Die Geschichte des Hauses: eine Objektchronik führen und beim Verwalterwechsel übergeben
Bei einer Übergabe weiß oft nur der Hausmeister, wann das Dach zuletzt gemacht wurde. Eine Objektchronik hält die Geschichte des Hauses dort fest, wo auch der nächste Verwalter sie findet.
6 Minuten Lesezeit
Jens Bergmann hat vor zwei Jahren in Kassel die WEG Am Lindenhof 4 übernommen, zwanzig Einheiten, Baujahr 1972. Vom Vorverwalter bekam er vierzehn Ordner. Dass die Heizung 2016 erneuert wurde, stand auf einer Rechnung in Ordner neun. Dass es 2021 einen Wasserschaden im Strang der Küchen gab, erfuhr er erst, als im zweiten Winter dieselbe Leitung wieder tropfte.
Das WEG schreibt keine Objektchronik vor. Gebraucht wird sie trotzdem ständig: wenn ein Eigentümer verkauft und der Käufer wissen will, was in den letzten Jahren am Haus gemacht wurde, wenn die Versammlung über eine Sanierung spricht, und wenn die Verwaltung wechselt. Dieser Artikel zeigt, wie Herr Bergmann sie in Condomana führt.
Was die Chronik von selbst zeigt
Die Objektchronik liegt unter Objekt & Betrieb. Sie zeigt alles, was am Haus passiert ist, neueste Einträge zuerst und nach Monaten gruppiert. Den größten Teil schreibt niemand eigens hinein. Condomana liest die Einträge in dem Moment, in dem jemand die Chronik öffnet, aus den Stellen, an denen sie ohnehin erfasst wurden:
| Eintrag | Woher er kommt |
|---|---|
| Mangel gemeldet, Mangel behoben | aus der Mängelliste |
| Wartung erledigt | aus einem Wartungsplan, dessen Vorgang erledigt ist |
| Handwerkerauftrag erledigt | aus einem Auftrag, den der Handwerker über seinen Link als erledigt gemeldet hat |
| Begehung | aus einer abgeschlossenen Begehung, mit ihrem Bericht |
| Versammlung abgeschlossen | aus der Versammlung oder dem Umlaufbeschluss |
| Beschluss | aus der Beschluss-Sammlung |
| Ankündigung | aus den Ankündigungen der Verwaltung |
Weil nichts kopiert wird, kann auch nichts auseinanderlaufen. Korrigiert Herr Bergmann den Titel eines Mangels, steht der neue Titel beim nächsten Aufruf auch in der Chronik. Wird ein erledigter Mangel wieder geöffnet, sieht man das dort ebenso.
Die Zeit vor Condomana nachtragen
Was vor der Übernahme passiert ist, weiß keine dieser Quellen. Dafür gibt es eigene Einträge. Mit Eintrag anlegen erfasst Herr Bergmann ein Datum, einen Titel, auf Wunsch einen Text und die Sichtbarkeit. Er kann außerdem ein Dokument der Gemeinschaft verknüpfen, etwa die eingescannte Rechnung oder das Gutachten.
In seinem ersten Monat hat er so die Ordner des Vorverwalters durchgesehen und neun Einträge angelegt. Drei davon:
- Mai 2009: Dach neu eingedeckt, mit dem Abnahmeprotokoll als Dokument.
- September 2016: Gas-Brennwertkessel ersetzt den alten Kessel, mit der Rechnung.
- Februar 2021: Wasserschaden im Küchenstrang, Leitung im zweiten Obergeschoss erneuert. Dieser Eintrag ist nur für die Verwaltung sichtbar, weil er die Wohnung einer bestimmten Eigentümerin betrifft.
Bei der Sichtbarkeit wählt er zwischen Nur Verwaltung, Eigentümer und Eigentümer und Bewohner. Jede Änderung an einem eigenen Eintrag steht im Aktivitätsprotokoll. Dokumente, die an eine einzelne Person gerichtet sind, stehen für die Verknüpfung nicht zur Auswahl. Im Portal erscheint der Link außerdem nur bei Lesern, die das Dokument ohnehin öffnen dürfen.
Wer im Portal was sieht
Die Eigentümer lesen die Chronik ihrer Gemeinschaft im Portal. Was dort erscheint, entscheidet jede Quelle selbst:
- Ein Mangel ist nur dann für Eigentümer sichtbar, wenn er das Gemeinschaftseigentum betrifft, also keiner Wohnung zugeordnet ist und nicht als Anliegen eines Mieters begonnen hat. Auch dann sehen sie nur den Titel, keine Beschreibung und keine Kommentare.
- Bei einem Handwerkerauftrag steht im Portal nur der Titel des Mangels. Name, Anschrift und Auftragstext des Handwerkers bleiben bei der Verwaltung.
- Eine Begehung erscheint so, wie Herr Bergmann den Bericht beim Abschluss freigegeben hat: für alle Eigentümer, nur für den Verwaltungsbeirat oder nur für die Verwaltung.
- Ein früherer Eigentümer sieht nur, was während seiner Zeit als Eigentümer passiert ist.
- Mieter sehen nur, was für Eigentümer und Bewohner freigegeben ist, und nur für das Haus, in dem sie wohnen.
Filtern, suchen, exportieren
In der Verwaltungsansicht lässt sich die Chronik auf eine Art von Eintrag beschränken, auf einen Zeitraum und auf einen Suchbegriff in Titel oder Text. Vor der Versammlung im Frühjahr sucht Herr Bergmann nach „Dach“ und sieht in einer Liste die Eindeckung von 2009, zwei gemeldete Mängel an der Dachrinne und die Begehung vom letzten Herbst.
Mit Als PDF exportieren lädt er genau diese Ansicht herunter, mit denselben Filtern. Das PDF enthält die neuesten 2.000 Einträge; wer mehr braucht, grenzt den Zeitraum ein und exportiert in mehreren Teilen.
Das PDF ist die Ansicht der Verwaltung. Es enthält auch Einträge, die nur für die Verwaltung sichtbar sind, und zeigt in der Spalte Sichtbar für, für wen jeder Eintrag freigegeben ist. Lesen Sie es durch, bevor Sie es weitergeben.
Beim Verkauf einer Wohnung
Eine Eigentümerin verkauft ihre Wohnung im dritten Stock. Der Käufer bittet um eine Übersicht, was in den letzten zehn Jahren am Gemeinschaftseigentum gemacht wurde. Herr Bergmann stellt zehn Jahre als Zeitraum ein und exportiert nacheinander Chronikeintrag, Wartung erledigt und Mangel behoben. In zwei dieser Listen stehen Einträge, die nur für die Verwaltung sichtbar sind: der Wasserschaden von 2021 und zwei Mängel, die einzelnen Wohnungen zugeordnet sind. Er klärt mit der Verkäuferin, was der Käufer bekommen soll, und schwärzt diese Zeilen, bevor er die PDFs weitergibt.
Die Eigentümerin selbst kann die Chronik ohnehin im Portal lesen, so weit sie für Eigentümer freigegeben ist.
Beim Verwalterwechsel
Wechselt die Gemeinschaft die Verwaltung, geht die Geschichte des Hauses als PDF an den Nachfolger, ohne Filter oder bei sehr vielen Einträgen in Zeitabschnitten. Er bekommt damit die wichtigsten Ereignisse in zeitlicher Reihenfolge und muss sie nicht aus Ordnern zusammensuchen.
Daneben gehören zur Übergabe die Beschluss-Sammlung, die nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG der Verwalter führt und die Condomana als PDF, CSV und JSON ausgibt, und der vollständige Export unter Einstellungen → Export mit den Stammdaten und allen Dokumenten im Original. Die Chronik selbst steht in diesem Export nicht; die eigenen Einträge nehmen Sie über das PDF mit. Wie die Übernahme auf der anderen Seite aussieht, beschreibt Ein Objekt vom Vorverwalter übernehmen.
Wer eine Gemeinschaft übernimmt, deren Vorverwalter keine Chronik geführt hat, fängt so an wie Herr Bergmann: mit einem Nachmittag, den Ordnern und den fünf oder zehn Ereignissen, nach denen später jemand fragen wird. Alles, was danach passiert, schreibt die tägliche Arbeit in Mängelliste, Wartung, Begehungen und Versammlungen mit.
Das Wesentliche
- Die Objektchronik liest Mängel, Wartung, Handwerkeraufträge, Begehungen, Versammlungen, Beschlüsse und Ankündigungen live aus ihren Quellen. Gepflegt werden muss davon nichts.
- Eigene Einträge tragen die Zeit vor Condomana nach, jeder mit eigener Sichtbarkeit und auf Wunsch mit einem Dokument.
- Im Portal sieht jeder nur, was für ihn gedacht ist; Beschreibungen von Mängeln und Angaben zu Handwerkern bleiben bei der Verwaltung.
- Das PDF zeigt die Ansicht der Verwaltung mit allen internen Einträgen. Prüfen Sie es, bevor es an einen Käufer oder einen Nachfolger geht.
Geschrieben von
Andreas Hartmann
Gründer von Condomana und Geschäftsführer der nelo digitalagentur in Ulm.
So sieht das in Condomana aus
Objektchronik
Die Geschichte eines Objekts auf einer Seite: Mängel und Reparaturen, Wartungen, Handwerkeraufträge, Begehungen, Versammlungen, Beschlüsse und Ankündigungen, live dort gelesen, wo sie erfasst wurden. Dazu kommen Ihre eigenen Einträge für das, was sonst nirgends steht, etwa die Heizung, die vor Ihrer Übernahme getauscht wurde. Filtern und durchsuchen Sie die Chronik und exportieren Sie genau das Gezeigte als PDF, für eine Übergabe oder einen Verkauf. Eigentümer lesen sie im Portal, jeder nur, was für ihn bestimmt ist.
Mängelliste
Melden Sie einen Mangel zu einem Gebäude und führen Sie ihn von offen über in Bearbeitung bis erledigt. Die Liste eines Gebäudes ist gemeinschaftlich: Jeder aktuelle Eigentümer kann sie sehen und kommentieren.
Wiederkehrende Wartung
Wartung
Planen Sie wiederkehrende Wartung wie Aufzug, Heizung oder Brandschau, und Condomana erzeugt bei jeder Fälligkeit den Vorgang, sodass nichts durchrutscht.
Begehungen
Gehen Sie ein Objekt mit einer Checkliste ab, mit Ihrer eigenen oder einer Kopie unserer Vorlage zur Verkehrssicherung als schlichtem Ausgangspunkt, und erfassen Sie jeden Punkt am Handy als in Ordnung, Mangel oder entfällt, mit Notiz und Fotos. Ein Mangel wird mit einem Tippen zum Vorgang, die Fotos inklusive. Zum Abschluss liegt der Bericht als PDF bei den Dokumenten des Objekts, nur für die Verwaltung, für den Beirat oder für alle Eigentümer, wie Sie es wählen.
Beschlusssammlung
Eine lückenlose, fortlaufend nummerierte Beschlusssammlung je Objekt, wie § 24 Abs. 7 WEG sie verlangt. Einträge lassen sich nur ergänzen: Anfechtungen, Gerichtsurteile und Korrekturen werden vermerkt, nie überschrieben. Für eine Übergabe lässt sich die Sammlung exportieren.
Eigentümerportal
Ein Self-Service-Bereich, getrennt von der Verwalter-App, in dem Eigentümer die Dokumente, Mängel und Neuigkeiten ihres Objekts sehen, kommentieren, Umlaufbeschlüsse beantworten, in Online-Versammlungen abstimmen und ihr eigenes Profil verwalten.
Vollständiger Export, jederzeit
Vollständiger Export
Ihre Daten gehören Ihnen. Exportieren Sie die gesamte Organisation jederzeit: Liegenschaften, Einheiten, Eigentümer, Eigentumsverhältnisse samt Historie, Mietverhältnisse, Anfangsbestände, Abrechnungen, Verteilerschlüssel, Vorauszahlungen, Rücklagen und Handwerker als CSV, dazu jedes hochgeladene Dokument und jeden Beleg im Originalformat und ein Verzeichnis, das genau benennt, was im Archiv liegt. Der Export lässt sich verlustfrei wieder einlesen und hängt nie an Ihrem Abonnement.
Dieser Artikel erklärt, wie wir die Software bauen und wie die Arbeit üblicherweise organisiert ist. Er ist keine Rechtsberatung. Für eine Entscheidung, die von den Besonderheiten Ihrer Gemeinschaft abhängt, fragen Sie eine Anwältin oder einen Steuerberater.