Tudo aquilo por que um administrador é avaliado

Condomínios e frações

Todos os edifícios e todas as frações com as suas permilagens, registados uma vez e mantidos atualizados, para que o resto do Condomana trabalhe sempre com os mesmos dados.

Condóminos

Quem é proprietário de que fração, e desde quando. As alterações de titularidade são datadas, pelo que um edifício conhece tanto os seus atuais condóminos como os antigos.

Convites

Convide colegas para gerir consigo, e condóminos para o seu portal, com uma ligação que funciona uma vez e depois expira. Administradores e condóminos convidados são sempre gratuitos.

Importação de migração

Migração de dados

Importe uma carteira existente a partir de CSV ou Excel: condomínios, frações, condóminos e permilagens, inquilinos, saldos iniciais, prestações de contas históricas, critérios de repartição, quotas previstas, reservas e os seus fornecedores. Faça primeiro uma simulação, reveja a reconciliação e, só depois, confirme. Reimportar nunca cria duplicados.

Importar do seu software anterior (Beta)

Migração do software anterior (Beta)

Carregue a exportação do seu software anterior, ou as suas próprias folhas de cálculo, tal como estão. A IA sugere o que contém cada ficheiro e para onde vai cada coluna, e uma lista de condóminos ou de arrendamentos com a fração e a pessoa na mesma linha é dividida automaticamente. Pode verificar e corrigir todos os mapeamentos; apenas os cabeçalhos e algumas linhas de exemplo mascaradas chegam à IA, e um mapeamento confirmado é reutilizado sem ela da próxima vez.

Exportação completa, sempre que quiser

Exportação completa

Os seus dados são seus. Exporte toda a organização a qualquer momento: edifícios, frações, condóminos, histórico de titularidade, arrendamentos, saldos de abertura, prestações de contas, critérios de repartição, quotas, reservas e empreiteiros em CSV, além de todos os documentos e recibos carregados no seu formato original e um manifesto que indica exatamente o que está no arquivo. A exportação reimporta-se exatamente e nunca fica bloqueada pela sua subscrição.

Saída, e o que leva consigo

Mudança de fornecedor

A saída está prevista nos nossos termos: o § 12 identifica doze categorias que entregamos em formato estruturado e legível por máquina, incluindo o livro de atas em CSV e PDF, os seus documentos nos formatos originais, e o registo de atividade. Não há taxa de saída, nem taxa de exportação, nem penalização, e qualquer valor pago antecipadamente referente ao período após o términus é devolvido pro rata.

Orçamento

Orçamento previsional

Orce cada tipo de custo para o ano e o Condomana converte-o nas quotas de cada fração. Aprove-o e o plano do ano fica fixado.

Prestação de contas anual

Elabore a prestação de contas anual a partir dos lançamentos do ano, repartida segundo o critério de repartição de cada tipo de custo. A aprovação congela a prestação de contas e os respetivos lançamentos, pelo que os valores recebidos pelos condóminos já não podem ser alterados.

Critérios de repartição e tipos de custo

Reparta por permilagem, de forma igual ou por um critério personalizado por fração. Arredondamento ao cêntimo pelo método do maior resto, para que cada repartição feche até ao último cêntimo.

Quotas extraordinárias

Lance uma quota extraordinária, reparta-a por qualquer critério e aprove-a para fixar a parte de cada condómino.

Lançamentos e saldos iniciais

Um diário de lançamentos por condomínio, com saldos iniciais transitados no momento da migração, para que a liquidação se baseie em valores reais desde o primeiro dia.

Captura de faturas

Registo de comprovativos

Carregue uma fatura e a IA extrai o fornecedor, o número da fatura, o valor e a data para verificação. Corrija o que for necessário e registe o lançamento; a IA nunca lança por conta própria.

A conta individual de cada condómino

Conta individual

Ao aprovar uma prestação de contas, cada condómino recebe o seu próprio extrato, no portal e em PDF: a sua parte em cada tipo de custo, as quotas que pagou e o saldo resultante. Os condóminos veem apenas as suas próprias frações, e nada antes da aprovação.

Fundo comum de reserva

Mantenha o fundo comum de reserva, e qualquer outra reserva, como um saldo próprio. Uma contribuição é um tipo de custo que o alimenta e é repartida pelos condóminos como qualquer outro custo; uma despesa paga a partir do fundo diminui-o e nunca é repartida uma segunda vez. Os levantamentos podem indicar a deliberação que os autorizou, e a evolução do fundo consta do extrato anual e do portal de cada condómino.

Assembleias e votações

Assembleia de condóminos e votações

Construa a ordem de trabalhos com regras de votação, cada uma com a base de cálculo e a maioria que a lei do país do condomínio prevê. Registe presenças e procurações, lance votos ponderados e, ao encerrar um ponto, a maioria é calculada automaticamente.

Inquéritos

Pergunte à comunidade a sua opinião antes de qualquer votação. Escolha única, múltipla ou texto livre, anónimo ou nominal, com um prazo; os condóminos, e os inquilinos se assim o desejar, respondem no respetivo portal. A taxa de resposta e os resultados ficam disponíveis de imediato, e podem ser exportados em CSV. Um inquérito é uma sondagem de opinião, não uma deliberação: nada do que resulta é vinculativo para a comunidade nem chega ao registo.

Deliberações por escrito

Deliberação por escrito

Decida entre assembleias. Os condóminos são notificados e respondem no seu portal até ao prazo, ponto por ponto, com sim, não ou abstenção. Uma resposta recebida por e-mail é registada manualmente por si. Uma deliberação por circulação passa pelo mesmo motor e fica no mesmo registo que todas as outras.

Assembleias online e híbridas

Onde a lei do país o permite e o condomínio o deliberou, os condóminos participam online, numa assembleia híbrida ou totalmente virtual. Entram através do portal, contam como presentes e votam no ponto que o presidente abre, por si próprios e por cada condómino cuja procuração detenham, enquanto a contagem é atualizada em tempo real. Cada entrada, saída e voto fica no registo da assembleia, anexo à ata. A videochamada mantém-se na ferramenta que já utiliza.

Ata, e a sua assinatura

Ata e assinatura

A ata é construída a partir do que a assembleia registou: quem esteve presente e quem detinha procuração, a base legal de cada ponto, a sua maioria e o seu resultado. Ninguém a redige de novo a partir de um bloco de notas. Envie-a para assinatura e os signatários assinam no browser; o PDF assinado é sujeito a hash, arquivado junto da assembleia e partilhado como qualquer outro documento.

Registo de deliberações

Um registo de deliberações por condomínio, numerado de forma contínua e sem lacunas. As entradas só podem ser adicionadas: impugnações, decisões judiciais e correções são anotadas, nunca sobrescritas. O registo é exportável para uma entrega.

Lista de anomalias

Reporte uma anomalia num edifício e acompanhe-a por aberta, em curso e resolvida. A lista de um edifício é comunitária: qualquer condómino atual pode vê-la e adicionar um comentário.

Manutenção recorrente

Manutenção

Agende manutenções recorrentes como o elevador, o aquecimento ou a inspeção de incêndio, e o Condomana cria a ocorrência sempre que for devida, para que nada fique esquecido.

Vistorias

Percorra um edifício com uma checklist, a sua própria ou uma cópia da nossa ronda de segurança como ponto de partida simples, e registe cada item no telemóvel como OK, anomalia ou não aplicável, com uma nota e fotografias. Uma anomalia transforma-se numa ocorrência com um único toque, fotografias incluídas. Ao terminar a ronda, arquiva-se um relatório em PDF junto aos documentos do condomínio, visível apenas para a equipa, para a comissão de condóminos ou para todos os condóminos, conforme escolher.

Prestadores e subtarefas

Mantenha um diretório de técnicos e atribua-os a uma anomalia; um trabalho maior pode ser dividido em subtarefas que pode acompanhar até à conclusão.

Orçamentos e trabalhos por link

Peça orçamento a vários prestadores, ou entregue o trabalho a um, diretamente a partir da anomalia. Cada um recebe um link pessoal e não precisa de conta: indica o preço, aceita ou recusa, propõe uma data, informa o progresso com fotos e marca o trabalho como concluído. Adjudique um orçamento e os outros recebem uma recusa cordial. O prestador vê apenas o seu texto, a morada, a fração e os ficheiros que escolhe; o que envia chega à anomalia como nota interna, e os condóminos nunca veem a negociação.

Fotografias e anexos

Anexe fotografias e ficheiros a uma anomalia, para que tanto o que estava errado como o que foi feito fiquem registados.

Seguir uma anomalia

Subscrever anomalias

Siga qualquer anomalia para receber as suas atualizações. Depois de deixar de seguir, mantém-se assim.

Um registo que se sustenta

Rastreável

A cronologia de uma anomalia só avança, pelo que ninguém pode reescrever quando o trabalho começou e quando foi resolvido, e o registo do seu dever de diligência mantém-se válido.

Distribuição de documentos

Arquive cada documento no edifício e na fração corretos e partilhe-o exatamente com os condóminos com direito a vê-lo. Volte a encontrar qualquer ficheiro por pesquisa de texto integral, e cada carregamento é verificado contra vírus antes de alguém o poder descarregar.

Comunicados

Publique um aviso para o edifício em que está a trabalhar, como um placard digital, destaque o que importa e chegue aos condóminos no seu portal e por notificação. Um único feed abrange todos os edifícios que gere.

Notificações e resumos

Notificações

Cada pessoa escolhe a frequência com que recebe notícias do Condomana: no momento em que algo acontece, ou num resumo diário, semanal ou mensal. O sino na aplicação atualiza-se em tempo real.

Cartas por correio

Envio postal

Nem todos os condóminos usam o portal. Cada pessoa tem um canal de entrega (portal, e-mail ou correio), e uma única marcação num aviso ou numa distribuição em série chega a todos: a pré-visualização conta quem recebe por que via, e quem não pode ser contactado. As cartas são geradas num único PDF pronto para impressão, com o endereço na janela do envelope, ou, na Alemanha, um serviço de impressão e envio postal que liga à sua conta imprime-as e envia-as por si. Cada carta mostra o seu estado.

Portal do condómino

Uma área de autosserviço, separada da aplicação do administrador, onde os condóminos veem os documentos, anomalias e novidades do seu edifício, comentam, respondem a deliberações por escrito, votam em assembleias realizadas online e gerem o seu próprio perfil.

Histórico do edifício

O histórico de um edifício numa única página: anomalias e reparações, manutenção, trabalhos de empreiteiros, rondas de inspeção, assembleias, deliberações e avisos, lidos em tempo real a partir de onde foram registados. Adicione as suas próprias entradas para o que nenhum outro ecrã sabe, como a caldeira substituída antes de assumir a gestão. Filtre e pesquise, e exporte exatamente o que vê como PDF para uma entrega ou uma venda. Os condóminos leem-no no seu portal, cada um apenas o que lhe é destinado.

Reservas de espaços

Os residentes reservam a sala de festas, o apartamento de hóspedes ou a lavandaria no seu portal, sem custos. Define as regras de cada espaço: quem pode reservar, em que intervalos, com quanta antecedência, o horário de funcionamento, e se um pedido necessita da sua aprovação. Não podem ocorrer reservas em duplicado, os residentes veem que um horário está ocupado mas nunca por quem, e cada reserva confirmada chega por e-mail com uma entrada no calendário.

Portal do inquilino

Os inquilinos iniciam sessão para ver o que o seu senhorio partilha e para comunicar um problema. Têm o seu próprio acesso, mantido separado dos condóminos.

Gestão de arrendamento

Um condómino que arrenda regista e termina arrendamentos nas suas próprias frações e convida o seu inquilino a aderir, sem nunca ter acesso à fração de outro condómino.

Cadeia de encaminhamento

Um problema reportado por um inquilino começa com o senhorio. Se o senhorio o validar, o mesmo problema sobe até ao administrador, sem necessidade de reescrever nada e com todo o histórico intacto.

Sugestões de documentos

Para um documento carregado, a IA propõe um título, um resumo breve e metadados, que pode aceitar ou rejeitar. Não arquiva nada por conta própria.

Assistente do condómino

Os condóminos podem fazer uma pergunta e obter uma resposta baseada apenas nos documentos a que têm acesso. A resposta cita a sua fonte, e, quando não existe nenhuma, diz “Não sei”.

Automatização baseada em regras

Automatização

Manutenção em segundo plano: alertas sobre anomalias paradas, recordatórios de convites não aceites, e propostas para arquivar o que há muito está resolvido.

Triagem de anomalias

Quando uma anomalia é reportada, a IA sugere uma categoria, uma urgência e possíveis duplicados, e redige uma primeira resposta, tudo apresentado como etiquetas que pode aceitar ou rejeitar. Nada muda até que o decida.

Redação

Um botão de “rascunho” nos tópicos de anomalias e nos comunicados: a IA propõe o texto num tom formal adequado; depois, edita-o e envia-o. Nada é enviado automaticamente.

Resumos periódicos

O seu resumo de notificações começa com uma breve síntese em linguagem simples do que aconteceu, como anomalias reportadas e resolvidas ou documentos partilhados. A lista completa segue abaixo.

Contrato de tratamento de dados assinado

Contrato de tratamento de dados

Um contrato de subcontratação (DPA) nos termos do art. 28.º do RGPD, com controlo de versões, assinado na aplicação o mais tardar antes de subscrever.

A sua organização, isolada

Separação de dados por cliente

Tudo o que cria vive na sua própria organização, separada de todas as outras, com o acesso no seu interior controlado por perfil.

Uma conta, várias organizações

Várias organizações

Trabalhe para várias empresas com um único acesso e um papel em cada organização, alternando entre elas sem ter de terminar sessão.

Direitos dos titulares dos dados, integrados

Direitos dos titulares dos dados

Uma exportação de dados com um clique (art. 15.º/20.º) e um apagamento controlado que respeita os prazos legais de conservação, conforme exigido pelo RGPD.

Aplicação móvel

Instale o Condomana no ecrã principal do seu telemóvel e registe uma anomalia mesmo sem sinal; a sincronização ocorre assim que voltar a estar online. As notificações push são opcionais e só chegam se as permitir.

Alojado na UE e multilingue

Alojamento na UE

Alojado na UE. A aplicação e o site estão disponíveis em sete idiomas (inglês, alemão, francês, italiano, espanhol, polaco e português), cada um com a terminologia condominial usada nesse idioma. A ajuda integrada e os vídeos do produto estão em inglês e alemão.