Wszystko, na czym zarządca jest oceniany

Nieruchomości i lokale

Każdy budynek i każdy lokal wraz z jego udziałami w nieruchomości wspólnej — zapisane raz i utrzymywane na bieżąco, dzięki czemu reszta Condomana zawsze działa na tym samym obrazie.

Właściciele

Kto jest właścicielem którego lokalu i od kiedy. Zmiany własności są śledzone w czasie, dzięki czemu budynek zawsze zna swoich aktualnych współwłaścicieli — oraz dawnych.

Zaproszenia

Zapraszaj współpracowników do zarządzania razem z Tobą, a właścicieli do ich portalu — za pomocą jednorazowego, wygasającego linku. Zaproszeni zarządcy i właściciele są zawsze bezpłatni.

Import migracyjny

Przejęcie danych

Wczytaj istniejący portfel z kanonicznego pliku CSV — nieruchomości, lokale, właścicieli, udziały we własności, salda początkowe i historyczne rozliczenia. Najpierw uruchom to jako przebieg testowy, sprawdź uzgodnienie, a potem zatwierdź. Ponowny import nigdy nie tworzy duplikatów.

Import z dotychczasowego oprogramowania (Beta)

Migracja z dotychczasowego oprogramowania (Beta)

Prowadzone mapowanie wczytuje eksport z dotychczasowego oprogramowania bezpośrednio do importera migracji, więc nigdy nie budujesz pliku CSV ręcznie. Nowe mapowania pojawiają się jako Beta — przed zatwierdzeniem zawsze sprawdź raport uzgodnienia.

Pełny eksport, kiedy tylko chcesz

Pełny eksport

Twoje dane należą do Ciebie. Wyeksportuj całą organizację w dowolnym momencie — wspólnoty, lokale, właścicieli, historię własności, najmy, salda początkowe i rozliczenia jako CSV, a także każdy przesłany dokument i dowód w oryginalnym formacie oraz plik manifestu wskazujący dokładnie, co znajduje się w archiwum. Dokładne odtworzenie danych, nigdy niedostępne z powodu subskrypcji.

Odejście i to, co zabierasz ze sobą

Zmiana dostawcy

Warunki rezygnacji są zapisane w naszym regulaminie, a nie pozostawione dobrej woli: § 12 wymienia dwanaście kategorii danych, które przekazujemy w ustrukturyzowanej, maszynowo czytelnej formie — w tym rejestr uchwał jako CSV i PDF, Twoje dokumenty w oryginalnych formatach oraz dziennik aktywności. Bez opłaty za rezygnację, bez opłaty za eksport, bez kary, a wszelkie kwoty opłacone z góry za okres po zakończeniu są zwracane proporcjonalnie.

Plan gospodarczy

Zaplanuj budżet dla każdego rodzaju kosztu na dany rok, a Condomana przeliczy go na zaliczki każdego lokalu. Zatwierdź go, a harmonogram na dany rok jest ustalony.

Rozliczenie roczne

Sporządź roczne rozliczenie na podstawie księgowań z danego roku, rozdzielone według klucza podziału każdego rodzaju kosztu. Zatwierdzenie zamraża je wraz z księgowaniami — liczby, które otrzymują właściciele, nigdy nie zmienią się po cichu.

Klucze podziału i rodzaje kosztów

Rozdzielaj według udziału w nieruchomości wspólnej, po równo albo według własnego klucza dla każdego lokalu. Zaokrąglanie metodą największej reszty co do grosza, dzięki czemu każdy podział zgadza się co do ostatniego grosza.

Opłaty specjalne

Utwórz dopłatę specjalną, rozdziel ją według dowolnego klucza i zatwierdź, aby zamrozić udział każdego właściciela.

Księgowania i salda początkowe

Dziennik księgowań dla każdej nieruchomości, z saldami początkowymi przeniesionymi w momencie przejścia — dzięki czemu rozliczenie od pierwszego dnia opiera się na rzeczywistych liczbach.

Rejestracja faktur

Rejestracja dowodów księgowych

Wystarczy wgrać fakturę, a AI odczyta dostawcę, numer faktury, kwotę i datę do sprawdzenia. Państwo poprawiają dane i księgują — AI nigdy nie księguje samodzielnie.

Indywidualne rozliczenie każdego właściciela

Rozliczenie indywidualne

Zatwierdzenie rozliczenia udostępnia każdemu właścicielowi jego własne rozliczenie — jego udział w każdym rodzaju kosztu, wpłacone zaliczki oraz wynikającą z tego dopłatę lub zwrot — w jego portalu i jako plik PDF. Wyłącznie dla jego własnych lokali i nigdy przed zatwierdzeniem.

Fundusz remontowy

Prowadź fundusz remontowy — i każdą inną rezerwę — jako odrębne saldo. Wpłata na fundusz to rodzaj kosztu, który go zasila i jest rozdzielany na właścicieli jak każdy inny koszt; wydatek pokryty z rezerwy obniża jej stan i nigdy nie jest rozdzielany po raz drugi. Przy wypłatach można wskazać uchwałę, która je autoryzowała, a rozwój salda rezerwy widoczny jest w rocznym rozliczeniu oraz w portalu każdego właściciela.

Sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie majątkowe

Sprawozdanie majątkowe, które właściciele otrzymują po zakończeniu każdego roku kalendarzowego — w Niemczech sprawozdanie wymagane przez § 28 ust. 4 WEG: stan każdej rezerwy wraz ze stojącymi za nim operacjami, obliczony na podstawie księgowań danego roku i zamrożony w chwili jego sporządzenia. Po zatwierdzeniu jest zapisywany jako plik PDF, który może otworzyć każdy właściciel. Zawiera też informację o tym, czego nie obejmuje — Condomana nie ma połączenia z bankiem, więc salda kont i niezapłacone zaliczki właścicieli pochodzą z Twojej księgowości.

Eksport na potrzeby kontroli podatkowej

Kontrola podatkowa

Przekaż kontrolerowi podatkowemu dziennik księgowań i rejestr dowodów za dany okres, wraz z rodzajami kosztów, kluczami podziału, rozliczeniami i planami gospodarczymi, jako plik CSV z plikiem indeksu i opisem, których oczekuje narzędzie audytowe — w Niemczech jest to przekazanie danych w formacie GDPdU zgodnie z § 147 ust. 6 AO.

Zebrania i głosowania

Zebranie wspólnoty i głosowania

Zbuduj porządek obrad jako reguły głosowania — podstawę (liczba głów albo udziały) i większość (zwykła albo jednomyślna). Zarejestruj obecność i pełnomocnictwa, oddawaj głosy ważone, a zamknięcie punktu samo obliczy większość.

Uchwały w trybie obiegowym

Uchwała w trybie obiegowym

Podejmuj decyzje między zebraniami. Uchwała w trybie obiegowym przechodzi przez ten sam mechanizm i trafia do tego samego rejestru co wszystko inne.

Protokół i jego podpisywanie

Protokół i podpis

Protokół jest tworzony na podstawie tego, co faktycznie zarejestrowano podczas zebrania — kto był obecny i kto posiadał pełnomocnictwo, podstawa prawna każdego punktu, wymagana większość i wynik głosowania — a nie przepisywany ręcznie z notatnika. Wyślij go do podpisu, a osoby podpisujące podpisują dokument w przeglądarce; podpisany plik PDF jest haszowany, przypisywany do zebrania i udostępniany jak każdy inny dokument.

Rejestr uchwał

Pozbawiony luk, kolejno numerowany rejestr uchwał dla każdej nieruchomości (w Niemczech rejestr wymagany przez § 24 ust. 7 WEG). Wpisy można wyłącznie dodawać — zaskarżenia, orzeczenia sądowe i korekty są opatrywane adnotacją, nigdy nadpisywane — a całość można wyeksportować na potrzeby przekazania.

Lista usterek

Zgłoś usterkę dotyczącą budynku i posuwaj ją naprzód — otwarte, w toku, załatwione. Lista budynku jest wspólna: każdy aktualny właściciel może ją zobaczyć i dodać komentarz.

Cykliczna konserwacja

Konserwacja

Zaplanuj cykliczne prace utrzymaniowe — windę, ogrzewanie, przegląd przeciwpożarowy — a Condomana utworzy zgłoszenie za każdym razem, gdy nadejdzie termin, więc nic nie umknie.

Wykonawcy i podzadania

Prowadź katalog fachowców i przypisuj ich do usterki, dzieląc większe zadanie na podzadania, które możesz śledzić aż do załatwienia.

Zdjęcia i załączniki

Dołączaj zdjęcia i pliki do usterki, aby zarówno to, co było nie tak, jak i to, co zrobiono, pozostało w dokumentacji.

Śledź usterkę

Subskrybuj usterki

Śledź dowolną usterkę, aby otrzymywać jej aktualizacje — z trwałą rezygnacją, więc gdy raz się wycofasz, tak już pozostaje.

Zapis, który się broni

Możliwe do prześledzenia

Historia usterki biegnie wyłącznie do przodu, więc moment rozpoczęcia prac i moment ich załatwienia nigdy nie są po cichu zmieniane — dowód dopełnienia obowiązku należytej staranności się broni.

Dystrybucja dokumentów

Przypisz każdy dokument do właściwego budynku i lokalu i udostępnij go dokładnie tym właścicielom, którzy są uprawnieni do jego wglądu. Odnajdź każdy plik dzięki wyszukiwaniu pełnotekstowemu, a każdy przesłany plik jest skanowany antywirusowo, zanim ktokolwiek będzie mógł go pobrać.

Ogłoszenia

Dodaj ogłoszenie dla budynku, w którym pracujesz — cyfrową tablicę ogłoszeń — przypnij to, co ważne, i dotrzyj do właścicieli zarówno w portalu, jak i za pomocą powiadomień. Jeden strumień obejmuje wszystkie zarządzane przez Ciebie budynki.

Powiadomienia i podsumowania

Powiadomienia

Każda osoba wybiera, jak często ma otrzymywać wiadomości od Condomana — w chwili, gdy coś się wydarzy, albo jako podsumowanie dzienne, tygodniowe lub miesięczne. Dzwonek w aplikacji aktualizuje się na żywo.

Portal właściciela

Obszar samoobsługowy, odrębny od aplikacji zarządcy, w którym właściciele widzą dokumenty, usterki i aktualności swojego budynku, komentują i zarządzają własnym profilem.

Portal najemcy

Najemcy logują się, aby zobaczyć, co udostępnia ich wynajmujący, i zgłosić sprawę — za własnym loginem, oddzielnie od właścicieli.

Zarządzanie najmem

Właściciel, który wynajmuje, rejestruje i kończy najem we własnych lokalach oraz zaprasza swojego najemcę — a wszystko to bez ingerowania w lokal współwłaściciela.

Ścieżka eskalacji

Sprawa najemcy zaczyna się u wynajmującego. Jeśli wynajmujący ją poprze, dokładnie ta sama sprawa trafia wyżej, do zarządcy — bez ponownego wpisywania, bez utraty wątku.

Propozycje dokumentów

Dla przesłanego dokumentu AI proponuje tytuł, krótkie podsumowanie i metadane — akceptujesz je lub odrzucasz. Nic nie przypisuje samodzielnie.

Asystent właściciela

Właściciele mogą zadać pytanie i otrzymać odpowiedź opartą wyłącznie na dokumentach, do których mają dostęp — z podaniem źródła i uczciwym „nie wiem”, gdy nie potrafi odpowiedzieć.

Automatyzacja oparta na regułach

Automatyzacja

Ciche porządki: przypomnienia o zaległych usterkach, monity o niezaakceptowanych zaproszeniach oraz propozycje archiwizacji tego, co dawno załatwiono.

Wstępna klasyfikacja usterek

Gdy zgłoszona zostaje usterka, AI proponuje kategorię, priorytet i możliwe duplikaty oraz przygotowuje wstępną odpowiedź — w formie sugestii, które akceptujesz lub odrzucasz. Nic nie zmienia się, dopóki tego nie zatwierdzisz.

Tworzenie wersji roboczych

Przycisk „wersja robocza” w wątkach usterek i ogłoszeniach: AI proponuje tekst w odpowiedniej formie grzecznościowej, a Ty go edytujesz i wysyłasz. Nic nie zostaje wysłane samoczynnie.

Podsumowania zbiorcze

Podsumowanie powiadomień rozpoczyna się od krótkiego opisu tego, co się wydarzyło — zgłoszonych i rozwiązanych usterek, udostępnionych dokumentów — umieszczonego nad pełną listą, a nie zamiast niej.

Podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych

Umowa powierzenia przetwarzania danych

Wersjonowana umowa powierzenia przetwarzania danych zgodna z art. 28 RODO, podpisywana jednorazowo — do czasu jej podpisania aplikacja pozostaje zamknięta dla danych właścicieli.

Twoja organizacja, odizolowana

Rozdzielenie danych klientów

Wszystko, co tworzysz, znajduje się w Twojej własnej organizacji, odgrodzonej od pozostałych, z dostępem wewnątrz sterowanym rolami.

Jedno konto, wiele organizacji

Wiele organizacji

Zarządzaj wieloma firmami za pomocą jednego loginu i roli w każdej organizacji — przełączaj się między nimi bez wylogowywania.

Wbudowane prawa osób, których dane dotyczą

Prawa osób, których dane dotyczą

Eksport danych jednym kliknięciem (Art. 15/20) i nadzorowane usuwanie, które respektuje ustawowe okresy przechowywania — mechanizm, którego oczekuje RODO, już w komplecie.

Aplikacja mobilna

Zainstaluj Condomanę na ekranie początkowym telefonu i rejestruj usterki nawet bez zasięgu — synchronizują się w chwili, gdy wrócisz do sieci. Opcjonalne powiadomienia push, tylko jeśli na nie zezwolisz.

Hostowane w UE i wielojęzyczne

Hosting w UE

Hostowane w UE. Aplikacja i witryna mówią w siedmiu językach — angielskim, niemieckim, francuskim, włoskim, hiszpańskim, polskim i portugalskim — każdy z terminologią wspólnot mieszkaniowych używaną w danym języku. Pomoc w aplikacji i filmy o produkcie są dostępne po angielsku i niemiecku.