Die andere Seite: ein Jahr als Wohnungseigentümerin im Portal

Die meisten Artikel in diesem Ratgeber richten sich an die Verwaltung. Dieser beschreibt, was auf der anderen Seite ankommt, denn eine Verwaltung führt ein Portal nur dann sinnvoll ein, wenn sie weiß, was die Eigentümer darin tun werden.

Renate Albers besitzt zwei Wohnungen in der WEG Kastanienallee 8 in Berlin. In der einen wohnt sie, die andere hat sie an Herrn Nowak vermietet. Sie arbeitet Vollzeit und ist oft unterwegs. Ihr Kontakt zur Verwaltung bestand bisher aus einem Brief im Jahr, einer Einladung zur Versammlung und gelegentlichen Anrufen, bei denen sie nach dem dritten Klingeln aufgab.

Januar: die Einladung

Frau Albers bekommt eine E-Mail mit einem Link, der nur einmal gilt und nach einiger Zeit abläuft. Darüber legt sie ihren Zugang an; wenn sie möchte, meldet sie sich künftig mit einem Passkey an und braucht kein Passwort. Unter Profil wählt sie ihre Sprache (das Portal spricht sieben) und legt fest, wie oft sie per E-Mail hören will: sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich. Sie nimmt wöchentlich.

Die Übersicht zeigt ihr zwei Einheiten, ihre Gemeinschaft, die Verwaltung mit Ansprechpartner und darunter die neuesten Neuigkeiten, Dokumente und Mängel. Alles läuft im Browser, am Telefon genauso wie am Rechner.

Die Unterlagen, die man sonst anfragen muss

Unter Dokumente liegt, was die Verwaltung für sie freigegeben hat: die Teilungserklärung, die Protokolle der letzten Jahre, der Versicherungsschein, der Wirtschaftsplan. Die Verwaltung gibt gezielt frei, entweder für alle Eigentümer, für bestimmte Einheiten oder für bestimmte Personen. Was ihr Nachbar an persönlicher Post bekommt, sieht sie nicht, und er sieht ihre ebenso wenig.

Im März braucht ihre Bank für eine Anschlussfinanzierung das letzte Protokoll und den Wirtschaftsplan. Früher hieß das anrufen und drei Tage warten. Jetzt lädt sie beides herunter.

Der Assistent

Hat die Verwaltung die KI-Funktionen eingeschaltet, gibt es im Portal den Assistenten. Frau Albers fragt: „Wann wurde die Fassadensanierung beschlossen, und wie viel zahle ich dafür?"

Der Assistent antwortet nur aus den Dokumenten, die sie sehen darf, und nennt das Dokument, aus dem die Antwort stammt. Findet er keine Antwort, sagt er das und bietet an, einen Mangel zu melden oder die Verwaltung zu kontaktieren, statt etwas zu erfinden. Neben einem Wirtschaftsplan oder einer Abrechnung unter Dokumente steht Erläutern. Fragt sie von dort aus, bezieht sich die Antwort genau auf dieses Dokument, und ihre eigenen genehmigten Abrechnungszahlen fließen ein, nie die eines Nachbarn. Was sie fragt, wird nicht gespeichert.

Mai: die Garage

Das Tor der Tiefgarage schließt nicht mehr richtig. Unter Mängel meldet Frau Albers es mit einer Beschreibung und zwei Fotos; bis zu fünf wären möglich. Die Mängelliste eines Gebäudes ist gemeinschaftlich, sie sieht also auch, was andere gemeldet haben. So stellt sie fest, dass ihr Nachbar das Tor schon am Vortag gemeldet hat, und kommentiert dort.

Sie folgt dem Mangel und bekommt seine Neuigkeiten, bis er erledigt ist. Wer einem Mangel nicht mehr folgen will, meldet sich ab, und dabei bleibt es dann. Sie sieht den Status, Firma und Gewerk des beauftragten Betriebs sowie die Teilaufgaben, in die die Verwaltung den Auftrag zerlegt hat. Telefonnummern des Betriebs bekommt sie nicht angezeigt.

Neuigkeiten statt Aushang

Unter Neuigkeiten stehen die Ankündigungen der Verwaltung, angeheftete zuerst: der Termin der Heizungswartung, die Einladung zur Versammlung, der Hinweis, dass das Wasser am Montag für zwei Stunden abgestellt wird. Dringende Ankündigungen kommen sofort per E-Mail, unabhängig von ihrer wöchentlichen Einstellung. Hat die Verwaltung die Übersetzung gewählt, liest sie die Mitteilung in ihrer Portalsprache, gekennzeichnet als maschinell übersetzt. Das Original bleibt abrufbar.

Juni: nach der Versammlung

Nach der Versammlung stehen die Beschlüsse unter Beschlüsse in der Beschluss-Sammlung ihrer Gemeinschaft, nummeriert, mit Wortlaut und Ergebnis. Das Protokoll kommt als Dokument. Ist sie als Unterzeichnerin benannt, bekommt sie einen Link und unterschreibt das Protokoll im Browser.

Abgestimmt hat sie in diesem Jahr im Saal. Hat die Gemeinschaft die Online-Teilnahme beschlossen, tritt sie der Versammlung unter Abstimmungen im Portal bei und stimmt dort über den Punkt ab, den die Versammlungsleitung gerade öffnet. Wie das abläuft, steht in Online- und Hybridversammlung. Einen Umlaufbeschluss beantwortet sie ohnehin im Portal, und dort liest sie auch nach, was beschlossen wurde.

Die eigene Jahresabrechnung

Sobald die Verwaltung die Jahresabrechnung genehmigt hat, liegt unter Jahresabrechnungen ihre Einzelabrechnung bereit: je Wohnung ihr Anteil an jeder Kostenart, die Vorauszahlungen und der Saldo, auch als PDF. Vor der Genehmigung sieht sie dort nichts, und auch danach nur ihre eigenen Einheiten.

Das Hausgeld zahlt sie weiter wie bisher, denn über das Portal läuft keine Zahlung.

Als Vermieterin

Für die vermietete Wohnung hat Frau Albers einen eigenen Bereich. Unter Meine Mieter erfasst sie Herrn Nowak als Mieter ihrer Wohnung (beim ersten Mal mit einer Erklärung je Wohnung) und lädt ihn ins Mieterportal ein. Sie kann ihm ein Dokument freigeben, etwa die Hausordnung. Endet das Mietverhältnis, beendet sie es dort selbst. Auf die Wohnung eines Miteigentümers hat sie dabei nie Zugriff, auch nicht im selben Haus.

Unter Neuigkeiten für meine Mieter schreibt sie Herrn Nowak eine Mitteilung, etwa zum Termin für den Rauchmelder-Austausch, und kann sich den Text mit KI entwerfen lassen. Die Verwaltung sieht diese Mitteilungen nicht; sie bleiben eine Sache zwischen Vermieterin und Mieter.

Meldet Herr Nowak etwas, landet es unter Mieteranliegen zuerst bei ihr. Die klemmende Balkontür regelt sie direkt mit ihm. Den Fleck an der Decke, der von oben kommt, gibt sie mit An die Verwaltung eskalieren und einer kurzen Begründung weiter. Die Verwaltung sieht dann dasselbe Anliegen samt der ursprünglichen Meldung. Wie dieser Weg im Detail läuft, steht in Wasserschaden: von der Meldung der Mieterin bis zum erledigten Vorgang.

Was das Portal nicht ist

Das Portal ist keine native App und kein Zahlungsweg, und eine Betriebskostenabrechnung für ihren Mieter erstellt es auch nicht. Frau Albers findet dort die Unterlagen, den Stand und die Neuigkeiten ihres Hauses, ohne jemanden erreichen zu müssen.

Für die Verwaltung heißt das

Jede Frage, die das Portal beantwortet, erspart Ihnen einen Anruf. Diese Anrufe ballen sich in den Wochen, in denen Sie am wenigsten Zeit haben: nach der Einladung, nach dem Protokoll, nach der Abrechnung. Ein Portal nimmt Ihnen allerdings nur ab, was darin liegt. Wichtiger als die Einladung der Eigentümer ist bei der Einführung deshalb, die richtigen Dokumente freizugeben.

Das Wesentliche

• Unterlagen, Stand und Neuigkeiten liegen an einem Ort, und die Verwaltung gibt sie gezielt frei.
• Mängel sind für die Gemeinschaft sichtbar, und wer einem Mangel folgt, erfährt jeden Schritt.
• Die Einzelabrechnung liegt bereit, sobald sie genehmigt ist, und jeder sieht nur die eigene.
• Vermietende Eigentümer verwalten ihre Mieter selbst; Anliegen erreichen die Verwaltung nur, wenn sie die Gemeinschaft betreffen.