Segunda-feira de manhã numa administração de condomínios: da caixa de entrada cheia a um dia organizado
À segunda-feira, o que faz mais barulho passa à frente, mesmo quando não é o mais importante. O arranque da semana depende da rapidez com que o resto da pilha encontra o seu lugar.
7 minutos de leitura
Sandra Köhler gere um pequeno escritório de administração com dois colegas e acompanha 22 condomínios com pouco menos de 400 frações. Durante anos, a sua segunda-feira foi assim: sessenta emails por ler em três caixas de correio, uma pilha com o correio de sexta-feira, o telemóvel de serviço com onze mensagens de WhatsApp, duas delas fotografias de um radiador a pingar, e um atendedor de chamadas em que a mesma pergunta aparece três vezes.
Pouco daquilo era difícil. Mas chegava tudo ao mesmo tempo, e cada item tinha de ser lido antes de se perceber se ia levar um minuto ou uma manhã.
Segue-se uma segunda-feira dessas com o Condomana, pela ordem em que o trabalho realmente chega. Quando algo só funciona com as funcionalidades de IA ativadas, isso é indicado no ponto respetivo.
7h45: o que aconteceu no fim de semana
A Sra. Köhler configurou um resumo diário. Cada pessoa escolhe se o Condomana a notifica de imediato ou se agrupa as notificações por dia, semana ou mês; o sino na aplicação atualiza-se continuamente de qualquer forma. O resumo da manhã lista o que aconteceu desde ontem: duas novas anomalias, um comentário de um condómino, três novas mensagens e um prazo cuja janela de lembrete abriu.
Se a organização tiver ativado as funcionalidades de IA, por cima da lista aparece ainda um parágrafo curto em linguagem simples que resume o que foi comunicado, concluído e partilhado. A lista completa continua por baixo. Ao fim de dois minutos, a Sra. Köhler sabe com o que começa o dia.
Um endereço em vez de cinco caixas de correio
Cada organização tem o seu próprio endereço de email em Mensagens. A Sra. Köhler pô-lo no papel timbrado e no site, e tudo o que é enviado para lá aparece como mensagem. Se o endereço do remetente pertencer a uma pessoa registada, o email entra na conversa dessa pessoa, com os respetivos edifícios e frações ao lado. Os remetentes desconhecidos ficam num separador próprio até a Sra. Köhler os atribuir a uma pessoa ou os bloquear. Um email de um endereço desconhecido nunca é, portanto, tratado discretamente como mensagem de um condómino.
O WhatsApp é opcional. O escritório liga a sua própria conta WhatsApp Business na Meta e, a partir daí, as mensagens de WhatsApp e de email da mesma pessoa ficam na mesma conversa. Ao responder, a Sra. Köhler escolhe o canal. As respostas livres por WhatsApp são possíveis dentro da janela de 24 horas definida pela Meta; depois disso, responde por email. Só recebem mensagens de WhatsApp as pessoas cujo consentimento está registado.
As respostas dela levam o endereço da organização como endereço de resposta. Quando o condómino responde, a resposta volta portanto à mesma conversa e não à caixa pessoal de um colega que por acaso está de férias.
Uma mensagem torna-se trabalho
A maioria das mensagens são tarefas disfarçadas. No Condomana, raramente acabam na leitura:
- O WhatsApp com o radiador a pingar torna-se uma anomalia com um clique. O texto vem preenchido e o edifício já está definido.
- O anexo com o relatório de manutenção vai para a caixa de entrada de documentos depois da verificação antivírus.
- A fatura da empresa de limpeza e manutenção do edifício é guardada e lida com Registar como lançamento: fornecedor, número da fatura, montante, data e um tipo de custo sugerido. Se o Condomana encontrar a mesma fatura já registada, aparece um aviso ao lado. Nada é lançado até a Sra. Köhler verificar e guardar o formulário. Este botão só existe com as funcionalidades de IA ativadas.
Com IA, o Condomana propõe também, para cada mensagem recebida, um resumo curto e um próximo passo: criar uma anomalia, redigir uma resposta, associar a mensagem a uma anomalia existente ou arquivá-la como documento. Uma proposta só é executada quando alguém clica nela, e nenhuma resposta sai sozinha.
A pilha de papel: a caixa de entrada de documentos
A estagiária fotografa o correio de sexta-feira diretamente do telemóvel para a Caixa de entrada de documentos, com a captura pela câmara. Os anexos vindos do email chegam também ali, tal como tudo o que é carregado com "organizar mais tarde".
Os condóminos não veem a caixa de entrada. Cada item espera ali até alguém confirmar o tipo e os destinatários, ou seja, todos os condóminos do condomínio, frações específicas ou pessoas específicas. Com a IA ativada, o formulário já vem preenchido: com um título, um tipo de documento e, na medida em que o conteúdo o permita, as frações ou os condóminos a quem a carta parece dirigida. Só são propostas frações e condóminos que existem de facto nesse condomínio. Se um PDF contiver várias cartas, o Condomana propõe dividi-lo. A Sra. Köhler confirma vários itens verificados de uma só vez.
Sem IA, a caixa de entrada é uma mesa de triagem normal, e isso é intencional: o arquivo funciona mesmo que a organização decida não usar IA.
Cartas individuais: a distribuição em série
Esta segunda-feira sai também a carta sobre a atualização das quotas para todos os condóminos de um condomínio, um PDF separado para cada condómino, produzido no seu software de contabilidade. Antes, isso significava catorze emails com catorze anexos, e em cada um tinha de confirmar que o nome certo ia com o anexo certo.
Em Documentos → Distribuição em série, carrega as cartas todas juntas. O Condomana lê cada uma e propõe o destinatário a partir do conteúdo, comparando-o com os condóminos reais do condomínio. Se uma carta não puder ser atribuída sem ambiguidade, fica retida até ela escolher o destinatário. Nada é entregue antes de ela confirmar todas as atribuições. Depois disso, cada carta fica no portal exatamente do condómino a quem se dirige. A correspondência pelo conteúdo é uma funcionalidade de IA; sem ela, escolhe o destinatário de cada ficheiro manualmente.
Uma vez para todos: o comunicado
Na terça-feira há revisão do elevador na Parkallee. Em vez de um aviso no quadro, a Sra. Köhler escreve um comunicado. Antes de publicar, o formulário mostra quantos condóminos vai alcançar. Com Também visível para os residentes, os inquilinos veem-no também no portal deles. Urgente enviaria de imediato um email a todos os condóminos com acesso ao portal, independentemente da definição de resumo de cada um. Para uma revisão do elevador seria demasiado; quando a água vai ser cortada, é adequado.
O que mais bate à porta
Parte da segunda-feira vem da sua própria agenda:
| O quê | De onde vem |
|---|---|
| Revisão do aquecimento a vencer | O plano de manutenção cria ele próprio uma entrada na lista de anomalias quando chega a data. |
| Prazo de denúncia do contrato de limpeza e manutenção | Prazos lembra duas vezes: quando abre a janela de lembrete e na data-limite. |
| Uma anomalia parada há semanas | A automatização assinala as anomalias que ficaram paradas. |
| Um condómino não aceitou o convite | Já foi enviado um lembrete automático; o estado no portal mostra-o. |
O que a segunda-feira não resolve
O Condomana não tem ligação bancária. As quotas que entraram continua a vê-las no seu banco e na sua contabilidade. E tudo o que acima é descrito como "proposto" continua a ser uma proposta. Que condómino recebe que carta é decisão sua.
As funcionalidades de IA estão desativadas por predefinição. É a própria organização que as ativa, o Condomana regista essa decisão e as funcionalidades são faturadas consoante a utilização. O que fazem e o que não fazem está explicado em O que a IA na administração de condomínios consegue realmente fazer hoje.
O essencial
- Tudo vai para um único endereço, e cada pessoa tem uma única conversa. Email e WhatsApp da mesma pessoa ficam juntos, e os remetentes desconhecidos ficam de fora até decidir.
- Uma mensagem torna-se uma tarefa com um clique: uma anomalia, um documento ou um lançamento.
- A caixa de entrada fica invisível para os condóminos até confirmar. Com IA vem pré-organizada, sem IA é uma mesa de triagem.
- As cartas individuais chegam ao condómino certo, porque confirma cada atribuição antes de qualquer entrega.
Escrito por
Andreas Hartmann
Fundador da Condomana e diretor-geral da nelo digitalagentur em Ulm.
Como isto se vê no Condomana
Distribuição de documentos
Arquive cada documento no edifício e na fração corretos e partilhe-o exatamente com os condóminos com direito a vê-lo. Volte a encontrar qualquer ficheiro por pesquisa de texto integral, e cada carregamento é verificado contra vírus antes de alguém o poder descarregar.
Sugestões de documentos
Para um documento carregado, a IA propõe um título, um resumo breve e metadados, que pode aceitar ou rejeitar. Não arquiva nada por conta própria.
Notificações e resumos
Notificações
Cada pessoa escolhe a frequência com que recebe notícias do Condomana: no momento em que algo acontece, ou num resumo diário, semanal ou mensal. O sino na aplicação atualiza-se em tempo real.
Comunicados
Publique um aviso para o edifício em que está a trabalhar, como um placard digital, destaque o que importa e chegue aos condóminos no seu portal e por notificação. Um único feed abrange todos os edifícios que gere.
Captura de faturas
Registo de comprovativos
Carregue uma fatura e a IA extrai o fornecedor, o número da fatura, o valor e a data para verificação. Corrige o que for necessário e regista o lançamento você mesmo; a IA nunca lança por conta própria.
Este artigo explica como construímos o software e como o trabalho costuma estar organizado. Não é aconselhamento jurídico. Para uma decisão que dependa das especificidades do seu condomínio, consulte um advogado ou um contabilista.