Ein Objekt vom Vorverwalter übernehmen: die ersten vier Wochen

Julia Hartwig führt eine Hausverwaltung in Hannover. Zum 1. Januar übernimmt sie die WEG Marienstraße 40 mit zweiunddreißig Einheiten von einem Vorverwalter, der in den Ruhestand geht. Sie bekommt eine Excel-Liste der Eigentümer, einen Export aus seiner Verwaltungssoftware, zwölf Aktenordner, die Beschluss-Sammlung als PDF und den Stand der Rücklage auf einem Blatt Papier.

Für eine Übergabe ist das gut, viele fallen schlechter aus. Hier geht es um ihre ersten vier Wochen in Condomana. Wie Sie einen Export aus der Altsoftware auf Vollständigkeit prüfen, bevor Sie ihn übernehmen, steht ausführlich in Raus aus der alten Software.

Woche 1: Stammdaten, erst zur Probe

Unter Einstellungen → Import wählt Frau Hartwig das Quellformat. Dafür gibt es drei Wege:

Ihr Export stammt aus einem anderen System. Also nimmt sie den dritten Weg, prüft die vorgeschlagene Zuordnung und korrigiert zwei Spalten. Dann lädt sie die Dateien hoch, möglich sind CSV, Excel oder ZIP, und klickt Analysieren.

Dabei wird noch nichts geschrieben. Heraus kommt ein Probelauf mit Abgleich, der zeigt, was angelegt, aktualisiert oder übersprungen würde, und der jede Zeile, die sich nicht importieren lässt, mit Grund auflistet. Bei ihr sind es zwei Eigentumsverhältnisse, die auf Einheiten verweisen, die im Export fehlen. Es handelt sich um zwei Tiefgaragenstellplätze, die der Vorverwalter in einer eigenen Liste geführt hat. Sie ergänzt die Quelle, analysiert erneut und bestätigt erst dann. Ein zweiter Import derselben Daten legt nichts doppelt an.

Neben Gebäuden, Einheiten, Eigentümern und Anteilen übernimmt der Import die Eigentumsverhältnisse mit Datum, die Mietverhältnisse, die Anfangsbestände zum Stichtag und historische Abrechnungen. Die erste Abrechnung baut damit auf echten Zahlen auf und fängt nicht bei null an.

Die Datenqualität

Danach öffnet sie Einstellungen → Datenqualität. Condomana sucht dort laufend nach Lücken und Widersprüchen und gibt jedem Gebäude einen Wert. Die Marienstraße startet bei 71:

• Die Miteigentumsanteile ergeben 1.002 statt 1.000. Eine Korrektur bietet die Seite hier bewusst nicht an, denn ein geänderter Anteil ändert, was ein Eigentümer zahlt. Das entscheidet Frau Hartwig mit der Teilungserklärung in der Hand.
• Für dieselbe Person gibt es zwei Datensätze, einmal als Eigentümerin und einmal als Ansprechpartnerin einer Erbengemeinschaft, beide mit derselben E-Mail-Adresse. Die führt sie mit einem Klick zusammen.
• Neunundzwanzig Eigentümer haben keinen Portalzugang. Um sie kümmert sie sich in Woche 3.

Still verändert wird dabei nichts. Einen Befund, den sie geprüft und akzeptiert hat, verwirft sie, und danach zählt er nicht mehr gegen den Wert.

Woche 2: die Papierhistorie

Die zwölf Ordner lässt sie scannen. Statt jede Datei einzeln hochzuladen, nutzt sie den Sammelimport und gibt die gesamte Historie als ZIP hinein, auf Wunsch mit einer manifest.csv, die festlegt, wohin jede Datei gehört. Condomana verarbeitet jede Datei für sich, sodass eine beschädigte Datei den Lauf nicht abbricht. Was sich nicht zuordnen ließ, nennt der Bericht ausdrücklich, ohne zu raten. Alles wird auf Viren geprüft, bevor jemand es herunterladen kann, und ist danach über die Volltextsuche zu finden, soweit die Dateien Text enthalten.

Für die Eigentümer freigegeben ist damit noch nichts. Was sie sehen, wählt Frau Hartwig gezielt aus: Teilungserklärung, die letzten drei Protokolle, die Versicherungsscheine und den letzten Wirtschaftsplan gibt sie für alle Eigentümer frei, alles andere bleibt im Team.

Die Beschluss-Sammlung fortführen

Die alten Beschlüsse trägt sie unter Beschlüsse mit Beschluss erfassen nach, jeweils mit Datum und Wortlaut. Neue Beschlüsse aus Condomana schließen fortlaufend daran an. In Deutschland ist die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG zu führen. Nach einer Übernahme wird sie schneller verlangt als jedes andere Dokument, spätestens vom ersten Käufer, der eine Wohnung prüft.

Woche 3: die Eigentümer holen

Jetzt sind die neunundzwanzig Befunde „ohne Portalzugang“ an der Reihe. Auf der Seite Datenqualität lädt sie jeden Eigentümer direkt aus dem Befund mit Zum Portal einladen ein. Die Einladung ist ein Link, der nur einmal gilt und abläuft, und wer nicht reagiert, bekommt automatisch eine Erinnerung. Eingeladene Eigentümer kosten nichts.

Die Spalte Portal auf der Verwaltungsseite der Gemeinschaft zeigt ihr den Stand je Eigentümer: Im Portal, Eingeladen, Eingeladen · erinnert, Nicht zugestellt oder Kein Zugang. Bei zwei Adressen steht „Nicht zugestellt“, und die klärt sie telefonisch.

Gleichzeitig veröffentlicht sie eine Ankündigung. Darin steht, wer die neue Verwaltung ist, wie man sie erreicht und dass die wichtigsten Unterlagen ab sofort im Portal liegen. Wer schon angemeldet ist, findet dort Teilungserklärung und Protokolle und muss dafür nicht anrufen.

Woche 4: der laufende Betrieb

Übrig bleiben die Dinge, die der Vorverwalter im Kopf hatte:

• Für den Aufzug und die Heizung legt sie Wartungspläne mit Intervall und Handwerker an. Gesetzliche Intervalle nimmt Condomana nicht an, sie trägt jedes selbst ein.
• Für den Hausmeistervertrag und die Gebäudeversicherung legt sie Fristen an, und zwar mit der Kündigungsfrist und nicht bloß mit dem Vertragsende.
• Die Kollegin, die die Marienstraße mitbetreut, lädt sie unter Team als Verwalterin ein.

Der Test, den fast niemand macht

Am Ende der vierten Woche lädt Frau Hartwig unter Einstellungen → Export einen vollständigen Export herunter. Er enthält alle Stammdaten, Eigentumsverhältnisse, Mietverhältnisse, Anfangsbestände und Abrechnungen als CSV im selben Format, das der Import liest, und dazu jedes Dokument im Original. Wechseln will sie nicht. Aber sie hat gerade erlebt, wie eine Übergabe aussieht, wenn vorher niemand geprüft hat, ob der Weg hinaus funktioniert. Den Export gibt es unabhängig vom Abo-Status.

Das Wesentliche

• Erst analysieren, dann bestätigen: Der Probelauf zeigt jede Zeile, die nicht passt, bevor irgendetwas geschrieben wird.
• Die Datenqualität findet, was bei der Übergabe verschwiegen wurde, und korrigiert nichts von allein, was Geld bewegt.
• Die Papierhistorie geht als ein ZIP hinein, und freigegeben wird gezielt.
• Ein eingeladener Eigentümer ist noch nicht angemeldet. Wer noch fehlt, zeigt der Portalstatus je Eigentümer.