O outro lado: um ano como condómina no portal

A maioria dos artigos deste guia dirige-se à administração. Este descreve o que chega ao outro lado, porque um escritório só introduz um portal com critério se souber o que os condóminos vão fazer nele.

Renate Albers é proprietária de dois apartamentos no condomínio da Kastanienallee 8, em Berlim. Vive num e tem o outro arrendado ao Sr. Nowak. Trabalha a tempo inteiro e viaja muito. O seu contacto com a administração resumia-se a uma carta por ano, a convocatória da assembleia de condóminos, e a um ou outro telefonema de que desistia ao terceiro toque.

Janeiro: o convite

A Sra. Albers recebe um email com um link que só funciona uma vez e expira ao fim de algum tempo. Usa-o para criar o seu acesso; se quiser, passa a iniciar sessão com uma chave de acesso e dispensa a palavra-passe. Em Perfil, escolhe o idioma (o portal fala sete) e define com que frequência quer receber emails: imediatamente, diariamente, semanalmente ou mensalmente. Escolhe semanalmente.

A Visão geral mostra as suas duas frações, o condomínio, a administração com uma pessoa de contacto e, por baixo, as últimas novidades, documentos e anomalias. Tudo funciona no navegador, tanto no telemóvel como no computador.

Os papéis que de outro modo teria de pedir

Em Documentos está tudo o que a administração partilhou com ela: o título constitutivo, as atas dos últimos anos, a apólice de seguro, o orçamento previsional. A administração partilha de forma seletiva, com todos os condóminos, com frações específicas ou com pessoas específicas. O que o vizinho recebe como correspondência pessoal ela não vê, e ele também não vê a dela.

Em março, o banco precisa da última ata e do orçamento previsional para uma renegociação do crédito. Antes, isso significava um telefonema e três dias de espera. Agora, descarrega os dois.

O assistente

Se a administração tiver ativado as funcionalidades de IA, o portal tem um Assistente. A Sra. Albers pergunta: "Quando foi deliberada a reabilitação da fachada, e quanto pago por ela?"

O assistente responde apenas com base nos documentos que ela pode ver e indica o documento de onde vem a resposta. Se não encontrar resposta, di-lo e propõe comunicar uma anomalia ou contactar a administração, em vez de inventar alguma coisa. Ao lado de um orçamento previsional ou de uma prestação de contas em Documentos existe Explicar. Quando pergunta a partir dali, a resposta refere-se exatamente a esse documento, e são tidos em conta os valores aprovados da sua própria prestação de contas, nunca os de um vizinho. O que pergunta não fica guardado.

Maio: a garagem

O portão da garagem já não fecha bem. Em Anomalias, a Sra. Albers comunica-o com uma descrição e duas fotografias; poderia anexar até cinco. A lista de anomalias de um edifício é comum, por isso ela vê também o que os outros comunicaram. É assim que repara que o vizinho comunicou o portão no dia anterior, e comenta ali.

Segue a anomalia e recebe as atualizações até estar resolvida. Quem deixar de querer seguir uma anomalia retira-se, e assim fica. Vê o estado, a empresa e a especialidade do prestador e as subtarefas em que a administração dividiu o trabalho. Os telefones do prestador não lhe são mostrados.

Novidades em vez de um quadro de avisos

Em Novidades estão os comunicados da administração, com os fixados primeiro: a data da revisão do aquecimento, a convocatória da assembleia, o aviso de que a água vai estar cortada duas horas na segunda-feira. Os comunicados urgentes chegam de imediato por email, independentemente da sua definição semanal. Se a administração tiver optado pela tradução, ela lê o aviso no idioma do seu portal, assinalado como tradução automática. O original continua disponível.

Junho: depois da assembleia

Depois da assembleia, as deliberações aparecem em Deliberações, no registo do seu condomínio, numeradas, com o texto e o resultado. A ata chega como documento. Se for indicada como signatária, recebe um link e assina a ata no navegador.

Este ano votou presencialmente. Quando o condomínio tiver deliberado permitir a participação online, ela entra na assembleia em Votos, no portal, e vota aí em cada ponto que a mesa abrir. Como isso funciona está explicado em Assembleias online e híbridas. Uma deliberação por circular, essa responde-a no portal de qualquer forma, e é também aí que consulta o que foi deliberado.

A sua própria prestação de contas anual

Assim que a administração aprova a prestação de contas anual, a sua prestação de contas individual fica disponível em Prestações de contas anuais: por apartamento, a sua parte de cada tipo de custo, os adiantamentos e o saldo resultante, também em PDF. Antes da aprovação não vê nada ali e, depois, apenas as suas próprias frações.

Continua a pagar as quotas como antes, porque o portal não processa pagamentos.

Como senhoria

Para o apartamento arrendado, a Sra. Albers tem uma área própria. Em Os meus inquilinos, regista o Sr. Nowak como inquilino do seu apartamento (da primeira vez, com uma declaração por apartamento) e convida-o para o portal do inquilino. Pode partilhar um documento com ele, como o regulamento do condomínio. Quando o arrendamento termina, é ela própria que o encerra ali. Nunca tem acesso ao apartamento de outro condómino, nem no mesmo edifício.

Em Novidades para os meus inquilinos, escreve um aviso ao Sr. Nowak, por exemplo sobre a data de substituição dos detetores de fumo, e pode pedir à IA um rascunho do texto. A administração não vê estes avisos; ficam entre senhorio e inquilino.

Quando o Sr. Nowak comunica alguma coisa, a ocorrência chega primeiro a ela, em Questões de inquilinos. A porta da varanda que encrava resolve-a diretamente com ele. A mancha no teto que vem de cima encaminha-a com Encaminhar para a administração e uma breve justificação. A administração vê então a mesma ocorrência, juntamente com a comunicação original. Como funciona esse percurso em pormenor está explicado em Infiltração de água: da comunicação do inquilino à anomalia resolvida.

O que o portal não é

O portal não é uma aplicação nativa nem um canal de pagamento, e não produz a prestação de contas das despesas para o inquilino dela. A Sra. Albers encontra ali os papéis, o estado das coisas e as novidades do seu edifício sem ter de falar com ninguém.

O que isto significa para a administração

Cada pergunta a que o portal responde poupa-lhe um telefonema. Esses telefonemas acumulam-se nas semanas em que tem menos tempo: depois da convocatória, depois da ata, depois da prestação de contas. Mas um portal só lhe tira da secretária o que lá estiver. Por isso, ao implementá-lo, partilhar os documentos certos importa mais do que convidar os condóminos.

O essencial

• Papéis, estado e novidades estão num só lugar, e a administração partilha-os de forma seletiva.
• As anomalias são visíveis para o condomínio, e quem segue uma anomalia é informado de cada passo.
• A prestação de contas individual fica disponível assim que é aprovada, e cada condómino vê apenas a sua.
• Os condóminos senhorios gerem eles próprios os seus inquilinos; as ocorrências só chegam à administração quando dizem respeito ao condomínio.