Eigentümer ohne E-Mail: Einladung, Protokoll und Rundschreiben per Post

Sabine Krüger verwaltet in Bremen unter anderem die WEG Lindenallee 12 mit vierundzwanzig Einheiten. Neunzehn Eigentümer sind im Portal, drei haben dort kein Konto, lesen aber E-Mails. Zwei bekommen alles auf Papier: Herr Brandt, einundachtzig, der keinen Computer besitzt, und eine Erbengemeinschaft, deren Ansprechpartnerin nur eine Postanschrift angegeben hat.

Die ordentliche Versammlung soll am Donnerstag, 26. November 2026, stattfinden. Bis dahin müssen Einladung und Tagesordnung bei allen vierundzwanzig ankommen, und nach dem Abend soll jeder das Protokoll bekommen. Dieser Artikel zeigt, wie Frau Krüger das in Condomana erledigt, ohne für die zwei Papier-Eigentümer eine eigene Liste zu führen.

Jede Person hat einen Zustellweg

Auf der Seite einer Person, die Sie aus der Eigentümerliste der Gemeinschaft öffnen, steht der Zustellweg: Portal, E-Mail, Post oder Automatisch. Die meisten Datensätze bleiben auf Automatisch. Condomana wählt dann in dieser Reihenfolge: Wer ein Portalkonto hat, bekommt die Nachricht im Portal. Wer keins hat, aber eine E-Mail-Adresse, bekommt eine E-Mail mit den Unterlagen im Anhang. Wer nur eine vollständige Postanschrift hat, bekommt einen Brief. Fehlt alles drei, gilt die Person als nicht erreichbar.

Ein ausdrücklich gewählter Weg geht vor, solange er möglich ist. Hat jemand Post gewählt, aber im Datensatz fehlt die Postleitzahl, fällt Condomana auf den automatischen Weg zurück und nennt die Person in der Vorschau. So bemerkt Frau Krüger vor dem Versand, wenn eine Eigentümerin anders erreicht wird, als sie es sich gewünscht hat.

Bei Herrn Brandt ist das einfach: kein Konto, keine E-Mail, Anschrift vollständig. Er landet automatisch bei Post. Für die Erbengemeinschaft trägt Frau Krüger die Anschrift der Ansprechpartnerin ein und stellt den Zustellweg ausdrücklich auf Post, weil die Familie das so erbeten hat.

Die Einladung: Textform und drei Wochen

Nach § 24 Abs. 4 WEG wird die Versammlung in Textform einberufen, und die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, wenn kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt. Textform heißt nach § 126b BGB eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der der Erklärende genannt ist. Eine E-Mail erfüllt das, ein Brief auch.

Frau Krüger legt die Versammlung unter Beschlussfassung → Versammlungen an. Solange sie im Entwurf ist, zeigt die Seite den Hinweis Einladungen bis 5. November 2026 versenden: das Versammlungsdatum minus einundzwanzig Tage. Condomana warnt nur, gesperrt wird nichts.

Die Einladung schreibt sie selbst oder, mit eingeschalteten KI-Funktionen, über Einladung entwerfen. Der Entwurf übernimmt Datum, Ort und die nummerierte Tagesordnung aus der Versammlung; sie liest ihn, ändert, was nicht passt, und klickt Als Ankündigung veröffentlichen. Damit öffnet sich die Ankündigungsmaske mit Titel und Text. Veröffentlicht ist noch nichts.

In der Maske setzt sie den Haken Auch außerhalb des Portals zustellen. Darunter erscheint die Vorschau für die Lindenallee: 19 über das Portal, 3 per E-Mail, 2 per Post, 0 nicht erreichbar. Stünde dort eine Person als nicht erreichbar, wäre ihr Name verlinkt, und Frau Krüger könnte die fehlende Anschrift nachtragen, bevor sie veröffentlicht.

Sie veröffentlicht am Freitag, 30. Oktober. Das sind sechs Tage mehr als nötig. Sie plant die Postlaufzeit großzügig ein, denn zwischen dem Drucker im Büro und dem Briefkasten des Empfängers können einige Tage liegen.

Selbst drucken oder drucken lassen

Wie die Briefe das Büro verlassen, stellt sie einmal unter Einstellungen → Post & Briefe ein.

Ohne weitere Einrichtung druckt die Verwaltung selbst. Jeder Versand mit Post-Empfängern ergibt ein PDF mit allen Briefen: ein Deckblatt nach DIN 5008 mit der Anschrift im Fenster eines DL-Umschlags, danach die Unterlagen. Jeder Brief beginnt auf einem neuen Blatt, auch beim beidseitigen Druck, damit nie die erste Seite des einen Eigentümers auf der Rückseite des anderen landet. Unter Kommunikation und Ablage → Briefe lädt Frau Krüger das PDF herunter; die Briefe stehen danach auf Zum Druck übergeben. Weiter reicht der Status nicht, denn ob sie die Umschläge am selben Tag zur Post bringt, sieht Condomana nicht.

Die zweite Möglichkeit ist ein eigenes Konto bei LetterXpress, einem Druck- und Versanddienst. Die Verwaltung schließt den Vertrag selbst ab und trägt Benutzername und API-Schlüssel ein; Condomana prüft die Zugangsdaten mit einem echten Aufruf, bevor es sie verschlüsselt speichert. Voreingestellt ist der Testmodus, in dem Aufträge nicht gedruckt werden und nichts kosten. Im Livebetrieb geht jeder Brief als eigener Auftrag hinaus, schwarz-weiß oder farbig, ein- oder beidseitig. Die Liste unter Briefe zeigt je Brief den Status von In Warteschlange über Übergeben bis Gesendet und, sobald LetterXpress ihn meldet, den Preis. Einen Brief kann man dort noch abbrechen, solange LetterXpress das zulässt, und einen fehlgeschlagenen erneut senden.

Fehlt der Organisation eine vollständige Postanschrift, trägt der Absender auf dem Deckblatt nur ihren Namen. Die Anschrift pflegen Sie unter Einstellungen → Rechnungen.

Was Condomana über den Versand festhält

Gesendet heißt bei LetterXpress, dass der Brief der Post übergeben wurde. Ob und wann er beim Eigentümer ankommt, meldet niemand zurück, und Einschreiben bietet Condomana nicht an. Was die Software festhält, ist der Versand: welcher Brief an wen ging, mit welchem Betreff, wann und mit welchem Status. Wenn ein Eigentümer später sagt, er habe nie eine Einladung bekommen, haben Sie damit den Versand belegt. Für den Zugang brauchen Sie wie bisher eigene Mittel.

Nach der Versammlung: das Protokoll

Über die Beschlüsse ist nach § 24 Abs. 6 WEG unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie wird vom Vorsitzenden, einem Eigentümer und, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter unterschrieben, und jeder Eigentümer darf sie einsehen. Viele Verwaltungen schicken das Protokoll trotzdem allen zu, und das hat einen praktischen Grund: Eine Anfechtungsklage muss nach § 45 WEG innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben werden. Wer das Protokoll erst nach drei Wochen in der Hand hat, hat wenig Zeit, es zu prüfen.

Frau Krüger legt das unterschriebene Protokoll als Dokument der Gemeinschaft ab. Dann schreibt sie eine kurze Ankündigung („Protokoll der Versammlung vom 26. November“), hängt das Dokument an und setzt wieder den Haken für die Zustellung außerhalb des Portals. Herr Brandt und die Erbengemeinschaft bekommen einen Brief mit dem Ankündigungstext auf dem Deckblatt und dem Protokoll dahinter. Angehängt werden dabei nur PDF-Dateien. Ein Foto oder eine Tabelle im Anhang lässt sich nicht verlässlich drucken und bleibt weg, und das Deckblatt führt nur auf, was tatsächlich beiliegt.

Rundschreiben und Einzelschreiben

Für jedes Rundschreiben gilt dasselbe: Jede Ankündigung kann zusätzlich per E-Mail oder Post hinausgehen, an die aktuellen Eigentümer der Gemeinschaft. Mieter bekommen auf diesem Weg keine Briefe, auch wenn die Ankündigung im Portal für alle Bewohner sichtbar ist.

Anders liegt der Fall bei Unterlagen, die für jeden Eigentümer verschieden sind, etwa die Einzelabrechnungen. Dafür gibt es unter Dokumente den Serienversand: Sie laden alle Einzel-PDFs auf einmal hoch, prüfen die Zuordnung jeder Datei zu ihrem Eigentümer und bestätigen sie in einer Zusammenfassung. Auch dort lässt sich die Zustellung außerhalb des Portals einschalten. Jeder Brief enthält dann genau die eine Datei, die diesem Eigentümer zugeordnet ist.

Ein Eigentümer, der heute einen Brief bekommt, kann nächstes Jahr im Portal sein. Wie Sie Eigentümer einladen und sehen, wer noch fehlt, steht in Ein Objekt vom Vorverwalter übernehmen. Den gesamten Weg von der Tagesordnung bis zur Beschluss-Sammlung beschreibt Versammlungssaison.

Das Wesentliche

• Jede Person hat einen Zustellweg, und die Vorschau vor dem Versand zählt, wer auf welchem Weg erreicht wird und wer gar nicht.
• Die Einladung verschicken Sie als Ankündigung, mit einem Haken auch per E-Mail und Post. Der Hinweis auf der Versammlung nennt den letzten Tag für drei Wochen Frist; die Postlaufzeit planen Sie zusätzlich ein.
• Briefe druckt die Verwaltung selbst aus einem gemeinsamen PDF, oder ein eigenes LetterXpress-Konto druckt und versendet sie.
• Condomana hält fest, welcher Brief wann an wen ging. Ob er angekommen ist, belegen Sie wie bisher auf anderem Weg.