Belegprüfung durch den Verwaltungsbeirat: von der Stichprobe zum Prüfvermerk

So läuft die Belegprüfung vielerorts: Der Beiratsvorsitzende der WEG Lindenhof, Herr Kaiser, vereinbart im März einen Termin. Er kommt mit seiner Stellvertreterin ins Büro, die Sachbearbeiterin legt die Ordner des Vorjahres auf den Tisch. Nach zwei Stunden haben die beiden die großen Rechnungen gesehen und drei Fragen gestellt. Zwei beantwortet die Sachbearbeiterin sofort, die dritte, eine Rechnung über eine Dachrinnenreinigung, die doppelt aussieht, will sie klären. Die Antwort geht vier Wochen später per Mail an Herrn Kaiser. Ob sie seine Stellvertreterin erreicht, weiß niemand.

Dieser Artikel zeigt, was das Gesetz verlangt, was Sie als Verwalter vorbereiten und wie dieselbe Prüfung im Eigentümerportal abläuft.

Was das Gesetz verlangt

Den Verwaltungsbeirat bestellen die Wohnungseigentümer nach § 29 Abs. 1 WEG durch Beschluss. Seit der Reform 2020 ist die Zahl der Mitglieder nicht mehr auf drei festgelegt; hat der Beirat mehrere Mitglieder, bestimmen sie einen Vorsitzenden und einen Stellvertreter.

Seine Aufgaben stehen in § 29 Abs. 2 WEG. Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter. Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen, bevor die Eigentümer nach § 28 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 WEG darüber beschließen, vom Beirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden.

Wie geprüft wird, sagt das Gesetz nicht. In der Praxis sieht sich der Beirat die Ausgaben an und vergleicht sie mit den Belegen, meist als Stichprobe: alle Buchungen über einem Betrag, dazu einzelne Kostenarten vollständig. Das Ergebnis fließt in seine Stellungnahme an die Versammlung.

Zwei Punkte gehören dazu. Arbeitet der Beirat unentgeltlich, haftet er nach § 29 Abs. 3 WEG nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Und das Recht jedes einzelnen Eigentümers, die Verwaltungsunterlagen einzusehen (§ 18 Abs. 4 WEG), bleibt neben der Prüfung durch den Beirat bestehen.

Was Sie vorbereiten

Erstens müssen die Beiratsmitglieder im System als solche stehen. In Condomana markieren Sie sie in der Eigentümerliste der Gemeinschaft. Als Beirat zählt dort, wer markiert ist und zugleich aktuell Eigentümer einer Einheit der Gemeinschaft. Wer seine Wohnung verkauft hat, verliert den Zugang zur Belegprüfung, ohne dass Sie daran denken müssen. Die Mitglieder brauchen außerdem einen Zugang zum Eigentümerportal.

Zweitens müssen die Belege an den Buchungen hängen. Haben Sie Rechnungen über die Belegerfassung gebucht, ist der Beleg mit der Buchung verknüpft, und der Name des Lieferanten, den die Belegerfassung gelesen hat, erscheint in der Spalte Empfänger. Bei Buchungen ohne diesen Weg bleibt die Spalte leer.

Bevor Sie den Beirat einladen, gehen Sie die Buchungen ohne Beleg durch. Der Beirat kann genau danach filtern, und eine Liste mit zwanzig Mal „kein Beleg" erzeugt Fragen, die Sie vorher selbst hätten beantworten können.

Was der Beirat sieht

Im Portal erscheint für Beiratsmitglieder der Punkt Belegprüfung. Nach der Wahl des Wirtschaftsjahres sehen sie die Ausgabenbuchungen dieses Kalenderjahres: Datum, Kostenart, Empfänger, Betrag, ob die Ausgabe aus der Rücklage bezahlt wurde, und die zugehörigen Belege zum Öffnen. Darüber stehen die Summen je Kostenart und die Ausgaben gesamt. Gefiltert wird nach Kostenart, nach Betrag von und bis und nach Buchungen ohne Beleg.

Einnahmen und Zahlungen der Eigentümer sind nicht Teil der Belegprüfung, also weder Hausgeld noch Sonderumlagen noch Abrechnungsspitzen. Ein Dokument, das an eine einzelne Person oder Einheit adressiert ist, etwa ein Schreiben an einen Eigentümer, zeigt die Belegprüfung auch dann nicht, wenn es mit einer Buchung verknüpft ist.

Nichts, was der Beirat hier tut, ändert die Buchhaltung. Jedes Öffnen eines Belegs wird mit dem Namen des Mitglieds protokolliert.

Prüfen und beanstanden

Jedes Mitglied arbeitet mit eigenen Markierungen. Eine Buchung, die passt, bekommt Als geprüft markieren; ein zweiter Klick nimmt die Markierung zurück. Unter Fortschritt je Beiratsmitglied sehen alle, wer wie viele Buchungen geprüft hat, wie viele beanstandet und wie viele noch nicht angesehen.

Passt etwas nicht, wählt das Mitglied Buchung beanstanden und schreibt seine Frage dazu: „Die Dachrinnenreinigung steht im Mai und im Juni mit gleichem Betrag. Zwei Einsätze oder eine doppelte Buchung?" Den Verlauf lesen der ganze Beirat und die Verwaltung.

Sie bekommen eine Benachrichtigung und antworten in Condomana unter Belegprüfung direkt an der Buchung. Das Mitglied, das gefragt hat, wird benachrichtigt, sofern es noch im Beirat ist. Nachfragen gehen im selben Verlauf weiter. Klärt die Antwort die Frage, schließt ein Beiratsmitglied die Beanstandung. In ein Häkchen verwandeln lässt sich eine Beanstandung nicht, sie bleibt als geschlossene Frage samt Antwort stehen.

Herr Kaiser fragt also im März, Sie antworten zwei Tage später mit dem zweiten Einsatzbericht, und seine Stellvertreterin liest beides im selben Verlauf.

Der Abschluss: der Prüfvermerk

Ist der Beirat fertig, wählt ein Mitglied im Portal Prüfung abschließen und beschreibt unter Umfang der Prüfung, was geprüft wurde, zum Beispiel: „Alle Ausgaben über 1.000 €, Kostenarten Hausmeister und Gartenpflege vollständig, übrige Buchungen als Stichprobe von 20 %."

Condomana erzeugt daraus den Prüfvermerk als PDF. Er nennt den Umfang, die Zahl der Ausgabenbuchungen, wie viele davon geprüft und wie viele beanstandet wurden, und führt die Beanstandungen auf, die beim Abschluss noch offen waren. Abschließen geht auch mit offenen Beanstandungen; sie stehen dann eben im Vermerk. Das Dokument wird für die aktuellen Beiratsmitglieder abgelegt, und Sie werden benachrichtigt.

Pro Gemeinschaft und Jahr gibt es einen Prüfvermerk, und er lässt sich danach nicht mehr ändern. Die Markierungen des Jahres sind dann eingefroren. Offene Beanstandungen können Sie weiter beantworten.

Der Vermerk sagt von sich selbst, dass er die Prüfung der Belege im beschriebenen Umfang festhält und kein Prüfungsurteil über die Jahresabrechnung als Ganzes ist. Die Stellungnahme an die Versammlung schreibt der Beirat weiterhin selbst. Der Prüfvermerk gibt ihm dafür eine Grundlage, die er nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren muss.

Wann geprüft wird

Die Prüfung gehört zwischen die fertige Jahresabrechnung und die Einladung zur Versammlung, in der über die Nachschüsse beschlossen wird. Planen Sie dafür drei bis vier Wochen ein; wer am Wochenende prüfen kann, prüft am Wochenende. Wie die Abrechnung selbst entsteht, beschreibt Jahresabrechnung: von der Buchung zur beschlussfähigen Abrechnung.

Beginnt der Beirat erst, wenn die Einladung schon draußen ist, kommen die Fragen in der Versammlung. Dort lassen sie sich schlecht mit einem Einsatzbericht beantworten.

Was Condomana hier nicht tut

Condomana prüft keine Belege inhaltlich und schlägt keine Stichprobe vor; den Umfang legt der Beirat fest. Bankkonten und Kontostände sind nicht Teil der Belegprüfung, weil Condomana keine Bankanbindung hat. Der Prüfvermerk ist keine Stellungnahme im Sinne von § 29 Abs. 2 WEG, und er ersetzt nicht das Einsichtsrecht der übrigen Eigentümer.

Das Wesentliche

• § 29 Abs. 2 WEG sieht vor, dass der Beirat Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung prüft und Stellung nimmt. Wie, regelt das Gesetz nicht.
• Als Verwalter markieren Sie die Beiratsmitglieder und sorgen dafür, dass die Belege an den Buchungen hängen.
• Der Beirat prüft die Ausgabenbuchungen eines Kalenderjahres im Portal, mit Beleg daneben, und fragt direkt an der Buchung nach.
• Fragen und Antworten stehen in einem Verlauf, den der ganze Beirat liest.
• Der Abschluss erzeugt einen unveränderlichen Prüfvermerk mit Umfang, Zahlen und offenen Punkten.