Ein Objekt vom Vorverwalter übernehmen: die ersten vier Wochen

Julia Hartwig führt eine Hausverwaltung in Hannover. Zum 1. Januar übernimmt sie die WEG Marienstraße 40, zweiunddreißig Einheiten, von einem Vorverwalter, der in den Ruhestand geht. Was sie bekommt: eine Excel-Liste der Eigentümer, einen Export aus seiner Verwaltungssoftware, zwölf Aktenordner, die Beschluss-Sammlung als PDF und den Stand der Rücklage auf einem Blatt Papier.

Das ist eine gute Übergabe. Viele sind schlechter. Dieser Artikel geht die ersten vier Wochen in Condomana durch. Wie Sie einen Export aus der Altsoftware auf Vollständigkeit prüfen, bevor Sie ihn übernehmen, steht ausführlich in Raus aus der alten Software.

Woche 1: Stammdaten, erst zur Probe

Unter Einstellungen → Import wählt Frau Hartwig das Quellformat. Drei Wege stehen offen:

Ihr Export stammt aus einem anderen System, also nimmt sie den dritten Weg, prüft die vorgeschlagene Zuordnung und korrigiert zwei Spalten. Sie lädt die Dateien hoch — CSV, Excel oder ZIP — und klickt Analysieren.

Geschrieben wird dabei noch nichts. Das Ergebnis ist ein Probelauf mit Abgleich: was angelegt würde, was aktualisiert, was übersprungen, und jede Zeile, die nicht importiert werden kann, mit Grund. Bei ihr sind es zwei Eigentumsverhältnisse, die auf Einheiten verweisen, die im Export fehlen: zwei Tiefgaragenstellplätze, die der Vorverwalter in einer eigenen Liste geführt hat. Sie ergänzt die Quelle, analysiert erneut und bestätigt erst dann. Ein zweiter Import derselben Daten legt nichts doppelt an.

Neben Gebäude, Einheiten, Eigentümern und Anteilen übernimmt der Import die Eigentumsverhältnisse mit Datum, Mietverhältnisse, die Anfangsbestände zum Stichtag und historische Abrechnungen. Die erste Abrechnung steht damit auf echten Zahlen, nicht auf null.

Die Datenqualität

Danach öffnet sie Einstellungen → Datenqualität. Condomana prüft laufend auf Lücken und Widersprüche und gibt jedem Gebäude einen Wert. Die Marienstraße startet bei 71:

• Die Miteigentumsanteile ergeben 1.002 statt 1.000. Hier bietet die Seite bewusst keine Korrektur an. Ein geänderter Anteil ändert, was ein Eigentümer zahlt; das entscheidet sie mit der Teilungserklärung in der Hand, nicht per Klick.
• Zwei Datensätze für dieselbe Person — einmal als Eigentümerin, einmal als Ansprechpartnerin einer Erbengemeinschaft, mit derselben E-Mail-Adresse. Die führt sie mit einem Klick zusammen.
• Neunundzwanzig Eigentümer ohne Portalzugang. Die kommen in Woche 3 dran.

Es wird nichts still verändert. Was sie geprüft und akzeptiert hat, verwirft sie; es zählt danach nicht mehr gegen den Wert.

Woche 2: die Papierhistorie

Die zwölf Ordner lässt sie scannen. Statt jede Datei einzeln hochzuladen, nutzt sie den Sammelimport: die gesamte Historie als ZIP, auf Wunsch mit einer manifest.csv, die sagt, wohin jede Datei gehört. Jede Datei wird für sich verarbeitet. Eine beschädigte Datei bricht den Lauf nicht ab, und was sich nicht zuordnen ließ, benennt der Bericht, statt zu raten. Alles wird auf Viren geprüft, bevor es jemand herunterladen kann, und ist danach über die Volltextsuche auffindbar, soweit die Dateien Text enthalten.

Freigegeben ist damit noch nichts. Welche Dokumente die Eigentümer sehen, entscheidet sie gezielt: die Teilungserklärung, die letzten drei Protokolle, die Versicherungsscheine und den letzten Wirtschaftsplan für alle Eigentümer; alles andere bleibt im Team.

Die Beschluss-Sammlung fortführen

Die alten Beschlüsse trägt sie unter Beschlüsse mit Beschluss erfassen nach, mit Datum und Wortlaut. Neue Beschlüsse aus Condomana schließen fortlaufend an. In Deutschland ist die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG zu führen, und bei einer Übernahme ist sie das Dokument, das am schnellsten verlangt wird — spätestens vom ersten Käufer, der eine Wohnung prüft.

Woche 3: die Eigentümer holen

Jetzt die neunundzwanzig Befunde „ohne Portalzugang". Auf der Seite Datenqualität lädt sie jeden mit Zum Portal einladen ein, direkt aus dem Befund. Die Einladung ist ein Link, der nur einmal gilt und abläuft; wer nicht reagiert, bekommt eine automatische Erinnerung. Eingeladene Eigentümer kosten nichts.

Die Spalte Portal auf der Verwaltungsseite der Gemeinschaft zeigt ihr den Stand je Eigentümer: Im Portal, Eingeladen, Eingeladen · erinnert, Nicht zugestellt oder Kein Zugang. Bei zwei Adressen steht „Nicht zugestellt"; die klärt sie telefonisch.

Gleichzeitig veröffentlicht sie eine Ankündigung: Wer die neue Verwaltung ist, wie man sie erreicht, und dass die wichtigsten Unterlagen ab sofort im Portal liegen. Die Eigentümer, die schon angemeldet sind, finden dort Teilungserklärung und Protokolle, ohne anzurufen.

Woche 4: der laufende Betrieb

Übrig bleiben die Dinge, die der Vorverwalter im Kopf hatte:

• Wartungspläne für den Aufzug und die Heizung, mit Intervall und Handwerker. Condomana nimmt keine gesetzlichen Intervalle an; sie trägt jedes selbst ein.
• Fristen für den Hausmeistervertrag und die Gebäudeversicherung — mit Kündigungsfrist, nicht nur Vertragsende.
• Die Kollegin, die die Marienstraße mitbetreut, lädt sie unter Team als Verwalterin ein.

Der Test, den fast niemand macht

Am Ende der vierten Woche lädt Frau Hartwig unter Einstellungen → Export einen vollständigen Export herunter: alle Stammdaten, Eigentumsverhältnisse, Mietverhältnisse, Anfangsbestände und Abrechnungen als CSV im selben Format, das der Import liest, dazu jedes Dokument im Original. Nicht, weil sie wechseln will, sondern weil sie gerade erlebt hat, wie eine Übergabe aussieht, wenn niemand vorher geprüft hat, ob der Weg hinaus funktioniert. Der Export steht unabhängig vom Abo-Status zur Verfügung.

Das Wesentliche

• Erst analysieren, dann bestätigen. Der Probelauf zeigt jede Zeile, die nicht passt, bevor irgendetwas geschrieben wird.
• Die Datenqualität findet, was die Übergabe verschwiegen hat — und korrigiert nichts, was Geld bewegt, von allein.
• Die Papierhistorie geht als ein ZIP hinein, freigegeben wird gezielt.
• Eingeladen ist nicht angemeldet: Der Portalstatus je Eigentümer zeigt, wer noch fehlt.