O que a IA consegue realmente fazer hoje na administração de condomínios

Em qualquer feira do setor imobiliário, há hoje "IA" em cada segundo cartaz, e cada segundo escritório de administração considera-a um disparate. Ambos os lados têm um pouco de razão, e ambas as atitudes custam dinheiro: um compra demais, o outro deixa em cima da mesa um alívio real.

O que se segue trata do que funciona hoje, do que não funciona e de como distinguir uma coisa da outra antes de ter pago.

A única distinção que importa

Uma única linha divisória permite situar qualquer funcionalidade em trinta segundos:

A IA é boa a ler alguma coisa ou pô-la em palavras. É má a decidir o que quer que dependa de um contexto que o documento não contém.

Ler significa, por exemplo: que montante está nesta fatura? Pôr em palavras significa transformar estes tópicos numa mensagem cortês e formal. Em ambos os casos, a resposta já está no material.

Decidir é diferente. Veja-se a questão de saber se a fatura deste prestador é manutenção corrente ou uma reparação. A fatura não o diz. A resposta está numa deliberação ou num acordo, ou decorre de um histórico que só o administrador conhece. Um modelo que responde aqui está a adivinhar. A resposta soa plausível e lê-se com fluidez, e vem com a mesma confiança dos casos em que o modelo acerta. Todas as secções abaixo aplicam esta regra.

O que hoje funciona de facto

Ler faturas é o caso mais claro. Fornecedor, número da fatura, montante e data são quatro campos impressos no documento. Descontada a sua verificação, isso poupa cerca de meio minuto por fatura e, com oitocentas faturas por ano, soma um dia de trabalho. Os pormenores estão em Captura de faturas com IA.

Sugerir um título, um resumo curto e metadados para um PDF carregado também é ler. É útil sobretudo porque faz com que os ficheiros sejam tratados de todo. Um documento que leva trinta segundos a nomear é, de outra forma, nomeado "mais tarde", e depois nunca.

Na redação, pense na resposta a um condómino que escreve pela quarta vez sobre a mesma anomalia. Sabe o que tem de lá estar. O trabalho está na formulação, e essa é difícil quando se está irritado. Rever um rascunho é aqui mais rápido do que enfrentar uma caixa vazia.

Quando chega uma nova comunicação de anomalia, a IA pode sugerir uma categoria e uma urgência e procurar prováveis duplicados. Os duplicados são a parte mais útil. Três condóminos comunicam o mesmo portão de garagem avariado com três formulações diferentes, e uma pesquisa de texto não o apanha.

Por fim, a IA pode responder a perguntas a partir de documentos. Um condómino pergunta o que a assembleia decidiu sobre a fachada, e a resposta está na ata que ele pode consultar. É uma tarefa de pesquisa com alguma redação por cima. A condição é que o sistema responda apenas a partir dos documentos que esse condómino pode ver, indique a fonte e diga honestamente "não sei" quando a resposta não está nos registos.

O que não funciona

O lançamento totalmente automático não funciona, pela razão acima. O tipo de custo é uma decisão, a chave de repartição depende dele e quem paga depende da chave. Um erro só aparece na prestação de contas anual, diante de trinta condóminos.

As respostas enviadas automaticamente são tecnicamente triviais e, na prática, uma má ideia. Uma única mensagem no tom errado ao condómino errado custa mais tempo do que cem rascunhos alguma vez pouparam, e é pela comissão de condóminos que fica a saber primeiro.

A promessa "a IA prepara a sua prestação de contas anual" também não se sustenta. Uma prestação de contas anual é um cálculo com regras legais. O que a torna fiável é uma lógica de repartição correta, arredondamentos exatos ao cêntimo e a imutabilidade depois da aprovação. Tudo isso é construído de forma determinística porque tem de ser determinístico, e neste ponto a IA faz pior do que a simples aritmética.

"A IA verifica a solidez jurídica das suas deliberações" seria aconselhamento jurídico. Um modelo pode apontar os erros formais típicos e, como indicação, isso é útil. Se esta deliberação neste condomínio pode ser impugnada é algo que não lhe consegue dizer, e um fornecedor que dê a entender o contrário está a vender-lhe um risco.

Restam as previsões a partir dos seus dados, como "a IA prevê as suas necessidades de manutenção". Um escritório com quarenta edifícios não tem dados para isso. A estatística precisa de casos, e o seu número de casos tem dois algarismos.

A pergunta que faz a diferença

Sempre que alguém lhe demonstrar uma funcionalidade de IA, pergunte: O que acontece sem a minha confirmação?

Se a resposta for "nada", a funcionalidade é, no pior dos casos, inútil. Sugere algo errado, descarta-o e perdeu dez segundos.

Com qualquer outra resposta, a sua responsabilidade mudou sem que o contrato o diga. Continua a ser responsável pelo lançamento, pelas contas e pela mensagem. Só que deixou de os fazer pessoalmente e já não consegue dizer exatamente porque têm o aspeto que têm.

É por isso que todas as nossas funcionalidades de IA seguem o mesmo padrão: propõem e nunca executam nada por si. A captura de faturas lê, e o lançamento é feito por si. A triagem faz uma sugestão que o administrador confirma, e qualquer rascunho é enviado por si. Mais seria tecnicamente possível. Mantemo-lo assim porque um administrador tem de poder responder pelos seus próprios atos.

Proteção de dados, de forma breve e prática

Antes de uma funcionalidade de IA tocar em dados reais, esclareça três coisas.

Primeiro, onde são tratados. Comunicações de anomalias, documentos e pedidos contêm dados pessoais. Se forem tratados fora da UE, precisa de uma base jurídica sólida; dentro da UE é mais simples.

Depois, se existe um contrato de tratamento de dados que abranja o fornecedor de IA. O seu fornecedor de software é um subcontratante, e o fornecedor de IA por trás dele também. Ambos têm de constar dos seus registos.

E, por fim, se os conteúdos são usados para treino. A única resposta aceitável é não, e deve estar no contrato e não apenas numa página de marketing.

As nossas respostas estão na política de privacidade: tratamento através de um subcontratante na Alemanha, exclusivamente em servidores na UE, um contrato nos termos do art. 28.º do RGPD e nenhuma utilização para treino. É a empresa de administração que tem de ativar as funcionalidades; não o fazemos por ela.

O que entrega realisticamente

Para um escritório com trinta a cinquenta edifícios cujos dados já estão em formato digital, o quadro é mais ou menos este:

No total, fica pouco abaixo de um dia de trabalho por mês. É respeitável, mas o seu escritório vai mudar noutros pontos.

Rende mais um portal do condómino que absorve os telefonemas, um arquivo de documentos onde ninguém tem de procurar mais e um livro de deliberações que se numera sozinho. Nada disto chega a um cartaz de feira, mas, em conjunto, vale consideravelmente mais.

Há também uma ordem de passos que não é negociável. A IA trabalha sobre dados estruturados e não consegue fazer nada com um dossiê em papel. Começar pelo módulo de IA significa, por isso, comprar uma funcionalidade que não consegue trabalhar com os seus dados. Por onde começar em vez disso está no roteiro em cinco passos.