Montagmorgen in der Verwaltung: vom vollen Postfach zum sortierten Tag

Sandra Köhler führt mit zwei Kolleginnen eine kleine Hausverwaltung mit 22 Wohnungseigentümergemeinschaften und knapp 400 Einheiten. Ihr Montag sah lange so aus: sechzig ungelesene Mails in drei Postfächern, ein Stapel Briefpost vom Freitag, das Diensthandy mit elf WhatsApp-Nachrichten, zwei davon mit Fotos von einem tropfenden Heizkörper, und ein Anrufbeantworter, auf dem dieselbe Frage dreimal gestellt wird.

Schwierig war davon wenig. Aber alles kam gleichzeitig, und jedes Stück musste erst gelesen werden, bevor klar war, ob es eine Minute oder einen Vormittag kostet.

Hier folgt ein solcher Montag mit Condomana, und zwar in der Reihenfolge, in der die Arbeit tatsächlich hereinkommt. Wo etwas nur mit eingeschalteten KI-Funktionen geht, steht das dabei.

7:45 Uhr: was übers Wochenende passiert ist

Frau Köhler hat sich eine tägliche Zusammenfassung eingestellt. Jede Person wählt selbst, ob Condomana sie sofort benachrichtigt oder die Meldungen täglich, wöchentlich oder monatlich bündelt; die Glocke in der Anwendung aktualisiert sich ohnehin laufend. In der Zusammenfassung vom Morgen steht, was seit gestern geschehen ist: zwei neue Mängel, ein Kommentar eines Eigentümers, drei neue Nachrichten und eine Frist, deren Vorlauf begonnen hat.

Hat die Organisation die KI-Funktionen eingeschaltet, steht über der Liste zusätzlich ein kurzer Absatz in normaler Sprache, der zusammenfasst, was gemeldet, erledigt und geteilt wurde. Die Liste selbst bleibt darunter vollständig stehen. Nach zwei Minuten weiß Frau Köhler, womit ihr Tag anfängt.

Eine Adresse statt fünf Postfächer

Jede Organisation hat unter Nachrichten eine eigene E-Mail-Adresse. Frau Köhler hat sie auf Briefbogen und Website gesetzt, und was dorthin geschickt wird, erscheint als Nachricht. Gehört die Absenderadresse zu einer erfassten Person, landet die Mail in deren Gesprächsfaden, und daneben stehen die Objekte und Einheiten dieser Person. Unbekannte Absender bleiben auf einem eigenen Reiter, bis Frau Köhler sie einer Person zuordnet oder blockiert. Eine Mail von einer fremden Adresse wird also nie stillschweigend als Nachricht eines Eigentümers behandelt.

WhatsApp ist optional. Die Verwaltung verbindet ihr eigenes WhatsApp-Business-Konto bei Meta, und von da an stehen WhatsApp- und E-Mail-Nachrichten derselben Person im selben Faden. Beim Antworten wählt Frau Köhler den Kanal. Freie WhatsApp-Antworten sind innerhalb des 24-Stunden-Fensters möglich, das Meta vorgibt, danach antwortet sie per E-Mail. WhatsApp-Nachrichten bekommt nur, wessen Einwilligung erfasst ist.

Ihre Antworten tragen die Organisationsadresse als Antwortadresse. Schreibt der Eigentümer zurück, landet das deshalb wieder im selben Faden und nicht im persönlichen Postfach einer Kollegin, die gerade Urlaub hat.

Aus einer Nachricht wird Arbeit

Die meisten Nachrichten sind verkleidete Aufträge. In Condomana bleibt es deshalb selten beim Lesen:

• Die WhatsApp mit dem tropfenden Heizkörper wird mit einem Klick zum Mangel. Der Text ist vorbefüllt, und das Objekt steht schon fest.
• Der Anhang mit dem Wartungsprotokoll geht nach der Virenprüfung in den Dokumenteneingang.
• Die Rechnung des Hausmeisterdienstes legt Als Buchung erfassen ab und liest sie aus: Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Datum und ein Vorschlag für die Kostenart. Findet Condomana dieselbe Rechnung schon einmal im Bestand, steht ein Hinweis daneben. Gebucht wird erst, wenn Frau Köhler die Maske geprüft und gespeichert hat. Diese Schaltfläche gibt es nur mit eingeschalteten KI-Funktionen.

Mit KI schlägt Condomana außerdem zu jeder eingehenden Nachricht eine kurze Zusammenfassung und einen nächsten Schritt vor: einen Mangel anlegen, eine Antwort entwerfen, die Nachricht an einen bestehenden Mangel anhängen oder sie als Dokument ablegen. Ausgeführt wird ein solcher Vorschlag erst, wenn jemand ihn anklickt, und keine Antwort geht von allein hinaus.

Der Papierstapel: der Dokumenteneingang

Die Briefpost vom Freitag fotografiert die Auszubildende mit Mit Kamera erfassen direkt vom Telefon in den Dokumenteneingang. Dort landen auch übernommene Mail-Anhänge und alles, was beim Hochladen auf Später sortieren gestellt wurde.

Eigentümer sehen den Eingang nicht. Jedes Stück wartet dort, bis jemand Typ und Empfängerkreis bestätigt hat, also alle Eigentümer der Gemeinschaft, bestimmte Einheiten oder bestimmte Personen. Mit eingeschalteter KI ist die Maske schon ausgefüllt: mit einem Titel, einem Dokumenttyp und, soweit der Inhalt es hergibt, mit den Einheiten oder Eigentümern, an die das Schreiben gerichtet scheint. Vorgeschlagen werden dabei nur Einheiten und Eigentümer, die es in dieser Gemeinschaft tatsächlich gibt. Stecken mehrere Schreiben in einer einzigen PDF, schlägt Condomana vor, sie zu teilen. Mehrere geprüfte Eingänge bestätigt Frau Köhler in einem Durchgang.

Ohne KI ist der Eingang ein ganz normaler Sortiertisch, und so ist es gewollt: Die Ablage funktioniert auch, wenn sich die Organisation gegen KI entscheidet.

Individuelle Schreiben: der Serienversand

Außerdem geht an diesem Montag das Anschreiben zur Anpassung des Hausgelds an alle Eigentümer einer Gemeinschaft hinaus, als eigenes PDF pro Eigentümer, erstellt in ihrer Buchhaltung. Früher waren das vierzehn Mails mit vierzehn Anhängen, und bei jeder musste sie prüfen, ob der richtige Name zum richtigen Anhang gehört.

Unter Dokumente → Serienversand lädt sie die Schreiben gemeinsam hoch. Condomana liest jedes einzelne und schlägt anhand des Inhalts den Empfänger vor, abgeglichen mit den tatsächlichen Eigentümern der Gemeinschaft. Lässt sich ein Schreiben nicht eindeutig zuordnen, wird es angehalten, bis sie den Empfänger auswählt. Zugestellt wird nichts, bevor sie jede Zuordnung bestätigt hat. Danach liegt jedes Schreiben im Portal genau des Eigentümers, an den es gerichtet ist. Das Zuordnen nach Inhalt ist eine KI-Funktion; ohne sie wählt man den Empfänger für jede Datei selbst.

Einmal für alle: die Ankündigung

Am Dienstag wird der Aufzug in der Parkallee gewartet. Statt eines Aushangs schreibt Frau Köhler eine Ankündigung. Vor dem Veröffentlichen zeigt die Maske, wie viele Eigentümer sie erreicht. Mit Auch für Bewohner sichtbar sehen auch die Mieter die Mitteilung in ihrem Portal. Dringend würde jeden Eigentümer mit Portalzugang sofort per E-Mail benachrichtigen, unabhängig von seiner Einstellung zur Zusammenfassung. Für eine Aufzugswartung wäre das zu viel, wenn das Wasser abgestellt wird, ist es angemessen.

Was sonst noch anklopft

Ein Teil des Montags kommt aus dem eigenen Kalender:

Was der Montag nicht erledigt

Condomana hat keine Bankanbindung. Welche Hausgelder eingegangen sind, sehen Sie weiterhin in Ihrer Bank und Ihrer Buchhaltung. Und alles, was oben „vorgeschlagen“ heißt, bleibt ein Vorschlag. Welcher Eigentümer welches Schreiben bekommt, entscheiden Sie.

Die KI-Funktionen sind ab Werk ausgeschaltet. Die Organisation schaltet sie selbst ein, Condomana protokolliert diese Entscheidung, und abgerechnet wird nach Nutzung. Was die Funktionen leisten und was nicht, steht in Was KI in der Hausverwaltung heute wirklich kann.

Das Wesentliche

• Alles geht an eine Adresse, und jede Person hat einen Faden. E-Mail und WhatsApp derselben Person stehen zusammen, Unbekannte bleiben draußen, bis Sie entscheiden.
• Aus einer Nachricht wird mit einem Klick ein Vorgang: ein Mangel, ein Dokument oder eine Buchung.
• Der Eingang bleibt für Eigentümer unsichtbar, bis Sie bestätigen. Mit KI ist er vorsortiert, ohne KI ist er ein Sortiertisch.
• Individuelle Schreiben erreichen den richtigen Eigentümer, weil Sie jede Zuordnung bestätigen, bevor etwas zugestellt wird.