Wszystko, na czym zarządca jest oceniany

Nieruchomości i lokale

Każdy budynek i każdy lokal wraz z udziałami, zapisany raz i stale aktualizowany, dzięki czemu reszta Condomany zawsze korzysta z tych samych danych.

Właściciele

Kto jest właścicielem którego lokalu i od kiedy. Zmiany własności są datowane, dzięki czemu budynek zna zarówno obecnych, jak i byłych współwłaścicieli.

Zaproszenia

Można zaprosić kolegów do wspólnego zarządzania oraz właścicieli do ich portalu za pomocą linku, który działa raz i następnie wygasa. Zaproszeni zarządcy i właściciele zawsze korzystają za darmo.

Import migracyjny

Przejęcie danych

Import istniejącego portfela z plików CSV lub Excel: nieruchomości, lokale, właściciele i udziały, najemcy, salda początkowe, historyczne rozliczenia, klucze podziału kosztów, planowane zaliczki, fundusze i Państwa kontrahenci. Najpierw uruchamiają Państwo próbny import, przeglądają rozliczenie, a następnie zatwierdzają. Ponowny import nigdy nie tworzy duplikatów.

Import z dotychczasowego oprogramowania (Beta)

Migracja z dotychczasowego oprogramowania (Beta)

Wystarczy wgrać eksport z poprzedniego oprogramowania lub własne arkusze kalkulacyjne, w takiej postaci, w jakiej są. AI podsuwa, który plik zawiera co i która kolumna odpowiada czemu, a lista właścicieli lub lista czynszowa z lokalem i osobą w jednym wierszu zostaje za Państwa rozdzielona. Każde mapowanie sprawdzają i poprawiają Państwo samodzielnie; do AI trafiają tylko nagłówki i kilka zamaskowanych wierszy przykładowych, a potwierdzone mapowanie przy następnym razie jest używane ponownie bez udziału AI.

Pełny eksport, kiedy tylko Państwo zechcą

Pełny eksport

Państwa dane należą do Państwa. W dowolnym momencie można wyeksportować całą organizację: nieruchomości, lokale, właścicieli, historię własności, najmy, salda początkowe, rozliczenia, klucze podziału, zaliczki, fundusz remontowy i wykonawców w formacie CSV, a także każdy przesłany dokument i paragon w oryginalnym formacie oraz manifest dokładnie wskazujący zawartość archiwum. Eksport da się dokładnie zaimportować ponownie i nigdy nie jest zablokowany przez subskrypcję.

Odejście i to, co Państwo zabierają ze sobą

Zmiana dostawcy

Zasady zakończenia współpracy są zapisane w naszym regulaminie: § 12 wymienia dwanaście kategorii danych, które przekazujemy w formie ustrukturyzowanej i nadającej się do odczytu maszynowego, w tym rejestr uchwał w formacie CSV i PDF, Państwa dokumenty w oryginalnych formatach oraz dziennik aktywności. Nie ma opłaty za zakończenie współpracy, opłaty za eksport ani kary, a wszystko opłacone z góry za okres po zakończeniu jest zwracane proporcjonalnie.

Plan gospodarczy

Proszę zaplanować budżet dla każdego rodzaju kosztu na dany rok, a Condomana przeliczy go na zaliczki każdego lokalu. Po zatwierdzeniu harmonogram na dany rok jest ustalony.

Rozliczenie roczne

Proszę przygotować rozliczenie roczne na podstawie księgowań z danego roku, rozdzielonych według klucza podziału każdego rodzaju kosztu. Zatwierdzenie blokuje rozliczenie i jego księgowania, dzięki czemu dane otrzymane przez właścicieli nie mogą się już później zmienić.

Klucze podziału i rodzaje kosztów

Podział według udziału w nieruchomości wspólnej, po równo albo według własnego klucza dla każdego lokalu. Zaokrąglanie metodą największej reszty co do grosza, dzięki czemu każdy podział zgadza się co do ostatniego grosza.

Opłaty celowe

Proszę utworzyć opłatę celową, rozdzielić ją według dowolnego klucza i zatwierdzić, aby zamrozić udział każdego właściciela.

Księgowania i salda początkowe

Dziennik księgowań dla każdej nieruchomości, z saldami otwarcia wprowadzanymi przy przejściu na system, dzięki czemu rozliczenie od pierwszego dnia opiera się na rzeczywistych danych.

Rejestracja faktur

Rejestracja dowodów księgowych

Wystarczy wgrać fakturę, a AI odczyta dostawcę, numer faktury, kwotę i datę do sprawdzenia. Państwo poprawiają to, co wymaga poprawy, i samodzielnie księgują; AI nigdy nie księguje samodzielnie.

Indywidualne rozliczenie każdego właściciela

Rozliczenie indywidualne

Zatwierdzenie rozliczenia udostępnia każdemu właścicielowi jego własne zestawienie, w portalu i jako PDF: jego udział w każdym rodzaju kosztu, wpłacone zaliczki oraz wynikające z tego saldo. Właściciele widzą tylko swoje lokale i nic przed zatwierdzeniem.

Fundusz remontowy

Fundusz remontowy i każdy inny fundusz prowadzi się jako odrębne saldo. Wpłata jest rodzajem kosztu, który go zasila i jest rozdzielana na właścicieli jak każdy inny koszt; wydatek pokryty z funduszu zmniejsza go i nigdy nie jest rozdzielany ponownie. Wypłaty mogą wskazywać uchwałę, która je zatwierdziła, a zmiany stanu funduszu widać w rozliczeniu rocznym i w portalu każdego właściciela.

Zebrania i głosowania

Zebranie wspólnoty i głosowania

Porządek obrad buduje się jako zasady głosowania, każdą z podstawą liczenia głosów i większością przewidzianymi przez prawo kraju wspólnoty. Rejestruje się obecność i pełnomocnictwa, oddaje głosy ważone, a zamknięcie punktu samo oblicza wynik.

Ankiety

Proszę zapytać wspólnotę o opinię, zanim coś trafi do głosowania. Jednokrotny wybór, wielokrotny wybór lub tekst dowolny, anonimowo lub z podaniem nazwiska, z terminem; właściciele, a opcjonalnie także najemcy, odpowiadają w swoim portalu. Wskaźnik odpowiedzi i wyniki są dostępne od razu i można je wyeksportować jako CSV. Ankieta to sondaż opinii, nie uchwała: żaden jej wynik nie jest wiążący dla wspólnoty i nie trafia do rejestru.

Indywidualne zbieranie głosów

Decyzje można podejmować między zebraniami. Właściciele są powiadamiani i odpowiadają w swoim portalu do upływu terminu, punkt po punkcie, głosując za, przeciw lub wstrzymując się. Odpowiedź, która wpłynie e-mailem, zapisują Państwo samodzielnie. Uchwała podejmowana w drodze indywidualnego zbierania głosów przechodzi przez ten sam mechanizm i trafia do tego samego rejestru, jak wszystko inne.

Zebrania online i hybrydowe

Tam, gdzie pozwala na to prawo kraju i wspólnota tak postanowiła, właściciele uczestniczą online, w zebraniu hybrydowym lub w pełni wirtualnym. Dołączają z portalu, liczą się jako obecni i głosują w punkcie otwartym przez prowadzącego, za siebie i za każdego właściciela, którego pełnomocnictwo posiadają, a wynik aktualizuje się na żywo. Każde dołączenie, opuszczenie zebrania i głos trafia do dziennika zebrania, dołączonego do protokołu. Rozmowa wideo pozostaje w narzędziu, z którego już Państwo korzystają.

Protokół i jego podpisywanie

Protokół i podpis

Protokół powstaje na podstawie tego, co zarejestrowano w trakcie zebrania: kto był obecny i kto posiadał pełnomocnictwo, podstawa prawna każdego punktu, jego większość i wynik. Nikt nie przepisuje go z notatek. Wystarczy wysłać go do podpisu, a osoby podpisujące podpisują w przeglądarce; podpisany PDF jest haszowany, przypisywany do zebrania i udostępniany jak każdy inny dokument.

Rejestr uchwał

Rejestr uchwał dla każdej nieruchomości, bez przerw, z numeracją ciągłą. Wpisy można tylko dodawać: zaskarżenia, wyroki sądowe i poprawki są odnotowywane jako adnotacje, nigdy nie nadpisują wpisu. Rejestr można wyeksportować w celu przekazania.

Lista usterek

Usterkę przypisaną do budynku można zgłosić i prowadzić przez etapy: otwarta, w trakcie realizacji i zakończona. Lista budynku jest wspólna: każdy aktualny właściciel może ją zobaczyć i dodać komentarz.

Cykliczna konserwacja

Konserwacja

Wystarczy zaplanować powtarzające się czynności konserwacyjne, takie jak przegląd windy, ogrzewania czy kontrola przeciwpożarowa, a Condomana utworzy zgłoszenie każdorazowo, gdy przypada termin, dzięki czemu nic nie zostanie przeoczone.

Przeglądy budynku

Przeglądy

Obchód budynku z listą kontrolną, własną lub kopią naszego przeglądu bezpieczeństwa budynku jako prostym punktem wyjścia: na telefonie zapisuje się każdy punkt jako OK, usterka lub nie dotyczy, z notatką i zdjęciami. Usterka staje się zgłoszeniem za jednym dotknięciem, wraz ze zdjęciami. Po zakończeniu obchodu zapisywany jest raport PDF wśród dokumentów nieruchomości, dostępny wyłącznie dla personelu, dla rady budynku lub dla wszystkich właścicieli, zależnie od wyboru.

Wykonawcy i podzadania

Można prowadzić katalog fachowców i przypisywać ich do usterki, dzieląc większe zadanie na podzadania, które da się śledzić aż do załatwienia.

Oferty i zlecenia przez link

Można poprosić kilku wykonawców o ofertę albo zlecić pracę jednemu – prosto z usterki. Każdy dostaje osobisty link i nie potrzebuje konta: podaje cenę, przyjmuje lub odrzuca, proponuje termin, zgłasza postęp ze zdjęciami i oznacza zlecenie jako wykonane. Po wyborze jednej oferty pozostali dostaną uprzejmą odmowę. Wykonawca widzi tylko Państwa tekst, adres, lokal i wybrane pliki; to, co przyśle, trafia do usterki jako notatka wewnętrzna – właściciele nigdy nie widzą negocjacji.

Zdjęcia i załączniki

Do usterki można dołączać zdjęcia i pliki, aby zarówno to, co było nie tak, jak i to, co zrobiono, pozostało w dokumentacji.

Śledź usterkę

Subskrybuj usterki

Proszę śledzić dowolną usterkę, aby otrzymywać jej aktualizacje. Po zaprzestaniu śledzenia nie będą Państwo otrzymywać powiadomień.

Zapis, który się broni

Możliwe do prześledzenia

Historia usterki przebiega tylko w jednym kierunku, dzięki czemu nikt nie może zmienić informacji o tym, kiedy zaczęto prace i kiedy je zakończono, a dowód należytej staranności zachowuje swoją wiarygodność.

Dystrybucja dokumentów

Każdy dokument można przypisać do właściwego budynku i lokalu i udostępnić go dokładnie tym właścicielom, którzy są uprawnieni do jego wglądu. Każdy plik można odnaleźć dzięki wyszukiwaniu pełnotekstowemu, a każdy przesłany plik jest skanowany antywirusowo, zanim ktokolwiek będzie mógł go pobrać.

Ogłoszenia

Ogłoszenia dla budynku, w którym Państwo pracują, można publikować jak na cyfrowej tablicy ogłoszeń, przypinać to, co ważne, i docierać do właścicieli w ich portalu oraz przez powiadomienia. Jeden kanał obejmuje wszystkie zarządzane przez Państwa budynki.

Powiadomienia i podsumowania

Powiadomienia

Każda osoba sama decyduje, jak często chce otrzymywać wiadomości z Condomany: natychmiast po zdarzeniu lub w formie codziennego, tygodniowego bądź miesięcznego podsumowania. Dzwonek w aplikacji aktualizuje się na bieżąco.

Listy pocztą

Wysyłka listów

Nie każdy właściciel korzysta z portalu. Każda osoba ma przypisany kanał dostarczania (portal, e-mail lub poczta), a jedno zaznaczenie przy ogłoszeniu lub masowej wysyłce dociera do wszystkich: podgląd pokazuje, kto i jaką drogą otrzyma wiadomość, oraz do kogo nie da się dotrzeć. Listy przygotowywane są jako jeden gotowy do druku plik PDF z adresem widocznym w okienku koperty, a w Niemczech podłączona usługa druku i wysyłki drukuje i wysyła je za Państwa. Każdy list pokazuje swój status.

Portal właściciela

Obszar samoobsługowy, odrębny od aplikacji zarządcy, w którym właściciele widzą dokumenty, usterki i aktualności swojego budynku, komentują, oddają głosy w indywidualnym zbieraniu głosów, głosują na zebraniach prowadzonych online i zarządzają własnym profilem.

Kronika budynku

Historia budynku na jednej stronie: usterki i naprawy, konserwacja, zlecenia dla wykonawców, przeglądy, zebrania, uchwały i ogłoszenia — wczytywane na bieżąco z miejsc, w których zostały zarejestrowane. Można dodawać własne wpisy dla tego, czego nie wie żaden inny ekran, na przykład wymiana pieca jeszcze przed przejęciem przez Państwa zarządu. Historię można filtrować i przeszukiwać, a następnie wyeksportować dokładnie to, co widać, jako plik PDF na potrzeby przekazania zarządu lub sprzedaży. Właściciele czytają ją w swoim portalu, każdy tylko to, co jest dla niego przeznaczone.

Rezerwacja pomieszczeń

Mieszkańcy rezerwują salę wspólną, mieszkanie gościnne lub pralnię w swoim portalu, bezpłatnie. Państwo ustalają zasady dla każdego pomieszczenia: kto może rezerwować, w jakich odstępach czasu, z jakim wyprzedzeniem, w jakich godzinach otwarcia oraz czy wniosek wymaga Państwa akceptacji. Podwójne rezerwacje nie są możliwe, mieszkańcy widzą, że dany termin jest zajęty, ale nigdy przez kogo, a każda potwierdzona rezerwacja trafia na e-mail wraz z wpisem w kalendarzu.

Portal najemcy

Najemcy logują się, aby zobaczyć, czym dzieli się z nimi wynajmujący, oraz aby zgłosić problem. Mają własne dane logowania, oddzielone od kont właścicieli.

Zarządzanie najmem

Właściciel wynajmujący rejestruje i kończy najem wyłącznie na swoich lokalach oraz zaprasza swojego najemcę, nie mając przy tym dostępu do lokalu innego współwłaściciela.

Ścieżka eskalacji

Zgłoszenie najemcy trafia najpierw do wynajmującego. Jeśli wynajmujący je zatwierdzi, to samo zgłoszenie trafia dalej do zarządcy, bez przepisywania czegokolwiek i z zachowaniem całego wątku.

Propozycje dokumentów

Dla przesłanego dokumentu AI proponuje tytuł, krótkie streszczenie i metadane, które mogą Państwo zaakceptować lub odrzucić. Sama niczego nie archiwizuje.

Asystent właściciela

Właściciele mogą zadać pytanie i otrzymać odpowiedź opartą wyłącznie na dokumentach, do których mają dostęp. Odpowiedź podaje swoje źródło, a gdy go brak, informuje: „Nie wiem”.

Automatyzacja oparta na regułach

Automatyzacja

Porządkowanie w tle: przypomnienia o nierozwiązanych od dawna usterkach, powiadomienia o nieprzyjętych zaproszeniach oraz propozycje archiwizacji spraw dawno zakończonych.

Wstępna klasyfikacja usterek

Gdy wpływa zgłoszenie usterki, AI sugeruje kategorię, poziom pilności i możliwe duplikaty oraz przygotowuje wstępną odpowiedź — wszystko w formie podpowiedzi, które mogą Państwo zaakceptować lub odrzucić. Nic się nie zmienia, dopóki Państwo tego nie potwierdzą.

Tworzenie wersji roboczych

Przycisk „wersja robocza” w wątkach usterek i ogłoszeniach: AI proponuje tekst w odpowiedniej formie grzecznościowej, a Państwo go edytują i wysyłają. Nic nie zostaje wysłane samoczynnie.

Podsumowania zbiorcze

Państwa podsumowanie powiadomień zaczyna się od krótkiego streszczenia w prostym języku, co się wydarzyło, np. zgłoszone i obsłużone usterki lub udostępnione dokumenty. Pełna lista znajduje się poniżej.

Podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych

Umowa powierzenia przetwarzania danych

Wersjonowana umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), podpisywana w aplikacji najpóźniej przed przejściem na plan płatny.

Państwa organizacja, odizolowana

Rozdzielenie danych klientów

Wszystko, co Państwo tworzą, znajduje się w Państwa własnej organizacji, odgrodzonej od pozostałych, z dostępem wewnątrz sterowanym rolami.

Jedno konto, wiele organizacji

Wiele organizacji

Praca dla kilku firm z jednym logowaniem i rolą w każdej organizacji oraz przełączanie się między nimi bez wylogowywania.

Wbudowane prawa osób, których dane dotyczą

Prawa osób, których dane dotyczą

Eksport danych jednym kliknięciem (art. 15/20) oraz kontrolowane usuwanie danych z zachowaniem ustawowych okresów przechowywania, zgodnie z wymogami RODO.

Aplikacja mobilna

Condomanę można zainstalować na ekranie głównym telefonu i zgłaszać usterki nawet bez zasięgu — dane zsynchronizują się, gdy tylko urządzenie wróci do sieci. Powiadomienia push są opcjonalne i docierają tylko wtedy, gdy Państwo na nie zezwolą.

Hostowane w UE i wielojęzyczne

Hosting w UE

Hostowane w UE. Aplikacja i strona dostępne są w siedmiu językach (angielskim, niemieckim, francuskim, włoskim, hiszpańskim, polskim i portugalskim), każda z terminologią wspólnot mieszkaniowych stosowaną w danym języku. Pomoc w aplikacji i filmy instruktażowe są w języku angielskim i niemieckim.