Digitalizar a administração de condomínios: um roteiro em cinco passos

Conhece o cenário: um dossiê por edifício, uma folha de cálculo para as permilagens, outra para as quotas, uma pasta "deliberações" no disco da rede e a verdade propriamente dita na cabeça do colega que está na casa há catorze anos. Funciona, muitas vezes surpreendentemente bem. Só se complica quando alguém adoece, quando um condómino pede para ver as contas de 2019 ou quando assume um condomínio e descobre que o administrador anterior trabalhava exatamente da mesma maneira.

Este artigo descreve como sair desta situação passo a passo, numa ordem que se mantém mesmo quando a época das assembleias começa a meio do processo.

Porque é que a maioria das tentativas fica parada

O erro habitual é tratar a mudança como um projeto com início e fim. Compra-se um software, reserva-se um fim de semana e, na segunda-feira, está tudo novo. Isso falha com toda a fiabilidade, e por três razões.

Os dados antigos são piores do que pensa. Na maioria das vezes, trata-se de lacunas. As permilagens estão certas, mas em três frações falta a data em que o proprietário mudou. Há saldos iniciais, mas apenas como saldo e não como lançamentos individuais. Descobre-o durante a importação, e é aí que o projeto para.

O dia a dia não faz pausa. Enquanto migra, continuam a chegar comunicações de anomalias, faturas e perguntas. Enquanto o novo sistema ainda não aguenta a carga e o antigo já está meio abandonado, trabalha nos dois. É nesta fase que os projetos são cancelados.

Não há um momento em que o esforço já compensou. Se mudar tudo de uma vez, tem meses de trabalho e nenhum benefício. Se começar pequeno, ao fim de duas semanas tem algo de que já não abdicaria.

Migre um único edifício e deixe, entretanto, o resto do escritório funcionar como até aqui.

Passo 1: um edifício, completo

Escolha um único edifício, que conheça bem e cujos números estejam limpos. O maior ou o mais complicado é uma má escolha para isto. Doze a trinta frações é um bom tamanho: suficientemente grande para ser real e suficientemente pequeno para que um erro não lhe custe o dia inteiro.

Introduza esse edifício por completo, com frações, condóminos e respetivas permilagens, saldos iniciais e a última prestação de contas anual. Um edifício mantido pela metade não consegue responder à pergunta de que trata este passo: se o conjunto se aguenta.

O que aprender aí aplica-se a toda a sua carteira: quanto tempo demora o registo por fração, onde os seus dados antigos têm lacunas e se o software funciona da forma como trabalha.

Passo 2: os documentos, não a contabilidade

Quase toda a gente salta o segundo passo, embora seja o que dá mais retorno por hora de esforço: os documentos.

Digitalizar a contabilidade compensa tarde, porque só na prestação de contas seguinte se percebe se valeu a pena. Com os documentos é ao contrário. A partir do dia em que o título constitutivo, as atas, as apólices de seguro e os contratos de um edifício estão num único sítio e pesquisáveis, acaba um certo tipo de telefonema: "pode voltar a enviar-me aquilo…".

Este passo chega também aos condóminos. No portal do condómino, cada um vê por si os documentos do seu edifício, o que elimina precisamente o trabalho que nunca pôde faturar. É o primeiro momento em que a digitalização torna o escritório mais barato, e ainda por cima mais organizado.

Comece pelo que é preciso hoje, ou seja, os últimos três anos. O histórico mais antigo pode vir depois, ou nunca; papel de 2011 raramente é pedido.

Passo 3: as deliberações

Quando um edifício está digital e os documentos estão no lugar, segue-se o livro de deliberações. Não é divertido, mas é o registo de que depende qualquer passagem de pasta. Na Alemanha, o § 24 (7) WEG exige mesmo um registo com numeração sequencial, e o administrador que não o mantém descobre-o quando um condómino avança para tribunal ou um sucessor o exige.

Mantido em formato digital, o livro tira-lhe sobretudo a numeração das mãos. Um registo que nasce das próprias deliberações não tem lacunas nem números atribuídos duas vezes, porque ninguém tem de os atribuir.

Os pormenores, com impugnações, correções e passagem de pasta, têm um artigo próprio: Manter o livro de deliberações em ordem.

Passo 4: só agora a contabilidade

O orçamento e a prestação de contas anual vêm em último lugar, de propósito. São os que têm os requisitos mais exigentes e onde um erro sai mais caro: um tipo de custo repartido pela chave errada só se nota quando trinta condóminos têm as contas na mão.

Mude no início de um exercício, nunca a meio do ano. Um exercício partido entre dois sistemas dá contas que ninguém consegue acompanhar, nem o próprio administrador.

E tome os saldos iniciais pelo que são: saldos iniciais. Tentar voltar a introduzir cinco anos de histórico de lançamentos é, de longe, a razão mais comum para as migrações morrerem pelo caminho. As contas antigas continuam válidas, mesmo tendo saído de outro sistema.

Passo 5: o resto da carteira

Só agora vem o grosso, e por esta altura já é aborrecido, que é exatamente como deve ser. Sabe quanto tempo demora um edifício, que dados lhe faltam e tem uma ordem que resultou.

Duas recomendações:

• Ordene por contrato de administração e não por tamanho. Os edifícios cujo contrato está de qualquer forma para renovar são os candidatos naturais seguintes.
• Um edifício por semana é rápido o suficiente. Com quarenta edifícios, termina num ano sem ninguém ficar até tarde. Querer ir mais depressa deve ter uma boa razão por trás.

O que isto significa para os dados antigos

A questão torna-se concreta com a exportação do seu software atual. Alguns fornecedores facilitam, outros dificultam de propósito e, com alguns, a exportação existe tecnicamente, mas está incompleta.

Este tema tem as suas próprias armadilhas, por isso tratámo-lo à parte: Levar os dados do software antigo.

Um princípio vale desde já: faça sempre primeiro cada importação como simulação. Uma importação que não pode ver antes é um salto no escuro. E leia a reconciliação antes de confirmar.

A IA vem no fim

A IA ajuda na administração de condomínios exatamente onde já existem dados estruturados: ler faturas, sugerir metadados de documentos, redigir respostas. Apontada a um dossiê em papel, não consegue fazer nada.

Os passos 1 a 4 são, por isso, a condição para que a parte de IA valha alguma coisa. Quem começa pela outra ponta comprou uma funcionalidade que não consegue trabalhar com os seus dados.

O que funciona realmente hoje e o que é argumento de vendas: O que a IA consegue realmente fazer hoje na administração de condomínios.

Esforço e calendário

São estas as ordens de grandeza com que os escritórios fazem realmente a mudança. Quem lhe promete um fim de semana ou não viu a sua carteira ou não está a contar com o trabalho nos dados.

O que não tem de fazer

Algumas coisas são vendidas como obrigatórias e não o são:

• Não tem de digitalizar tudo. O papel de há dez anos pode continuar em papel.
• Não tem de tratar todos os edifícios da mesma forma. Um condomínio com três frações não precisa de portal.
• Não tem de voltar a introduzir o histórico. Os saldos iniciais chegam.
• Não tem de esperar por um sistema perfeito. O edifício que hoje está digital vale mais do que o conceito que fica pronto no próximo ano.

O primeiro passo é o mais difícil, e é mais pequeno do que parece: um edifício, completo, em duas horas. Depois disso, planeia o resto com base na experiência com a sua própria carteira.