Die andere Seite: ein Jahr als Wohnungseigentümerin im Portal

Die meisten Artikel in diesem Ratgeber sind für die Verwaltung geschrieben. Dieser nicht. Er beschreibt, was auf der anderen Seite ankommt — weil eine Verwaltung ein Portal nur dann sinnvoll einführt, wenn sie weiß, was die Eigentümer darin tun werden.

Renate Albers besitzt zwei Wohnungen in der WEG Kastanienallee 8 in Berlin. In der einen wohnt sie, die andere hat sie an Herrn Nowak vermietet. Sie arbeitet Vollzeit, ist oft unterwegs, und ihr Kontakt zur Verwaltung bestand bisher aus einem Brief im Jahr, einer Einladung zur Versammlung und gelegentlichen Anrufen, bei denen sie nach dem dritten Klingeln aufgab.

Januar: die Einladung

Frau Albers bekommt eine E-Mail mit einem Link, der nur einmal gilt und nach einiger Zeit abläuft. Sie legt ihren Zugang an; auf Wunsch meldet sie sich künftig mit einem Passkey an, ohne Passwort. Unter Profil wählt sie ihre Sprache — das Portal spricht sieben — und wie oft sie per E-Mail hören will: sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich. Sie nimmt wöchentlich.

Die Übersicht zeigt ihr zwei Einheiten, ihre Gemeinschaft, die Verwaltung mit Ansprechpartner, und darunter die neuesten Neuigkeiten, Dokumente und Mängel. Alles läuft im Browser, am Telefon wie am Rechner.

Die Unterlagen, die man sonst anfragen muss

Unter Dokumente liegt, was die Verwaltung für sie freigegeben hat: die Teilungserklärung, die Protokolle der letzten Jahre, der Versicherungsschein, der Wirtschaftsplan. Freigegeben wird gezielt — für alle Eigentümer, für bestimmte Einheiten oder für bestimmte Personen. Was ihr Nachbar an persönlicher Post bekommt, sieht sie nicht, und er nicht ihre.

Im März will ihre Bank für eine Anschlussfinanzierung das letzte Protokoll und den Wirtschaftsplan. Früher war das ein Anruf und drei Tage Warten. Jetzt ist es ein Download.

Der Assistent

Hat die Verwaltung die KI-Funktionen eingeschaltet, gibt es im Portal den Assistenten. Frau Albers fragt: „Wann wurde die Fassadensanierung beschlossen, und wie viel zahle ich dafür?"

Der Assistent antwortet nur aus den Dokumenten, die sie sehen darf, und nennt das Dokument, aus dem die Antwort stammt. Findet er die Antwort nicht, sagt er das und bietet an, einen Mangel zu melden oder die Verwaltung zu kontaktieren, statt etwas zu erfinden. Neben einem Wirtschaftsplan oder einer Abrechnung unter Dokumente steht Erläutern: Dann bezieht sich die Antwort genau auf dieses Dokument, und ihre eigenen genehmigten Abrechnungszahlen fließen ein — nie die eines Nachbarn. Was sie fragt, wird nicht gespeichert.

Mai: die Garage

Das Tor der Tiefgarage schließt nicht mehr richtig. Unter Mängel meldet Frau Albers es mit Beschreibung und zwei Fotos, bis zu fünf sind möglich. Die Mängelliste eines Gebäudes ist gemeinschaftlich: Sie sieht auch, was andere gemeldet haben, und stellt fest, dass ihr Nachbar das Tor am Vortag schon gemeldet hat. Sie kommentiert dort.

Sie folgt dem Mangel und bekommt seine Neuigkeiten, bis er erledigt ist. Wer einem Mangel nicht mehr folgen will, meldet sich ab, und das bleibt dann auch so. Sie sieht den Status, die Firma und das Gewerk des beauftragten Betriebs — keine Telefonnummern — und die Teilaufgaben, in die die Verwaltung den Auftrag zerlegt hat.

Neuigkeiten statt Aushang

Unter Neuigkeiten stehen die Ankündigungen der Verwaltung, angeheftete zuerst: der Termin der Heizungswartung, die Einladung zur Versammlung, der Hinweis, dass das Wasser am Montag für zwei Stunden abgestellt wird. Dringende Ankündigungen kommen sofort per E-Mail, unabhängig von ihrer wöchentlichen Einstellung. Hat die Verwaltung die Übersetzung gewählt, liest sie die Mitteilung in ihrer Portalsprache, gekennzeichnet als maschinell übersetzt; das Original bleibt abrufbar.

Juni: nach der Versammlung

Nach der Versammlung stehen die Beschlüsse unter Beschlüsse in der Beschluss-Sammlung ihrer Gemeinschaft, nummeriert, mit Wortlaut und Ergebnis. Das Protokoll kommt als Dokument. Ist sie als Unterzeichnerin benannt, bekommt sie einen Link und unterschreibt das Protokoll im Browser.

Abgestimmt hat sie in der Versammlung, nicht im Portal. Das Portal ist der Ort, an dem sie nachliest, was beschlossen wurde.

Die eigene Jahresabrechnung

Sobald die Verwaltung die Jahresabrechnung genehmigt hat, liegt unter Jahresabrechnungen ihre Einzelabrechnung — je Wohnung ihr Anteil an jeder Kostenart, die Vorauszahlungen und der Saldo, auch als PDF. Nicht vorher, und nur für ihre eigenen Einheiten.

Bezahlt wird das Hausgeld weiterhin wie bisher. Das Portal ist kein Zahlungsweg.

Als Vermieterin

Für die vermietete Wohnung hat Frau Albers einen eigenen Bereich. Unter Meine Mieter erfasst sie Herrn Nowak als Mieter ihrer Wohnung — beim ersten Mal mit einer Erklärung je Wohnung — und lädt ihn ins Mieterportal ein. Sie kann ihm ein Dokument freigeben, etwa die Hausordnung. Endet das Mietverhältnis, beendet sie es dort selbst. Die Wohnung eines Miteigentümers kann sie dabei nie berühren, auch nicht im selben Haus.

Unter Neuigkeiten für meine Mieter schreibt sie Herrn Nowak eine Mitteilung, etwa zum Termin für den Rauchmelder-Austausch. Mit KI kann sie sich den Text entwerfen lassen. Die Verwaltung sieht diese Mitteilungen nicht; sie sind eine Sache zwischen Vermieterin und Mieter.

Meldet Herr Nowak etwas, landet es unter Mieteranliegen zuerst bei ihr. Die klemmende Balkontür regelt sie selbst mit ihm. Den Fleck an der Decke, der von oben kommt, gibt sie mit An die Verwaltung eskalieren und einer kurzen Begründung weiter; dann sieht die Verwaltung dasselbe Anliegen mit seiner ursprünglichen Meldung. Wie dieser Weg im Detail läuft, steht in Wasserschaden: von der Meldung der Mieterin bis zum erledigten Vorgang.

Was das Portal nicht ist

Keine native App, kein Zahlungsweg, keine Online-Abstimmung und keine Betriebskostenabrechnung für ihren Mieter. Es ist der Ort, an dem eine Eigentümerin die Unterlagen, den Stand und die Neuigkeiten ihres Hauses findet, ohne jemanden erreichen zu müssen.

Für die Verwaltung heißt das

Jede Frage, die im Portal beantwortet ist, ist ein Anruf weniger — und zwar gebündelt in den Wochen, in denen Sie am wenigsten Zeit haben: nach der Einladung, nach dem Protokoll, nach der Abrechnung. Ein Portal nimmt aber nur ab, was darin liegt. Die Freigabe der richtigen Dokumente ist deshalb der eigentliche Einführungsschritt, nicht die Einladung.

Das Wesentliche

• Unterlagen, Stand und Neuigkeiten an einem Ort — freigegeben gezielt, nicht pauschal.
• Mängel sind gemeinschaftlich sichtbar; wer folgt, erfährt jeden Schritt.
• Die Einzelabrechnung liegt bereit, sobald sie genehmigt ist, und nur die eigene.
• Vermietende Eigentümer verwalten ihre Mieter selbst, und Anliegen erreichen die Verwaltung nur, wenn sie die Gemeinschaft betreffen.