Erst fragen, dann beschließen: Umfragen vor der Eigentümerversammlung

Katrin Vogt verwaltet in Leipzig die WEG Bergstraße 7: sechzehn Einheiten, einundzwanzig Eigentümer, weil mehrere Wohnungen Ehepaaren gehören und eine einer Erbengemeinschaft mit drei Erben. Im Herbst haben zwei Eigentümer nach Ladestationen in der Tiefgarage gefragt, eine Eigentümerin beschwert sich seit Monaten über die Fahrradständer im Hof, und für die Versammlung im März gibt es noch keinen Termin.

Früher hätte Frau Vogt alle drei Themen auf die Tagesordnung gesetzt und am Abend gesehen, was passiert. Diesmal fragt sie im Januar die Eigentümer, mit einer Umfrage im Portal.

Eine Umfrage beschließt nichts

Eine Umfrage ist ein Stimmungsbild. Was dabei herauskommt, bindet die Gemeinschaft nicht und landet nicht in der Beschluss-Sammlung. Condomana schreibt das auf die Umfrageseiten der Verwaltung und über jede Umfrage im Portal, damit kein Eigentümer seine Antwort für eine Stimme hält.

Das hat auch mit dem Gesetz zu tun. Ein Beschluss ohne Versammlung ist nach § 23 Abs. 3 WEG nur gültig, wenn alle Eigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären, oder mit Mehrheit, wenn die Gemeinschaft das für die konkrete Sache vorher beschlossen hat. Dafür gibt es in Condomana den Umlaufbeschluss. Eine Umfrage ersetzt ihn nicht.

Gezählt wird ebenfalls anders. In der Versammlung können mehrere Eigentümer einer Einheit ihr Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 WEG), und je nach Gemeinschaftsordnung zählen Köpfe oder Miteigentumsanteile. In der Umfrage antwortet jede Person für sich, und jede Antwort zählt gleich. Das Ehepaar aus der zweiten Etage gibt also zwei Antworten ab, und eine große Wohnung wiegt nicht mehr als eine kleine. Für ein Stimmungsbild ist das in Ordnung. Wer aus dem Ergebnis eine Mehrheit in der Versammlung ableiten will, sollte es im Kopf behalten.

Die Umfrage anlegen

Unter Kommunikation und Ablage → Umfragen legt Frau Vogt mit Neue Umfrage einen Entwurf an. Sie gibt ihm einen Titel und eine Einleitung, wählt die Zielgruppe und setzt die Frist Antworten bis auf den 31. Januar. Der Tag selbst gehört noch den Antwortenden.

Bei der Zielgruppe gibt es zwei Möglichkeiten: Nur Eigentümer oder Eigentümer und Bewohner, also zusätzlich die aktuellen Mieter der Einheiten. Für die Fahrradständer wären die Mieter interessant, denn sie stellen dort ihre Räder ab. Weil die Umfrage aber auch nach dem Versammlungstermin fragt, beschränkt Frau Vogt sie auf die Eigentümer.

Die Fragen schreibt sie auf der Seite der Umfrage, jede in einem eigenen Formular. Drei Typen stehen zur Wahl: Einfachauswahl, Mehrfachauswahl und Freitext. Eine Frage mit Auswahl braucht mindestens zwei und höchstens zwanzig Optionen, und jede Frage lässt sich als Pflichtfrage markieren. Ihre Umfrage hat vier Fragen:

Die Reihenfolge der Fragen lässt sich ändern, solange die Umfrage ein Entwurf ist. Im Portal sieht sie in diesem Stadium niemand.

Anonym oder namentlich

Vor dem Veröffentlichen entscheidet Frau Vogt, ob die Umfrage anonym läuft. Bei einer anonymen Umfrage speichert Condomana die Antworten ohne jede Verbindung zur Person: ohne Namen, ohne Zeitpunkt, mit einem zufälligen Schlüssel. Festgehalten wird nur, dass jemand geantwortet hat, damit niemand zweimal antwortet und die Rücklaufquote stimmt. Eine anonyme Antwort lässt sich nach dem Absenden nicht mehr ändern, und das Formular sagt das vor dem Button.

Bei einer namentlichen Umfrage sieht die Verwaltung, wer geantwortet hat, und jeder kann seine Antwort bis zum Ende der Frist ändern. Für die Terminfrage wäre das praktisch. Bei der Frage nach den Fahrradständern hat Frau Vogt aber den Eindruck, dass einige sich offener äußern, wenn ihr Name nicht dabeisteht. Sie wählt anonym.

Mit Veröffentlichen werden die Fragen eingefroren. Zielgruppe, Anonymität, Frist und Fragen lassen sich danach nicht mehr ändern, weil sonst Antworten auf eine Frage gezählt würden, die es so nicht mehr gibt. Die Eigentümer mit Portalzugang werden benachrichtigt, so wie sie es in ihrem Profil eingestellt haben, und finden die Umfrage im Portal unter Umfragen.

Wer nicht im Portal ist, wird nicht gefragt

Von den einundzwanzig Eigentümern der Bergstraße haben siebzehn ein Portalkonto. Die anderen vier können die Umfrage nicht beantworten. Eine Antwort per Brief oder Telefon kann die Verwaltung nicht nachtragen.

Die Rücklaufquote rechnet trotzdem mit allen einundzwanzig, denn gefragt sind alle aktuellen Eigentümer. Das ist ehrlicher, als nur die Portalnutzer zu zählen: Die Quote zeigt, wie viel der Gemeinschaft hinter dem Ergebnis steht. Frau Vogt nimmt die Umfrage zum Anlass, die vier noch einmal ins Portal einzuladen. Wie Einladung und Erinnerung funktionieren, steht in Ein Objekt vom Vorverwalter übernehmen.

Die Ergebnisse lesen

Auf der Seite der Umfrage sieht Frau Vogt die Ergebnisse, sobald die ersten Antworten da sind. Am 1. Februar haben vierzehn von einundzwanzig geantwortet, eine Rücklaufquote von 67 Prozent.

Für jede Frage zeigt Condomana, wie viele sie beantwortet haben, und für jede Option die Zahl und den Anteil an diesen Antworten. Bei der Ladestation stehen sechs Ja, vier Vielleicht und vier Nein. Die Freitexte erscheinen alphabetisch sortiert, damit ihre Reihenfolge nichts darüber verrät, wer wann geantwortet hat. Zwei Eigentümer wünschen sich eine Erklärung zu den gestiegenen Heizkosten, einer fragt nach dem Zustand der Dachrinnen.

Mit CSV exportieren nimmt sie die Zahlen in ihre Unterlagen für die Versammlung. Eine Umfrage, deren Frage sich erledigt hat, kann sie mit Umfrage schließen vor der Frist beenden. Und wenn sie die Ergebnisse mit den Teilnehmenden teilt, sehen alle, die geantwortet haben, nach dem Ende der Umfrage die Zahlen im Portal.

Vom Stimmungsbild zum Tagesordnungspunkt

Was Frau Vogt aus der Umfrage macht, entscheidet sie selbst; Condomana überträgt nichts in die Versammlung. Sie legt die Versammlung auf den Dienstag, der die meisten Stimmen bekommen hat. Die Ladestationen setzt sie als Punkt auf die Tagesordnung, mit einem Beschlussvorschlag für ein Angebot zur Vorbereitung der Leitungen, weil sechs Ja und vier Vielleicht eine Mehrheit möglich erscheinen lassen. Die Heizkosten bekommen einen Punkt zur Information ohne Beschluss.

Diese Entscheidungen müssen vor der Einladung fallen. § 23 Abs. 2 WEG verlangt zur Gültigkeit eines Beschlusses, dass der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist. Ein Thema, das erst am Abend aufkommt, kann die Versammlung besprechen, beschließen sollte sie es dann nicht. Eine Umfrage vier bis sechs Wochen vor der Einladung lässt genug Zeit, die Punkte sauber zu formulieren.

Wie es danach weitergeht, von der Tagesordnung bis zur Beschluss-Sammlung, beschreibt Versammlungssaison.

Das Wesentliche

• Eine Umfrage ist ein unverbindliches Stimmungsbild. Beschlüsse fasst die Versammlung oder ein Umlaufbeschluss nach § 23 Abs. 3 WEG.
• In der Umfrage zählt jede Person einmal und ungewichtet, anders als in der Abstimmung.
• Anonym heißt: keine Verbindung zwischen Person und Antwort, und keine Änderung nach dem Absenden. Namentliche Antworten lassen sich bis zur Frist ändern.
• Antworten kann nur, wer im Portal ist. Die Rücklaufquote rechnet mit allen Eigentümern und zeigt deshalb, wie viel der Gemeinschaft hinter dem Ergebnis steht.