Montagmorgen in der Verwaltung: vom vollen Postfach zum sortierten Tag

Sandra Köhler führt mit zwei Kolleginnen eine kleine Hausverwaltung: 22 Wohnungseigentümergemeinschaften, knapp 400 Einheiten. Ihr Montag sah lange so aus: sechzig ungelesene Mails in drei Postfächern, ein Stapel Briefpost vom Freitag, das Diensthandy mit elf WhatsApp-Nachrichten, zwei davon mit Fotos von einem tropfenden Heizkörper, und ein Anrufbeantworter, der dieselbe Frage dreimal stellt.

Nichts davon war schwierig. Es war nur alles gleichzeitig da, und jedes Stück musste erst gelesen werden, bevor klar war, ob es eine Minute oder einen Vormittag kostet.

Dieser Artikel geht einen solchen Montag mit Condomana durch — nicht als Funktionsliste, sondern in der Reihenfolge, in der die Arbeit tatsächlich hereinkommt. Wo eine Stelle nur mit eingeschalteten KI-Funktionen funktioniert, steht es dabei.

7:45 Uhr — was übers Wochenende passiert ist

Frau Köhler hat für sich eine tägliche Zusammenfassung eingestellt. Jede Person wählt selbst, ob Condomana sie sofort benachrichtigt oder täglich, wöchentlich oder monatlich bündelt; die Glocke in der Anwendung aktualisiert sich ohnehin laufend. Die Zusammenfassung vom Morgen listet, was seit gestern geschehen ist: zwei neue Mängel, ein Kommentar eines Eigentümers, drei neue Nachrichten, eine Frist, die in ihren Vorlauf eingetreten ist.

Hat die Organisation die KI-Funktionen eingeschaltet, steht über dieser Liste ein kurzer Absatz in normaler Sprache — was gemeldet, was erledigt, was geteilt wurde. Er ersetzt die Liste nicht, er steht darüber. Nach zwei Minuten weiß sie, womit der Tag anfängt.

Eine Adresse statt fünf Postfächer

Jede Organisation hat unter Nachrichten eine eigene E-Mail-Adresse. Frau Köhler hat sie auf Briefbogen und Website gesetzt; was dorthin geht, erscheint als Nachricht. Gehört die Absenderadresse zu einer erfassten Person, landet die Mail in deren Gesprächsfaden — mit den Objekten und Einheiten dieser Person daneben. Wer unbekannt ist, bleibt auf einem eigenen Reiter, bis sie ihn einer Person zuordnet oder blockiert. Eine Mail von einer fremden Adresse gilt nie stillschweigend als Nachricht eines Eigentümers.

WhatsApp ist optional. Die Verwaltung verbindet ihr eigenes WhatsApp-Business-Konto bei Meta, und von da an stehen WhatsApp- und E-Mail-Nachrichten derselben Person im selben Faden. Beim Antworten wählt Frau Köhler den Kanal. Freie WhatsApp-Antworten sind innerhalb des 24-Stunden-Fensters möglich, das Meta vorgibt; danach ist E-Mail der Weg. Niemand bekommt WhatsApp ohne erfasste Einwilligung.

Ihre Antworten tragen die Organisationsadresse als Antwortadresse. Die Rückmeldung des Eigentümers landet deshalb wieder im selben Faden und nicht im persönlichen Postfach einer Kollegin, die gerade Urlaub hat.

Aus einer Nachricht wird Arbeit

Die meisten Nachrichten sind keine Gespräche, sondern Aufträge in Verkleidung. Deshalb endet eine Nachricht in Condomana selten mit „gelesen":

• Die WhatsApp mit dem tropfenden Heizkörper wird mit einem Klick zum Mangel, der Text ist vorbefüllt, das Objekt steht schon fest.
• Der Anhang mit dem Wartungsprotokoll geht nach der Virenprüfung in den Dokumenteneingang.
• Die Rechnung des Hausmeisterdienstes wird mit Als Buchung erfassen abgelegt und ausgelesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum und ein Vorschlag für die Kostenart. Findet Condomana dieselbe Rechnung schon einmal im Bestand, steht ein Hinweis daneben. Gebucht wird erst, wenn Frau Köhler die Maske prüft und speichert. Diese Schaltfläche gibt es nur mit eingeschalteten KI-Funktionen.

Mit KI schlägt Condomana außerdem zu jeder eingehenden Nachricht eine kurze Zusammenfassung und einen nächsten Schritt vor — Mangel anlegen, Antwort entwerfen, an einen bestehenden Mangel anhängen oder als Dokument ablegen. Das sind Vorschläge zum Anklicken. Es passiert nichts, bevor jemand klickt, und keine Antwort geht von allein hinaus.

Der Papierstapel: der Dokumenteneingang

Die Briefpost vom Freitag fotografiert die Auszubildende mit Mit Kamera erfassen direkt vom Telefon in den Dokumenteneingang. Dort landen auch übernommene Mail-Anhänge und alles, was beim Hochladen auf Später sortieren gestellt wurde.

Der Eingang ist unsichtbar für Eigentümer. Jedes Stück wartet, bis jemand Typ und Empfängerkreis bestätigt: alle Eigentümer der Gemeinschaft, bestimmte Einheiten oder bestimmte Personen. Mit eingeschalteter KI ist die Maske bereits vorausgefüllt — ein Titel, ein Dokumenttyp und, wo der Inhalt es hergibt, die Einheiten oder Eigentümer, an die das Schreiben gerichtet scheint. Vorgeschlagen werden nur Einheiten und Eigentümer, die es in dieser Gemeinschaft tatsächlich gibt. Liegen mehrere Schreiben in einer einzigen PDF, schlägt Condomana vor, sie zu teilen. Mehrere geprüfte Eingänge bestätigt Frau Köhler in einem Durchgang.

Ohne KI ist der Eingang ein ganz normaler Sortiertisch. Das ist kein Mangel, sondern der Punkt: Die Ablage funktioniert auch, wenn die Organisation sich gegen KI entscheidet.

Individuelle Schreiben: der Serienversand

Am Montag geht außerdem das Anschreiben zur Anpassung des Hausgelds an alle Eigentümer einer Gemeinschaft hinaus — ein eigenes PDF pro Eigentümer, erstellt in ihrer Buchhaltung. Früher hieß das: vierzehn Mails, vierzehn Anhänge, vierzehnmal prüfen, ob der richtige Name zum richtigen Anhang gehört.

Unter Dokumente → Serienversand lädt sie die Schreiben gemeinsam hoch. Condomana liest jedes einzelne und schlägt den Empfänger anhand des Inhalts vor, abgeglichen mit den tatsächlichen Eigentümern der Gemeinschaft. Ein Schreiben, das nicht eindeutig zuzuordnen ist, wird angehalten und wartet auf ihre Auswahl. Zugestellt wird nichts, bevor sie jede Zuordnung bestätigt hat; danach liegt jedes Schreiben im Portal genau des Eigentümers, an den es gerichtet ist. Das Zuordnen per Inhalt ist eine KI-Funktion; ohne sie wählt man den Empfänger je Datei selbst.

Einmal für alle: die Ankündigung

Dienstag wird der Aufzug in der Parkallee gewartet. Statt eines Aushangs schreibt Frau Köhler eine Ankündigung. Die Maske zeigt vor dem Veröffentlichen, wie viele Eigentümer sie erreicht. Mit Auch für Bewohner sichtbar sehen auch die Mieter die Mitteilung in ihrem Portal. Dringend würde jeden Eigentümer mit Portalzugang sofort per E-Mail benachrichtigen, unabhängig von seiner Einstellung zur Zusammenfassung — für eine Aufzugswartung wäre das zu viel, beim Wasserabstellen nicht.

Was sonst noch anklopft

Ein Teil des Montags kommt nicht von außen, sondern aus dem Kalender:

Was der Montag nicht erledigt

Ehrlichkeitshalber: Condomana hat keine Bankanbindung. Welche Hausgelder eingegangen sind, sehen Sie weiterhin in Ihrer Bank und Ihrer Buchhaltung. Und alles, was oben „vorgeschlagen" heißt, bleibt ein Vorschlag — die Entscheidung, welcher Eigentümer welches Schreiben bekommt, ist Ihre.

Die KI-Funktionen sind standardmäßig aus. Die Organisation schaltet sie selbst ein, die Entscheidung wird protokolliert, und sie werden nach Nutzung abgerechnet. Was sie leisten und was nicht, steht in Was KI in der Hausverwaltung heute wirklich kann.

Das Wesentliche

• Eine Adresse, ein Faden pro Person. E-Mail und WhatsApp derselben Person stehen zusammen; Unbekannte bleiben draußen, bis Sie entscheiden.
• Nachrichten werden zu Vorgängen, nicht zu Lesezeichen: Mangel, Dokument oder Buchung mit einem Klick.
• Der Eingang ist privat, bis Sie bestätigen. Mit KI ist er vorsortiert, ohne KI ist er ein Sortiertisch.
• Individuelle Schreiben gehen an den Richtigen — weil Sie jede Zuordnung bestätigen, bevor etwas zugestellt wird.