Versammlungssaison: von der Tagesordnung bis zum Eintrag in der Beschluss-Sammlung

Markus Engel verwaltet neun Gemeinschaften, und zwischen April und Juli stehen bei ihm neun Eigentümerversammlungen an. Eine davon ist die der WEG Am Stadtpark 3 in Nürnberg mit achtzehn Einheiten; zwei gehören Ehepaaren, eine einer Erbengemeinschaft. Auf der Tagesordnung stehen der Wirtschaftsplan, eine Sonderumlage für die Dachrinnen und eine neue Regel für den Fahrradkeller.

Früher hieß das: Einladung in Word, Anwesenheitsliste auf Papier, die Stimmen auf dem Block mitgezählt. Das Protokoll wurde am Wochenende abgetippt und die Beschluss-Sammlung irgendwann nachgetragen. Am Ende standen die Zahlen an vier Stellen, und nichts garantierte, dass sie überall dieselben waren.

Hier geht es um dieselbe Versammlung in Condomana. Wo ein Schritt die KI-Funktionen voraussetzt, ist das jeweils vermerkt.

Drei Wochen vorher: die Tagesordnung als Regeln

Herr Engel legt unter Beschlussfassung → Versammlungen eine neue Versammlung an, Typ Präsenz, mit dem Einberufungsdatum. Die Stimmanteile übernimmt Condomana dabei aus den Miteigentumsanteilen.

Zu jedem Tagesordnungspunkt gehören ein Titel und ein Beschlussvorschlag, und außerdem legt Herr Engel für jeden Punkt die Abstimmungsregel fest:

Welche Regel für welchen Punkt gilt, hängt vom Recht des Landes und von der Gemeinschaftsordnung ab. In Deutschland ist das Kopfprinzip der gesetzliche Normalfall, eine Vereinbarung kann aber anderes bestimmen. Die Regel sollte vor dem Abend feststehen, damit sie nicht erst in der Versammlung ausgehandelt wird.

Mit eingeschalteter KI schlägt Tagesordnung vorschlagen Punkte vor, die sich aus dem ergeben, was im Objekt offen ist: laufende Mängel, Wartung, die in den nächsten Monaten fällig wird, und frühere Beschlüsse, die befristet waren. Jeder Vorschlag nennt seine Quelle, und auf die Tagesordnung kommt er erst, wenn Herr Engel ihn übernimmt. Beschlusstext entwerfen formuliert zu jedem Punkt einen Beschlussvorschlag. Herr Engel bearbeitet ihn und setzt ihn mit Als Beschlussvorschlag übernehmen ein.

Die Einladung

Auch Einladung entwerfen ist eine KI-Funktion und macht aus der Tagesordnung eine Einladung in Textform. Das feste Gerüst kommt dabei aus den Daten und nicht vom Modell: das Datum, die nummerierten Tagesordnungspunkte und bei einem deutschen Objekt die gesetzlichen Hinweise. Das Modell füllt nur den Text dazwischen.

Herr Engel liest den Entwurf, ändert zwei Sätze und übergibt den Text mit Als Ankündigung veröffentlichen an die Ankündigungsmaske, wo er den Empfängerkreis prüft. Beim Entwerfen wird nie etwas verschickt. Auch für die Einladungsfrist bleibt er selbst verantwortlich; in Deutschland beträgt sie nach § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen. Die Entwürfe sind Formulierungsvorlagen und keine Rechtsberatung.

Der Abend

Versammlung starten friert die Tagesordnung ein und öffnet Anwesenheit und Abstimmung. Herr Engel erfasst jeden Eigentümer als Anwesend, Vertreten (mit Vollmacht an einen anderen Eigentümer) oder Abwesend. Abstimmen können nur Anwesende und Vertretene.

Zu jedem Punkt trägt er Ja, Nein oder Enthaltung ein, und Condomana rechnet nach der Regel des Punkts:

• Einfache Mehrheit: Ja muss Nein überwiegen; Enthaltungen zählen für keine Seite.
• Einstimmig: Jeder stimmberechtigte Eigentümer muss mit vollem Gewicht zustimmen. Schon eine Enthaltung oder eine fehlende Stimme verhindert den Beschluss.
• Mehrere Eigentümer einer Einheit, hier das Ehepaar und die Erbengemeinschaft, stimmen einheitlich ab. Eine abweichende Stimme lehnt Condomana ab, und ein Punkt mit gespaltener Stimme lässt sich nicht schließen. In Deutschland verlangt das § 25 Abs. 2 WEG.

Abstimmung schließen & vermerken berechnet das Ergebnis und schreibt es in die Beschluss-Sammlung, und dieser Schritt ist endgültig. Die Stimmgewichte werden beim Abstimmen festgehalten. Ändert sie später jemand, bleibt das Ergebnis trotzdem nachvollziehbar.

Am nächsten Morgen: das Protokoll

Ist die Versammlung mit Versammlung abschließen beendet, erstellt Protokoll entwerfen einen Entwurf aus dem, was dort tatsächlich erfasst wurde: wer anwesend und wer vertreten war, die Regel jedes Punkts, die Stimmen und das Ergebnis. Die Zahlen werden wörtlich übernommen. Das Modell schreibt nur den Text drumherum und darf keine Stimmen nacherzählen. Namentliche Stimmen sind standardmäßig ausgeschaltet.

Herr Engel bearbeitet den Entwurf und hat danach zwei Wege:

• Als Dokument ablegen: Das Protokoll wird als PDF mit Unterschriftszeilen abgelegt und auf Papier unterschrieben.
• Unterschriften online einholen: Herr Engel unterschreibt als Erster, danach bekommen bis zu drei weitere Unterzeichner einen Link und unterschreiben im Browser. In Deutschland sind das nach § 24 Abs. 6 WEG der Versammlungsvorsitzende, ein Eigentümer und, falls es einen gibt, der Beiratsvorsitzende. Nach der letzten Unterschrift wird das unterschriebene PDF mit einem Hashwert abgelegt und wie jedes andere Dokument freigegeben.

Protokollentwurf und Online-Unterschrift setzen die KI-Funktionen voraus. Wer sie nicht nutzt, schreibt das Protokoll wie bisher und legt es als Dokument ab; Abstimmung und Beschluss-Sammlung funktionieren genauso.

Die Beschluss-Sammlung schreibt sich selbst

Jeder geschlossene Punkt erscheint unter Beschlüsse, fortlaufend nummeriert, mit Datum, Wortlaut, Regel und Stimmen. Die Nummer muss niemand vergeben, und überschreiben kann einen Eintrag auch niemand. Kommt später etwas hinzu, etwa eine Anfechtung, ein Urteil oder eine Korrektur, wird es als Anmerkung ergänzt. Die Eigentümer sehen die Sammlung ihrer Gemeinschaft im Portal. Für eine Übergabe lässt sie sich als PDF, CSV und JSON exportieren, unabhängig vom Abo-Status.

Warum das mehr ist als Bequemlichkeit, steht in Die Beschluss-Sammlung rechtssicher führen.

Den Wirtschaftsplan genehmigt Herr Engel anschließend in der Buchhaltung und gibt dabei die Nummer des Beschlusses an. Die Genehmigung schreibt den Vorauszahlungsplan des Jahres. An dieser Stelle greifen Versammlung und Buchhaltung ineinander, ohne dass jemand eine Zahl abtippt.

Im September: der Umlaufbeschluss

Im Herbst muss die Gemeinschaft über einen neuen Wartungsvertrag für die Toranlage entscheiden, und dafür lohnt sich keine Versammlung. Herr Engel legt eine Versammlung vom Typ Umlaufbeschluss an. Die Mehrheit steht dabei standardmäßig auf Einstimmig, denn in Deutschland verlangt § 23 Abs. 3 WEG die Zustimmung aller Eigentümer in Textform. Hat die Gemeinschaft für diese Sache beschlossen, dass eine Mehrheit genügt, stellt er den Punkt auf Einfach.

Nach Umlaufbeschluss eröffnen zählt jeder stimmberechtigte Eigentümer; die Beschränkung auf Anwesende und Vertretene gilt hier nicht. Wer Portalzugang hat, wird benachrichtigt und antwortet bis zur Frist im Portal unter Abstimmungen, Punkt für Punkt; eine dort abgegebene Antwort ist endgültig. Wer keinen Zugang hat, antwortet in Textform, zum Beispiel per Mail an die Organisationsadresse, und Herr Engel trägt die Antwort ein. Der Beschluss läuft dann durch dieselbe Auszählung wie alles andere und landet in derselben Beschluss-Sammlung.

Was sich nicht ändert

Bild und Ton überträgt Condomana nicht. Hat die Gemeinschaft die Online-Teilnahme beschlossen, läuft die Videokonferenz weiter über Zoom, Teams oder Jitsi, und Condomana zählt die Stimmen aus dem Saal ebenso wie die aus dem Portal. Wie das abläuft, beschreibt Online- und Hybridversammlung: wenn Eigentümer im Portal abstimmen. Ohne diesen Beschluss findet die Versammlung statt wie bisher, und Condomana ist das Werkzeug, mit dem Sie sie vorbereiten, auszählen und dokumentieren. Ob ein Beschluss wirksam ist, beurteilt die Software nicht.

Das Wesentliche

• Die Regel steht vor dem Abend fest, für jeden Tagesordnungspunkt, und die Auszählung folgt ihr.
• Entwürfe sind Entwürfe: Tagesordnung, Beschlusstexte, Einladung und Protokoll schlägt die KI vor, und nichts davon wird von allein verschickt.
• Die Zahlen werden nicht abgetippt: Vom Abstimmungsergebnis über das Protokoll bis zur Beschluss-Sammlung ist es dieselbe Zahl.
• Der Umlaufbeschluss läuft durch dieselbe Auszählung und steht in derselben Sammlung.