Auskunft und Löschung: DSGVO-Anfragen in der WEG-Verwaltung beantworten

Sabine Wendt verwaltet in Kassel elf Gemeinschaften. An einem Dienstag im März liegt eine E-Mail von Dietmar Roth im Postfach. Herr Roth hat seine Wohnung in der Lindenstraße 12 vor zwei Jahren verkauft. Er möchte wissen, welche Daten die Verwaltung noch über ihn speichert, und bittet darum, danach alles zu löschen.

In dieser Mail stecken zwei Anträge: Auskunft nach Art. 15 DSGVO und Löschung nach Art. 17 DSGVO. Für beide gilt dieselbe Frist.

Die Frist beginnt mit dem Eingang

Nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO antworten Sie unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags. Ist der Antrag komplex oder kommen viele Anträge zusammen, dürfen Sie die Frist um zwei weitere Monate verlängern. Das müssen Sie dem Antragsteller innerhalb des ersten Monats mitteilen und begründen.

Liegt die Mail eine Woche ungelesen im Sammelpostfach, fehlt diese Woche am Ende. Frau Wendt legt deshalb noch am selben Vormittag zwei Vorgänge an. Unter Datenschutz-Anfragen klickt sie auf Neuer Antrag, sucht Herrn Roth heraus, wählt als Antragsart Auskunft (Art. 15) und trägt den Dienstag als Eingangsdatum ein. Für die Löschung legt sie einen zweiten Vorgang mit Löschung (Art. 17) an. Condomana rechnet die Frist aus dem Eingangsdatum und lässt dabei keinen Monat überlaufen: Ein Antrag vom 31. Januar ist am 28. Februar fällig.

Jeden Vorgang können Sie einer Kollegin oder einem Kollegen zuweisen. Wer zugewiesen ist, wird eine Woche vor Fristende erinnert, am Tag davor und noch einmal, wenn die Frist abgelaufen ist. Ohne Zuweisung gehen diese Erinnerungen an alle Verwalter der Organisation. Eine Verlängerung um zwei Monate tragen Sie im Vorgang mit Begründung ein.

Haben Sie begründete Zweifel, ob die Mail wirklich von Herrn Roth stammt, dürfen Sie nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO zusätzliche Angaben zu seiner Identität anfordern. Schreiben und Antwort legen Sie als Dateien im Vorgang ab.

Erst die Auskunft, dann die Löschung

Wer zuerst löscht, kann danach nicht mehr vollständig Auskunft geben, weil E-Mail-Adresse, Anschrift und Portalzugang dann weg sind. Frau Wendt beantwortet also zuerst den Auskunftsantrag.

Im Vorgang klickt sie auf Export erstellen. Condomana stellt alles zusammen, was zu Herrn Roth gespeichert ist, und packt es in ein ZIP-Archiv: eine CSV-Datei je Bereich, eine Datei data.json mit denselben Daten in maschinenlesbarer Form und ein PDF als Deckblatt. Die Bereiche reichen vom Eigentümerdatensatz und der Eigentumshistorie über Zahlungen, Mängelmeldungen, Nachrichten, Briefe und Versammlungen mit seinen Stimmen bis zu Umfragen und Raumbuchungen. Die IBAN erscheint im Archiv nur maskiert. Dasselbe Archiv beantwortet auch einen Antrag auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Mühsam wird es beim Freitext, also dort, wo andere über Herrn Roth geschrieben haben: in einer Mängelbeschreibung, einem Kommentar, einem Dateinamen. Condomana sucht nach seinem vollen Namen, nach „Roth, Dietmar“, nach seiner E-Mail-Adresse und, bei Nachnamen ab vier Buchstaben, nach dem Nachnamen allein. Die Treffer stehen im Bereich Erwähnungen im Freitext. Weil ein Treffer auch einen Namensvetter betreffen kann, sollten Sie diesen Bereich lesen, bevor das Archiv hinausgeht.

Das Archiv ist die Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO. Art. 15 Abs. 1 verlangt zusätzlich Angaben, die in keiner Tabelle stehen: die Zwecke der Verarbeitung, die Empfänger, die geplante Speicherdauer, die Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch, das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde und die Herkunft der Daten. Diese Angaben gehören in Ihr Anschreiben. Da sie für die meisten Eigentümer gleich lauten, lohnt sich ein Textbaustein.

Mit dem Export setzt Condomana den Auskunftsvorgang auf erledigt und vermerkt das im Verlauf.

Was nach einer Löschung bleibt

Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt Daten vom Löschanspruch aus, die aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung aufbewahrt werden müssen. In einer WEG betrifft das vor allem die Buchhaltung und die Unterlagen der Gemeinschaft. Herr Roth steht in den Jahresabrechnungen der Jahre, in denen ihm die Wohnung gehörte, und in den Eigentümerlisten dieser Zeit. Diese Unterlagen müssen lesbar bleiben, deshalb bleibt sein Name.

Im Löschvorgang öffnet Frau Wendt zuerst die Löschvorschau. Sie zeigt jede Datenart mit der Entscheidung Löschen oder Aufbewahren aufgrund gesetzlicher Verpflichtung, dazu die Rechtsgrundlage und die Aufbewahrungsdauer in Jahren.

Gelöscht werden die Kontaktdaten und die Daten, für die keine Aufbewahrungspflicht hinterlegt ist:

• E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, IBAN, interne Notizen und eine WhatsApp-Einwilligung
• der Portalzugang mit den gespeicherten Benachrichtigungen sowie noch offene Einladungen
• Nachrichtenverläufe per E-Mail und WhatsApp
• namentliche Umfrageantworten und Raumbuchungen
• die Verknüpfung zu freigegebenen Dokumenten, während das Dokument selbst bleibt
• die Anschrift in bereits verschickten Briefen und deren PDF, während der Vermerk über den Versand bleibt

Aufbewahrt werden der Name, die Eigentumshistorie, Mängelmeldungen mit ihren Kommentaren, die Dokumente der Gemeinschaft und die Nachweise über akzeptierte Vereinbarungen. Ein noch laufendes Mietverhältnis der Person beendet Condomana bei der Löschung.

Wie lange aufbewahrt wird

Die Dauer in der Vorschau stammt aus einem Fristenplan je Land. Welches Land zählt, ergibt sich aus den Einheiten der Person: Condomana nimmt das Land, in dem die meisten davon liegen, und Deutschland, wenn sie keine hat. Für deutsche Objekte hinterlegt der Plan diese Fristen:

Für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 S. 1 AO, § 257 Abs. 4 HGB in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes). Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Condomana hält den Namen auf der längeren Frist, weil derselbe Name auch in den Unterlagen steht, die zehn Jahre aufbewahrt werden.

Die zehn Jahre für Unterlagen der Gemeinschaft und für Vereinbarungsnachweise stehen im Fristenplan ausdrücklich als Arbeitsannahme, die rechtlich noch zu bestätigen ist. Stimmen Sie die Zahl mit Ihrem Datenschutzberater ab.

Wenn die Frist abgelaufen ist

Die Fristen laufen ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem gelöscht wurde. Eine Löschung im März 2026 mit zehn Jahren Frist ist also am 1. Januar 2037 fällig. Dann ersetzt Condomana den Namen durch „Gelöschte Person“ und löscht die Nachweise über akzeptierte Vereinbarungen. Haben die Vereinbarungsnachweise eine kürzere Frist als der Name, wie in Frankreich, gehen sie entsprechend früher. Buchungen, Eigentumshistorie, Mängelmeldungen und Dokumente bleiben als Unterlagen der Gemeinschaft erhalten, nur steht kein Name mehr darin.

30 Tage vorher benachrichtigt Condomana die Verwalter Ihrer Organisation. Brauchen Sie den Namen länger, etwa für einen laufenden Rechtsstreit, klicken Sie im Löschvorgang auf Verschieben und tragen ein Datum und den Grund ein. Beides steht danach im Verlauf, ebenso die Benachrichtigung und die Löschung selbst.

Die automatische Löschung ist für jede Organisation eingeschaltet. Ein Verwalter kann sie unter Datenschutz mit Einstellungen abschalten. Dann löschen Sie nach Ablauf der Fristen selbst, und das Antwortschreiben kündigt dem Eigentümer an, dass Sie die Daten zu diesem Zeitpunkt löschen.

Bestätigen, Schreiben, Verlauf

Eine Löschung lässt sich nicht zurücknehmen. Bevor Frau Wendt auf Kontaktdaten löschen klicken kann, muss sie deshalb den Nachnamen „Roth“ genau so eintippen, wie er im Datensatz steht. Die Löschung läuft als ein einziger Schritt: Scheitert ein Teil, wird gar nichts gelöscht.

Danach erzeugt Condomana das Antwortschreiben als PDF. Es nennt, was gelöscht wurde und was mit welcher Rechtsgrundlage und Frist aufbewahrt wird, und weist auf das Beschwerderecht nach Art. 77 DSGVO hin. Condomana kennzeichnet den Wortlaut als Vorlage, die vor dem ersten Einsatz rechtlich geprüft werden sollte.

Der Vorgang behält Namen und E-Mail-Adresse so, wie sie beim Eingang erfasst wurden. So bleibt erkennbar, wessen Antrag es war. Jeder Schritt steht im Verlauf: Eingang, Zuweisung, Notizen, Export, Löschung, Erinnerungen. Einträge lassen sich weder ändern noch entfernen. Öffnen Sie einen erledigten Vorgang wieder, beginnt die gesetzliche Frist nicht von vorn.

Mit Antrag ablehnen und einer Begründung erzeugt Condomana ein Ablehnungsschreiben und lässt die Daten unberührt. Eine Berichtigung nach Art. 16 DSGVO erledigen Sie im Eigentümerdatensatz und schließen den Vorgang mit Als erledigt markieren und einer Notiz.

Wenn die Wohnung noch dem Antragsteller gehört

Herr Roth hat verkauft, bei ihm ist die Sache überschaubar. Verlangt dagegen ein aktueller Eigentümer die Löschung, löscht Condomana seine Anschrift genauso, und danach erreicht ihn keine Einladung mehr per Post. Klären Sie in so einem Fall vorher mit Ihrem Datenschutzberater, welche Kontaktdaten Sie für die laufende Verwaltung weiter brauchen.

Das Wesentliche

• Die Monatsfrist läuft ab Eingang. Legen Sie den Vorgang am selben Tag an und weisen Sie ihn zu.
• Das Archiv enthält die Daten. Zwecke, Empfänger, Speicherdauer und Rechte gehören in Ihr Anschreiben.
• Eine Löschung entfernt die Kontaktdaten. Name, Eigentumshistorie und Unterlagen der Gemeinschaft bleiben mit Rechtsgrundlage und Frist.
• Nach Ablauf der Fristen anonymisiert Condomana den Namen und löscht die Vereinbarungsnachweise, nachdem es die Verwalter 30 Tage vorher benachrichtigt hat. Mit Verschieben behalten Sie die Daten länger.