Gemeinschaftsraum, Gästewohnung, Waschküche: Buchungen ohne Zettel an der Tür

Jonas Petersen verwaltet die WEG Holtenauer Straße 88 in Kiel, 24 Einheiten, etwa ein Drittel davon vermietet. Im Keller gibt es eine Waschküche mit zwei Maschinen, im Souterrain einen Gemeinschaftsraum und unter dem Dach eine kleine Gästewohnung. Für jeden Raum gilt ein anderes Verfahren. Die Waschküche läuft über eine Liste an der Tür, die Gästewohnung über einen Taschenkalender von Herrn Lüders aus dem Beirat, und wer den Gemeinschaftsraum für einen Geburtstag will, schreibt der Verwaltung eine Mail.

Im letzten Dezember hatten zwei Familien die Gästewohnung für dieselben Feiertage zugesagt bekommen, eine von Herrn Lüders, eine per Mail aus dem Büro. Auf der Versammlung im Frühjahr hat die Gemeinschaft daraufhin eine Nutzungsordnung für die drei Räume beschlossen und die Verwaltung gebeten, die Buchungen über das Portal laufen zu lassen.

Die Regeln kommen von der Gemeinschaft

Wer einen gemeinschaftlichen Raum wann und wie lange nutzen darf, regelt die Gemeinschaft durch Vereinbarung oder Beschluss (§ 19 Abs. 1 WEG). Herr Petersen überträgt den Beschluss nur in die Einstellungen. Den Wortlaut der Nutzungsordnung, etwa Ruhezeiten oder die Pflicht zur Endreinigung, trägt er bei jedem Raum unter Nutzungsregeln ein. Die Bewohner lesen ihn im Portal, bevor sie buchen.

Drei Räume anlegen

Unter Raumbuchung legt Herr Petersen mit Neue Ressource jeden Raum einzeln an. Für jeden stellt er ein:

• wer buchen darf: nur Eigentümer, oder Eigentümer und Bewohner. Mieter erreichen nur Räume der zweiten Art.
• das Raster, in dem gebucht wird: 30 Minuten, eine Stunde oder ganze Tage
• die kürzeste und die längste Buchung
• wie viele Tage im Voraus gebucht werden darf
• wie viele künftige Buchungen eine Einheit gleichzeitig halten darf
• die Öffnungszeiten je Wochentag
• ob eine Buchung die Freigabe der Verwaltung braucht

Die Waschküche legt er als zwei Ressourcen an, „Waschmaschine links“ und „Waschmaschine rechts“, weil zwei Familien gleichzeitig waschen können. Beide sind für Eigentümer und Bewohner buchbar, im 30-Minuten-Raster, mindestens eine und höchstens drei Stunden, 14 Tage im Voraus, montags bis samstags von 7 bis 21 Uhr. Jede Einheit darf zwei künftige Buchungen je Maschine halten. Eine Freigabe braucht es nicht.

Den Gemeinschaftsraum dürfen ebenfalls alle Bewohner buchen, stundenweise bis zu acht Stunden und bis zu 60 Tage im Voraus. Hier hat der Beirat gebeten, dass jede Buchung über den Tisch der Verwaltung geht, also setzt Herr Petersen Buchungen brauchen Freigabe.

Die Gästewohnung ist laut Beschluss den Eigentümern vorbehalten: ganze Tage, mindestens zwei, höchstens sieben, bis zu 120 Tage im Voraus, eine künftige Buchung je Einheit, ohne Freigabe. Ganze Tage sind Kalendertage. Wer am Sonntag abreist, bucht den Sonntag mit, und der nächste Gast beginnt am Montag.

Was die Bewohner sehen

Frau Okafor wohnt zur Miete im zweiten Stock und hat Zugang zum Mieterportal. Unter Raumbuchung findet sie die beiden Waschmaschinen und den Gemeinschaftsraum; die Gästewohnung zeigt ihr das Portal nicht, weil sie nur für Eigentümer freigegeben ist. Sie öffnet die linke Maschine, sieht die Woche, tippt auf einen freien Beginn am Samstag um 9 Uhr, wählt das Ende um 11 Uhr und bucht. Kurz darauf hat sie eine Bestätigungsmail mit einem Kalendereintrag zum Importieren.

Belegte Zeiten sieht sie als belegt, aber nicht, von wem. Namen und Notizen sieht nur die Verwaltung. Eine Einheit ist ein Haushalt: Frau Okafor und ihr Mann teilen sich das Limit von zwei künftigen Buchungen je Maschine. Ihre Buchung kann sie jederzeit vor Beginn stornieren, und der Kalendereintrag wird mit einer Absage-Mail wieder entfernt.

Doppelbuchungen schließt Condomana aus. Zwei Buchungen dürfen aneinanderstoßen, eine endet um 11 Uhr und die nächste beginnt um 11 Uhr, aber sie dürfen sich nicht überschneiden. Eine Anfrage, die noch auf Freigabe wartet, hält ihren Zeitraum bereits fest.

Freigaben und Absagen

Herr Ahrens aus dem Erdgeschoss möchte den Gemeinschaftsraum für einen Samstagabend im Juni. Seine Anfrage landet bei Herrn Petersen unter Wartet auf Freigabe, und Herr Petersen wird benachrichtigt. Er genehmigt mit einem Klick, Herr Ahrens bekommt die Bestätigung mit Kalendereintrag.

Eine Ablehnung braucht einen Grund, den der Bewohner in der Mail liest. Dasselbe gilt, wenn die Verwaltung eine bestätigte Buchung storniert, etwa weil im Gemeinschaftsraum ein Wasserschaden getrocknet wird.

Wartung und Änderungen

Im Juli wird die rechte Maschine getauscht. Herr Petersen öffnet die Ressource und wählt Zeitraum sperren, mit dem Vermerk „Austausch“. In diesem Zeitraum kann niemand buchen, und die Bewohner sehen ihn als belegt. Liegen dort schon Buchungen, lässt Condomana die Sperre erst zu, wenn er diese mit Begründung storniert hat. So erfährt jeder Betroffene, warum seine Wäsche verschoben werden muss.

Ändert die Gemeinschaft später die Regeln, etwa die Öffnungszeiten der Waschküche, passt Herr Petersen die Einstellungen an. Die Änderung gilt für neue Buchungen; was schon gebucht ist, bleibt bestehen. Ein Raum, der eine Weile nicht zur Verfügung steht, lässt sich pausieren.

Was die Raumbuchung nicht übernimmt

Die Buchung ist in Condomana kostenlos. Verlangt die Gemeinschaft für die Gästewohnung ein Nutzungsentgelt oder eine Kaution, regeln Sie das außerhalb von Condomana; eine Buchung erzeugt nichts in der Buchhaltung.

Schlüssel verwaltet Condomana nicht. Herr Lüders gibt den Schlüssel der Gästewohnung weiter aus. Im Portal sieht er als Eigentümer nur, dass ein Zeitraum belegt ist, also zeigt ihm der Gast die Bestätigungsmail.

Wer kein Portal nutzt, kann nicht selbst buchen, und die Verwaltung kann nicht stellvertretend für jemanden buchen. Für Mieter heißt das: Ohne Zugang zum Mieterportal gibt es keine Buchung, und diesen Zugang lädt der vermietende Eigentümer ein. Wer auszieht oder verkauft, kann nicht mehr buchen; seine künftigen Buchungen bleiben stehen, bis Sie sie stornieren.

Bei einem Datenschutzantrag erscheinen die Buchungen einer Person im Auskunftsexport, und bei einer Löschung werden sie entfernt. Wie solche Anträge ablaufen, beschreibt der Artikel zu Auskunft und Löschung.

Das Wesentliche

• Jeder Raum ist eine eigene Ressource mit eigenen Regeln. Zwei Maschinen, die gleichzeitig laufen können, sind zwei Ressourcen.
• Die Nutzungsordnung beschließt die Gemeinschaft; in Condomana wird sie zu Raster, Grenzen, Öffnungszeiten und Freigabe.
• Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, auch während eine Anfrage auf Freigabe wartet.
• Bewohner sehen „belegt“, nicht wer gebucht hat.
• Entgelt, Kaution und Schlüssel bleiben außerhalb von Condomana.