Deixar o software antigo: como levar os seus dados consigo

O que decide, no fim, qualquer mudança de software na administração de condomínios é uma única pergunta: consigo tirar os meus dados do sistema onde estão agora?

Essa pergunta é quase sempre feita tarde demais, quando o contrato com o novo fornecedor já está assinado. Compensa inverter a ordem.

Peça a exportação antes de tudo o resto

Não lhe custa mais do que um e-mail. Antes de ver demonstrações, comparar alternativas ou decidir o que quer que seja, peça ao seu fornecedor atual uma exportação completa dos dados.

Encare o pedido como um teste. O que receber de volta diz-lhe três coisas:

1. Se é possível de todo. Alguns sistemas não têm uma exportação digna desse nome. Só produzem relatórios em PDF, e esses não servem para nada numa migração.
2. Quanto tempo demora. Ser dois dias ou seis semanas muda todo o seu plano.
3. O que falta. É o que mais importa.

Um fornecedor que já empata na exportação também não será grande companhia em tudo o resto. Assim, descobre-o enquanto ainda não assinou nada.

O que uma exportação completa tem de conter

Confira a exportação com esta lista. Tudo o que faltar terá de introduzir mais tarde à mão, e é nesse trabalho manual que as migrações são abandonadas.

Dados mestre

• Edifícios com morada e designação
• Frações por edifício, com número e localização
• Permilagem por fração; sem ela não se calcula nada
• Condóminos com contactos
• desde quando um condómino detém uma fração e, quando a propriedade mudou, até quando

Este último ponto é o que mais vezes falta. Muitos sistemas guardam apenas o proprietário atual. Sem a data da mudança, não consegue repartir corretamente as contas de um ano em que uma fração foi vendida. E são precisamente esses os casos em que alguém confere as contas.

Os números

• Saldos iniciais por edifício e por fração, na data de corte
• Tipos de custo com a respetiva chave de repartição
• As quotas aprovadas por fração
• Valores em aberto por condómino
• Reservas, apresentadas em separado

O histórico

• As últimas prestações de contas anuais, pelo menos como documentos
• O livro de deliberações, completo e com a sua numeração
• Contratos, apólices de seguro, títulos constitutivos da propriedade horizontal

A diferença entre "exportado" e "importável"

Uma exportação pode estar formalmente completa e ser, ainda assim, inutilizável. Há três casos que aparecem uma e outra vez.

PDF em vez de dados. Uma prestação de contas em PDF é um documento e não uma fonte de dados. Serve para arquivar, mas não para transportar saldos. Peça explicitamente CSV, XML ou um extrato da base de dados.

Saldos sem origem. "Fração 12: 1847,32 €" é um número, não um lançamento. Como saldo inicial está perfeitamente bem; só precisa de saber que não vai conseguir reconstituir os anos anteriores a partir dele. Se só o descobrir depois da migração, terá de o explicar aos condóminos.

Séries de numeração que só significam algo internamente. Números de deliberações, de documentos e códigos de edifícios estão muitas vezes ligados ao sistema antigo. Têm de sobreviver à importação, ou nenhuma remissão nas suas atas voltará a bater certo.

O caminho de entrada: primeiro a simulação, depois a confirmação

Para a importação em si, há uma regra que não deve contornar: cada importação corre primeiro como simulação.

Uma importação que não pode ver antes é um salto no escuro. A simulação lê o mesmo ficheiro e faz as mesmas contas, mas não grava nada. Recebe uma reconciliação que pode ler antes de alguma coisa acontecer.

O que verificar nela:

• Soma das permilagens. Tem de corresponder ao total do título constitutivo, normalmente 1000 ou 10 000. Se não corresponder, falta uma fração ou há uma em duplicado.
• Número de frações por edifício. Confira-o com o título constitutivo, não de memória.
• Soma dos saldos iniciais. Tem de corresponder ao saldo da conta na data de corte.
• Condóminos sem fração e frações sem condómino. Ambos acontecem e, nos dois casos, deve partir do princípio de que se trata de um erro nos dados e não de um caso especial.

Só confirme quando essa reconciliação estiver certa. O Condomana foi construído assim: simulação, ler a reconciliação, depois confirmar. Voltar a importar não cria duplicados, porque reconhece o que já lá está. Isso importa mais do que parece, porque vai importar duas vezes. À primeira falta sempre alguma coisa.

Se preferir não construir o CSV sozinho

O caminho do CSV canónico é o mais fiável, porque não adivinha nada. Cada coluna significa exatamente uma coisa, e o que não encaixa salta à vista.

Mas quase ninguém quer construir um ficheiro destes à mão. É para isso que servem os assistentes de mapeamento: leem diretamente uma exportação de um determinado sistema anterior. Faz a correspondência das colunas uma vez e o importador trata do resto.

Estes assistentes começam por sair em Beta connosco. Há uma razão prática: cada exportação de fornecedor tem um aspeto diferente, e só a primeira execução contra um formato novo mostra o que esse fornecedor faz de forma diferente do esperado. Isso fica visível no relatório de reconciliação, que é para isso que o relatório existe.

O que não precisa de trazer

Tão importante como a lista acima é a lista do que pode deixar para trás sem receio:

• Histórico de lançamentos de anos anteriores. Os saldos iniciais chegam. As contas antigas continuam válidas, mesmo tendo saído de outro sistema, e ninguém lhe exige que as volte a introduzir.
• Notas internas e lembretes. Estão ligados a hábitos de trabalho que está precisamente a mudar.
• Versões antigas de documentos. A versão atual chega, exceto para deliberações e contratos.

As migrações morrem pelo caminho, na maioria das vezes, porque alguém tenta voltar a introduzir cinco anos de contabilidade. Quem o faz acaba a manter uma segunda contabilidade.

E o caminho de saída

Há um último ponto que tende a perder-se numa mudança, porque se está simplesmente contente por ter chegado: pergunte ao novo fornecedor o mesmo que perguntou ao antigo.

Como saio daqui? Em que formato? Tem custos? Está ligado à subscrição?

Se um fornecedor só disponibiliza a exportação mediante pagamento, só a pedido ou só enquanto a subscrição estiver ativa, isso diz algo sobre a relação que tem em mente. Uma exportação completa, a qualquer momento e no mesmo formato da importação, deve ser um dado adquirido, porque os dados são seus.

Como tudo isto se encaixa numa ordem sensata está no roteiro em cinco passos para a digitalização.