Tudo aquilo por que um administrador é avaliado

Condomínios e frações

Cada edifício e cada fração, com as suas permilagens — registadas uma vez e mantidas atualizadas, para que o resto do Condomana trabalhe sempre a partir do mesmo quadro.

Condóminos

Quem é dono de que fração, e desde quando. As alterações de propriedade são registadas ao longo do tempo, de modo que um edifício conhece sempre os seus comproprietários atuais — e os anteriores.

Convites

Convide colegas para administrarem consigo e condóminos para o seu portal — com uma ligação de utilização única e com prazo de validade. Os administradores e condóminos convidados são sempre gratuitos.

Importação de migração

Migração de dados

Traga uma carteira existente a partir de um CSV canónico — condomínios, frações, condóminos, permilagens, saldos iniciais e prestações de contas históricas. Faça primeiro uma simulação, reveja a reconciliação e depois confirme. Reimportar nunca cria duplicados.

Importar do seu software anterior (Beta)

Migração do software anterior (Beta)

Um mapeador guiado lê uma exportação do seu software anterior diretamente para o importador de migração, para que nunca tenha de criar o CSV à mão. Os novos mapeadores chegam como Beta — verifique sempre o relatório de reconciliação antes de confirmar.

Exportação completa, sempre que quiser

Exportação completa

Os seus dados são seus. Exporte toda a organização em qualquer momento — condomínios, frações, condóminos, histórico de propriedade, arrendamentos, saldos iniciais e prestações de contas em CSV, além de todos os documentos e recibos carregados no seu formato original e um manifesto que indica exatamente o que consta no arquivo. Fidelidade total na reimportação, e nunca bloqueado pela sua subscrição.

Saída, e o que leva consigo

Mudança de fornecedor

A saída está prevista nos nossos termos, não depende de boa vontade: o § 12 identifica doze categorias que entregamos em formato estruturado e legível por máquina — incluindo o registo de deliberações em CSV e PDF, os seus documentos nos formatos originais e o registo de atividade. Sem taxa de saída, sem taxa de exportação, sem penalização, e qualquer valor pago antecipadamente para o período posterior ao término é devolvido proporcionalmente.

Orçamento previsional

Orce cada tipo de custo para o ano e o Condomana converte-o nos pagamentos adiantados de cada fração. Aprove-o e o plano do ano fica fixado.

Prestação de contas anual

Elabore a prestação de contas anual a partir dos lançamentos do ano, repartida pela chave de distribuição de cada tipo de custo. A aprovação fixa-a a ela e aos seus lançamentos — os valores que os condóminos recebem nunca podem mudar em silêncio.

Chaves de distribuição e tipos de custo

Reparta por quota de compropriedade, de forma igual ou por uma chave personalizada por fração. Arredondamento ao cêntimo pelo método do maior resto, para que cada repartição feche até ao último cêntimo.

Contribuições extraordinárias

Lance uma quota extraordinária, reparta-a por qualquer chave e aprove-a para fixar a quota de cada condómino.

Lançamentos e saldos iniciais

Um diário de lançamentos por condomínio, com os saldos iniciais transportados no momento da transição — para que uma prestação de contas assente em valores reais desde o primeiro dia.

Captura de faturas

Registo de comprovativos

Carregue uma fatura e a IA extrai o fornecedor, o número da fatura, o valor e a data para o(a) senhor(a) verificar. Corrige o que for necessário e regista — a IA nunca regista sozinha.

A conta individual de cada condómino

Conta individual

Ao aprovar uma prestação de contas, cada condómino recebe a sua própria conta — a sua quota em cada tipo de custo, os adiantamentos que pagou e o saldo final resultante — no seu portal e em PDF. Apenas as suas próprias frações, e nunca antes da aprovação.

Fundo de reserva

Mantenha o fundo de reserva — e qualquer outra reserva — como um saldo próprio. Uma contribuição é um tipo de custo que o alimenta e é rateada entre os condóminos como qualquer outro custo; uma despesa paga pela reserva reduz o seu saldo e nunca é rateada uma segunda vez. Os levantamentos podem indicar a deliberação que os autorizou, e a evolução da reserva aparece na prestação de contas anual e no portal de cada condómino.

Demonstração de património

Relatório patrimonial

O relatório patrimonial que os condóminos recebem após cada ano civil — na Alemanha, o relatório exigido pelo § 28 (4) WEG: o estado de cada reserva com os movimentos subjacentes, calculado a partir dos lançamentos do ano e congelado no momento em que é elaborado. Ao aprová-lo, fica arquivado em PDF, acessível a cada condómino. Indica também o que não cobre — o Condomana não tem ligação bancária, pelo que os saldos de conta e as quotas em dívida provêm da sua contabilidade.

Exportação para auditoria fiscal

Inspeção fiscal

Entregue a um inspetor tributário o diário de lançamentos e o índice de comprovativos do período, com tipos de custo, chaves de repartição, prestações de contas e orçamentos, em CSV com o ficheiro de índice e a descrição que uma ferramenta de auditoria espera — na Alemanha, a entrega de dados GDPdU prevista no § 147 (6) AO.

Assembleias e votações

Assembleia de condóminos e votações

Construa a ordem de trabalhos como regras de votação — base (por cabeça ou por permilagem) e maioria (simples ou unânime). Registe presenças e procurações, exerça votos ponderados e, ao encerrar um ponto, a maioria é calculada por si.

Deliberações por escrito

Deliberação por escrito

Decida entre assembleias. Uma deliberação por escrito passa pelo mesmo motor e fica no mesmo livro que tudo o resto.

Ata, e a sua assinatura

Ata e assinatura

A ata é composta a partir do que foi efetivamente registado na reunião — quem esteve presente e quem detinha uma procuração, a base legal de cada ponto, a sua maioria e o respetivo resultado — em vez de ser reescrita a partir de notas. Envie-a para assinatura e os signatários assinam no navegador; o PDF assinado é sujeito a hash, arquivado junto da assembleia e partilhado como qualquer outro documento.

Livro de deliberações

Um livro de deliberações sem lacunas e com numeração contínua por condomínio (na Alemanha, o registo exigido pelo § 24 (7) WEG). As entradas são apenas incrementais — impugnações, decisões judiciais e correções são anotadas, nunca substituídas — e pode ser exportado para a transição.

Lista de anomalias

Comunique uma anomalia num edifício e faça-a avançar — aberta, em curso, resolvida. A lista de um edifício é comum: cada condómino atual pode vê-la e comentar.

Manutenção recorrente

Manutenção

Agende a manutenção recorrente — o elevador, o aquecimento, a inspeção de incêndio — e o Condomana gera o ticket sempre que vence, para que nada escape.

Prestadores e subtarefas

Mantenha um diretório de técnicos e atribua-os a uma anomalia, dividindo um trabalho maior em subtarefas que pode acompanhar até à conclusão.

Fotografias e anexos

Anexe fotografias e ficheiros a uma anomalia, para que tanto o que estava errado como o que foi feito fiquem registados.

Seguir uma anomalia

Subscrever anomalias

Siga qualquer anomalia para receber as suas atualizações — com uma exclusão persistente, de modo que, depois de se afastar, assim se mantém.

Um registo que se sustenta

Rastreável

A cronologia de uma anomalia só avança, pelo que o momento em que os trabalhos começaram e em que foi resolvida nunca é reescrito em silêncio — o registo do seu dever de diligência mantém-se.

Distribuição de documentos

Arquive cada documento no edifício e na fração corretos e partilhe-o exatamente com os condóminos com direito a vê-lo. Volte a encontrar qualquer ficheiro por pesquisa de texto integral, e cada carregamento é verificado contra vírus antes de alguém o poder descarregar.

Comunicados

Publique um aviso para o edifício em que está a trabalhar — o mural digital — fixe o que é importante, e chegue aos condóminos tanto no seu portal como por notificação. Um único feed abrange todos os edifícios que gere.

Notificações e resumos

Notificações

Cada pessoa escolhe com que frequência recebe notícias do Condomana — no momento em que algo acontece, ou num resumo diário, semanal ou mensal. O sino na aplicação atualiza-se em tempo real.

Portal do condómino

Uma área de autosserviço, separada da aplicação do administrador, onde os condóminos veem os documentos, as anomalias e as novidades do seu edifício, comentam e gerem o seu próprio perfil.

Portal do inquilino

Os inquilinos iniciam sessão para ver o que o seu senhorio partilha e para comunicar uma questão — atrás do seu próprio início de sessão, mantido separado dos condóminos.

Gestão de arrendamento

Um condómino que arrenda regista e termina arrendamentos nas suas próprias frações e convida o seu inquilino — tudo sem nunca mexer na fração de outro comproprietário.

Cadeia de encaminhamento

Uma questão de um inquilino começa no senhorio. Se o senhorio a apoiar, a mesma questão sobe até ao administrador — sem voltar a digitar, sem perder o fio.

Sugestões de documentos

Para um documento carregado, a IA propõe um título, um breve resumo e metadados — você aceita ou dispensa. Não arquiva nada por si só.

Assistente do condómino

Os condóminos podem fazer uma pergunta e obter uma resposta baseada apenas nos documentos que estão autorizados a ver — com a fonte citada e um honesto «não sei» quando não consegue.

Automatização baseada em regras

Automatização

Arrumação discreta: alertas sobre anomalias paradas, lembretes sobre convites não aceites e propostas para arquivar o que há muito ficou resolvido.

Triagem de anomalias

Quando uma anomalia é reportada, a IA sugere uma categoria, um grau de urgência e possíveis duplicados, além de redigir uma primeira resposta — apresentados como opções que pode aceitar ou rejeitar. Nada é alterado até que o confirme.

Redação

Um botão de “rascunho” nos tópicos de anomalias e nos comunicados: a IA propõe o texto na forma de tratamento adequada, e é você quem edita e envia. Nada é enviado automaticamente.

Resumos periódicos

O seu resumo de notificações começa com um breve sumário em linguagem simples do que aconteceu — anomalias reportadas e resolvidas, documentos partilhados — antes da lista completa, sem a substituir.

Contrato de tratamento de dados assinado

Contrato de tratamento de dados

Um contrato de subcontratação nos termos do art. 28.º do RGPD, versionado, que assina uma só vez — a aplicação permanece fechada aos dados dos condóminos até estar assinado.

A sua organização, isolada

Separação de dados por cliente

Tudo o que cria vive na sua própria organização, separada de todas as outras, com o acesso no seu interior controlado por perfil.

Uma conta, várias organizações

Várias organizações

Faça a gestão de várias empresas com um único início de sessão e uma função por organização — alterne entre elas sem nunca terminar sessão.

Direitos dos titulares dos dados, integrados

Direitos dos titulares dos dados

Uma exportação de dados com um clique (Art. 15/20) e um apagamento controlado que respeita os prazos legais de conservação — os mecanismos que o RGPD espera, já incluídos.

Aplicação móvel

Instale o Condomana no ecrã principal do seu telemóvel e registe uma anomalia mesmo sem rede — sincroniza no momento em que voltar a estar online. Notificações push opcionais, apenas se as permitir.

Alojado na UE e multilingue

Alojamento na UE

Alojado na UE. A aplicação e o site falam sete línguas — inglês, alemão, francês, italiano, espanhol, polaco e português — cada uma com os termos de condomínio usados nessa língua. A ajuda na aplicação e os vídeos do produto estão em inglês e alemão.