite Stimmabgabe.

Herr Engel startet die Versammlung. Von da an ist die Tagesordnung eingefroren.

Punkt für Punkt: die Abstimmung öffnen

Bei TOP 3, der Sonderumlage für die Dachrinnen, klickt Herr Engel Abstimmung öffnen. Erst ab diesem Moment können die Online-Teilnehmenden zu dem Punkt abstimmen. Frau Albers wählt Ja und bestätigt. Vorher fragt das Portal ausdrücklich nach, denn eine abgegebene Stimme ist endgültig: Weder sie noch die Verwaltung kann sie danach ändern.

Die Stimmen im Saal erfasst Herr Engel wie bisher. Sobald eine Stimme eingeht, ob aus dem Saal oder online, aktualisiert sich die Auszählung unter Aktueller Stand live, bei ihm ebenso wie bei den Eigentümern im Portal. Gewichtet wird nach der Abstimmungsregel des Punkts, also nach Köpfen oder nach Miteigentumsanteilen.

Verlässt jemand die Versammlung, bevor ein Punkt geschlossen ist, zählen seine Stimmen zu diesem Punkt nicht mehr. Im Saal gilt dieselbe Regel: Wer vor der Abstimmung geht, stimmt nicht mit. Bei Frau Albers bricht kurz die Internetverbindung ab. Sie tritt wieder bei und stimmt bei TOP 4 erneut mit.

Mit Abstimmung schließen & vermerken rechnet Condomana das Ergebnis aus derselben Auszählung, die alle verfolgt haben. Wer beim Schließen nicht mehr abstimmen darf, wird mit Namen aufgeführt und nicht mitgezählt.

Danach: der Versammlungsverlauf

Im Versammlungsverlauf steht mit Uhrzeit jeder Beitritt und jedes Verlassen, jedes Öffnen und Schließen eines Punkts und jede einzelne Stimme. Der Verlauf wird nur fortgeschrieben und nie geändert, und er hängt dem Protokoll als Anlage an.

Für die Verwaltung wiegt dieser Verlauf schwerer als die Bequemlichkeit, die die Online-Teilnahme den Eigentümern bringt. Wird ein Beschluss angefochten, weil jemand angeblich nicht dabei war, lässt sich dort nachlesen, wann er beigetreten ist und wann er abgestimmt hat. Die Ergebnisse landen wie jede Abstimmung in Condomana in der Beschluss-Sammlung.

Zwischen den Versammlungen: der Umlaufbeschluss im Portal

Im Herbst steht der Wartungsvertrag für die Toranlage an, und Herr Engel eröffnet dafür einen Umlaufbeschluss. Alle Eigentümer mit Portalzugang werden benachrichtigt und antworten bis zur Frist unter Abstimmungen, Punkt für Punkt mit Ja, Nein oder Enthaltung. Wer keinen Portalzugang hat, antwortet in Textform, und Herr Engel trägt die Antwort ein; im Portal ist sie dann als von der Verwaltung erfasst gekennzeichnet. Gehört eine Einheit mehreren Miteigentümern, können sie nur einheitlich abstimmen.

Was Condomana dabei nicht tut

Eine Videokonferenz ersetzt Condomana nicht, und ob alle Teilnehmenden Bild und Ton hatten, prüft es auch nicht. Für die virtuelle Versammlung verlangt § 23 Abs. 1a S. 2 WEG, dass die Online-Teilnahme »mit einer Präsenzversammlung vergleichbar« ist. Ob das zutraf, beurteilen am Ende die Eigentümer und im Zweifel ein Gericht. Condomana sorgt dafür, dass jeder Teilnehmende im Portal abstimmen kann und dass dokumentiert ist, wie abgestimmt wurde. Ob ein Beschluss wirksam ist, beurteilt die Software nicht.

Das Wesentliche

• Ohne Beschluss keine Online-Teilnahme: Condomana bietet die Versammlungsform erst an, wenn der Beschluss der Gemeinschaft am Objekt verknüpft ist, und prüft für die virtuelle Versammlung zusätzlich die drei Viertel und die drei Jahre.
• Beitritt heißt anwesend, auch für Vollmachten, die eine Online-Teilnehmerin hält.
• Die Versammlungsleitung öffnet jeden Punkt, die Auszählung läuft live mit, und eine abgegebene Stimme ist endgültig.
• Der Versammlungsverlauf hängt am Protokoll und zeigt, wer wann beigetreten ist, gegangen ist und abgestimmt hat.
• Umlaufbeschlüsse beantworten die Eigentümer im Portal, und sie landen in derselben Beschluss-Sammlung.