Versammlungssaison: von der Tagesordnung bis zum Eintrag in der Beschluss-Sammlung

Markus Engel verwaltet neun Gemeinschaften, und zwischen April und Juli hat er neun Eigentümerversammlungen. Eine davon ist die WEG Am Stadtpark 3 in Nürnberg: achtzehn Einheiten, zwei davon gehören Ehepaaren, eine einer Erbengemeinschaft. Auf der Tagesordnung stehen der Wirtschaftsplan, eine Sonderumlage für die Dachrinnen und eine neue Regel für den Fahrradkeller.

Früher hieß das: Einladung in Word, Anwesenheitsliste auf Papier, Stimmen auf dem Block mitgezählt, Protokoll am Wochenende abgetippt, Beschluss-Sammlung irgendwann nachgetragen. Die Zahlen standen danach an vier Stellen, und keine davon war garantiert gleich.

Dieser Artikel geht dieselbe Versammlung in Condomana durch. Wo ein Schritt die KI-Funktionen voraussetzt, steht es dabei.

Drei Wochen vorher: die Tagesordnung als Regeln

Herr Engel legt unter Beschlussfassung → Versammlungen eine neue Versammlung an, Typ Präsenz, mit dem Einberufungsdatum. Die Stimmanteile übernimmt Condomana dabei aus den Miteigentumsanteilen.

Jeder Tagesordnungspunkt bekommt nicht nur einen Titel und einen Beschlussvorschlag, sondern seine Abstimmungsregel:

Welche Regel für welchen Punkt gilt, hängt vom Recht des Landes und von der Gemeinschaftsordnung ab — in Deutschland ist das Kopfprinzip der gesetzliche Normalfall, eine Vereinbarung kann anderes bestimmen. Entscheidend ist, dass die Regel vor dem Abend feststeht und nicht in der Versammlung ausgehandelt wird.

Mit eingeschalteter KI schlägt Tagesordnung vorschlagen Punkte aus dem vor, was im Objekt offen ist: laufende Mängel, Wartung, die in den nächsten Monaten fällig wird, und frühere Beschlüsse, die befristet waren. Jeder Vorschlag nennt seine Quelle, und keiner steht auf der Tagesordnung, bevor Herr Engel ihn übernimmt. Beschlusstext entwerfen formuliert je Punkt einen Beschlussvorschlag, den er bearbeitet und mit Als Beschlussvorschlag übernehmen einsetzt.

Die Einladung

Einladung entwerfen erstellt aus der Tagesordnung eine Einladung in Textform — ebenfalls eine KI-Funktion. Das feste Gerüst schreibt dabei nicht das Modell: Datum, nummerierte Tagesordnungspunkte und, bei einem deutschen Objekt, die gesetzlichen Hinweise kommen aus den Daten. Das Modell füllt nur den Text dazwischen.

Herr Engel liest, ändert zwei Sätze und übergibt den Text mit Als Ankündigung veröffentlichen an die Ankündigungsmaske, wo er den Empfängerkreis prüft. Entwerfen verschickt nie etwas. Auch die Einladungsfrist — in Deutschland mindestens drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG — bleibt seine Verantwortung. Die Entwürfe sind Formulierungsvorlagen, keine Rechtsberatung.

Der Abend

Mit Versammlung starten friert die Tagesordnung ein; Anwesenheit und Abstimmung öffnen sich. Herr Engel erfasst jeden Eigentümer als Anwesend, Vertreten — mit Vollmacht an einen anderen Eigentümer — oder Abwesend. Nur Anwesende und Vertretene können abstimmen.

Je Punkt trägt er Ja, Nein oder Enthaltung ein. Condomana rechnet nach der Regel des Punkts:

• Einfache Mehrheit: Ja muss Nein überwiegen; Enthaltungen zählen für keine Seite.
• Einstimmig: Jeder stimmberechtigte Eigentümer muss mit vollem Gewicht zustimmen; eine Enthaltung oder eine fehlende Stimme verhindert den Beschluss.
• Mehrere Eigentümer einer Einheit — das Ehepaar, die Erbengemeinschaft — stimmen einheitlich. Eine abweichende Stimme wird abgelehnt, und ein Punkt mit gespaltener Stimme lässt sich nicht schließen. In Deutschland verlangt das § 25 Abs. 2 WEG.

Abstimmung schließen & vermerken berechnet das Ergebnis, schreibt es in die Beschluss-Sammlung und ist endgültig. Die Stimmgewichte werden beim Abstimmen festgehalten; ändert jemand sie später, bleibt das Ergebnis nachvollziehbar.

Am nächsten Morgen: das Protokoll

Nach Versammlung abschließen erstellt Protokoll entwerfen einen Entwurf aus dem, was die Versammlung tatsächlich erfasst hat: wer anwesend war und wer vertreten, die Regel jedes Punkts, die Stimmen, das Ergebnis. Die Zahlen werden wörtlich übernommen; das Modell formuliert nur den Text drumherum und darf keine Stimmen nacherzählen. Namentliche Stimmen sind standardmäßig aus.

Herr Engel bearbeitet den Entwurf und hat zwei Wege:

• Als Dokument ablegen — das Protokoll als PDF mit Unterschriftszeilen für die Unterschrift auf Papier.
• Unterschriften online einholen — er unterschreibt als Erster, bis zu drei weitere Unterzeichner bekommen einen Link und unterschreiben im Browser. In Deutschland sind das nach § 24 Abs. 6 WEG der Versammlungsvorsitzende, ein Eigentümer und, falls vorhanden, der Beiratsvorsitzende. Nach der letzten Unterschrift wird das unterschriebene PDF mit einem Hashwert abgelegt und wie jedes andere Dokument freigegeben.

Protokollentwurf und Online-Unterschrift setzen die KI-Funktionen voraus. Ohne sie schreibt man das Protokoll wie bisher und legt es als Dokument ab; die Abstimmung und die Beschluss-Sammlung funktionieren genauso.

Die Beschluss-Sammlung schreibt sich selbst

Jeder geschlossene Punkt steht unter Beschlüsse: fortlaufend nummeriert, mit Datum, Wortlaut, Regel und Stimmen. Niemand vergibt die Nummer, und niemand kann einen Eintrag überschreiben. Was später passiert — eine Anfechtung, ein Urteil, eine Korrektur — wird als Anmerkung ergänzt. Die Eigentümer sehen die Sammlung ihrer Gemeinschaft im Portal. Für eine Übergabe gibt es sie als PDF, CSV und JSON, unabhängig vom Abo-Status.

Warum das mehr ist als Bequemlichkeit, steht in Die Beschluss-Sammlung rechtssicher führen.

Den Wirtschaftsplan genehmigt Herr Engel danach in der Buchhaltung und gibt dabei die Nummer des Beschlusses an. Die Genehmigung schreibt den Vorauszahlungsplan des Jahres; Versammlung und Buchhaltung greifen hier ineinander, ohne dass eine Zahl abgetippt wird.

Im September: der Umlaufbeschluss

Im Herbst muss die Gemeinschaft über einen neuen Wartungsvertrag für die Toranlage entscheiden. Dafür lohnt keine Versammlung. Herr Engel legt eine Versammlung vom Typ Umlaufbeschluss an. Die Mehrheit steht dabei standardmäßig auf Einstimmig — in Deutschland verlangt § 23 Abs. 3 WEG die Zustimmung aller Eigentümer in Textform, sofern die Gemeinschaft nicht für diese Sache beschlossen hat, dass eine Mehrheit genügt. Dann stellt er den Punkt auf Einfach.

Nach Umlaufbeschluss eröffnen zählt jeder stimmberechtigte Eigentümer, nicht nur die Anwesenden. Die Zustimmungen gehen in Textform ein, etwa per Mail an die Organisationsadresse, und Herr Engel trägt sie ein. Abgestimmt wird also nicht im Portal, sondern erfasst wird, was in Textform ankommt. Der Beschluss läuft durch dieselbe Auszählung und landet in derselben Beschluss-Sammlung wie alles andere.

Was sich nicht ändert

Condomana bietet keine Online- oder Hybridversammlung und keine Stimmabgabe im Portal. Die Versammlung findet statt wie bisher; Condomana ist das, womit Sie sie vorbereiten, auszählen und dokumentieren. Ob ein Beschluss wirksam ist, beurteilt die Software nicht.

Das Wesentliche

• Die Regel steht vor dem Abend fest, je Tagesordnungspunkt, und die Auszählung folgt ihr.
• Entwürfe sind Entwürfe: Tagesordnung, Beschlusstexte, Einladung und Protokoll schlägt die KI vor, verschickt wird nichts von allein.
• Die Zahlen werden nicht abgetippt — vom Abstimmungsergebnis über das Protokoll bis zur Beschluss-Sammlung ist es dieselbe Zahl.
• Der Umlaufbeschluss läuft durch dieselbe Maschine und steht in derselben Sammlung.