Sonderumlage: beschließen, verteilen, Zahlungen nachhalten

Die WEG Parkstraße 9 hat zwölf Einheiten und ein Flachdach aus den Achtzigern. Nach einem nassen Herbst tropft es in zwei Dachgeschosswohnungen. Der Dachdecker schätzt die Sanierung auf 64.000 €, in der Erhaltungsrücklage liegen 38.000 €. Die Verwalterin, Frau Albers, schlägt vor, 30.000 € aus der Rücklage zu nehmen und 34.000 € als Sonderumlage zu erheben, damit für den Rest des Hauses ein Polster bleibt.

So weit ist das eine Rechenaufgabe. Schwierig wird es an drei Stellen: wenn der Beschluss offenlässt, wer wann wie viel zahlt, wenn die Verteilung um ein paar Cent nicht aufgeht, und wenn ein halbes Jahr später niemand mehr genau weiß, wer schon gezahlt hat.

Was rechtlich dahintersteht

Eine Sonderumlage ist ein zusätzlicher Vorschuss neben dem Hausgeld aus dem Wirtschaftsplan. Die Eigentümer beschließen sie nach § 28 Abs. 1 Satz 1 WEG, der die Beschlüsse über Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen regelt. Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG).

Verteilt wird nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG im Verhältnis der Miteigentumsanteile, solange nichts anderes vereinbart oder beschlossen ist. Nach § 16 Abs. 2 Satz 2 WEG können die Eigentümer für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten eine abweichende Verteilung beschließen. Steht in Ihrer Gemeinschaftsordnung etwas Eigenes zur Dachsanierung, gilt das.

Über die Sanierung selbst und über die Entnahme aus der Erhaltungsrücklage beschließt die Versammlung gesondert. Für den Umlagebeschluss hat sich in der Praxis bewährt, dass er vier Dinge nennt: den Zweck, den Gesamtbetrag, den Verteilerschlüssel und die Fälligkeit, bei Raten jeden Termin. Dann kann jeder Eigentümer seinen Anteil selbst nachrechnen, und Sie müssen später nichts auslegen.

Wird eine Einheit verkauft, während die Umlage läuft, kommt es nach der Rechtsprechung darauf an, wann ein Betrag fällig wird: Schuldner ist, wer zu diesem Zeitpunkt Eigentümer ist. Klare Fälligkeitstermine im Beschluss ersparen hier viel Streit.

Vor der Versammlung: den Entwurf rechnen

In Condomana liegen Sonderumlagen unter Wirtschaftspläne & Umlagen, gleich unter den Wirtschaftsplänen. Mit Neue Umlage geben Sie den Verwendungszweck ein, den Betrag, den Verteilerschlüssel und ein Datum, dann Umlageentwurf berechnen.

Frau Albers trägt „Sanierung Flachdach" ein, 34.000 €, Schlüssel Miteigentumsanteile. Unter Details steht danach die Tabelle: jede Einheit mit ihrem Anteil und ihrem Betrag. Die Beträge gehen auf den Cent genau auf, auch wenn sich 34.000 € nicht glatt durch die Anteile teilen lassen. Den Rundungsrest verteilt Condomana nach dem Verfahren der größten Reste, und die Summe der Einzelbeträge ist immer genau der Gesamtbetrag.

Als Schlüssel steht jeder zur Wahl, den Sie für die Liegenschaft angelegt haben: Miteigentumsanteile, gleich pro Einheit, Fläche, Personen oder individuelle Anteile. Hat ein Schlüssel noch gar keine Werte, rechnet Condomana nicht und weist darauf hin. Fehlt nur bei einer Einheit der Wert, bekommt sie 0 €; gehen Sie die Tabelle deshalb Zeile für Zeile durch.

Zwei Eigentümer wollen in der Versammlung über eine Verteilung nach Fläche reden. Frau Albers rechnet deshalb einen zweiten Entwurf mit dem Flächenschlüssel. Sie übernimmt beide Tabellen in die Einladung, und die Versammlung entscheidet auf einer Grundlage, die jeder vorher gesehen hat. Einen Entwurf, den Sie nicht mehr brauchen, löschen Sie.

Der Verwendungszweck erscheint später auf jeder Quittung als „Sonderumlage: Sanierung Flachdach". Wählen Sie ihn so, dass ein Eigentümer ihn auch in zwei Jahren noch zuordnen kann.

In der Versammlung

Der Tagesordnungspunkt bekommt seine Abstimmungsregel, nach Köpfen oder nach Miteigentumsanteilen, je nachdem, was in Ihrer Gemeinschaft gilt. Stimmen Sie ab und schließen den Punkt, berechnet Condomana die Mehrheit, und der Beschluss landet in der Beschluss-Sammlung. Wie eine Versammlung in Condomana insgesamt abläuft, beschreibt Versammlungssaison: von der Tagesordnung bis zum Eintrag in der Beschluss-Sammlung.

Die Parkstraße 9 bleibt bei den Miteigentumsanteilen, zahlbar in zwei Raten zum 1. Februar und 1. Mai. Ändert die Versammlung den Betrag, löschen Sie den Entwurf und rechnen ihn mit dem beschlossenen Betrag neu.

Nach dem Beschluss: genehmigen

Stimmt der Entwurf mit dem Beschluss überein, klicken Sie auf Genehmigen. Die Rückfrage sagt, was passiert: Die Umlage hält den Beschluss der Eigentümerversammlung fest und ist danach dauerhaft unveränderlich. Beim Genehmigen rechnet Condomana die Verteilung noch einmal mit dem aktuellen Stand des Schlüssels. Haben Sie zwischen Entwurf und Genehmigung Anteile im Schlüssel korrigiert, prüfen Sie die Tabelle danach gegen das Protokoll.

Fälligkeiten und Raten speichert die Umlage nicht. Die stehen im Beschluss und in Ihrem Schreiben an die Eigentümer.

Den Eigentümern ihren Betrag mitteilen

Die Verteilungstabelle sieht nur die Verwaltung. Im Eigentümerportal erscheint die Umlage nicht von selbst. Jeder Eigentümer braucht also ein Schreiben mit seinem Betrag, den Fälligkeiten und der Bankverbindung. Über die Dokumentenverteilung legen Sie es so ab, dass es nur die Eigentümer der jeweiligen Einheit sehen, oder Sie verschicken es auf Papier.

Zahlungen erfassen

Geht Geld ein, erfassen Sie es unter Zahlungen & Quittungen mit Zahlung erfassen: Einheit, wer gezahlt hat, Betrag, Eingangsdatum, Zahlungsart, und unter Für wählen Sie Sonderumlage und die genehmigte Umlage. Eine Referenz, etwa die vom Kontoauszug, und eine Notiz für die Quittung sind optional.

Condomana stellt beim Speichern eine nummerierte Quittung aus und legt sie im Portal des Eigentümers ab, der benachrichtigt wird. Als Zahler akzeptiert Condomana nur, wer die Einheit am Tag des Eingangs besaß. Zahlt bei der Parkstraße 9 die erste Rate noch die Verkäuferin von Wohnung 5 und die zweite schon der Käufer, steht das so in den Zahlungen. Bei Raten erfassen Sie jede Zahlung einzeln. Eine falsch erfasste Zahlung stornieren Sie; die Quittungsnummer bleibt dabei verbraucht, und der Eigentümer erhält eine Mitteilung über die Stornierung.

Wer noch nicht gezahlt hat

Eine Liste offener Posten je Umlage führt Condomana nicht. Ob alle zwölf Einheiten beide Raten gezahlt haben, ermitteln Sie, indem Sie die erfassten Zahlungen mit der Verteilungstabelle vergleichen, oder in Ihrer Buchhaltung. Wer mit einer Rate im Rückstand ist, erinnern Sie selbst.

Was Condomana hier nicht tut

Condomana zieht kein Geld ein: keine Lastschrift, kein Kontoabruf, keine Mahnung. Die Umlage kennt keine Fälligkeit und ist nicht mit dem Eintrag in der Beschluss-Sammlung verknüpft. Ob ein abweichender Verteilerschlüssel für Ihre Gemeinschaft zulässig ist, entscheiden Gemeinschaftsordnung und Beschluss.

Das Wesentliche

• Die Sonderumlage ist ein zusätzlicher Vorschuss nach § 28 Abs. 1 Satz 1 WEG. Verteilt wird nach Miteigentumsanteilen, wenn nichts anderes gilt (§ 16 Abs. 2 WEG).
• Ein guter Beschluss nennt Zweck, Gesamtbetrag, Schlüssel und Fälligkeiten.
• Rechnen Sie den Entwurf vor der Versammlung, damit die Eigentümer die Beträge je Einheit mit der Einladung bekommen.
• Genehmigt ist die Verteilung unveränderlich und geht centgenau auf.
• Jede Zahlung erfassen Sie einzeln; der Eigentümer bekommt seine Quittung im Portal.